Plantilla Excel para el control de vacaciones de los empleados 2024

Una de las tareas más tediosas para un departamento de recursos humanos es la gestión de ausencias y vacaciones. Sobre todo si la cifra de empleados dentro de la empresa es elevada. Por eso es fundamental contar con un software o herramienta que simplifique esta labor. Una de las posibles opciones es crear una plantilla de Excel para las vacaciones de empleados.

¿No sabes cómo crear tu plantilla de vacaciones y ausencias en Excel? A continuación te lo explicamos paso a paso.

Pero primero, ⬇️⬇️DESCÁRGATE ESTE EXCEL⬇️⬇️ para poder seguir con la guía. 

¿Cómo llevar el control de vacaciones de los empleados en Excel?

En la mayor parte de los departamentos de recursos humanos el Excel sigue siendo la herramienta principal. En una sencilla hoja de cálculo se realiza el cálculo de los días de vacaciones de los empleados, ausencias por enfermedad, bajas por maternidad o paternidad, etc. para cada uno de los empleados.

El responsable de recursos humanos, para recopilar esta información, deberá comunicarse con cada uno de los trabajadores a través de correo electrónico e introducir las fechas exactas a mano. Para ello, no solo deberá estar muy atento de no cometer errores sino que además ha de tener unos conocimientos medios para el manejo de Excel.

Una vez hecho esto, podrá calcular los días de vacaciones de cada empleado de la empresa, controlar cuántos días ha estado enfermo a lo largo del año o cuándo se reincorpora tras disfrutar de su baja por paternidad. 

El Excel es, por tanto, el sistema de control de vacaciones de los empleados o ausencias más extendido. Y es que su uso para organizar las vacaciones de los empleados presenta ciertas ventajas y desventajas:

Ventajas del registro de vacaciones en Excel

• El programa está incluido dentro del paquete Office de la empresa por lo que no tiene un coste adicional.
• Suele estar instalado en todos los ordenadores de la empresa por lo que cualquier miembro podrá utilizarlo sin necesidad de descargar otros programas.
• Es un sistema básico que permite gestionar las ausencias de un pequeño equipo.

Desventajas del control de las vacaciones de los empleados en Excel

• El registro de vacaciones en Excel es una labor tediosa y que le “roba” al responsable de recursos humanos una cierta cantidad de tiempo. Al tener que introducir la información de manera manual, el proceso es lento.
• Añadir la información de cada empleado a mano puede dar lugar a errores que pueden afectar negativamente en los trabajadores de la empresa. 
• Los documentos de Excel no pueden ser editados y compartidos por varias personas a la vez por lo que es más difícil trabajar en equipo dentro del departamento de recursos humanos. 
• Manejar una hoja de cálculo, crear fórmulas, etc. requiere tener ciertos conocimientos informáticos.
• Es complicado organizar un sistema de validación de vacaciones entre empleado y manager o recursos humanos. 

Pasos para crear la plantilla Excel de vacaciones

¿Aún así quieres probar a llevar el control de las vacaciones de tus empleados con un Excel? No hay problema, puedes crear tu propia plantilla de vacaciones siguiendo los siguientes pasos.

• Crea un nuevo archivo en Excel y ponle un nombre que te permita identificarlo fácilmente.
• ¡Comenzamos! Inmoviliza cuatro columnas en la parte izquierda para crear tu cuadrante de vacaciones en Excel.

• A continuación, en el lado derecho, crea un calendario con los días y meses del año.
• En la tercera fila enumera los días para que te resulte más sencillo a la hora de trabajar y marcar las vacaciones de cada empleado.

• Vuelve a la parte izquierda y asigna una columna para introducir el nombre del trabajador, otra para el departamento al que pertenece, el número total de vacaciones que le corresponden y los días restantes.

Con estos cinco pasos ya tendrás una plantilla de vacaciones en Excel básica sobre la que trabajar. En ella deberás ir señalando los días de vacaciones que solicita cada trabajador y modificar, manualmente, la información en la columna de “Restantes”.

Tu plantilla debería ser similar a esta:

Dependiendo de tus conocimientos de Excel también podrías crear fórmulas para que el recuento de las vacaciones en la columna de “Restantes” sea automático. Es, sin duda, mucho más cómodo y reduce la posibilidad de cometer errores.

Del mismo modo, puedes establecer un código de colores para destacar los días de vacaciones, ausencia por enfermedad, etc. En el ejemplo, hemos marcado los fines de semana (días no laborables) en gris y las vacaciones en morado.

En definitiva, contar con tu propia plantilla de Excel te permitirá trabajar sobre un documento sencillo pero que se adapte a tus necesidades concretas.

Descarga nuestra plantilla de vacaciones en Excel para el 2024

Si no sabes cómo hacer fórmulas, no quieres perder el tiempo creando este Excel desde cero o te parece demasiado complicado puedes descargar gratis nuestra plantilla de Excel para las vacaciones de empleados pinchando aquí.

Está basada en nuestro software de gestión de vacaciones y ausencias y te permitirá, de forma sencilla y sin esfuerzo, llevar un control exhaustivo de cada uno de los miembros del equipo. Solo tienes que descargarla, introducir la información de cada empleado y empezar a utilizarla. En este vídeo te explicamos cómo funciona:

Digitaliza el proceso de gestión de vacaciones y ausencias con Kenjo

Como ya adelantamos más arriba, hay vida más allá del Excel para la gestión de vacaciones y ausencias de empleados. Hoy en día, existen diferentes software de recursos humanos específicamente diseñados para esta función que permiten optimizar y simplificar los procesos. En nuestro blog tenemos un artículo específico analizando cómo elegir un software de vacaciones y ausencias.

Con el software de control de vacaciones de los empleados de Kenjo podrás crear políticas de vacaciones específicas para cada persona y hacerte una idea, de un solo vistazo, de qué miembros del equipo están trabajando, cuáles no y por qué motivo.

Interfaz de software de vacaciones y ausencias de Kenjo

Del mismo modo, con Kenjo podrás conectar directamente con los empleados para que estos soliciten a través del programa sus días de vacaciones. Dejarás de recibir cientos de emails en tu bandeja de correo y podrás aprobar o rechazar sus solicitudes con un solo clic.

Además, tanto el equipo como tú podréis comprobar si las solicitudes se solapan para poder coordinaros mejor y que nunca se quede ningún área de la empresa desatendida o bajo mínimos.

Kenjo es visual, intuitivo, sencillo y eficiente. Solo tienes que probarlo para darte cuenta de que la gestión de las vacaciones y ausencias con Excel ya no tiene sentido hoy en día.