¿Qué sistemas de control horario existen?

Los sistemas de control de horario se multiplicaron con la obligatoriedad de llevar el control horario de los trabajadores en 2019. La ley deja en manos de las empresas el elegir una solución u otra, de los muchas que podemos encontrar actualmente en el mercado.

¿Cómo dar con el sistema que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa? A continuación, analizamos cada una de ellas diferentes herramientas que existen para que puedas tomar la mejor decisión para tu organización.

Herramientas permitidas por la ley de control horario

Desde el 12 de mayo de 2019 las empresas españolas tienen la obligación de llevar un registro del horario de entrada y salida de sus empleados. La medida fue impulsada por el Gobierno, tal y como se publicó en el BOE, con el objetivo de “regular el registro de jornada". Por tanto, las empresas que no se hayan adaptado a esta nueva Ley se exponen a recibir diferentes multas por incumplimiento del control horario.

El Decreto Ley se trasladó, a su vez, al Estatuto de los Trabajadores que es la norma que regula las relaciones laborales en España. En él, en su artículo 34, se explica qué han de hacer las empresas para cumplir con lo establecido. Los requisitos fundamentales son:

• Registrar el horario de entrada y salida del trabajador.
• Guardar la información durante, al menos, 4 años.
• Poner a disposición de los empleados el registro.
• Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas en el último mes.

Sin embargo, a lo largo del texto, no se hace referencia a los sistemas de control de presencia que deberían utilizar las empresas. Queda, por tanto, en manos de la compañía elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades siempre y cuando cumpla el objetivo de la norma, realizar el control horario de los trabajadores.

Hay que tener en cuenta, eso sí, que la ley de control horario especifica que la fijación del registro de jornada, así como el dispositivo utilizado para ello, deberá acordarse con los representantes legales de los trabajadores (siempre y cuando exista esta figura).

Sistemas de control horario más utilizados

Un sistema de control horario es aquel software o dispositivo que sirve para supervisar y registrar las horas de entrada y de salida de los empleados de una empresa. Su finalidad es anotar el número de horas trabajadas por cada persona, la puntualidad o las incidencias que se puedan producir durante la jornada laboral.

Actualmente, y especialmente tras la entrada en vigor del Decreto Ley de 2019, existen diferentes tipos de sistemas de control horario: desde las hojas de firmadas, el método más tradicional, hasta sistemas biométricos altamente sofisticados.

Teniendo en cuenta que las empresas tienen la capacidad de elegir qué dispositivo de control horario se adapta mejor a sus necesidades, es interesante analizar todas las opciones para controlar el control horario, prestando especial atención a sus ventajas y desventajas.

Plantillas de Excel

Las plantillas de Excel, físicas y digitales, se han convertido en un recurso muy extendido dentro de las empresas para llevar el control horario de los empleados. Son estos los que cada día introducen su hora de llegada y salida en las casillas correspondientes.

A pesar de ser una solución práctica y muy económica, las plantillas de Excel a la larga presenta muchos problemas para el departamento de Recursos Humanos:

• En el caso de ser un documento físico, es necesario encontrar un lugar seguro donde almacenar cada una de las hojas durante al menos cuatro años. Esto no solo ocupa espacio, sino que además se corre el riesgo de perder algún folio.
• Las plantillas de Excel digitales suelen contener fórmulas y requieren de una revisión constante para evitar errores y confusiones.
• No es un sistema compatible con los empleados en remoto o aquellos que pasan poco tiempo en la oficina.

Softwares de control horario

Un software de control horario consiste en un programa informático, accesible a través de ordenador, tableta o app móvil para control horario, con el cual los empleados registran fácilmente la hora de entrada y de salida. Estos suelen ser de pago y la cuota, normalmente, varía en función de los usuarios o trabajadores de la empresa.

Algunas de las soluciones que podemos encontrar en el mercado cuentan con funcionalidades adaptadas que permiten, por ejemplo, identificar la carga de trabajo del empleado, gestionar vacaciones y ausencias, obtener datos en tiempo real y generar informes automáticos en apenas un click.

Interfaz del software de control horario de Kenjo

Es decir, un software de control horario adaptado no solo registra y almacena el horario de los trabajadores sino que, además, nos ofrece una serie de funcionalidades adicionales que pueden resultar de utilidad para un departamento de Recursos Humanos.

Como ventajas, por tanto, podemos señalar:

• Accesibilidad desde cualquier dispositivo.
• Registro sencillo, rápido y cómodo.
• Funcionalidades adicionales como gestión de vacaciones y ausencias.
• Informes y datos en tiempo real.
• Ahorro económico al pagar solo por los usuarios que lo utilizan.

Como punto negativo, se trata de una herramienta declarativa, es decir, la información registrada es la que proporciona el empleado por lo que puede haber ciertos desajustes con respecto a la realidad.

→ Recomendamos que a la hora de buscar un software de control horario elijas uno que cuente con:

• Registro de hora de entrada y de salida.
• Tecnología basada en la nube para poder registrar el horario desde cualquier lugar.
• Informes personalizado para obtener información detallada.
• Gestión de vacaciones y ausencias.
• Integración de sistemas biométricos.
• Aplicación móvil para trabajadores en remoto.
• DIseño intuitivo y fácil de usar.
• Integraciones con agendas, sistemas de mensajería, etc.
• Notificaciones y alertas.

Máquinas para fichar

Las máquinas de fichar se han utilizado, desde hace muchos años, en industrias o sectores de servicios para controlar las horas trabajadas y calcular las horas extra. Hasta que han surgido tecnologías y sistemas modernos y alternativos, eran la herramienta de control de presencia más utilizada.

Actualmente se considera que este sistema se ha quedado obsoleto. Requiere de una instalación física y de una inversión económica que, a día de hoy, con las opciones que existen en el mercado, ha dejado de tener sentido. Aún así, algunas empresas aún lo utilizan y recurren a proveedores como TSimplifica o MHP.

Además, no responde a las dinámicas de trabajo actuales en las que impera la flexibilidad horaria o el teletrabajo. Las máquinas suelen estar ubicadas físicamente en la empresa por lo que el empleado no tiene más remedio que acudir allí a fichar.

Sus desventajas, por tanto:

• Elevado coste económico.
• Falta de flexibilidad.
• Escasa seguridad (cualquier puede fichar otro o utilizar su tarjeta).
• No apto para startups o pymes (por su coste).

Sistemas biométricos

De todos los tipos de sistemas de control horario que existen, quizás éste sea el más sofisticado. El control biométrico realiza el seguimiento de entrada y salida de cada empleado a través de su huella dactilar, el iris, la pupila, el rostro, etc. Aplica técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos para verificar su identidad.

Actualmente, no se recomienda el uso de los sistemas de acceso por huella para evitar contagios de Covid-19. De hecho, en el BOE del 3 de mayo, se insta a las empresas a sustituir este sistema por otro. Dice así: “el fichaje con huella dactilar será sustituido por cualquier otro sistema de control horario que garantice las medidas higiénicas adecuadas para protección de la salud y la seguridad de los trabajadores".

Este tipo de soluciones son habituales en empresas en las que la seguridad es muy importante ya que garantizan que ninguna persona ajena a la organización podrá acceder al edificio. Podríamos decir, por tanto, que esta es su principal ventaja. Sin embargo, su elevado precio de instalación es un gran punto negativo.

Descubre el software de control horario de Kenjo

Habiendo analizado las ventajas y desventajas que presentan las diferentes soluciones de control de horario que podemos encontrar en el mercado, lo más sensato y lo que mejor se adapta a las necesidades de la mayoría de las empresas son los softwares de control de horario.

Kenjo, el software de RRHH todo en uno, cuenta con la funcionalidad de control de horario para que todas las compañías puedan cumplir con lo establecido por la ley española. Nuestro software ha sido diseñado para ofrecerle a los empleados y al equipo de gestión de personas una experiencia completa:

• Accesible a través de ordenador, tableta y app móvil.
• Permite registrar la hora de entrada y salida de forma rápida y sencilla.
• Los registros permanecen almacenados, de forma segura, en la nube.
• El equipo de RRHH podrá ver de un vistazo las horas trabajadas de cada empleado con especial atención a las horas extra.
• Es posible generar informes o crear resúmenes semanales o mensuales.

De la mano de Kenjo te resultará mucho más sencillo llevar el registro del horario del personal y obtener la información necesaria para tomar mejores decisiones para la organización. Si te interesa, puedes probarlo gratis durante 14 días.