¿Cómo controlar el horario de los trabajadores?

Todas las empresas españolas están obligadas a decidir cómo controlar el horario de los trabajadores. El registro de la jornada laboral de los trabajadores es imperativo pero cada organización tiene la libertad de elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades.

Desde la entrada en vigor de la ley de control horario de los trabajadores en 2019 se han multiplicado las soluciones que existen en el mercado para este propósito. ¿Cómo elegir una? A continuación te explicamos las diferentes opciones para que encuentres la mejor solución para tu organización.

¿Es necesario registrar el control horario de los trabajadores?

A veces surgen dudas sobre si es obligatorio el control de horario de los trabajadores, la respuesta es clara: sí. Desde mayo de 2019 todas las empresas deben llevar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada uno de sus empleados.

El 12 de marzo 2019 se publicó en el BOE la orden de registrar el horario de los empleados en las empresas y, dos meses después, la norma se hizo efectiva con la modificación del Estatuto de los Trabajadores, la ley que regula el empleo por cuenta ajena en España.

El artículo 34.9 dicta que la “empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora"

Además de esto, la ley dice que las organización deberán:

• Guardar el registro diario durante, al menos, cuatro años ya que puede ser requerido en una inspección de Trabajo.
• Poner a disposición de los trabajadores y sindicatos dicho registro.
• Dar a conocer a los empleados su horario y distribución de la jornada laboral.
• Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas por los empleados cada mes.

De no seguir estar normas, las empresas pueden recibir sanciones por incumplimiento de la ley de control horario. De hecho, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social lo considera como una infracción grave en material laboral. Las multas pueden ir de los 60€ a los 187.515€.

¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores?

En el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no se hace referencia a los sistemas de control horario, por lo que las empresas tienen libertad para elegir cuál quieren utilizar. A la hora de decidir cómo controlar el horario de los empleados solo tenemos que buscar la solución que mejor se adapte a las necesidades concretas de cada empresa y cumplir con los requisitos impuestos en la ley (comentados más arriba).

Actualmente existen en el mercado diferentes tipos de sistemas, cada uno de ellos con características diferentes. A continuación explicamos cuáles son y en qué consiste cada uno.

Plantillas de Excel

Las plantillas de Excel son la solución más tradicional y sencilla para llevar el control horario del personal. Estas pueden ser físicas o digitales, aunque siempre han de estar a disposición de los trabajadores para que estos puedan anotar en ellas la hora de entrada y salida cada día.

Aunque es un sistema muy extendido y económico, presenta ciertas dificultades en el día a día. Por ejemplo, si utilizamos hojas de Excel físicas tenemos que asegurarnos de guardar estos documentos en algún archivador o almacén durante al menos cuatro años, lo que supone una pérdida de espacio importante. Además, corremos el riesgo de que algún papel se pierda y desparezca.

En el caso de las hojas digitales, si éstas llevan fórmulas, debemos ser constantes a la hora de revisar que toda la información ha sido introducida correctamente y que los automatismos que hemos creado siguen funcionando.

Programas específicos de control horario

¿Cómo realizar el control horario de una forma más moderna y eficiente? Muchas empresas optan por softwares específicos para el control horario. Es decir, sistemas informáticos que han sido desarrollados para que las empresas puedan cumplir con la ley de control horario de forma fácil y sencilla para todos.

Un programa de control horario suele funcionar en ordenador y en móvil, para que los empleados puedan registrar su hora de entrada y salida desde cualquier lugar. Esto es especialmente interesante para aquellas empresas con trabajadores que viajan habitualmente o que trabajan en remoto desde sus hogares.

Interfaz del software de control horario de Kenjo

Otra de las ventajas de este sistema es que la información se queda almacenada en la nube, por lo que las empresas tendrán sus registros bien guardados, sin ocupar espacio físico en la oficina, y a su disposición siempre que los necesiten.

Los softwares específicos cuentan también con funcionalidades adaptadas para que los departamentos de Recursos Humanos puedan hacer una mejor gestión del tiempo de sus empleados. Estas permiten, por ejemplo, identificar la carga de trabajo de cada persona, gestionar vacaciones o ausencias, obtener datos en tiempo real y crear informes personalizados.

Máquinas para fichar

Dentro de las máquinas para fichar encontramos dos tipos. Las primeras son las más tradicionales que se encuentran sobre todo en la industria y que funcionan con tarjetas. Es un sistema muy sencillo que permite registrar el horario y calcular las horas extra. Sin embargo, obliga a los empleados a fichar físicamente cada día.

El segundo tipo se corresponde con sistemas biométricos de fichaje que surgen gracias a las nuevas tecnologías. Estos funcionan a través de la huella dactilar, el iris, la pupila, el rostro… por lo que son capaces de leer los rasgos físicos de cada empleado para identificar su identidad. Su gran ventaja es la seguridad, por lo que son utilizados habitualmente en empresas tecnológicas.

Sin embargo, su coste es muy elevado lo que hace que su uso sea casi residual. Además, actualmente, con la crisis sanitaria provocada por el coronavirus no son muy recomendables aquellos sistemas en los que hay que dejar la huella dactilar para así evitar el contacto y la transmisión.

Kenjo, el software de control horario más sencillo

¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores? Después de haber repasado las diferentes soluciones que existen en el mercado, cada empresa tienen que encontrar el sistema que mejor se adapta a sus necesidades.

Sin duda, la opción más flexible e interesante para la mayor parte de las empresas son los softwares específicos de control horario. Se adaptan a cualquier tipo de actividad y ofrecen funcionalidades muy interesantes para cualquier equipo de Recursos Humanos.

Además, un sistema que opera desde la nube al que se puede acceder desde cualquier con tan solo una conexión a Internet, permite a los trabajadores en remoto registrar su jornada cómodamente. Es importante recordar que los empleados a distancia también están obligados a fichar.

En Kenjo hemos creado un software de RRHH todo en uno que cuenta con un sistema de control horario adaptado a los requisitos de la ley española. Tus empleados podrán registrar su jornada fácilmente desde su ordenador o app móvil de control horario. Tú podrás revisar las horas registradas y obtener información de valor de un solo vistazo.

Además, también podrás acceder a otras funcionalidades de interés para tu departamento: gestión de nóminas, control de vacaciones y ausencias, diseño de procesos de reclutamiento, etc. ¿A qué esperas para probarlo?