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A pesar de los enormes desafíos que ha supuesto la digitalización y el cambio en los hábitos laborales, el control de presencia laboral sigue siendo un aspecto fundamental para cualquier empresa.
El pago de las horas extra, la planificación de la plantilla o las evaluaciones de desempeño dependen en gran medida de un correcto registro de cuándo comienza y acaba la jornada laboral de cada empleado.
Por ello, en este artículo te explicaremos qué es y en qué consiste exactamente el control de presencia laboral, por qué es importante llevar uno y cuáles son los principales sistemas de registro que existen hoy en día.
¿Qué es y en qué consiste el control de presencia?
En esencia, el control de presencia de los trabajadores consiste en el registro de las horas durante las que desarrollan su actividad laboral. Las compañías lo usan para llevar el control de las horas de cada trabajador, una información muy útil que permite llevar un recuento individual del tiempo de cada jornada y, además, determinar exactamente cuándo comienza y termina de trabajar un empleado.
Si bien el segundo objetivo es cada vez más difícil de cuantificar, sobre todo ante el aumento de la flexibilidad y de las modalidades híbridas de trabajo, lo cierto es que el control de horas sigue siendo un insumo clave para las decisiones operativas y administrativas en el día a día de una empresa, aunque también a mediano e incluso largo plazo.
En España, este registro horario de las horas trabajadas es obligatorio en las empresas desde 2019 con el objetivo de evitar abusos laborales y el impago de las horas extras realizadas. La normativa queda recogida en el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo.
Importancia de llevar un control de horas de los trabajadores
Pero ¿por qué es importante? En primer lugar, tal como lo indicamos más arriba, sin un control minucioso de las horas trabajadas sería muy difícil remunerar correctamente las horas extra que cada empleado puede acumular en un mes. Ello afectaría el salario recibido por el empleado, podría provocar problemas y tener efectos en la productividad.
Asimismo, medir la presencia laboral representa una buena estadística para evaluar el desempeño de un empleado, establecer tendencias en un departamento específico o en la empresa en general. El registro ofrece la posibilidad de determinar con mucha precisión cuál es el rendimiento por hora de trabajo y establece, además, una base objetiva y rigurosa para la toma de decisiones.
Derivado de lo anterior, la empresa sabrá más claramente cuánto tiempo necesita cada empleado para una tarea y planificar cuántos necesitará para un proyecto. A la vez, podrá visualizar bien cuáles son sus costes de operación.
Así, si sabemos que un trabajador necesita más horas para una tarea, podemos asignarla a otro que requiera menos tiempo y asignar al primero otra tarea distinta para la que sabemos que es más eficiente. En suma, podemos construir un esquema de reparto de asignaciones sabiendo muy bien cómo rinden y se desempeñan nuestros empleados, lo que redundará en un buen clima laboral y equipos de trabajo más unidos.
Por otra parte, tener un control de las horas trabajadas servirá para prevenir fraudes o malas prácticas si un empleado incumple el número de horas establecido legalmente en el contrato. A cambio, cualquier trabajador sabrá bien cuántas horas suma en su jornada laboral y, si éstas superan lo establecido, solicitar las horas extra correspondientes.
¿Cuáles son los sistemas de control de presencia más utilizados?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece varios criterios para el sistema de control, como guardar la información durante al menos 4 años y que ésta esté a disposición de los empleados, pero deja en manos de las empresas la selección de un sistema u otro. Actualmente, hay varios disponibles en el mercado.
¿Cuál es el más adecuado? Ello dependerá de las circunstancias y necesidades de cada empresa, por lo que a continuación analizamos cuáles son las diferentes herramientas que existen para llevar el control de horas trabajadas de tus empleados.
Plantilla de Excel
Las plantillas de Excel, tanto físicas como digitales, son utilizados con frecuencia por las compañías para llevar el control de presencia de los empleados, que introducen su hora de llegada y salida en las casillas correspondientes.
Si bien es una solución práctica y económica, las plantillas de Excel pueden presentar algunos problemas para el registro laboral:
- Si es una plantilla física, hay que buscar un lugar seguro donde conservarla al menos durante cuatro años. Además, siempre corremos el riesgo de que se pierda algún folio y no podamos recuperar la información.
- Los documentos digitales en Excel suelen contener fórmulas y requieren de una revisión constante para evitar errores y confusiones. Es decir, tiempo y recursos económicos.
- No es un sistema compatible con los empleados en remoto o aquellos que pasan poco tiempo en la oficina, un detalle cada vez más fundamental desde la llegada del teletrabajo a nivel masivo con la pandemia.
Software de control horario
Otra opción es un software de control de presencia digital. Consiste en un programa informático, accesible a través de ordenador, tableta o app móvil para control de presencia, con el cual los empleados registran fácilmente la hora de entrada y de salida. Estos suelen ser de pago y la cuota varía en función de los usuarios o trabajadores de la empresa.
Estos sistemas ofrecen en general funcionalidades adaptadas que permiten, por ejemplo, identificar la carga de trabajo del empleado, gestionar vacaciones y ausencias, obtener datos en tiempo real y generar informes automáticos en apenas un clic. De esta forma, nuestra empresa no solo contará con datos muy valiosos, sino con opciones y posibilidades a partir de ellos.
Sus ventajas son su accesibilidad desde cualquier dispositivo, su sencillez y rapidez en el registro, la posibilidad de generar informes y datos en tiempo real, y el ahorro económico al pagar sólo por aquellos trabajadores que lo utilizan. Además, el departamento de RRHH y los gerentes de departamento pueden limitar las horas en las que el trabajador puede registrar su horario laboral. En este artículo te mostramos una comparativa de los mejores softwares de control horario.
Interfaz del software de control de control horario de Kenjo
Los datos reflejados son ficticios
En cualquier caso, recomendamos un software de control horario que cuenten con estas características:
- Registro de hora de entrada y de salida.
- Tecnología basada en la nube para poder registrar el horario desde cualquier lugar.
- Informes personalizados para obtener información detallada.
- Gestión de vacaciones y ausencias.
- Integración de sistemas biométricos.
- Aplicación móvil para trabajadores en remoto.
- Diseño intuitivo y fácil de usar.
- Integraciones con agendas, sistemas de mensajería, etc.
- Sistema de geolocalización para saber desde dónde se realiza el fichaje
- Posibilidad de fichar a través de un código QR
- Notificaciones y alertas.
Máquina de fichaje
En un mercado laboral que enfrenta nuevas dinámicas y hábitos con la pandemia por Covid-19, las máquinas físicas de fichar de forma presencial son cada vez más anticuadas. Se han utilizado durante décadas en industrias o sectores de servicios y fueron la herramienta principal para el control de las horas trabajadas hasta el surgimiento de los sistemas modernos.
Este sistema requiere de una instalación física y de una inversión económica que hoy en día, con las opciones que existen en el mercado, ha dejado de tener sentido, sin bien algunas empresas lo siguen utilizando y recurren a proveedores como TSimplifica o MHP.
En definitiva y a diferencia de un control de presencia digital, este sistema no responde a las dinámicas de trabajo actuales en las que impera la flexibilidad horaria o el teletrabajo. Las máquinas suelen estar ubicadas físicamente en la empresa, por lo que el empleado no tiene más remedio que acudir allí a fichar.
Sistemas biométricos
El control biométrico es tal vez el más sofisticado de todos los sistemas disponibles en el mercado, ya que realiza el seguimiento de entrada y salida de cada empleado a través de su huella dactilar, el iris, la pupila, el rostro, etc., aplicando técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos para verificar la identidad del empleado.
Sin embargo, con la pandemia, no se recomienda el uso de sistemas de acceso por huella para evitar contagios de coronavirus. De hecho, en el BOE del 3 de mayo, se insta a las empresas a sustituir este sistema por otro.
Este tipo de sistemas son habituales en empresas en las que la seguridad es muy importante, porque garantizan que ninguna persona ajena a la organización pueda acceder al edificio, en lo que es su principal ventaja. No obstante, su elevado precio de instalación es un gran punto negativo.
Descubre el software de control horario de Kenjo
Tras analizar las ventajas y desventajas que presentan las diferentes soluciones de control de horario que podemos encontrar en el mercado, lo más sensato y lo que mejor se adapta a las necesidades de la mayoría de las empresas es utilizar un software como el de Kenjo.
Interfaz del software de control de presencia laboral de Kenjo
Los datos reflejados son ficticios
En Kenjo, software de RRHH ‘todo en uno’ para PYMES, contamos con una funcionalidad específica de control de las horas trabajadas para que todas las compañías puedan cumplir con lo establecido por la normativa vigente España. Gracias a él, los responsables de RRHH y gerentes de departamento podrán tener las siguientes funcionalidades a su alcance:
- Accesible a través de ordenador, tableta y app móvil.
- Permite registrar la hora de entrada y salida de forma rápida y sencilla.
- Los registros permanecen almacenados, de forma segura, en la nube.
- El equipo de RRHH podrá ver de un vistazo las horas trabajadas de cada empleado con especial atención a las horas extra.
- Es posible generar informes o crear resúmenes semanales o mensuales.
De esta forma será mucho más sencillo llevar el registro del horario de los empleados y obtener la información necesaria para tomar mejores decisiones.
