¿Cómo registrar la jornada laboral con teletrabajo?

La expansión del Covid-19 por todo el mundo ha logrado que 74% de las empresas se plantee mantener el trabajo en remoto en al menos un 5% de la plantilla una ver terminada la crisis (según un estudio de Gartner). Este giro presenta muchas preguntas y una de ellas es la siguiente: ¿cómo mantener el registro de jornada laboral con el teletrabajo?

La ley es clara: todos los empleados tienen los mismos derechos y obligaciones, ya estén en la oficina o en su casa. Por lo tanto, para evitar multas por incumplimiento de control horario será necesario seguir completando el registro diario.

Ya lo dijo a los medios de comunicación la presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social [link], Ana Ercoreca, al comienzo de la crisis: “los inspectores no se van a relajar, vamos a seguir controlando el registro horario y velando por los derechos de los trabajadores. Porque hoy más que nunca la inspección tiene que estar ahí”.

Si quieres saber cómo cumplir con la ley de control horario y librarte de una multa durante el teletrabajo, sigue leyendo.

¿Qué dice la ley sobre los trabajadores en remoto?

La regulación del control horario de la jornada laboral aparece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. En éste se hace mención a los requisitos que han de cumplir las empresas para ser fieles a lo que dice la ley:

• Registro el horario de inicio y fin de la jornada de cada empleado.
• Guardar la información durante cuatro años.
• Poner a disposición de los empleados el registro.
• Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas en el último mes.

¿Alguna mención al control de horarios de empleados en teletrabajo? Lo cierto es que no. En España, antes del coronavirus, apenas un 4,3% de los empleados tenían la opción de trabajar a distancia de forma habitual según datos de Eurostat publicados en Expansión.

Sin embargo, la obligatoriedad de registrar la jornada se extiende “a cada persona trabajadora” de la empresa según lo escrito en el Estatuto de los Trabajadores. Por lo tanto, los empleados en remoto también estarían incluidos.

Además de esto, existe jurisprudencia previa. En 2016, tres años antes de la implantación del registro de horario, la justicia declaró que la falta de medios para saber dónde está o qué está haciendo el trabajador no es excusa para no llevar un control de las horas extra. Por aquel entonces, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León, según un artículo de Cinco Días, rechazó los argumentos de un empresario que no controló la jornada de sus teletrabajadores para “no invadir su intimidad”.

También debemos de tener en cuenta que a finales de Septiembre se aprobaba la nueva ley de teletrabajo en España en la que se contempla que la organización debe de poner a disposición de su equipo un sistema de registro horario que les permita cumplir con esta obligación a distancia.

¿Cómo llevar el control horario con teletrabajo?

La ley no hace referencia a qué sistemas de control horario deben utilizar las empresas, por tanto queda en manos de éstas elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y cumplir con lo establecido.

En el mercado existen diferentes opciones:

• Plantillas de Excel: físicas o digitales, suelen ser una tabla sencilla en la que el empleado pone su nombre, la fecha, la hora de entrada y la hora de salida.
• Máquinas de fichaje: es un sistema tradicional muy habitual en la industria. Funciona con máquina físicas y tarjetas individuales.
• Sistemas biométricos: es la última tecnología ya que funciona a través de reconocimiento facial, de huella dactilar, de iris… Es muy costoso aunque muy seguro.
• Software de control horario: son programas informáticos creados para llevar el registro del horario y que funcionan, además, en la nube por lo que se pueden utilizar desde cualquier lugar.

Sin embargo, teniendo en cuenta las circunstancias actuales y con el crecimiento del teletrabajo, la mejor opción es utilizar una solución digital que permita a los empleados registrar su jornada a distancia.

Los softwares de control horario son programas informáticos diseñados específicamente para esta función. Normalmente, se puede acceder a ellos a través del ordenador, la tableta o móvil y tan solo es necesaria una conexión a Internet. De este modo, los trabajadores a distancia pueden registrar su jornada fácilmente y desde cualquier lugar.

Además, con ellos los departamentos de Recursos Humanos ven reducida su carga de trabajo. Por un lado, disponen de toda la información en digital lo que les permite generar informes muy fácilmente. Y, por otro, los softwares de control horario almacenan todos los registros en la nube, por lo que no ocupan espacio físico, y están a disposición del equipo en caso de una Inspección de Trabajo.

Ventajas de utilizar un software de control horario

Interfaz del software de control horario de Kenjo

De acuerdo con esto, las ventajas de utilizar un software de control horario para las empresas, especialmente con empleados en remoto, son enormes. Vamos a analizar las más destacables:

• El registro de la jornada es mucho más rápido y eficiente a través de un software.
• Los empleados pueden anotar su horario desde cualquier lugar fácilmente.
• Disminuye casi a cero el error humano propio de las anotaciones manuales.
• Ayuda a cumplir la ley de control horario sin esfuerzo para RRHH.
• El tiempo de revisión y control de horas extra se reduce a más de la mitad.
• RRHH puede detectar fácilmente las horas extras para adaptar la nómina y no cometer errores.
• El equipo de personal puede obtener informes semanales o mensuales en apenas un click.
• La empresa paga una cuota fija por empleado lo que permite optimizar costes.
• El registro de horas a través de un software ofrece transparencia e información de interés a los empleados y a la empresa.

Descubre el software de control horario de Kenjo

Como hemos visto, lo más sensato es utilizar un software de control horario ya que otros sistemas no se adaptan al contexto actual del teletrabajo. Además, muchas de estas soluciones tienen un coste muy elevado para la empresa.

En Kenjo, un software de RRHH en la nube, contamos con la funcionalidad específica de control de horario. Gracias a esta, tus empleados podrán llevar el registro de su jornada al día y desde cualquier lugar y dispositivo. Solo necesitan una conexión a Internet.

Al mismo tiempo, el equipo de RRHH recibirá la información y ésta se quedará almacenada en la nube. Con ella podrás ver fácilmente, en un dashboard, las horas realizadas por cada empleado y las posibles desviaciones así como crear informes automáticos en apenas un par de clics.

Además, Kenjo es un software de RR. HH. todo en uno. Esto quiere decir que cuenta con otras funcionalidades que apoyan el trabajo diario del equipo de personas. Por ejemplo: gestión de nóminas, control de ausencias y vacaciones, procesos de reclutamiento, organigramas…