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Una política de vacaciones es fundamental para una empresa, ya que permite gestionar y coordinar el tiempo en que los trabajadores podrán desconectar de sus funciones diarias y renovar sus energías.
En esa medida, es un asunto clave en cualquier departamento de Recursos Humanos, porque supone cuidar del capital humano de una compañía, su principal activo.
Pero ¿qué dice exactamente la ley sobre las vacaciones? ¿El cálculo del tiempo se hace con días hábiles o días laborables? ¿Cuál es el marco bajo el que se regulan las vacaciones? ¿Cómo tener una política de vacaciones flexible y moderna?
Además de dar respuesta a estas y a otras preguntas, en este artículo te explicaremos en detalle cómo realizar una política de vacaciones, cuáles son sus beneficios y qué ventajas puede ofrecernos digitalizar su gestión.
¿Qué es una política de vacaciones?
La política de vacaciones es la forma propia en que una empresa establece y asigna los periodos de vacaciones entre sus trabajadores, además de lo estrictamente estipulado en la ley. Así, una empresa puede adaptar su política a sus circunstancias y a la situación de cada empleado.
En una política de vacaciones flexible, por ejemplo, una empresa puede otorgar libertad a su trabajador para decidir cuándo tomárselas en función del cumplimiento de objetivos. En una línea similar, otras empresas se comprometen a no hacer un seguimiento de los días libres ni a llevar la cuenta mientras el empleado cumpla con las metas acordadas, lo que se conoce como un modelo de vacaciones ilimitadas, que algunas empresas, como Netflix, han adoptado.
La razón: se trata de una muestra de confianza en el equipo o en el trabajador, que puede redundar posteriormente en una mayor productividad.
¿Cuál es el objetivo de una política de vacaciones?
El objetivo fundamental de una política de vacaciones en una empresa es que los trabajadores puedan descansar, recargar baterías y volver con más fuerza. Es un asunto de bienestar laboral y personal pero también, a la postre, de productividad. Un equipo con trabajadores cansados, sin tiempo libre ni posibilidad de renovar energías, es potencialmente un equipo menos productivo.
Una política de vacaciones clara y bien definida evita confusiones y permite a los empleados comprender con claridad qué pasos seguir para programar su tiempo libre y cuándo podrán disponer de él. Para la empresa, supone saber cómo gestionar objetivos, turnos, tiempos de trabajo... en general a saber todo lo relacionados con el cálculo de las vacaciones.
¿Qué dice la normativa sobre las vacaciones?
Al margen de las políticas propias de cada empresa, las vacaciones de los trabajadores en España están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores, recogido en el Real Decreto Ley 2/2015, de 23 de octubre.
En su artículo 38, el Estatuto dispone que las vacaciones son un derecho del trabajador, lo que debe constar en cada contrato de trabajo. La ley estipula que el periodo mínimo es de 30 días naturales cada año, aunque en función del convenio sectorial, el cálculo puede hacerse con días laborables, lo que resultará en un mínimo de 23 días.
Las empresas no pueden reducir el tiempo mínimo de vacaciones del trabajador. Asimismo, una política de vacaciones deberá tener en cuenta que los trabajadores pueden elegir sus vacaciones en dos periodos de mínimo dos semanas consecutivas.
Los trabajadores percibirán su remuneración en las vacaciones de la misma forma que durante su actividad laboral. En caso de ruptura de la relación laboral y de que el trabajador no haya disfrutado de las vacaciones, la empresa deberá retribuirlas con una compensación económica. Si las vacaciones coinciden con una baja, quedan suspendidas hasta el final del periodo de baja o hasta pactar nuevas vacaciones.
Las vacaciones deben disfrutarse durante el año en curso, pero puede pactarse con la empresa acumularlas para el siguiente.
Beneficios de contar con una política de vacaciones
Pero, ¿cuáles son los principales beneficios de contar con una política de vacaciones? Te explicamos algunos de ellos:
- El principal beneficio de contar con una política de vacaciones es el bienestar y la satisfacción de los trabajadores. Una buena política contribuirá al equilibrio entre vida profesional y vida privada en el puesto de trabajo, lo que probablemente supondrá posteriormente una mayor productividad y objetivos alcanzados.
- Una política de vacaciones es útil para que una empresa planifique su año y decida cómo establecer metas, cómo alcanzarlas y cómo distribuirlas. Por ejemplo, un sistema rotativo tiene la ventaja de dar a elegir a los trabajadores su periodo predilecto, dando cada año la primera elección a un trabajador distinto.
- Tener una política de vacaciones simplificará el proceso de solicitud, ofrecerá a los empleados más claridad sobre las disponibilidades y periodos de vacaciones. Además, garantizará la fiabilidad y la fluidez de la información, ya que el calendario de vacaciones podrá estar a la vista de todo el equipo.
- Un beneficio no menos importante: evitar posibles errores al otorgar vacaciones, por ejemplo cuando un empleado no tiene saldo de días libres o si dos personas con las mismas tareas, y sin reemplazo, se van al mismo tiempo.
¿Cómo hacer una política de vacaciones?
A continuación, mencionamos 4 pasos fundamentales para diseñar y ejecutar una política de vacaciones:
Paso 1: elegir el tipo de política
Definir qué tipo de política quiere seguir la empresa. ¿Una política flexible, o una de vacaciones libres y sin seguimiento? ¿O una más tradicional? La empresa deberá determinar su política de vacaciones en función de su estrategia anual y de los objetivos que desea conseguir, además de su propia cultura corporativa.
Paso 2: diseñar el calendario
Una vez determinado el tipo de política, el departamento de Recursos Humanos entregará a quienes tengan personal a su cargo un formulario de vacaciones, con el que se empezará a diseñar el calendario.
Paso 3: evaluar las fechas de vacaciones
La empresa, y en particular los encargados de equipos, deberán evaluar las metas a cumplir por cada departamento y tener en cuenta, además, que el trabajador tenga 30 días de vacaciones por cada 11 meses seguidos de trabajo.
Será responsabilidad de los encargados centralizar las solicitudes de vacaciones y organizar las ausencias de forma que se garantice la continuidad de la actividad y el cumplimiento de objetivos.
Paso 4: acordar el periodo de vacaciones
Cuando las potenciales fechas de vacaciones se hayan evaluado, los gerentes y supervisores se reunirán con sus trabajadores a cargo para llegar a un acuerdo sobre el periodo de vacaciones a tomar.
Digitaliza la solicitud de vacaciones
En este punto, la digitalización de la política de vacaciones es un paso que simplificará la gestión, ya que tanto la empresa como los trabajadores ahorrarán tiempo, esfuerzo y papel. La empresa tendrá un panorama claro de las vacaciones de sus empleados, por lo que podrá anticiparse y planificar, mientras que los empleados tendrán a la vista sus periodos vacacionales.
Ventajas de digitalizar la gestión de vacaciones
Las ventajas de digitalizar las vacaciones son numerosas, empezando porque representan un gran ahorro de tiempo y dinero. A continuación, te mencionamos algunas de ellas:
- Poder solicitar vacaciones de manera sencilla, así como otras bajas o ausencias en apenas unos clics, sin tener que rellenar ningún formulario y desde cualquier lugar (una ventaja para aquellos que todavía teletrabajan). Además, la comunicación llega directamente al departamento de RRHH.
- Obtener una aprobación rápida y directa, sin mayores intermediaciones, de parte del departamento de RRHH, con comentarios o normas para el resto del equipo. Los empleados podrán adjuntar adjuntos y justificantes en caso de que hiciera falta, siempre de manera ágil y sencilla.
- En una gestión online, los empleados tendrán claro de cuántos días de vacaciones disponen y qué tiempo tienen para solicitarlas
- Y no menos importante: ahorrar tiempo, costes, recursos, intercambios de correos electrónicos y errores organizativos, entre otros. Una gestión digitalizada es garantía de una política de vacaciones ágil.
Funcionalidades del software de Kenjo de vacaciones
Por todo ello, un software de gestión de vacaciones de empleados es una forma sencilla y práctica de gestionar los periodos vacacionales, pero también las bajas por enfermedad y otras ausencias. Menos burocracia, menos papeleo: el departamento de RRHH lo tendrá más sencillo. Los trabajadores, su tiempo de descanso garantizado.
Un software de vacaciones permite reservar días u horas personales libres con un par de clics y notificarlas a los responsables, incluso sin tener que pedir vacaciones. Además, los empleados podrán consultar rápidamente los días que tienen disponibles, sincronizarlos con las agendas personales y compartirlo en Slack.
Para los encargados, será fácil identificar los solapamientos y aprobar las solicitudes, ya que podrá hacerse desde el móvil. Si un jefe de proyecto tiene dudas de quién está enfermo o de vacaciones, en el software podrá averiguarlo con un vistazo. Y si quien está de vacaciones es el propio jefe, podrá delegar la aprobación de vacaciones.
Además de ahorrar tiempo, el departamento de RRHH podrá dejar que los propios equipos gestionen sus ausencias, revisar el inicio y el final de las vacaciones, así como comprobar las áreas que pueden necesitar un refuerzo especial por vacaciones, una baja por enfermedad o cualquier otra ausencia prolongada.
