Planilla horaria: ¿qué es y cómo se hace?

Una planilla horaria es una herramienta de gran utilidad a la hora de llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores. En España, la normativa y en concreto el RD 8/2019, establece que todas las empresas deben contar con dicho registro. Por eso, disponer de métodos como una planilla horaria resulta de gran importancia para cumplir con la legislación laboral y contar con un sistema de fichaje laboral.

En este artículo te explicamos cómo se hace una planilla horaria, qué elementos debe contener y podrás descargar una plantilla de planilla horaria de forma completamente gratuita. Además, te contamos qué otros sistemas de registro horario existen y cómo optimizar este proceso con un software de control horario.

¿Qué es una planilla horaria?

Una planilla horaria es un sistema para registrar el inicio y el final de la jornada laboral de un trabajador, así como las pausas, horas trabajadas y horas esperadas. La planilla horaria puede ser digital o estar en formato Excel, Word o PDF y deberá incluir un apartado en el que se reflejen las horas no computables, en caso de que el empleado trabaje a turno partido o tenga un horario flexible. Por último, conviene que la planilla horaria también muestre la diferencia entre las horas trabajadas y las esperadas. 

Lo idóneo es que los responsables de RRHH o del control horario de los trabajadores, puedan disponer de planillas de horarios para imprimir y que conserven el histórico de los registros durante al menos cuatro años, según fija la normativa.

¿Qué importancia tiene la planilla de horarios?

Una planilla de horarios es un método creado para luchar contra la precariedad laboral y el cumplimiento de la jornada laboral. De esta forma, si el trabajador realiza horas extras, éstas quedarán reflejadas en la planilla horaria y la empresa podrá poner en marcha medidas para que esto no suceda. Estos son algunos de los motivos por los que es importante tener una planilla horaria:

• Realizar un registro horario según la normativa vigente.
• Reflejar las horas extras de los trabajadores. 
• Disponer del histórico de los registros horarios. 
• Organizar la planificación de trabajo y los proyectos según los horarios de los trabajadores.
• Poder decidir si se compensan las horas extras con días libres o remuneración.

¿Cómo organizar horarios y turnos de trabajo?

Los horarios y turnos de trabajo deberán quedar reflejados en el contrato laboral según lo establecido en el convenio colectivo de cada empleado. En España, la jornada laboral a tiempo completo es de 40 horas semanales repartidas por lo general en 8 horas diarias de lunes a viernes. Sin embargo, también hay empleados que trabajan por turnos rotativos.

Los empleados que trabajan en turnos rotativos alternan sus horarios y jornadas laborales para que la producción de la empresa se mantenga constante las 24 horas del día. Para organizar los turnos de trabajo, las empresas pueden utilizar software de turnos rotativos con el que planificar los horarios y crear cuadrantes.

En cambio, para el registro horario, las compañías pueden recurrir a sistemas manuales como una planilla horaria o digitales, como un software de control horario. 

¿Cómo se hace una planilla de trabajo?

El contenido de las planillas horarias variará en función de las necesidades de cada empresa. Sin embargo y para cumplir con la ley de control horario, deberá incluir al menos los siguientes elementos:

• Información del empleado: su nombre, apellidos, número de DNI y el ID del empleado.
• Días naturales: si se trata de una planilla horaria mensual, deberá incluir los días correspondientes a un mes natural, es decir, 30 o 31 según corresponda.
• Entrada: la hora de inicio de la jornada laboral.
• Salida: la hora a la que se termina de trabajar.
• Descansos: el tiempo que duran las pausas que se incluyen por contrato en el horario laboral, como por ejemplo para la comida.
• No computables: hace referencia a las horas no computables en caso de que el empleado trabaje a turno partido. 
• Horas trabajadas: son las horas que el empleado ha trabajado, sin contar con los descansos ni las horas computables.
• Horas esperadas: son las horas que el trabajador debería realizar según su contrato de trabajo o convenio colectivo. 
• Total diferencia de horas: este apartado reflejará la diferencia entre las horas trabajadas y las horas esperadas.

Además, las planillas horarias también pueden contener un apartado dedicado a los proyectos y actividades que se realicen y las horas que se inviertan en cada uno de ellos.

¿Cómo hacer una planilla de trabajadores en Excel?

Hacer una plantilla de trabajadores en Excel es un proceso relativamente sencillo. A continuación te explicamos cómo hacerla paso a paso: 

• Paso 1: en la parte superior del Excel destina varias celdas para incluir los datos del empleado.
• Paso 2: bajo la información del empleado dedica una fila a reflejar los días del mes, las horas de entrada al trabajo, de salida, los descansos, las horas no computables, así como las horas trabajadas y las esperadas. Divide esta información en columnas para que quede organizado.

Imagen de la plantilla de planilla horaria de Kenjo

• Paso 3: una vez anotada la información relativa al horario, añade en una fila adicional el total de horas según la suma de las horas trabajadas y de las horas esperadas. 
• Paso 4: por último, bajo el total de horas deberás añadir otra fila con la diferencia de horas que resultará de las horas trabajadas menos las horas esperadas.  

Descarga una plantilla de planilla horaria gratis

Para que puedas utilizar una planilla horaria de forma ágil y sencilla, hemos creado una plantilla con la que los empleados podrán registrar su horario de trabajo y el resto de puntos indicados más arriba. Para ello, tan sólo tienes que hacer click en la imagen superior y descargar tu plantilla de forma gratuita. 

 ¿Cómo funciona la plantilla de planilla horaria de Kenjo?

La plantilla de planilla horaria de Kenjo es muy sencilla de utilizar tan sólo tienes que seguir estos sencillos pasos:

• Paso 1: descargar la plantilla rellenando el formulario que verás en la imagen superior.
• Paso 2: enviar la plantilla a tus empleados para que introduzcan de forma manual las horas de inicio y salida del trabajo, así como las pausas u otros descansos que tomen. 
• Paso 3: si los empleados utilizan la plantilla online los cambios se guardarán automáticamente. Si utilizan la versión descargada (.xlsx), deberán de guardar todos los cambios antes de cerrarla ('Archivo', 'Guardar').
• Paso 4: Al final de cada mes la persona responsable de RRHH podrá exportar la plantilla en PDF. 

Software de planilla horaria

Utilizar un software de planilla horaria con el que hacer el registro del horario de los trabajadores, presenta una serie de ventajas frente a los métodos manuales como una hoja de papel o un documento en formato Excel, Word o PDF. 

En Kenjo contamos con un software de registro horario con el que las empresas pueden llevar a cabo lo siguiente:

• Desde la nube: el registro horario se realiza en la nube y con la máxima seguridad para no perder ningún dato.
• Multi dispositivo: Los empleados pueden registrar sus horas desde cualquier dispositivo: web, app móvil o tablet.
• Geolocalización: A través de un sistema de geolocalización se puede guardar la ubicación y la hora desde la que se han hecho los fichajes. 

Interfaz del software de control horario de Kenjo

• Reportes: Los responsables de RRHH o del control horario pueden descargar en PDF el histórico de registros con tan sólo un click. 
• Límites de registro: Es posible establecer límites al número de horas que se pueden registrar y enviar recordatorios para tomar descansos. 
• Horas extra: las horas extras quedan reflejadas de forma automática y pueden compensarse automáticamente con días libres o remuneración. 
• Seguimiento: se puede realizar un seguimiento de los fichajes diario, semanal o mensual.
• Acceso: los empleados pueden acceder al software con código PIN, QR o con su correo electrónico.
• Punto de fichaje: la empresa puede colocar una tablet presencial en el lugar del trabajo para que los empleados fichen sus horas de trabajo.