¿Qué es un software de control de empleados?

El teletrabajo ha hecho que muchas empresas busquen sistemas para vigilar la actividad de sus empleados a distancia. Entre todos los sistemas disponibles encontramos los software de control de empleados que han generado cierta controversia.

A continuación te explicamos en qué consisten, si su uso es legal en España y exponemos algunas alternativas a este sistema.

Definición de un software de control de empleados

Un software de control de empleados es un programa que permite a los responsables de equipo obtener información sobre la actividad informática que realizan sus empleados en sus horas de trabajo. Para ello, esta tecnología recopila datos sobre el uso de Internet, las redes sociales, el tiempo activo, etc. para que la empresa pueda medir la productividad y la eficiencia de los trabajadores.

Es un sistema, por tanto, que tiene como objetivo controlar la actividad informática de los empleados para que los empleadores puedan evaluar cómo trabaja y a qué dedica su tiempo cada miembro del equipo.

Responde a preguntas como:

• ¿Los empleados están activos o inactivos durante el horario laboral?
•  ¿Cuánto tiempo pasan en Internet?
• ¿Están mirando Facebook o viendo vídeos de Youtube?
• ¿Qué aplicaciones utilizan y cuánto tiempo dedican a ellas?
• ¿Utilizan el ordenador del trabajo para los fines previstos?

¿Cómo funcionan los softwares de control de empleados?

Los programas para el control de empleados utilizan funciones del sistema para capturar y registrar información sobre el uso del ordenador. Por ejemplo:

• Registra el usuario con el que se inicia sesión en el ordenador.
• Captura las aplicaciones utilizadas.
• Guarda las URL visitadas.
• Almacena la información capturada.

Así, por ejemplo, cuando el usuario ejecuta una aplicación el software se activa y registra el nombre de la misma, la hora de apertura y cierre de la misma. De este modo, se obtiene una información muy precisa de qué ha estado haciendo el usuario.

Normalmente, toda esta información se almacena en la nube para evitar el uso de servidores propios en la empresa y la complejidad que esto implica. Los responsables de equipo podrán acceder fácilmente al programa y consultar los registros de cada empleado.

Modo silencioso vs Modo transparente

A la hora de implementar un software para el control de los empleados, la empresa puede optar por hacerlo de dos formas: sin que los empleados lo sepan (modo silencioso) o siendo honestos y haciéndoles saber que se controla su actividad (modo transparente).

Es importante aclarar que, en España, las empresas tienen derecho a vigilar y controlar el uso de cualquier de los dispositivos que han proporcionado al empleado. Sin embargo, han de cumplir varios requisitos tal y como se explica en este artículo de Cinco Días:

• Necesidad: justificado por el tipo de trabajo que realiza el empleado.
• Idoneidad: no hay alternativas menos intrusivas para lograr el objetivo.
• Proporcionalidad: los beneficios de la compañía no son superiores a los perjuicios del trabajador.
• Transparencia: el empleado ha sido informado previamente del control de su actividad.

El Reglamento de Protección de Datos Europeo es el que protege a los empleados y obliga a las empresas a comunicar a los empleados qué control se va a hacer y a establecer pautas claras.

También hay que señalar que si el trabajador utiliza equipos personales, podrá negarse a que la empresa instale cualquier tipo de sistema de monitorización ya que se estaría vulnerando su derecho a la intimidad.

Sobre esto ya hay jurisprudencia. En 2019, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla-La Mancha dio la razón a un empleado que había sido despedido por consultar webs no relacionadas con su trabajo sin haber sido informado de que estaba siendo vigilado.

Tal y como explica el catedrático de Derecho del Trabajo Eduardo Rojo en eldiario.es, “la empresa debe tener unas reglas de conducta sobre el uso del ordenador y el trabajador tiene que saber a qué control puede ser sometido".

¿Debes de implementar un software de este tipo en tu compañía?

Muchas empresas, a raíz de la crisis provocada por el coronavirus y la expansión del teletrabajo, han barajado la posibilidad de introducir algún tipo de software de control de empleados para saber qué hacen sus trabajadores desde casa.

Si se hace de la manera correcta, como explicamos más arriba, esto es totalmente legal. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta las implicaciones éticas o emocionales. Y es que, es muy posible que los trabajadores se sientan espiados y piensen que la empresa no confía en ellos. Este tipo de dudas suele acarrear peor ambiente laboral, baja productividad y, en último término, una mayor rotación de empleados.

Además de esto, la línea entre el control de lo profesional y lo personal es muy final. Cuando la empresa tiene acceso a toda la información del empleado es inevitable que, en algún momento, se encuentre con información privada: cuentas bancarias, registros médicos o correos electrónicos privados.

Por lo tanto, a día de hoy, lo más recomendable es recurrir a alguno de los sistemas alternativos que existen en el mercado para controlar la actividad de los empleados sin hacerles sentir incómodos o vigilados.

Alternativas a un software de control de empleados

¿Es posible llevar un control del rendimiento de los empleados a distancia sin necesidad de recurrir a un software de monitorización? La respuesta es sí. Podemos aplicar otras metodologías menos “invasivas” pero que, al mismo tiempo, nos aportan la información que necesitamos.

Software de evaluación de empleados

En lugar de vigilar qué hacen cada día los empleados en su ordenador, ¿por qué no realizar una evaluación completa de su desempeño? De este modo, obtendremos información de verdadero valor sobre la calidad del trabajo de cada persona y no le haremos sentir incómodo.

Utilizar un programa de evaluación de empleados simplifica y agiliza el proceso. Desde el programa podemos diseñar los cuestionarios, enviarlos a los compañeros para obtener feedback y extraer conclusiones.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de RRHH de Kenjo

Si, además, elegimos un programa de recursos humanos en la nube no tendremos ningún problema para poder realizar las evaluaciones a distancia. Podremos acceder a toda la información desde cualquier lugar y trasladarla al empleado a través de una simple videollamada.

Esta es una forma mucho más eficaz y, sobre todo, constructiva de medir el rendimiento de los empleados en teletrabajo. El objetivo final es ayudarles a potenciar sus puntos fuertes y trabajar en los débiles.

Gestor de tareas

Para el día a día, el gestor de tareas es una excelente solución para ver qué está haciendo cada una de las personas del equipo. Estos suelen utilizar el método Kanban, que consiste en un tablero de tres columnas: tareas por hacer, en proceso y terminadas.

Cada tarea se representa con una tarjeta a la que se le asigna, además, un responsable y una fecha límite. La tarjeta irá viajando por el tablero en función de su estado, por lo que el responsable de equipo podrá ver, de un vistazo, cómo evoluciona el trabajo.

Interfaz del software Trello

Si, por ejemplo, durante varios días ves a una persona atascada en la columna de “en proceso” con una misma tarea podrás preguntarle qué ocurre, si necesita ayuda, qué obstáculos ha encontrado, etc.

Este tipo de softwares permite trabajar de una forma mucho más ordenada, eficiente y, sobre todo, conectada con el resto del equipo.

Uso de OKR´S

OKR significa en inglés "Objectives & Key Results", es decir, Objetivos y Resultados Clave. Este fue el término que utilizó Google para referirse a una metodología de fijación de objetivos creada por ellos. Aquí puedes ver un vídeo explicando esta metodología en detalle.

Los OKR son una lista de objetivos que suelen estar alineados con la misión y visión de la compañía. Debajo de cada uno de ellos, ha de haber resultados medibles para poder valorar su cumplimiento de una manera objetiva.

Interfaz del software de OKRS del software de RRHH de Kenjo

Así:

• El objetivo es una meta a futuro que tenga un impacto positivo en la organización.
• Y el resultado clave es una métrica que representa un valor objetivo.

Por ejemplo:

Objetivo 1: aumentar las ventas.

• KR 1: duplicar los leads mensuales.
• KR 2: disminuir el ciclo de ventas en 10%.

¿Cómo podemos utilizarlo para vigilar la actividad de los empleados? Controlando que estos responden a los objetivos acordados por ambas partes. De este modo, el trabajador tiene más libertad a la hora de desempeñar su trabajo y la empresa obtiene los resultados esperados.

Es fundamental señalar que estos tres sistemas pueden ser utilizados de manera independiente o convivir entre sí. Por ejemplo: un apartado de la evaluación de desempeño puede ser la revisión de los OKR.

Depende de la empresa decidir cuáles y qué metodologías decide implementar; sin embargo, es importante elegir bien y comunicar las decisiones con transparencia.