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«Confiar está bien, pero mejor aún es controlar». Desgraciadamente, este antiguo proverbio ruso no se aplica tan bien a los equipos remotos. El control solo causa estrés innecesario, mientras que la confianza promueve una relación igualitaria. Nuestros consejos te ayudarán a crear una base sólida para la colaboración en remoto eficiente.
El COVID-19 nos ha obligado a combinar las dos partes más importantes de nuestras vidas, la privada y la profesional, y meterlas en una sola oficina remota casi de un día para otro. A muchas empresas les está costando establecer nuevos procesos y rutinas de teletrabajo. Al fin y al cabo, no todo el mundo quiere mirar sus correos desde la mesa de la cocina o enseñar a todos sus compañeros el interior de su casa durante una reunión por Zoom.
La transición desde trabajar en una oficina fija todos los días a trabajar de manera independiente implica que los empleados y los empleadores tienen que trabajar la confianza en sus equipos en remoto. Esto obliga a los mánager a dar un salto al vacío. Al fin y al cabo, el control y el estrés son las principales causas de la desmotivación.
La solución es confiar en los empleados, en su desempeño en el trabajo y en su motivación. Pero ¿cómo pueden los mánager desarrollar la confianza en sus empleados que teletrabajan si es imposible averiguar cuánto trabajo se está haciendo y en qué momentos?
Aquí explicamos a los mánager y a los supervisores de RR. HH. cómo pueden hacer un seguimiento del desempeño de sus empleados sin tanta presión y estrés, y así crear un ambiente de confianza, reconocimiento y aprecio. En general, crear un lugar de trabajo donde los empleados lo dan todo y con mucho gusto.
¿Qué es una cultura de alta confianza?
Tener una cultura de alta confianza efectiva debería ser la clave de tu estrategia de teletrabajo. Porque la confianza y la equidad se basan en el respeto mutuo. Incentivan la colaboración y la creatividad. ¿A quién no le gusta que le traten como el profesional adulto que realmente es? ¡A nosotros sí, sin duda! Los mánager pueden estimular la confianza en su organización mediante sus palabras, sus actos, sus presupuestos e historias. Algunas señales de que esto se cumpla son:
- Que se promuevan en tu empresa valores como la transparencia, la equidad, la amabilidad y la generosidad.
- Que a tus empleados se les trate con respeto.
- Que a los empleados se les anima a tomar sus propias decisiones y que se confíe en ellos para cumplir con lo pactado.
- Que se dé feedback de manera regular.
- Que el lugar de trabajo se perciba como un lugar donde la equidad es fundamental.
- Que los líderes sirvan de ejemplo para sus empleados.
- Que haya un verdadero compañerismo y colaboración entre los empleados.
Cómo generar la confianza cuando tus equipos trabajan desde casa
Es complicado romper con malos hábitos, por lo que es más fácil prevenirlos que tratar de curarlos. Un buen mánager de recursos humanos no deja que las cosas lleguen a ese extremo y se esfuerza de manera proactiva para tomar medidas que generen la confianza. Algunos métodos importantes para generar la confianza son:
1. Promover la comunicación
No podemos insistir lo suficiente en esto, la comunicación es, sin duda, lo más importante para la colaboración del equipo. Esto implica compartir no solo las metas, los objetivos y los proyectos a nivel profesional, sino también a nivel personal.
Por ejemplo, tomarse el descanso juntos por videoconferencia ayuda a que la gente se conozca de manera relajada e informal. En nuestra vida privada hemos aplicado siempre este principio: cuánto más conocemos a las personas, más confianza tenemos en ellas. Esto también ayuda a que los empleados se sientan menos solos mientras teletrabajan.
2. El don de la libertad
Muchos mánager tienen miedo de perder el control sobre sus empleados remotos. Pues claro, no pueden echar un ojo a cada empleado para ver si realmente están trabajando o si están poniendo una lavadora.
Por muy difícil que sea, los mánager deben resistir la tentación de querer controlarlo todo y tienen que confiar en que sus empleados cumplan con los plazos importantes. Pensar en los objetivos de manera largoplacista y mantener una perspectiva global ayudan a crear un ambiente de confianza y aprecio.
3. Aprecio y reconocimiento
Dar feedback de manera regular y elogiar a tus empleados contribuye enormemente a su motivación, sobre todo cuando trabajan en remoto. Una vez observes cómo tus empleados florecen en tu empresa gracias a la retroalimentación positiva, al aprecio e incluso al reconocimiento público, tratarás de aplicar esta estrategia siempre.
En el teletrabajo es aún más importante apreciar el trabajo productivo de los empleados, ya que se pierden los pequeños matices de una conversación en persona. Por ese motivo justo usamos nuestro módulo de agradecimiento de Kenjo, para dar la oportunidad a nuestros compañeros de expresar el aprecio por el trabajo que hacen los demás, y de esta manera, hacer que los otros compañeros también lo reconozcan.
4. Metas y normas claramente definidas
Comunicar las normas de manera clara ayuda al equipo a trabajar de manera más eficiente. La forma más rápida de generar la confianza es teniendo un objetivo común y claro que inspira a los empleados a dar lo mejor de sí. Con nuestra funcionalidad de objetivos y OKR, ayudamos a las empresas a definir metas y objetivos claros para encaminar a los teletrabajadores hacia el éxito.
Con respecto a las metas OKR, es importante que comuniques tus expectativas, los plazos y los resultados y que registres el progreso. A su vez, los supervisores y los empleados deberían decidir juntos si basta con tener una reunión individual a la semana para seguir el desarrollo del proyecto, o si hace falta quedar más o menos a menudo.
Si te interesa aprender más sobre las principales fases de la evaluación del desempeño, echa un vistazo a nuestra guía de gestión del desempeño.
5. Áreas de responsabilidad
Al igual que el proceso de fijar metas, definir de manera clara las áreas de responsabilidad ayuda a mantener el seguimiento de la evolución del proyecto. Así se aclara si los empleados cumplen con las expectativas y en caso negativo, bajo qué circunstancias no las están cumpliendo. Esto permite a los mánager reaccionar rápidamente y, por ejemplo, organizar sesiones individuales de coaching o formación.
Ningún miembro del equipo debería sentir que están trabajando solos en un proyecto y que sus compañeros ponen el mínimo esfuerzo y eluden sus responsabilidades. Esto es algo que se resuelve rápidamente si hay un acuerdo claro sobre las distintas áreas de responsabilidad.
6. Contacto regular
El contacto regular obliga a los miembros del equipo a cumplir con los plazos. Independientemente de cómo mantienes ese contacto dentro de una plataforma de gestión de proyectos, ya sea mediante consultas rápidas, actualizaciones en grupo, o colaboración, la comunicación regular estimula la motivación y la responsabilidad propia. Además, a los líderes del equipo les da una sensación positiva y les asegura que el proyecto progresa satisfactoriamente.
¿Alguna vez te has preguntado cómo hacemos esto aquí en Kenjo? ¡Pues qué bien que nos hayas preguntado 😀 ! Cada semana organizamos reuniones entre los mánager y los empleados, así como reuniones diarias one to one y en equipo. También organizamos cada mes reuniones «all-hands», es decir, reuniones donde cada departamento presenta los proyectos en que están trabajando y cuenta a los demás las metas que han logrado o, si no, aquello que les ha impedido lograrlo. Además, es la oportunidad perfecta para dar a los nuevos miembros del equipo una bienvenida oficial y para celebrar los logros de cada mes. En nuestro caso, al tener oficinas tanto en Madrid como en Berlín, es una manera estupenda de juntarnos y de ver en qué están trabajando los demás compañeros.
7. Promover los puntos fuertes
Todos los miembros del equipo tienen puntos fuertes únicos que deberían de complementar a los de los otros. Es por ese mismo motivo que fueron contratados en primer lugar.
Es importante comunicar de manera clara desde el principio los puntos fuertes de cada miembro del equipo a los recién incorporados durante el proceso de onboarding en remoto. Además, es una buena oportunidad para explicar cómo se complementan los trabajadores y fomentar el trabajo en equipo.
8. Usa herramientas automatizadas
Es fácil perderse con tantas herramientas y aplicaciones: Trello, Google Docs, Jira, Asana y GitHub son apenas algunos ejemplos. Por cierto, en nuestro blog encontrarás nuestra guía para elegir las mejores herramientas para el teletrabajo.
Los workflows automatizados te permiten estar pendiente de las cosas sin tener que microgestionar a los empleados y hacer miles de llamadas de teléfono después. Las herramientas de automatización son imprescindibles para lograr la efectividad en el teletrabajo.
Los equipos remotos necesitan una infraestructura adecuada para poder dedicar toda su atención a lograr sus objetivos. Los documentos y carpetas compartidas, por poner un ejemplo, son la clave en esto.
La confianza y la transparencia en lugar del control
La transparencia es de suma importancia para cualquier empresa. Pero esto es cierto sobre todo si se trata del teletrabajo. No nos queda más remedio que mantener procesos de trabajo transparentes.
Cuando tienes a muchos empleados trabajando desde distintas ubicaciones, a menudo se retiene información sin querer, o los empleados acaban teniendo conversaciones sordas por no haberse entendido bien. A veces los mánager actúan de manera impulsiva cuando pasa esto y vuelven a adoptar métodos de trabajo anticuados, tales como el control y la microgestión. No obstante, comportarse de esta manera es como volver a la prehistoria y casi siempre tiene el efecto contrario en el teletrabajo.
En un ambiente de trabajo en remoto, es mucho más productivo centrarse en los resultados en vez de estar constantemente supervisando y cuestionando a tus empleados. Nos referimos a tener confianza en el resultado final y en el cumplimiento de los KPI, y no de estar simplemente presente como si estuvieras en la oficina.
Nosotros consideramos que el valor del teletrabajo radica precisamente en esa confianza. Es decir, confiar en que los empleados puedan gestionar su propio tiempo y sus responsabilidades de manera independiente, teniendo siempre un objetivo claro en mente.
Al fin y al cabo, los empleados son responsables de su rendimiento y no de las horas que trabajan. ¡Ese es el tipo de revolución de trabajo que queremos! Una cultura de confianza permite responsabilizar a los empleados de su trabajo. En definitiva, la confianza entre compañeros es la base de casi todos los aspectos de un negocio próspero, sobre todo cuando se trata de dirigir.
