¿Cómo se hace una evaluación del desempeño? - Guía paso a paso

¿Cómo evaluar el desempeño laboral? Analizar y medir el trabajo de otros es un proceso delicado, sin embargo, existen diferentes métodos de evaluación de desempeño que nos ayudan a establecer expectativas y medir resultados.

Desde Kenjo, al ofrecer nuestro software de evaluación de desempeño digital, nos hemos encontrado con muchos responsables de departamentos de recursos humanos que confiesan que su asignatura pendiente sigue siendo las evaluaciones de desempeño.

La tecnología como la nuestra puede ayudarte a poner orden en tus procesos con equipos internos o en remoto pero no sirve de nada si primero no creas un framework de trabajo del que giren todo lo demás. También es importante estar al día y conocer las nuevas tendencias en la gestión del desempeño.

Pasos para hacer una evaluación del desempeño

A continuación veremos cómo abordar un proceso de evaluación de desempeño paso a paso: desde la planificación de objetivos hasta la redacción por escrito de la evaluación en sí.

1. Marca objetivos

Al comienzo de cada año o cuando un empleado se incorpora a la empresa es importante reunirse para establecer objetivos que servirán para medir el desempeño de cada miembro de la compañía.

La mejor manera de hacerlo es utilizar el marco SMART para que cada uno de los objetivos cumpla los siguientes requisitos:

• Specific = específico.
• Measurable = medible.
• Attainable = alcanzable.
• Relevant = relevante.
• Timely = a tiempo.

Por ejemplo:

Conseguir 10 nuevos clientes en el próximo semestre organizando cinco eventos profesionales. Así la marca aumentará su negocio y obtendrá más visibilidad.

• Específico: conseguir nuevos clientes.
• Medible: 10 clientes.
• Alcanzable: organizando cinco eventos profesionales.
• Relevante: aumentar el negocio y obtener visibilidad.
• A tiempo: en seis meses.

Este podría ser, por ejemplo, uno de los objetivos del director de ventas o de un miembro del equipo comercial de la empresa. Cumple con los requisitos SMART y, además, serviría para evaluar su rendimiento. Si consigue los 10 clientes, habrá logrado su meta con éxito. Si, pasados seis meses, ha conseguido cinco clientes habrá alcanzado un 50% del objetivo. Al establecer un valor medible, podemos evaluar su trabajo de forma objetiva.

2. Sé claro con las expectativas

Las evaluaciones de desempeño pueden generar ansiedad y nerviosismo entre los empleados si no se aclara, con antelación, cuál será el proceso y qué se espera de ellos. Es por tanto, muy importante, gestionar bien las expectativas con antelación.

Dick Grote, autor del libro “How to be good at performance appraisals”, comenta la importancia de celebrar sesiones previas con cada uno de los empleados para definir objetivos y explicar cuáles serán los procesos de evaluación, consecuencias, etc. “Esto produce una mejora inmediata del rendimiento porque todos los empleados saben lo que el jefe espera”, explica. Y añade: “así se obtiene el derecho de responsabilizar a cada una de las personas a final de año”.

También es habitual que se generen expectativas relacionadas los aumentos de salario. Es por esto que también es importante explicar si habrá o no compensaciones en función de los resultados obtenidos. Hay empresas en las que sí existe un sueldo variable en función de los objetivos (individuales o globales) y otras muchas en las que no.

Para evitar confusiones, lo más recomendable es que cada empresa cree su propio plan y lo comunique a la plantilla abiertamente. Es importante aclarar de qué dependen de los aumentos de sueldo, cuándo se producen, qué ocurre si se cumplen el 100% de los objetivos, etc.

3. Define los indicadores de evaluación de desempeño

Al decidir cómo evaluar el desempeño laboral de la plantilla, hay que definir indicadores de evaluación de desempeño. Estos son métricas clave que te permitirán cuantificar la calidad del trabajo realizado por los empleados. Estas métricas irán en consonancia con las competencias a medir en la evaluación de desempeño.

Además de medir la consecución de objetivos individuales, también deberás contemplar otros aspectos clave para la organización y el desarrollo del empleado. Estos KPIs se pueden vincular a métricas de productividad, calidad, formación… Por ejemplo:

• Tiempo medio de finalización de tareas.
• Ingresos generadores.
• Horas extras realizadas.
• Número de errores.
• Productos defectuosos.

Lo importante es centrarse en métricas que sean claramente definibles, medibles y que estén bajo el control de empleado. Es por esto que es importante establecer KPIs específicos para cada uno de los roles que encontramos dentro de la empresa y, en algunos casos, adaptarlos incluso a las expectativas de desempeño de personas concretas.

Por ejemplo: no sería justo medir a un responsable de RRHH por la tasa de retención de personal ya que él no es directamente responsable de las bajas que causan los empleados.

Con todos ellos, se recomienda crear un dashboard de resultados que permita ver, de un vistazo, el trabajo realizado por el empleado durante el período analizado.

4. Informa a los empleados para que se preparen la evaluación

Fija la reunión de evaluación con antelación y, aproximadamente, una dos semanas antes del cara a cara pídele al empleado que anote algunas cosas que haya hecho durante el último año de las que esté orgulloso. Esto ayudará a refrescar su memoria y, como dice Grote, “dará un enfoque positivo a un acontecimiento que a veces se considera negativo”.

En los días previos pide el feedback de otras personas que trabajen con el evaluado y haz un repaso de las notas, evaluaciones previas, etc. Es decir, prepara la reunión y deja por escrito su evaluación final.

Una hora antes de la reunión, entrega una copia de la evaluación al empleado. De este modo, su primera reacción será en privado y estará más preparado para enfocar el momento. "Cuando las personas leen las opiniones de otros sobre ellos mismos, es normal que sientan todo tipo de emociones", dice Grote.

5. Marca un tono durante la evaluación

La reunión de evaluación normalmente suele convertirse en un “sándwich” de feedback en el que se alternan comentarios positivos, críticas, cumplidos… Por lo que, si no hay un mensaje claro, el evaluado puede acabar confundido y no saber si va por buen camino o no.

Grote propone ser directos. “La mayoría de las personas son buenos profesionales por lo que deberíamos concentrarnos en las cosas que han hecho bien”, explica. Este método, según el experto, tiende a motivar a las personas que ya son competentes en sus trabajo.

Sin embargo, para ese pequeño grupo de empleados que no están dando lo esperado, recomienda no “endulzarles” las noticias. Las evaluaciones de desempeño son una oportunidad de confrontar los problemas, poner sobre la mesa el bajo rendimiento y exigir mejoras. “Con el paso del tiempo, esa persona no recibirá ascenso ni tampoco obtendrá un aumento. No le estás haciendo ningún favor evitando sus deficiencias”, explica.

6. Pide al evaluado que comparta una auto-crítica

Otro de los objetivos de estas reuniones es invitar al empleado a hacer una reflexión propia sobre su desempeño y redactar una autoevaluación. Esto no solo le ayuda a sentir que tiene algo que decir en su evaluación, sino que además le obliga a mirarse al espejo y analizar qué ha hecho los últimos doce meses.

Para guiar al personal, podemos enviarle una serie de preguntas orientativas a las que deberá responder:

• ¿Cómo han sido los últimos meses para ti?
• ¿Cuáles han sido los principales éxitos?
• ¿De qué logros estás más orgulloso este año?
• ¿Qué tareas o proyectos has encontrado más satisfactorios?
• ¿Qué has disfrutado más?
• ¿Cuáles han sido tus principales desafíos?
• ¿Cuáles han sido tus principales frustraciones o decepciones?
• ¿En qué áreas crees que tienen más potencial de crecimiento?
• ¿Qué esperas de esta evaluación?

Si el empleado presenta problemas o preocupaciones muy concretos que requieren una conversación aparte, lo más recomendable es agendar otra reunión específica para abordarlos. Es importante no perder el foco en la evaluación.

7. Aplica la crítica constructiva durante la evaluación

La crítica constructiva es una valoración que se comparte con el objetivo de ayudar a la otra persona. El objetivo es lograr un cambio positivo que genere beneficios, en este caso, para ambas partes.

Es importante, como decíamos más arriba, ser específicos e ir al grano. Por ejemplo, tal y como señalan en un artículo de Harvard Business Review:

• No debes decir: “Tienes que ser más proactivo”.
• Lo correcto y concreto es: “Debes tomar más la iniciativa y llamar a posibles clientes potenciales para generar ventas”.

El primer comentario suena a queja. Sin embargo, con el segundo ayudamos al empleado ya que le decimos qué tiene que mejorar pero, además, le ofrecemos una posible solución.

Es importante que después de discutir las fortalezas y los logros del evaluado le preguntes cómo se sienten o qué opinan ellos sobre su rendimiento. “En la mayoría de los casos, tratamos con adultos maduros que confesarán sus preocupaciones más sinceras”, comenta Grote.

Esta pregunta puede ser la forma perfecta de introducir en la conversación los aspectos a mejorar y ofrecer una crítica constructiva.

8. Maneja la estructura de la conversación durante la evaluación

A la hora de elegir cómo aplicar una evaluación de desempeño laboral es importante prestar atención a la estructura de la conversación. El evaluador lidera la reunión y, por tanto, ha de ser el que lleve las riendas.

Por lo general, se debe comenzar comentando las resultados de la evaluación y dando la oportunidad al empleado de hacer la suya propia (a partir del cuestionario que compartimos anteriormente). Es importante, también, hacer un repaso de los objetivos establecidos para ese período y de cuáles han sido los resultados obtenidos.

Si, en general, la evaluación ha sido positiva debemos repasar los puntos fuertes del empleado y, sino, ver las áreas de mejora ofreciendo críticas constructivas. De esto último puede salir un plan de formación o mentoría.

Es importante que el profesional abandone la sala de reuniones con todas las herramientas necesarias para cumplir con las expectativas y, al mismo tiempo, sentirse renovados y motivados para afrontar el próximo período.

9. Concluye la reunión marcando siguientes pasos

El final de la reunión debe de estar enfocado a establecer los próximos objetivos del empleado. Dependiendo de su desempeño, entre ambos debéis acordar las metas que marcarán el próximo período.

Utilizad el método SMART para obtener objetivos específicos y que inviten a la acción a través de tareas concretas y realistas. Es importante que el empleado sepa qué se espera de él en el próximo período y qué debe de hacer para lograrlo.

De esta reunión también puede surgir un plan de formación o capacitación para que el empleado mejore sus puntos débiles o adquiera las capacidades que necesita para crecer dentro de la empresa y cumplir con los objetivos marcados.

10. Resume la evaluación de desempeño por escrito

Los resultados obtenidos en la evaluación así como los siguientes pasos acordados durante la reunión han de quedar recogidos por escrito en un documento.

Este debe incluir un par de párrafos introductorios con los comentarios generales del evaluador, los resultados obtenidos y los próximos pasos acordados.

Aquí puedes ver un ejemplo:

"Ana está superando las expectativas en su papel de junior. Aporta actitud positiva, soporta la presión y está siempre pendiente de los detalles.

Ana trabaja bien dentro de un equipo y demuestra liderazgo entre sus compañeros más jóvenes. Se ha ofrecido voluntaria para participar en diferentes proyectos y ha desarrollado buenas relaciones con muchos clientes.

Ana tiene fuertes habilidades de comunicación y está ansiosa por progresar en su carrera. Para ello, se beneficiaría de un plan de desarrollo y capacitación para ampliar sus conocimientos en aspectos legislativos y fiscales".

Como consejos generales:

1. Ofrece feedback con frecuencia de forma informal: en general, es importante valorar el trabajo de todo el año y dar feedback a lo largo del tiempo. Esto reduce la “presión” de la evaluación y las sorpresas.
2. Sé sincero: no tengas miedo a abordar los problemas de forma directa, es la única forma de ponerles remedio.
3. Celebra la reunión cara a cara: la evaluación escrita debe de ser un resumen de lo que se comenta en la reunión presencial entre el evaluado y el evaluador. Enviar un documento por email no es suficiente, es importante sentarse cara a cara y escuchar lo que el empleado tiene que decir.
4. Utiliza ejemplos: a la hora de valorar el trabajo del empleado es importante contar con ejemplos concretos que le sirvan para entender de qué estamos hablando. Además, verá que le prestamos atención.
5. Termina con un comentario positivo: es importante que el empleado reciba la motivación necesaria para alcanzar los retos y los objetivos establecidos en la reunión. Un comentario de ánimo al final le ayudará a seguir adelante.
6. Elige las palabras con cuidado: presta atención a las palabras que eliges en tu evaluación para hacer llegar el mensaje adecuado. Grote comenta “Bueno” o “excelente” no son suficientes y que es importante utilizar términos más “medibles”.

El evaluador debe archivar el documento, para futuras ocasiones y enviárselo por email al evaluado para que pueda volver sobre él siempre que lo necesite.