¿Cómo llevar el control de horas trabajadas de los trabajadores?

El registro de las horas trabajadas es una tarea obligatoria para todas las empresas españolas desde 2019. Sin embargo, la ley no dice nada sobre qué sistemas utilizar para hacer este seguimiento. Por lo tanto, las organizaciones tienen la libertad de elegir el que mejor les convenga.

Esto puede generar algunas dudas acerca de cómo controlar el horario de los trabajadores, qué sistemas existen, cuáles son los más eficientes o los más sencillos de utilizar por los empleados. Por eso, en este artículo veremos qué soluciones ofrece el mercado y qué ventajas y desventajas presenta cada una de ellas.

¿Qué es y en qué consiste el control horario?

El registro de control de horas surge el 12 de marzo de 2019 tras publicarse en el BOE la ley que obliga a las empresas a registrar el horario de sus empleados. Dos meses después se hizo efectiva con la modificación del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 34.9 que estipula lo siguiente: “la empresa garantizará el registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Este registro ha de hacerse independientemente del horario de trabajo que tengan, ya sea ininterrumpido, por turnos o con una bolsa de horas.

Para llevar a cabo el control horario de horas trabajadas según la ley será necesario:

•   Guardar el registro de horarios durante, al menos, cuatro años.
•   Facilitar el acceso al registro de horas obligatorio a los empleados y los sindicatos.
•   Informar a los empleados de la distribución de su jornada laboral.
•   Hacer saber a los sindicatos las horas extras realizadas por los empleados cada mes (siempre y cuando haya representación sindical).

Importancia de llevar un control de horas de los trabajadores

El motivo principal para controlar las horas de trabajo, según el BOE de 2019, es “garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Eso se traduce en ciertas ventajas como las siguientes:

•   Permite registrar las horas extras realizadas por cada empleado y así definir su remuneración.
•   Facilita una mejor gestión de los equipos al saber cuánto tiempo necesita una persona para completar una tarea y así sumar refuerzos en caso de ser necesario.
•   Mejora el cálculo de la rentabilidad y los costes operativos de la empresa.
•   Reduce el fraude o las malas prácticas.

Principales sistemas para llevar el control de horas trabajadas

Por tanto, ¿cómo llevar el control de horas trabajadas? Como decíamos al principio, el Estatuto de los Trabajadores da la libertad a las empresas de elegir qué sistema quieren utilizar. Por lo tanto, es responsabilidad de cada organización implementar procesos y herramientas de control horario adecuadas.

Podemos encontrar diferentes soluciones en el mercado, destacamos cuatro:

Plantilla de Excel

Las plantillas de Excel son la solución más tradicional para llevar el control horario de una plantilla. Es un sistema muy extendido porque su uso no implica grandes costes económicos. Sin embargo, tiene ciertas limitaciones: implica incluir y modificar datos a mano de forma permanente y si alguien borra lo que no debe, se pierde la información.

Dentro de esta solución hay empresas que utilizan las plantillas de Excel en formato físico. Es decir, utilizan un cuadrante en papel en el que los empleados van rellenando su hora de entrada y de salida. Esto dificulta, por ejemplo, el teletrabajo y se corre el riesgo de que algún papel desaparezca, incumpliendo la obligación de conservar los registros durante cuatro años.

Software de control horario

Un software de control horario resuelve todas las incógnitas sobre cómo controlar las horas de trabajo dentro de una organización. Es el más óptimo y permite a los trabajadores introducir su información fácilmente desde su ordenador, app o tablet.

Para el equipo de RRHH aporta la tranquilidad de saber que toda la información se queda guardada en la nube con total seguridad. Así y ante una inspección de trabajo por control horario, no tendrá ningún problema.

Interfaz de la herramienta de control horario de Kenjo

Los datos reflejados son ficticios

Además, los datos se muestran a través de paneles con los que será posible controlar el volumen de horas trabajadas, detectar áreas en las que se están haciendo horas extra repetidamente, así como gestionar vacaciones y ausencias fácilmente, entre otras cuestiones. En definitiva, podrán hacer una mejor gestión de los equipos.

Por último y aunque estos programas suelen ser de pago, la cuota normalmente se adapta al número de trabajadores que tiene la empresa por lo que el precio se calculará de forma proporcional a su tamaño.

Máquina de fichaje

Las máquinas de fichaje manual y presencial se han utilizado durante muchos años, sobre todo en el sector industrial. Ahora, la mayoría, funcionan con tarjetas magnéticas que registran la hora de entrada y salida de cada trabajador. Es un sistema muy sencillo y extendido pero que, por ejemplo, es incompatible con modelos de teletrabajo.

Sistemas biométricos

Lo último en sistemas de control horario son los sistemas biométricos, que hacen el seguimiento de los trabajadores a través de su huella dactilar, el iris, la pupila, el rostro… Detectan sus rasgos para verificar su identidad y, si todo es correcto, tendrán acceso a las instalaciones quedando registrada su hora de entrada y salida. Aunque es un sistema innovador y seguro su instalación acarrea un gran coste que pocas empresas pueden asumir.

Descubre el software de control horario de Kenjo

Con el software de RRHH ‘todo en uno’ de Kenjo, podrás utilizar una funcionalidad específica de control horario con la que los empleados pueden registrar fácilmente su jornada laboral. Por su parte, los responsables de RRHH podrán llevar el control de las horas registradas y analizar los datos de un solo vistazo.

Además de esto, también incluye otras funcionalidades como la gestión de vacaciones y ausencias, evaluaciones de desempeño, encuestas de clima laboral, reclutamiento y muchas otras.