¿Cómo medir el rendimiento de tus trabajadores en teletrabajo?

El auge del teletrabajo, impulsado por la crisis del Covid-19, ha provocado que muchos departamentos de Recursos Humanos hayan tenido que abordar nuevos retos. Uno de ellos ha sido cómo medir el teletrabajo, es decir, cómo asegurarse de que los empleados siguen llevando a cabo su actividad habitual en busca de sus objetivos.

Muchas empresas han creado sus propias guías de teletrabajo y sus propios manuales con políticas de teletrabajo para así proporcionar a los empleados información y herramientas suficientes para crear buenos hábitos y mantener la productividad a distancia.

Y es que según las estadísticas del teletrabajo, el porcentaje de empleados que teletrabajan ha aumentado considerablemente, ya que ha pasado de un 4,8%(antes de la crisis del Covid-19) hasta un 34%.

A continuación vamos a ver algunos consejos y buenas prácticas para la supervisión del teletrabajo.

OKR para teletrabajadores

Los OKR son las siglas en inglés de "Objectives & Key Results", que significa Objetivos y Resultados Clave. Este método de trabajo interno, inventado por Google, trata de organizar el trabajo de la empresa a través de la fijación de objetivos que persiguen unos resultados clave.

Los objetivos se corresponden con metas que pueden estar relacionadas con aspectos de crecimiento, cambio o innovación. Por ejemplo, un objetivo puede ser aumentar el engagement con los clientes.

Éstos, normalmente, tienen un sentido global que se puede abordar desde diferentes áreas de la empresa. Además, suelen tener una limitación temporal: trimestral, semestral, etc.

Una vez definidos los objetivos, hay que establecer las acciones necesarias para llevarlos a cabo y los resultados clave. Es decir, resultados medibles que permitan evaluar el progreso o el éxito del objetivo. Tomando el ejemplo anterior, un Key Result podría ser: aumentar en un 30% los “Me gusta” en las publicaciones en redes sociales. En este vídeo puedes ver un ejemplo completo de OKRs.

Veamos otro ejemplo práctico de objetivos, resultados y de cómo se podrían representar:

• Objetivo 1: aumentar las ventas.
   
  • KR 1: duplicar los leads mensuales.
  • KR 2: disminuir el ciclo de ventas en 10%.

• Objetivo 2: mejorar el servicio de atención al cliente.
   
  • KR 1: reducir en un 40% las llamadas a soporte.
  • KR 2: reducir a la mitad el tiempo de respuesta en cualquier canal.
  • KR 3: mantener la tasa de resolución en al menos el 95%. 

El estudio Getting Started with Objetives & Key Results explica que este método permite a las organizaciones:

• Generar un sentimiento de compromiso con los objetivos.
• Informar al personal de los objetivos de la empresa.
• Fomentar una comunicación más precisa y eficiente.
• Establecer indicadores que midan el progreso.
• Enfocar el esfuerzo y alinear a los equipos.

Durante el teletrabajo, por tanto, los OKR permiten mantener al equipo alineado y, al mismo tiempo, el departamento de Recursos Humanos tiene a su disposición una herramienta para evaluar el trabajo y medir el progreso de cada persona. También es importante recordar que debes de generar la suficiente confianza en tus teletrabajadores para que ellos puedan realizar su trabajo de forma óptima.

Uso de un gestor de tareas para teletrabajadores

Otra de las formas de medir el rendimiento durante teletrabajo es a través de los gestores de tareas. De este modo, el manager o el equipo de RRHH puede llevar un control de las tareas realizadas e, incluso, si se desea, establecer un número de tareas a realizar durante un determinado período y medir su cumplimiento.

El funcionamiento de este tipo de herramientas se basa en el método Kanban, que consiste en un tablero de tres columnas: tareas por hacer, en proceso y terminadas. De una manera muy sencilla y visual, cualquier persona del equipo o RRHH puede hacer una idea completa del estado de un proyecto.

Cada tarea se crea dentro de una tarjeta en la que debe especificarse quién es el responsable, qué debe hacer y cuál es su fecha límite de entrega. Así, la información más importante queda recogida en un mismo lugar y a disposición de todos.

A medida que el responsable de la tarea avance en su trabajo, deberá ir moviendo la tarjeta por las columnas hasta llegar a la de tareas terminadas. Después, podrá pasar a la siguiente y así sucesivamente.

Para trabajar de una manera más organizada es posible crear tableros por equipo, cliente o proyecto. De este modo, solo veremos las tareas que nos interesan y será mucho más fácil hacer un seguimiento.

Estos sistemas, además, favorecen la comunicación interna, permiten alinear a los equipos y ayudar a las personas a organizar su trabajo de manera independiente. Por lo que son una herramienta muy útil en empresas en las que se practica el teletrabajo.

Asana o Trello son dos de las herramientas que podemos encontrar en el mercado. Ambas utilizan tarjetas y columnas para asignar tareas, establecer fechas de entrega y un responsable. Se pueden crear tableros por proyecto, por equipo y es muy personalizable. Además, tanto una como la otra, tienen versiones gratuitas.

Realización de evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones de desempeño permiten medir objetivamente el rendimiento de los trabajadores. Aunque hasta ahora éstas solían hacerse de manera presencial, utilizando un software de evaluación de desempeño es perfectamente posible realizarlas a distancia.

Los softwares de evaluación de desempeño son programas en la nube que incorporan todas las herramientas necesarias para diseñar y enviar cuestionarios para solicitar feedback, crear informes, comparar resultados, etc. Es posible crear:

• Crear sistemas de evaluación objetivos y personalizados para cada perfil.
• Enviar encuestas de feedback 180º, 270º y 360º.
• Diseñar matrices de talento.
• Personalizar requisitos y competencias mínimas para la excelencia.
• Adaptar las evaluaciones con diferentes formatos de respuesta.
• Detectar qué áreas de la empresa necesitan apoyo.
• Recibir información periódica del rendimiento de cada empleado.
• Hacer seguimiento de los procesos de feedback.
• Crear cuestionarios de preguntas personalizados.
• Generar informes de resultados periódicos.

Además, al estar ubicado en la nube, los equipos pueden acceder en remoto y realizar las evaluaciones desde cualquier lugar. Es por esto que los softwares de evaluación de desempeño se han convertido en la solución ideal durante el teletrabajo.

Reuniones cara a cara

Para mantener el control del teletrabajo, también resulta útil realizar reuniones periódicas cara a cara. Es una forma de seguir conectados, hacer seguimiento de tareas y, además, detectar posibles problemas o obstáculos con los que se pueden encontrar los empleados a la hora de cumplir con los kpis de teletrabjo establecidos. 

Las metodologías de trabajo Agile utilizan las daily meetings o reuniones diarias de cinco o diez minutos para que los miembros de un mismo equipo o departamento compartan las tareas en las que cada uno trabajó ayer, en las que trabajará hoy y si hay algo que le impida avanzar. En este vídeo puedes ver un ejemplo de un daily meeting del equipo de SumaCRM.

Algunos consejos para que este tipo de reuniones funcione:

• El encuentro no deben durar más de 15 minutos.
• Se empieza y se termina puntual, esté quien esté.
• Cada persona debe llevar preparado lo que va a decir para no improvisar.
  
  

Las reuniones diarias pueden ser una buena forma de saber qué está haciendo cada persona y cómo avanza con su trabajo. Es cierto que en grandes empresas implementar este tipo de procesos puede ser complicado, pero se puede fragmentar por equipos o departamentos pequeños. Sin duda, es una mejor forma que, por ejemplo, utilizar diferentes software para controlar a los empleados.

También se pueden realizar reuniones semanales todos los viernes para hacer un repaso más profundo a diferente nivel. Las pregunta, en este caso, sería dos:

• ¿Cómo voy con mis objetivos?
• ¿Qué tal ha ido esta última semana?

Para realizar estas reuniones a distancia es necesario apoyarse algún tipo de herramienta de videollamadas. En el mercado existen muchas opciones: Zoom, Google Hangouts, Skype, etc. Todas ellas permiten crear llamadas entre varios usuarios, compartir pantalla si es necesario (por si queremos compartir el tablero de Asana o Trello) y, en definitiva, trabajar en remoto como si estuviéramos en la misma oficina.

Software para gestionar empleados en remoto

Kenjo es un software todo en uno con diferentes funcionalidades entre las que se encuentra la evaluación de desempeño. Gracias a su sistema en la nube, permite a las empresas implementar el teletrabajo y llevar a cabo todos los procesos de RRHH a distancia.

El objetivo es ayudar a las empresas a mejorar la gestión de personas desde cualquier lugar y empoderar a los empleados para que participen en los procesos internos de gestión del tiempo, ausencias, etc.

Es por ello que Kenjo incorpora funcionalidades para administrar nóminas, realizar procesos de reclutamiento, elaborar informes, etc. Por lo tanto, los equipos de personal encontrarán una herramienta 360º en la que confiar el trabajo de su día a día especialmente durante el teletrabajo:

• Control de horario en remoto.
• Gestión de ausencias.
• Objetivos y evaluaciones de desempeño.
• Agendas interactivas de reuniones con Meetings.
• Comunicados internos in-app.
• Slack sincronizado con los estados de ausencia.
• Inventario de material de oficina.