¿Cómo medir la productividad laboral de tus empleados?

La productividad laboral de los empleados es un aspecto clave para lograr el éxito de las empresas y el desarrollo profesional y personal de sus trabajadores. Por eso, las compañías han de poner el acento en su medición y en el análisis del impacto que tiene en la estrategia de negocio, buscando técnicas para mejorarla. 

En esta entrevista con Lucio Fernández, experto en RRHH, repasamos la importancia de este indicador, en qué consiste y cuáles son los aspectos a tener en cuenta para medirla de forma correcta.

¿Qué es la productividad laboral?

La productividad laboral puede definirse como la relación que hay entre los resultados o productos obtenidos y los recursos empleados para lograrlos. En este sentido, la productividad está muy ligada a la eficiencia y por ello también se tienen otras variables en cuenta como el tiempo invertido en lograr los objetivos, el número de empleados requeridos o los recursos económicos y tecnológicos invertidos, entre otros factores. 

Lucio Fernández nos recuerda que “el objetivo de la empresa es maximizar el valor para el accionista”, parafraseando a Milton Friedman, quien acuñó esta idea en la primera mitad del siglo XX. Friedman fue un neoyorquino judío nacido en 1912 y defensor del libre mercado del que destaca una de sus contribuciones a la economía: su estudio de la función de consumo.

“A diferencia de Keynes, que decía que el consumo de un periodo dependía exclusivamente del ingreso del mismo periodo, el judío neoyorkino postuló que este dependía del ingreso permanente; es decir, del ingreso a largo plazo”, indica Lucio. Este hecho entronca con “la principal razón para la existencia de una empresa: la generación del beneficio y cuanto más, mejor”, apostilla.

Sin embargo, Lucio evita quedarse en ese pensamiento que considera “simplista” porque “sería un error anteponer este objetivo a cualquier cosa, ya que la clave no está en el beneficio sino en el cómo se consigue”. 

Por ello, destaca el papel de la tecnología en la medición de la productividad y en concreto de los datos, lo que podríamos llamar la Revolución Industrial 4.0. “No hay día en el que no puedas leer algún artículo en la prensa, escrita o digital, que no hable de la importancia de la tecnología en los procesos productivos. Son necesarias transformaciones digitales, adaptación de los procesos con herramientas más predictivas, inmersión de los robots en tareas diarias, blockchain o inteligencia artificial”, asegura. 

Un aspecto que acucia la necesidad de “tener en cuenta que el futuro ya no es tal y que será el presente el que conforme las dimensiones de lo que está por venir”, por lo que, insiste, “no podemos girar la cabeza ante esta situación y obviar lo que está pasando como si no fuera con nosotros”. 

Importancia de medir la productividad laboral 

Medir la productividad laboral es una forma de tomar decisiones objetivas basadas en los datos y realizar un mejor uso de los recursos disponibles. Su importancia es clave en cualquier organización y es que, entre otras, aporta las siguientes ventajas:

• Optimización de los recursos disponibles 
• Mejora de los procesos involucrados en la producción y la consecución de objetivos
• Crecimiento e impulso del desarrollo profesional y personal de los empleados
• Análisis de los datos y toma de decisiones en base a la información recopilada

En este sentido, la IV Revolución Industrial “tiene su foco en la innovación a través de la gestión de los datos o de la información”, como pilares fundamentales, tal y como opina Lucio. “Sin lugar a dudas, hay y habrá progresos evidentes a nivel tecnológico con máquinas más avanzadas y eficientes. Pero el verdadero progreso está en la información de la que disponemos hoy en día”, señala.

De hecho, pone como ejemplo a algunas de las empresas más importantes del mercado como Google, Amazon o Facebook que no necesariamente disponen de dispositivos de tecnología avanzada sino que uno de sus mayores valores es el tener una gran cantidad de información. Esto, asegura Lucio, es lo que realmente les permite ser competitivos y líderes.  Y advierte de que su mal uso puede ocasionarles una crisis reputacional considerable, como le está ocurriendo a Facebook en los últimos tiempos. 

Estas empresas, señala, son precisamente las que de manera evidente y clara indican en sus planes estratégicos de RRHH que su mayor preocupación es la gestión de las personas y que son éstas las que les permiten estar en la posición que ocupan. Por tanto, tecnología y liderazgo tienen su éxito en la gestión de personas. “Y cuando hablamos de personas, no debemos cometer el error de pensar solamente en empleados, sino que debemos incluir a todos los grupos de interés que forman parte del sistema de la compañía: clientes, proveedores, sociedad…”. 

Al referirse a “personas”, Lucio deja claro que la clave de la competitividad, liderazgo y sostenibilidad está en el modelo relacional que las empresas establecen con esos individuos. Y añade, “si consigo establecer un vehículo donde ambas partes se benefician, estaré en el camino correcto”.

De hecho, enfatiza que la gestión empresarial meramente basada en los resultados que los datos nos ofrecen, no es compatible. Es decir, esa gestión debe entenderse como un trabajo a realizar de puertas hacia dentro, “y si lo hacemos bien, los datos y los resultados certificarán lo que estamos diciendo”.

4 formas de medir la productividad

Respecto a la manera de medir la productividad, existen varias herramientas que ayudan a facilitar dicha tarea. Algunas de ellas son las siguientes:

Evaluación de desempeño

Realizar evaluaciones de desempeño de forma periódica es una manera de analizar el rendimiento del empleado, sus puntos fuertes y las áreas de mejora. 

Así, se puede hacer un seguimiento de la productividad y medir la consecución de los objetivos, al tiempo que se dan al empleado las herramientas que necesita para desempeñar su trabajo de forma óptima. Recurrir a una programa digital de evaluación de desempeño es una manera de ahorrar tiempo y recursos y de automatizar este proceso. 

Interfaz del software de evaluación de desempeño de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Objetivos y OKRs

Precisamente hablando de objetivos, establecer una serie de metas en base a unos indicadores concretos para medir el desempeño, es una de las mejores formas de evaluar la productividad. OKRs (Objectives Key Results, por sus siglas en inglés), es un método que ayuda a definir esos objetivos durante un periodo de tiempo razonable y las variables que se van a tener en cuenta para determinar si se han conseguido o no. 

Para ello, existen softwares de Objetivos y OKRs con los que trabajar en equipo de una forma ágil y eficiente. 

Informes y analíticas

Como decíamos, la información es un elemento clave para la analítica de datos y debería ser una pieza clave en cualquier departamento de RRHH. Gracias a un programa digital de informes y analíticas las empresas pueden almacenar en la nube una gran cantidad de información, dejando que el sistema elabore informes automáticamente en base a los parámetros y los filtros que se elijan.

Así, se pueden evaluar aspectos como el número de horas extra que los empleados necesitan para realizar sus tareas, si hay ausencias injustificadas que ralenticen la productividad o si hay descompensaciones salariales que den lugar a empleados insatisfechos. 

Interfaz del software de informes y analíticas de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Software de RRHH ‘todo en uno’

Una de las herramientas para analizar todo lo anterior y otros parámetros enfocados a medir la productividad pueden encontrarse en un software de RRHH ‘todo en uno’ que aúne diversas funcionalidades como las de control horario, vacaciones y ausencias, encuestas de clima laboral, evaluación de desempeño o de informes y analíticas.

Utilizar este tipo de programas ayudarán a automatizar una gran cantidad de procesos, ahorrar tiempo y costes y un mejor análisis de la información para optimizar la productividad en la empresa. 

Indicadores para medir la productividad laboral

Desde nuestros departamentos de RR. HH. podemos implementar indicadores (KPIs), muchos de ellos cuantitativos, que nos permitan valorar si el trabajo que estamos desarrollando con nuestros grupos de interés van en la dirección de mejorar la productividad. Todo KPI debe ser:

• Concreto: El KPI debe ser tangible, estar acotado y hacer referencia a un objetivo.
• Medible: Si no puedes medir el KPI, no es un indicador con el que debas trabajar.
• Asequible: Sé realista al crear los KPIs que van a marcar el éxito o fracaso de tus acciones.
• Relevante: Monitoriza sólo lo que realmente importa, no pierdas el tiempo con métricas que no aportan nada a tu empresa.

Es importante diseñar unos cuadros de mando que nos permitan monitorizar nuestra actividad y tomar decisiones basadas en los datos recogidos. Hoy en día, la Inteligencia Artificial y el Big Data nos ayudarán a elegir el mejor camino para conseguir los objetivos marcados. También existen diferentes software para medir la productividad de los empleados.

Vamos a comentar algunos KPIs de recursos humanos que se pueden poner en marcha en el departamento:

Indice de rotación

Un índice de rotación alto supone un exceso de costes para la empresa y una pérdida de talento que puede tener graves consecuencias. Cuando una persona se incorpora a nuestra organización necesita tiempo para adquirir las competencias necesarias para el desempeño de su puesto. Si esa persona se va de la organización deberemos empezar de nuevo (selección, formación inicial, adaptación al puesto), lo que genera unos costes añadidos. Existen diversas fórmulas para calcularlo, pero una sencilla es: nº de salidas de la empresa (bajas voluntarias, despidos) *100 / promedio de trabajadores.

Absentismo laboral

Este indicador mide las ausencias de los empleados en sus puestos de trabajo por motivos de retrasos, bajas médicas o ausencias justificadas o injustificadas. El KPI de absentismo laboral puede ayudar a predecir bajas en el equipo o problemas de funcionamiento dentro de la empresa. Podemos calcularlo de la siguiente forma: nª horas laborales de personas de baja *100 / nº total de horas de trabajo de la plantilla.

Formación

Establecer un Plan de Formación adaptado a las necesidades de la estrategia de la empresa nos permitirá tener a nuestros empleados motivados y mejorar de sus competencias para hacerlos más productivos. Podemos utilizar como indicador: nº de horas realizadas, satisfacción de la formación.

Siniestralidad

El objetivo de este KPI debe ser 0%, de manera que no dispongamos de accidentes laborales. Trabajar por la seguridad en el puesto, no solo disminuye el número de horas de absentismo por este motivo, sino que mejora la percepción del empleado sobre la importancia que la organización da a este ámbito. Para calcularlo: nº de horas de personas en accidente laboral *100 / nº total de horas de trabajo de la plantilla.

Equidad salarial

Una política salarial adecuada es aquella que persigue establecer una equidad interna, de manera que personas con las mismas funciones reciban el mismo salario. En muchas organizaciones las revisiones salariales, de manera habitual, no han tenido un criterio lógico y se han ido realizando de manera aislada. En ellas se pueden ver personas con distintos salarios haciendo lo mismo. Esto afecta a la motivación de aquellos que están en situación de desventaja con sus compañeros, lo que genera índices bajos de rendimiento y, en consecuencia, baja productividad.

Satisfacción de empleados

Saber lo que nuestros empleados opinan es una fuente de información valiosa para tomar decisiones estratégicas. Una herramienta adecuada para esto es la Encuesta de Clima anual. Encontramos innumerables ejemplos de encuestas de este tipo. Lo importante es crear una que se adapte a la cultura de nuestra empresa y pregunte aquello que nos interesa saber. Como ejemplo, podemos establecer grupos de preguntas por temas: Empresa, Condiciones Ambientales, Liderazgo de los managers, Comunicación Interna, RSC… Importante: debemos garantizar el anonimato y establecer un plan posterior que trabaje en los ámbitos donde los empleados hayan puesto el foco y crean que se debe mejorar.

Productividad económica

La facturación de una empresa tiene diversos factores que inciden en ella. De manera indirecta, pero importante, el desempeño de nuestros trabajadores influye directamente a este indicador. Es por ello por lo que es importante establecer un KPI que nos permita ver cómo evoluciona la facturación en relación con nuestros empleados. A priori podemos establecer 2:

• • Facturación de la empresa / Total de empleados.
  • Facturación de la empresa / Total coste salarial.

Lo importante de estos indicadores no es comparar con otras empresas, pues son datos internos que difícilmente podemos conocer, sino establecer tendencias internas que nos sirvan para ver la evolución de este indicador.

Si establecemos un cuadro de mando de indicadores que monitorizamos de manera constante estaremos dando un importante paso para mejorar la productividad de nuestra empresa y aumentar sus resultados.

Lucio Fernández

Lucio Fernández es un cercano colaborador con Kenjo, al igual que otros muchos profesionales de recursos humanos repartidos por el mundo. Lucio lleva desde el año 2006 liderando departamentos de recursos humanos. Durante todo este tiempo, Lucio, se ha enfrentado a numerosos retos dentro del ámbito de los recursos humanos: creación de departamentos, implementación de planes anuales de RRHH, transformación digital, etc.