¿Cómo elegir un software para medir la productividad de los empleados?

La actividad laboral de muchos profesionales se realiza a través de ordenadores lo que hace más difícil hacer un seguimiento de qué está haciendo cada persona, su rendimiento, etc. Un software de productividad de empleados aporta visibilidad sobre este aspecto y permiten tener una imagen detallada de la jornada de cada miembro del equipo y los resultados obtenidos.

¿Qué es un software de productividad de empleados?

Los softwares para medir la productividad de los empleados se utilizan para supervisar las métricas relacionadas con la productividad de los empleados. Es decir, permite analizar el comportamiento de los empleados y realizar un seguimiento de las actividades que realizan durante sus horas de trabajo para comprender cómo de productivos están siendo.

Estos programas generan informes para identificar problemas de productividad, hacer seguimiento del desempeño de los empleados y aumentar el rendimiento del equipo. También muestran de forma sencilla los principales indicadores de evaluación de desempeño.

¿Para qué sirve un software de productividad de empleados?

Tal y como se desprende de la definición, los softwares para medir productividad empleados se centran en medir el rendimiento de los trabajadores. ¿Cómo? A través de métricas y objetivos acordados previamente. De este modo, la empresa tiene una herramienta para saber si cumple con las expectativas.

A un nivel más profundo, un programa para productividad empleados permite:

• Identificar áreas con baja productividad: un software de seguimiento de productividad realiza un seguimiento del desempeño de los empleados, analiza sus hábitos de trabajo y comprueba si los empleados se desempeñan de acuerdo con los estándares de la empresa.
• Impulsar los niveles de productividad de los trabajadores en remoto: para lograr que los empleados sigan siendo tan productivos desde casa como en la oficina, estos softwares registran el tiempo activo/inactivo de los empleados, la IP desde la que trabaja, hora de inicio de su sesión… Para saber más sobre esto, puedes leer nuestro artículo sobre como medir el rendimiento de los trabajadores en teletrabajo.
• Obtener informes sobre la productividad de la empresa: los informes personalizados que ofrece la herramienta muestran cómo trabajan los empleados en tiempo real. El decir: a qué dedican el tiempo, las horas que pasan activos e inactivos, etc.
• Alcanzar los objetivos de negocio: cuando los objetivos y las expectativas en cuanto a productividad están bien definidas, los empleados entienden en qué áreas se deben enfocar para lograr las metas de la empresa.

• Aumentar la rentabilidad: aumentar la productividad de la plantilla es sinónimo de rentabilidad. Si la empresa es más eficiente, los resultados económicos serán positivos.

Tipos de herramientas de productividad de empleados

Para medir la productividad de los empleados existen numerosas fórmulas y, al mismo tiempo, softwares adaptados para ello. A continuación, veremos algunos de ellos:

Software para la evaluación del desempeño

La forma óptima de analizar la productividad de los empleados es utilizar un software para la evaluación del desempeño. Se trata de hacer una revisión periódica de los objetivos del empleado y valorar su trabajo en base a los mismos. Si está alcanzando las metas marcadas, es que está haciéndolo bien, sino, habrá que analizar la situación e identificar la causa.

Estos, además, también permiten recoger feedback de compañeros, jefes, clientes… para obtener una visión más completa del trabajo de la persona evaluada. Así, el departamento de recursos humanos podrá hacer una evaluación cualitativa (con los comentarios obtenidos) y cuantitativa (con el análisis de los objetivos).

Las evaluaciones de desempeño son, por tanto, una oportunidad para revisar la productividad de los empleados desde diferentes puntos de vista. La empresa podrá hacer un seguimiento y ver la evolución de los empleados y diseñar planes de formación o capacitación adaptados.

Los empleados también tendrán, de esta forma, la oportunidad de compartir su punto de vista o plantear las dificultades que puedan estar teniendo a la hora de desempeñar su trabajo.

Por lo general, si se comunican bien, las evaluaciones de desempeño no suelen generar inquietud en los empleados. En cambio, utilizar programas de “espionaje” para saber qué están haciendo en sus horas de trabajo puede generar la sensación de una falta de confianza por parte de la empresa.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de RRHH de Kenjo

Softwares de gestión de tareas

Los softwares de gestión de tareas son otra herramienta excelente para que los responsables de equipo tengan una idea de qué está haciendo cada persona del equipo en cada momento. Estos se basan en el método Kanban mediante el cual las tareas se ordenan en tres columnas: pendientes, en proceso y terminadas. Cada una de ellas está asignada a un responsable y tiene una fecha de entrega, por lo que resulta muy sencillo hacerse una idea del punto en el que se encuentra un proyecto, del trabajo de un departamento o el estado de las tareas de una persona.

Resulta muy útil porque de un vistazo obtenemos mucha información y podemos tomar decisiones en base a ello. Por ejemplo, si vemos que una persona tiene varias tareas a punto de llegar a su fecha límite y aún no están terminadas podremos preguntarle qué está ocurriendo.

En el mercado existen muchas aplicaciones de gestión de tareas. Dos de las mejores son Trello y Asana. La primera replica el modelo Kanban de columnas, aunque son totalmente personalizables, y la segunda ofrece la posibilidad de adaptar el diseño a diferentes formatos: columnas, listas, calendario, etc. Ambas ofrecen versiones gratuitas y de pago.

Software de control horario

Los softwares de control horario son programas en la nube y multidispositivo que permiten a los empleados registrar fácilmente su hora de entrada y salida. Así, la empresa tiene información sobre las horas trabajadas de cada empleado y los descansos que ha realizado durante el día.

Es importante señalar que, desde mayo de 2019, las empresas españolas tienen la obligación de llevar este registro horario. El objetivo, tal y como se publicó en el BOE, es evitar los abusos laborales como las horas extra trabajadas y no pagadas. Por eso, las empresas deberán guardar los registros durante al menos cuatro años por si, en algún momento, se ven sometidos a una inspección de Trabajo.

Interfaz de la funcionalidad de control horario del software de RRHH de Kenjo

En Kenjo contamos con un software de control horario que permite a las organizaciones registrar la jornada fácilmente. Los empleados pueden hacerlo, incluso, desde su móvil por lo que no necesitan estar físicamente en la oficina (especialmente cómodo durante el teletrabajo). El equipo de recursos humanos a su vez, obtiene informes automáticos y puede detectar fácilmente desviaciones.

SI bien es cierto que es importante contar con un software de control horario, a la hora de medir el rendimiento de los empleados quizá no sea la herramienta más adecuada. Los managers o el equipo de recursos humanos solo tendrá información de las horas trabajadas del empleado pero no de qué ha hecho durante ese tiempo.

Software de monitorización de empleados

También existen softwares para el control de empleados que se instalan en sus ordenadores para poder “ver” qué programas utiliza, en qué momentos está activo o inactivo, etc. Los managers reciben un informe diario y tienen una visión muy detallada. Sin embargo, normalmente, los empleados se suelen sentir observados y no están cómodos con este tipo de medidas. Por lo tanto, no es la opción más recomendable para medir el rendimiento de los trabajadores.

Software Kenjo para monitorización de empleados

Sabemos lo importante que es para una empresa mantener unos niveles altos de productividad, por eso en Kenjo hemos diseñado un software de RRHH diferentes herramientas que ayudarán a las empresas a medir el rendimiento de los empleados y tomar mejores decisiones.

Interfaz de la funcionalidad de portal del empleado del software de RRHH de Kenjo

Estas son:

• El sistema de ORK que ayuda a marcar objetivos concretos y medible para cada empleado y así tener un marco de referencia con el que evaluar su desempeño.
• El sistema de imputación de horas por proyecto trabajado para obtener visibilidad de en qué invierte tiempo cada empleado y poder, así, medir la rentabilidad de proyectos y empleados.
• El módulo de evaluaciones de desempeño que permite implementar procesos de evaluación para obtener una visión individual y conjunta de la productividad de la empresa.
• El sistema de registro de horarios para saber las horas trabajadas por persona y detectar así desviaciones que pueden ser síntoma de otros problemas.
  
  

El departamento de recursos humanos tendrá, con Kenjo, una plataforma integrada y completa con la que obtener información sobre métricas clave de la empresa y poder tomar, así, mejores decisiones.