¿Qué es un sistema ERP para Recursos Humanos?

A estas alturas ya sabemos que la tecnología es la gran aliada de Recursos Humanos para el presente y el futuro del sector. Sin embargo, esta evoluciona a tal velocidad que a veces es difícil seguirle el ritmo y nos perdemos en los últimos avances.

A continuación, vamos a hablar sobre qué es un sistema ERP para recursos humanos. Los ERP llevan muchos años en el entorno de las empresas ya que están pensados para integrar y facilitar la gestión de la misma, por eso incorporar módulos relativos a la gestión de personas. Además de hablar de ellos queremos ir un paso más allá y compararlos con una de las tecnologías más punteras: los HRMS.

Definición de ERP para Recursos Humanos

ERP se corresponde con las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning que, en castellano, significa "planificación de recursos empresariales". Este es el nombre que reciben los softwares que permiten a las empresas integrar y gestionar tareas de diferentes áreas como, por ejemplo, los Recursos Humanos.

Están, normalmente, diseñados para grandes empresas que necesitan un amplio sistema de gestión. Para ello, el ERP se divide en módulos que tratan áreas específicas de una compañía. Los Recursos Humanos son, por supuesto, una de ellas.

El objetivo de un ERP de Recursos Humanos es, por tanto, automatizar el trabajo administrativo y agilizar los procesos internos para ahorrar tiempo y esfuerzo a las personas que componen el departamento.

Se puede utilizar para gestión, nóminas, contrataciones, evaluaciones, ofertas de trabajo… y todo esto se integra bajo un mismo módulo lo que facilita la gestión general y la toma de decisiones.

Ventajas de utilizar un ERP en Recursos Humanos

Además de las mencionadas aplicaciones que tiene un ERP para el área de RRHH, existen otras ventajas que conviene tener presente. A continuación enumeramos todas ellas:

• Reducción del absentismo: el hecho de hacer un seguimiento digital del horario, las bajas y ausencias de los empleados permite detectar posibles irregularidades como la realización de horas extra de forma continuada o ausencias no justificadas. Esto hará que sea posible la puesta en marcha de acciones específicas para mejorar estas situaciones y evitar que deriven en un problema de absentismo estructural. 
• Automatización de las tareas administrativas: gracias a este tipo de softwares el departamento de RRHH puede ganar en agilidad a la hora de lidiar con tareas operacionales como la gestión de las nóminas, el reclutamiento o la firma electrónica de documentos, entre otros.  
• Evaluación eficiente de las competencias de los empleados: las evaluaciones de desempeño digitales ayudan a tener una perspectiva global de las competencias de un empleado, sus puntos fuertes y aquellos en los que el responsable de equipo o el departamento de RRHH pueden contribuir a mejorar. Además, ayudará a crear planes de desarrollo para los empleados con el objetivo de impulsar su carrera. 
• Mejora de la cultura empresarial: al digitalizar gran parte de las tareas administrativas, el departamento de RRHH puede tener más tiempo para otros aspectos apremiantes como la mejora de la cultura empresarial a través de la escucha activa de sus empleados. Una herramienta pensada para mejorar este aspecto es la encuesta de clima laboral con la que calcular el eNPS de la empresa (las probabilidades de que un empleado recomiende tu empresa como un buen lugar para trabajar). 
• Análisis exhaustivo de las acciones: gracias a las posibilidades analíticas de los ERP se puede medir el impacto de las acciones del departamento de RRHH como por ejemplo la eficiencia de las fuentes de contratación, el grado de diversidad de la empresa, cumplir con el registro salarial obligatorio o calcular el índice de rotación y de absentismo, entre otros aspectos. De esta forma, será posible mejorar la toma de decisiones y optimizar los recursos invertidos en cada área, en función de los resultados. 
• Optimización de la organización: un ERP permite aumentar la agilidad y la organización de procesos, sobre todo a través de la utilización de un programa de workflows con el que automatizar ciertos procesos como, por ejemplo, el de reclutamiento. 
  
  

Funcionalidades de un ERP vs HRMS

A día de hoy podemos encontrar diferentes herramientas digitales para facilitar el trabajo del departamento de recursos humanos. Una de ellas son los Human Resources Management System (HRMS) o, en castellano, "sistemas de gestión de recursos humanos". Estos programas de RRHH están específicamente diseñados para gestionar los procesos del departamento, informatizarlos y automatizarlos.

Al tratarse, por así decirlo, de un software especializado que no forma parte de una plataforma mucho más completa, como es el caso de los ERP, su sistema es más robusto y contiene más funcionalidades.

En esta tabla podemos ver la comparación:

A continuación las repasamos todas, una por una.

Funcionalidades de un ERP

Como hemos dicho, un ERP se compone de diferentes módulos para servir a distintas áreas de la empresa. En la parte de recursos humanos, lo habitual es poder automatizar aquellas tareas que más tiempo roban a los profesionales de este departamento.

A la hora de elegir un sistema ERP de recursos humanos es importante buscar aquel que incorpore el mayor número de funcionalidades posibles. Estas son algunas de las habituales:

• Gestión básica de datos de empleados: almacenamiento y gestión de los datos personales de los empleados de la plantilla.
• Gestión de nóminas y compensaciones: seguimiento de las nóminas y las incidencias que se puedan producir en las mismas:
• Control de registro horario: registro de la hora de entrada y salida de cada trabajador.
• Capacitación y desarrollo de empleados: diseño y desarrollo de programas de formación internos dentro de la empresa.
• Reclutamiento: ejecución de procesos de selección, publicación de ofertas de empleo, etc.
• Análisis e informes: generación de informes de KPI para tomar mejores decisiones en recursos humanos.

Adicionalmente, muchos ERP en Recursos Humanos funcionan ya en la nube por lo que es posible acceder a toda esta información desde cualquier lugar o dispositivo.

Funcionalidades de un HRMS

• Gestión de nóminas: registro y seguimiento de incidencias, envío de información a las personas responsables de crear las nóminas, etc.
• Registro de horario: en cumplimiento de la ley española, registro de entrada y salida de cada empleado. Almacenamiento de la información durante cuatro años.
• Portal del empleado: acceso para empleados con información relevante para cada uno de ellos (días de vacaciones libres, nóminas, etc.).
• Workflows: automatización de tareas para el ahorro de tiempo.
• Vacaciones y ausencias: gestión y aprobación de vacaciones y ausencias de los empleados a través de un único canal.

Interfaz del software de Recursos Humanos de Kenjo

• Evaluación de desempeño: diseño e implementación de planes de evaluación de rendimiento dentro de la empresa.
• Reclutamiento y selección de personal: apoyo para los procesos de selección de talento para filtrar currículums, unificar comunicaciones, diseñar entrevistas, etc.
• Organigrama: diseño de la estructura de la empresa para entender mejor los flujos internos.
• Encuestas de clima laboral: envío automáticos de cuestionarios anónimos para conocer el grado de satisfacción de los empleados.
• Informes y analíticas: informes automáticos y configurables con información de valor para el departamento de RR. HH.

Diferencia entre un ERP y HRMS

Como podemos ver, existen grandes diferencias entre un EPR y un HRMS. La principal diferencia es que un EPR está pensado desde el punto de vista de la gestión de una empresa y el HRMS parte de las necesidades específicas de un departamento de recursos humanos.

Un HRMS de calidad cubre la gran mayoría de los procesos que forman parte del día a día en la gestión de personas. Están pensados para ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y el peso estratégico del departamento dentro de la empresa. Por eso, incorporan funcionalidades que no vamos a encontrar en los ERP.

A la hora de apostar por uno u otro, la mejor opción siempre será la más completa y en este caso, sin duda alguna, los HRMS salen ganando.