¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados?

Se acerca el verano y seguramente estás pensando en cómo organizar las vacaciones de los empleados de la manera más óptima. En lugar de recurrir a la hoja de Excel de siempre, este año te proponemos utilizar un software específico. La coordinación de tus equipos será mucho más sencilla y, sobre todo, efectiva.

La importancia de organizar las vacaciones de los empleados

Organizar y calcular las vacaciones de los empleados es uno de los grandes retos a los que se enfrenta cada año el equipo de Recursos Humanos, especialmente a medida que la empresa va aumentando su tamaño. La coordinación es complicada y resulta necesario definir unos estándares básicos para que todo el equipo pueda disfrutar de sus días de descanso y que, al mismo tiempo, la compañía pueda continuar con su actividad habitual sin problemas.

Lograr una buena planificación que beneficie a ambas partes es fundamental por varios motivos:

• Mantener y preservar la satisfacción y el bienestar de los trabajadores, lo que tiene un impacto directo sobre su productividad, a través del descanso.
• Garantizar el buen funcionamiento de la compañía y su nivel de producción durante los períodos vacaciones.
• Evitar no disponer de los recursos humanos necesarios en épocas de más actividad o durante picos de trabajo inesperados.

¿Cómo planificar las vacaciones de los empleados? Existen ciertas prácticas que nos pueden ayudar a organizar los turnos con éxito:

• Establecer un período fijo para la elección de los días de vacaciones teniendo en cuenta los periodos de mayor actividad dentro de la empresa. Por ejemplo: del 15 de junio al 15 de septiembre, en términos generales. Pero si se trata de un hotel en primera línea de playa, quizás el período de vacaciones establecido sea fuera de temporada.
• Estudiar las necesidades de cada equipo o departamento y establecer normas internas. Por ejemplo: Ana y Juan no pueden coincidir de vacaciones porque uno sustituye al otro cuando no está.
• Determinar el orden de prioridad a la hora de elegir vacaciones en caso de conflicto. La jerarquía o la antigüedad suelen ser los criterios más comunes. Sin embargo, también se puede establecer un sistema rotativo para que todo el mundo tenga la oportunidad de elegir el primero en algún momento.
• Planificar con antelación para poder modular la carga de trabajo y, al mismo tiempo, que los trabajadores puedan organizar sus vacaciones cómodamente.

Ahora que ya sabemos por qué es importante organizar los tiempos de descanso y algunos consejos para hacerlo con éxito, la siguiente pregunta que surge es: cómo gestionar las vacaciones de los empleados. Es decir, qué herramientas podemos utilizar para simplificar la coordinación. Por lo general, podemos decir que hay dos opciones: las hojas de Excel o un software de vacaciones específico.

Plantillas de Excel para la organización de las vacaciones

Muchas empresas deciden organizar las vacaciones de sus empleados con la ayuda de hojas de Excel. Normalmente se incluyen los nombres de los empleados y un calendario en el que se van anotando, manualmente, los días de descanso disfrutados por cada uno de ellos. Hay quien, incluso, introduce una fórmula que calcula automáticamente los días de vacaciones restantes. En Kenjo hemos creado una plantilla de Excel para el control de vacaciones de los empleados que siguen este modelo.

Sin embargo, por muy interesante que pueda parecer esta solución no es la más óptima hoy en día. Lo veremos a continuación, en el apartado de desventajas.

Ventajas de utilizar hojas de Excel

Aunque no es el mejor sistema para las organizaciones de hoy en día, las hojas de Excel tienen ciertas ventajas:

• Excel es un programa incluido en el paquete Office por lo que no tiene un coste adicional para la empresa que opta por esta solución.
• El programa suele estar instalado en los ordenadores de cualquier empresa por lo que cualquier miembro del equipo podrá acceder a él.
• Es un sistema básico que permite gestionar fácilmente las ausencias de un pequeño equipo.

Desventajas de utilizar hojas de Excel

Ahora detallamos los puntos débiles de este sistema:

• El registro manual de vacaciones roba mucho tiempo al equipo de Recursos Humanos.
• Picar los datos a mano puede dar lugar a errores que perjudiquen a la organización y al empleado.
• Los documentos de Excel dificultan el trabajo en equipo ya que no pueden ser editados por varias personas a la vez.
• Manejar una hoja de cálculo y crear fórmulas requiere de unos conocimientos mínimos.
• Organizar un sistema de validación de vacaciones es más complicado.
  

Software específicos para la organización de vacaciones

¿Cuál es la herramienta recomendada para organizar las vacaciones de los trabajadores? Sin duda alguna un software específico para la gestión de vacaciones y ausencias. Es el método más cómodo, más sencillo y más eficiente.

Gracias a la tecnología podrás llevar control de los días de descanso disfrutados por cada empleado y centralizar los procesos de solicitud y aprobación bajo una misma plataforma. Cientos de emails se reducen así a apenas tres sencillos pasos: el empleado solicita los días deseados a través de una app, los apruebas a través de la plataforma y el trabajador recibe automáticamente una notificación.

Pero eso no es todo: podrás ver en un calendario y de forma muy sencilla los solapamientos dentro de un mismo equipo. De este modo, te resultará mucho más fácil asegurarte de que ningún área se queda desatendida durante los períodos vacacionales.

Ventajas de un software de vacaciones

Los beneficios de utilizar un software de vacaciones recaen sobre la empresa pero también sobre el trabajador:

• Los empleados pueden consultar directamente los días de vacaciones restantes, sin necesidad de consultar al equipo de Recursos Humanos de la empresa.
• Muchos procesos se realizan de forma automática lo que ahorra tiempo a los responsables de RR. HH.
• El calendario se actualiza con los festivos nacionales de cada año y según el lugar donde se encuentren ubicadas las oficinas.
• No es necesario hacer fórmulas complejas ni calcular los días de vacaciones que le corresponden a cada trabajador, el software lo hace todo automáticamente.
• Ahorra mucho tiempo al equipo de Recursos Humanos ya que no tiene que gestionar cientos de emails con dudas o solicitudes de vacaciones.
  
  
  

Interfaz del software de vacaciones y ausencias de Kenjo

Desventajas de un software de vacaciones

Por mencionar algún defecto, podemos decir que los software de vacaciones tienen un pequeño coste adicional para la empresa según el número de empleados y que, además, requiere un tiempo de adopción por parte del equipo de RRHH pero también del resto de la plantilla.