Ejemplos de políticas de teletrabajo

Solo el 19% de los profesionales tiene la posibilidad de realizar su actividad en remoto (según datos de Infojobs). Y es que aunque el teletrabajo es una tendencia al alza, a muchas organizaciones todavía les cuesta introducir este tipo de cambios en su cultura laboral. Las empresas tecnológicas están más acostumbradas, por eso muchas han hecho públicos sus manuales para trabajar desde casa con el objetivo de ayudar a otras. ¡Veamos qué proponen!

En este artículo compartimos los ejemplos de mejores políticas de teletrabajo implementadas por compañías que llevan gestionando empleados a distancia durante muchos años.

GitLab

GitLab, para los que no lo conozcan, se trata de un servicio web de control de versiones y desarrollo de software colaborativo basado en Git. Está considerada como la compañía con política de trabajo remoto más grande del mundo: 1.200 empleados de 65 países trabajando a distancia.

Tipo de guía

La guía de GitLab es, a la vez, un manifiesto y un manual. En ella, incluye, por un lado, las nueve normas para el trabajo en retomo y, por otro lado, en su manual, abarcan temas tan interesantes como:

1. ¿Por qué Gitlab es una empresa all-remote?
2. Plan de trabajo remoto en casos de emergencia.
3. Cómo hacer crecer una empresa con el trabajo a distancia.

Lo más inspirador de su política de teletrabajo

En la guía de GitLab, nos ha gustado mucho su plan para abordar el teletrabajo en momentos de crisis como puede ser, por ejemplo, la pandemia causada por el Covid-19 (Coronavirus). Para abordar este tipo de situaciones, dan cinco consejos para coordinar empleados trabajando en remoto.

1. Nombra a un líder de equipo: elige a una persona que tenga experiencia a la hora de trabajar en remoto para que pueda asesorar y guiar a sus compañeros.
2. Crea un manual de acción: deja por escrito la respuesta a las preguntas más frecuentes en estos casos. Difunde el manual por la organización y vete actualizándolo según vayan surgiendo nuevas dudas.
3. Diseña un plan de comunicación: crea canales de comunicación formales, por equipos, con herramientas como Slack o Skype.
4. Reduce el número de herramientas: trata de reducir el número de herramientas a las necesarias: un sistema de intercambio de documentos en la nube, un chat y un servicio de videoconferencia.
5. Impulsa el cambio: los humanos solemos resistirnos al cambio por eso es importante ayudar al equipo en estos momentos de incertidumbre.

Ejemplo de pantalla principal de la herramienta Slack

Zapier

Zapier es una herramienta web que conecta aplicaciones para crear automatismos y organizar procesos de trabajo. En cuanto al trabajo en remoto, la compañía adoptó esta modalidad en 2011.

Tipo de guía

Zapier ha creado un manual para trabajar desde casa poniendo en común diferentes artículos creados por su CEO, Wade Foster, y miembros del equipo. Algunos ofrecen consejos prácticos y otros datos interesantes sobre el teletrabajo.

Lo más inspirador

Una de las principales preocupaciones de los empresarios a la hora de implantar el teletrabajo es que la productividad se reduzca y esto afecta negativamente al negocio. Sin embargo, tal y como señalan en Zapier, el 91% de los empleados cree que su capacidad de trabajo aumenta fuera de la oficina. Estas son algunas de las recomendaciones que comparten en su documento interno de política de trabajo en remoto.

1. Empieza el día correctamente: hacer la cama, beber un vaso de agua, iniciar la jornada de trabajo temprano, revisar la lista de tareas que preparaste la noche anterior.
2. Cambia de lugar de trabajo de vez en cuando: si sueles trabajar desde casa, prueba de vez en cuando a ir a un café o a un coworking.
3. Pon a punto tu fuerza de voluntad: trata de evitar distracciones y reduce las tentaciones, por ejemplo, dejando a un lado el teléfono móvil.
4. Separa tu espacio de trabajo del resto del hogar: al trabajar desde casa es importante tener un espacio destinado a ello.
5. Utiliza herramientas de productividad: existen numerosas aplicaciones herramientas que nos pueden ayudar a ser más productivos. Desde Trello o la extensión de Chrome de StayFocused.
6. Prueba diferentes métodos de productividad: existen muchas técnicas destinadas a potenciar la productividad como el método Pomodoro o el GTD. Investiga, prueba y decide cuál se adapta mejora a ti.

Get your guide

Get your guide es una plataforma online que encuentra, compara y reserva tour guiados, actividades y excursiones por todo el mundo. Con la crisis causada por el Coronavirus, enviaron a sus empleados a trabajar desde casa y crearon un documento con recomendaciones.

Tipo de guía

Se trata de un playbook o libro de tácticas que trata aspectos organizativos, brinda recomendaciones para el teletrabajo y también responde a las dudas más frecuentes de sus empleados.

Lo más inspirador de su política de teletrabajo

Lo más interesante de este documento son los apartados dedicados a coordinar la comunicación dentro de la compañía. “Debemos asegurarnos de que haya una comunicación clara, simple y consistente”, explican.

Para ello establecen dos tipos de mensajes:

1. P0 Updates: mensajes críticos que todo el personal ha de tener en cuenta y priorizar en su bandeja de entrada. Estarán relacionados con cambios, actualizaciones… Definen, así mismo, a través de qué vías llegarán estos mensajes.
2. P1 Updates: son comunicados también importantes pero en un segundo grado de prioridad. Se enviará dos veces a la semana para trasladar novedades y mantener al equipo al día.

Aclaran, también, que las reuniones de coordinación se seguirán haciendo a través de vídeollamadas y qué uso se le darán a los canales habituales de Slack. Además, abren canales de comunicación bidireccionales para que los empleados puedan hacer llegar su feedback y recomendaciones.

ArtNight

ArtNight es una plataforma de eventos para aprender a pintar, conocer a gente y pasárselo bien. Su equipo también practica el teletrabajo y regulan la actividad a través de un documento.

Tipo de guía

En su caso, han creado un documento en Google Docs al que puede acceder todo el equipo para resolver sus dudas. Este ejemplo que forma parte de su política de teletrabajo se centra en temas relacionados con comunicación, productividad y actividades de equipo.

Lo más inspirador de su política de teletrabajo

Lo más interesante de ArtNight es su esfuerzo por mantener a todo el equipo conectado, invitándoles a realizar reuniones online al menos un par de veces a la semana. O, incluso, un “¿qué tal va todo por Slack?” para no perder el contacto entre compañeros.

Del mismo modo, resulta curioso cómo mantienen sus "dailys standups" o reuniones de coordinación diarias a través de Slack. Proponen, para ello, crear un canal para el equipo para que cada miembro, antes de las 9.30 horas, publique sus tres principales tareas del día. Han de hacer lo mismo, antes de las 19.00 horas, con sus logros de la jornada.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de tareas online y que, por tanto, promueve el teletrabajo entre sus equipos. Para ello, ha creado una interesante guía con estrategias y consejos para implantar el trabajo en remoto en una compañía.

Tipo de guía

La guía contiene:

• Falsos mitos y consejos sobre el teletrabajo.
• Consejos para potenciar la comunicación y la colaboración.
• Herramientas digitales.
• Técnicas para construir una cultura de trabajo en remoto.
  

Lo más inspirador de su política de teletrabajo

Quizás la parte más interesante del manual de Trello son los consejos para crear cultura dentro de una empresa en la que sus trabajadores trabajan desde casa habitualmente o siempre. Según ellos, en este caso, lo más importante es la intención y dos cuestiones clave:

• Crear un tratado de normas o reglas que tengan la aceptación del 100% de la empresa.
• Diseñar un sistema de reuniones y eventos para que los empleados estén en contacto.
  

Ejemplo de pantalla principal de la herramienta Trello

CodeControl

CodeControl es una plataforma para contratar a desarrolladores, diseñadores y product managers freelance. Más de la mitad de la plantilla que forma la compañía trabaja en remoto así como todos los profesionales que forman parte de su plataforma.

Tipo de guía

En su caso, han creado un post en LinkedIn con lo que sí se debe hacer y con lo que no cuando se trabaja desde casa.

Lo más inspirador de su política de teletrabajo

En la red podemos encontrar gran cantidad de contenidos con consejos para trabajar en remoto y mantener la productividad: mantener rutina, encontrar un espacio dedicado al trabajo… Pero, ¿qué no debemos hacer?

• Obsesionarse con la productividad de los compañeros.
• Realizar tareas del hogar en los descansos.
• Permanecer sentado durante mucho tiempo.
• Dejar de hablar con los compañeros.
• Volver al trabajo en oficina a tiempo completo después de un tiempo teletrabajando.

Tecnología para trabajar desde casa

Para que el sistema de trabajo en remoto funcione es importante dotar a los empleados de las herramientas necesarias. Además de un ordenador y conexión a Internet, es importante contar con sistemas de colaboración en remoto y canales de comunicación. En este sentido, lo habitual es trabajar con Google Drive para almacenar y compartir documentos, Slack, para comunicarse y trabajar en equipo y Hangouts o Zoom para realizar reuniones a través de vídeo llamada.

Sin embargo, también es importante utilizar la tecnología para hacer más sencilla la parte administrativa. Es decir, aunque el empleado trabaje desde casa, este sigue teniendo que comunicar ausencias, solicitar vacaciones y registrar su hora de inicio y fin de la jornada laboral.

Para esto, es importante contar con un software de RR. HH. todo en uno en la nube. Estos tipos de software permiten a los empleados y al departamento de personal trabajar de la mano a pesar de la distancia. En Kenjo te ofremos la oportunidad de probar nuestro software durante 15 días y ver cómo te puede ayudar en tiempo de teletrabajo.