¿Cómo disminuir el absentismo laboral en tu empresa?

Los diferentes tipos de absentismo laboral que existen son un mal que aqueja a muchas empresas hoy en día y es uno de los principales retos del departamento de recursos humanos. Y es que cuando los empleados se ausentan de su puesto de trabajo, la compañía incurre en gastos. ¿Cómo podemos darle la vuelta a la situación?

Para resolver el problema es importante localizar el origen. Los departamentos de Recursos Humanos deben de ser capaces de llevar un control exhaustivo de las ausencias y, de cada una de ellas, analizar su causa. Un empleado puede faltar al trabajo por muchos motivos pero es importante detectar cuántas de esas ausencias podrían haber sido evitadas por parte de la empresa.

A continuación, vamos a tratar este tema en profundidad para dar con las claves para disminuir el absentismo laboral.

¿Qué es el absentismo laboral?

El absentismo laboral es la ausencia de una persona en su puesto de trabajo dentro de la jornada habitual. Esto engloba las ausencias voluntarias, justificadas o no, cuando se superan un cierto número de horas. Solo se excluyen las faltas de asistencia por el ejercicio legítimo de un derecho o las que se derivan de situaciones especialmente protegidas.

Existe también la denominada tasa de absentismo laboral, que se corresponde con el porcentaje de horas no trabajadas (sin contar con el cálculo de vacaciones, festivos, etc.) respecto a la jornada laboral habitual. Esta cifra alcanzó en España el 5,3% durante 2018 (según el VIII Informe Adecco sobre Absentismo) lo que se traduce en que cada empleado faltó a su trabajo, de media, un total de 87 horas anuales. Estas cifras exponen que el Absentismo marca un máximo histórico en España. 

El estudio pone de manifiesto que el absentismo en España es un problema que afecta a las empresas y también al bolsillo de todos (el Estado). El gasto en prestaciones económicas por incapacidad temporal a cargo de la Seguridad Social ascendió a 7.498,54 millones de euros (casi un 13% más que el año anterior). Además, esto también tuvo un coste directo para las empresas: 7.000 millones de euros. El montante total ascendió a los 85.140,42 millones de euros.

¿Cómo disminuir el absentismo laboral en las empresas?

Como decíamos más arriba, para combatir el absentismo laboral es fundamental entender sus causas. Según un estudio de Randstad, de media, 1 millón de personas no acude a su puesto de trabajo cada día. De éstas, el 73,6% lo hacen por una incapacidad temporal y el 26,4% a pesar de no estar de baja.

¿Qué podemos hacer para remediarlo? Aunque no siempre es fácil evitar el absentismo laboral, se pueden implementar una serie de medidas para que los empleados estén satisfechos y no deseen faltar el trabajo salvo en casos excepcionales y justificados.

1. Da visibilidad al empleado sobre sus ausencias justificadas e injustificadas

La tecnología nos permite llevar un control de las ausencias de los empleados de manera sencilla y en tiempo real. Desde el departamento de Recursos Humanos solo tendrás que tomar nota de las ausencias, justificadas o injustificadas, y podrás ver históricos de conducta, tendencias en las ausencias, etc.

La ventaja de contar con este tipo de programas es poder compartir la información con los empleados para que ellos mismos puedan ver los días que han faltado al trabajo. Tener visibilidad de estos datos les permitirá tomar mejores decisiones llegado el momento.

2. Premia la falta de ausencias no justificadas

El premio siempre funciona mejor que el castigo así que reconoce de alguna forma a aquellos empleados que no tengan ninguna ausencia injustificada a lo largo del año. Es una forma de motivar a los empleados y de potenciar aquellas conductas que deseamos. El premio no ha de ser necesariamente económico, existen muchas opciones alternativas: una tarjeta de regalo en una tienda, una caja de experiencias, un día de vacaciones adicional…

3. Fomenta la cultura de trabajo en equipo

El sentimiento de pertenencia, y sobre todo la adhesión a un grupo de personas, ayuda a que el empleado se sienta más comprometido con la empresa. Esto hará que, cada día, vaya de buena gana al trabajo y que, además, a la hora de faltar se lo piense dos veces antes de dejar “tirado” a su equipo.

Puedes realizar actividades de team building que os ayudarán a estrechar lazos y a que todos los miembros del equipo se sientan cómodos y motivados. Podéis organizar yincanas por equipos, ir a un paintball, hacer una cata de vinos…

4. Invierte en felicidad

El mejor aliciente para ir cada día al trabajo es la motivación, el bienestar… por lo tanto, invierte en la felicidad de los empleados y mejora su employee experience. Esta llega a través de muchas vías:

• Horarios flexibles o teletrabajo que faciliten la conciliación.
• Programas de formación o académicos para empleados.
• Programas de crecimiento para promocionar dentro de la empresa.
• Zonas de descanso u ocio dentro de la oficina.
• Sistemas de comunicación interna para que los empleados puedan hacer propuestas, comunicar problemas…

No subestimes el poder del salario emocional y trata de crear un ambiente laboral agradable y motivador. Lo ideal es que siempre estés en modo escucha, es decir, que continuamente recojas feedback del estado emocional de tus empleados respecto a la empresa. Kenjo, el software de recursos humanos, ofrece por ejemplo una solución de encuestas de clima laboral para que hagas de forma recurrente un seguimiento el estado emocional de todo tu equipo.

5. Cuida de la salud de los empleados

Uno de los principales motivos por los que los empleados se ausentan de su puesto de trabajo son las bajas médicas por contingencias comunes. Para conseguir reducir esta tasa, haz de la salud de tus empleados una prioridad. Lo creas o no, puedes hacer mucho por ellos:

• Cumple con todas las normas de seguridad laboral.
• Pon a su disposición agua, infusiones y fruta gratuita para que estén siempre bien alimentados e hidratados.
• Facilita la desconexión fuera de las horas de trabajo para promover su descanso.
• Promueve el deporte a través de actividades organizadas desde la empresa o espacios destinados para ello dentro de las oficinas.
• Crea acuerdos con aseguradoras médicas para que tus empleados tengan acceso a seguros médicos privados con descuentos especiales.

Tipos de absentismo laboral en España

Existen diferentes clases de absentismo laboral en España. En todos los casos, la productividad de la empresa se puede ver afectada por lo que es importante tener un control de cada uno de ellos.

1. Absentismo justificado

Es el caso más común y donde más ejemplos de absentismo laboral vamos a encontrar en el día a día. En este caso, los empleados avisan a la empresa del motivo que les lleva a ausentarse de su puesto de trabajo.

Dentro de este apartado se incluyen todas las faltas de asistencia, aún estando justificadas, que no están recogidas en la legislación o por los convenios colectivos (fallecimiento u hospitalización de pariente cercano, etc.).

Hay que diferenciar, también, las faltas de asistencia justificadas retribuibles y las que, aunque no corresponden una infracción, no son retribuibles por no haber prestado servicio a la empresa.
Además, cabe señalar que las faltas de asistencia, aún siendo justificadas y retribuidas, pueden ser motivo de extinción del contrato cuando superen cierto porcentaje de absentismo en un periodo determinado.

2. Absentismo injustificado

En este caso, el empleado falta al lugar de trabajo sin avisar a la empresa o el motivo no está lo suficientemente justificado. Está, por tanto, incumpliendo con sus obligaciones y puede ser objeto de sanción en función de la gravedad o el número de días o horas que el trabajador no ha acudido al trabajo.

Dentro de este apartado se incluye, también, el abandono del puesto de trabajo sin comunicación previa. Para que se considere como tal, es necesario que se pueda concluir la intención de extinguir la relación laboral y que la ausencia sea prolongada.

3. Absentismo presencial

Este es el caso más complicado ya que el trabajador está presente pero no realiza las tareas que le corresponden. Es difícil de medir y de justificar, por lo que requiere más atención por parte de la empresa. También se conoce como presentismo laboral.

4. Absentismo emocional

El cuarto tipo de absentismo laboral es el absentismo emocional, es decir, la persona está físicamente presente pero su mente no. Se produce, normalmente, cuando el empleado no se identifica con la cultura corporativa, ha perdido la motivación, está quemado, padece estrés o tiene problemas personales.

¿Qué tipos de ausencias no se consideran absentismo?

El Estatuto de los Trabajadores reconoce ciertos motivos que no están considerados absentismo. Son todos aquellos que tienen que ver con el ejercicio de un derecho legítimo y situaciones especialmente protegidas. Por ejemplo: una huelga, vacaciones, permisos establecidos por la legislación o convenios…

También están protegidas la maternidad/paternidad, las bajas por riesgo durante el embarazo y lactancia, bajas por enfermedad común, accidentes de trabajo o ausencias derivadas de la violencia de género.

La tecnología, la mejor solución para reducir el absentismo

Una de las soluciones para reducir el absentismo laboral es el uso de sistemas informáticos que permitan el control y la gestión de ausencias. Los empleados podrán, de manera muy sencilla, pedir sus permisos y avisar a los managers de los días que no estarán en su puesto de trabajo y el motivo de su ausencia.

Los softwares de control de ausencias, además, facilitan el trabajo del departamento de Recursos Humanos y permiten aplicar medidas preventivas. Si, por ejemplo, detectas tendencias o patrones dentro de un equipo o un empleado concreto podrás aplicar medidas para resolver el problema. Con la información en la mano será mucho más sencillo reducir el absentismo laboral.

Interfaz del software de vacaciones y ausencias de Kenjo

Kenjo es software diseñado para el departamento de Recursos Humanos y que cuenta, entre otras funcionalidades, con la capacidad de controlar las ausencias de los empleados. Con Kenjo podrás:

• Asignar las ausencias y diferenciarlas con un sistema de colores.
• Hacer público o privado el motivo de la falta.
• Recibir en una misma plataforma los permisos de los trabajadores.
• Aprobar en un clic los días que tendrán que ausentarse.
• Almacenar los justificantes que envían los empleados en la nube.
• Ver en un calendario las ausencias o vacaciones de un departamento.
• Consultar el histórico de ausencias de un empleados.
• Obtener informes automatizados con la tasa de absentismo de tu empresa.