Base de datos en RRHH: ¿qué es y cómo hacerla?

Una base de datos en RRHH es una herramienta fundamental para gestionar este departamento. Permite completar ciertas tareas de una forma rápida y eficaz: desde realizar una mejor gestión de la plantilla y sus funciones en la empresa hasta seleccionar a futuras incorporaciones según un listado de candidatos.

Si aún no trabajas con una base de datos adecuada para RRHH, en este artículo te explicamos qué ventajas ofrece, qué elementos debe incluir y cómo crear la tuya propia.

¿Qué es la base de datos de RRHH?

Una base de datos de Recursos Humanos es un soporte informático en el que se almacenan datos de forma estructurada, disponibles para el procesamiento y obtención de información.

Es, por así decirlo, un conjunto de datos y archivos ordenados de forma lógica dentro de un sistema informático. Toda esta información suele estar alojada en un servidor o en un sistema en la nube que permite acceder a la base de datos fácilmente con una conexión a Internet.

Dentro de un departamento de RRHH, una base de datos permite al equipo organizar de forma ágil y sencilla toda la información relativa a la gestión de personal.

Ventajas de contar con una base de datos de empleados

Disponer de los datos de la empresa almacenados en un entorno seguro y protegido, implica algunas de las siguientes ventajas:

• Aumento de la eficiencia: la productividad, la precisión y la capacidad del equipo de RRHH de completar tareas mejorará notablemente con la ayuda de una base de datos bien estructurada
• Mejora del cumplimiento en materia de protección de datos: los nuevos reglamentos sobre protección de datos son muy estrictos y es importante asegurarse de que se cumplen con todas las normas vigentes.
• Facilitar la interconectividad entre el equipo: las bases de datos se alojan en servidores propios o en la nube. Por eso facilita a los miembros del equipo acceder a la información desde cualquier lugar.
• Mejora de la rentabilidad de la organización: todas estas ventajas suponen un mejor funcionamiento de RRHH lo que se traduce en un aumento de los beneficios y una reducción de recursos asociados a su estructuración y almacenamiento.
• Visualización del talento de la empresa: las bases de datos permiten reconocer más fácilmente aquellos trabajadores que despuntan en ciertas áreas o que tienen madera de líder. Esto facilita las políticas de promoción e incentivos y apoyan la creación de un mapa de talento. 

Principales datos de una base de datos de empleados

Las bases de datos de personal en RRHH pueden contener datos de diversas categorías y niveles de complejidad. Cada empresa puede configurarla según sus necesidades. Sin embargo, es cierto que lo habitual es que albergue la siguiente información:

• Datos personales de cada uno de los empleados de la empresa.
• Información de los empleados según su cargo.
• Datos de los empleados que forman cada área, sección o departamento.
• Datos de los salarios e incentivos fijados por la empresa.
• Datos de candidatos.
• Registro de actividades organizadas por la empresa.

¿Cómo hacer una base de datos de RRHH?

Si quieres dar el paso de crear tu propia base de datos de personal, sigue las siguientes instrucciones:

1. Planifica la estructura de la base de datos

Antes de empezar a volcar información, dedica unos minutos a pensar cuál es el objetivo de la base de datos. Es decir, ¿para qué la estás creando? Esta reflexión te ayudará a determinar qué datos va a contener y cómo se van a ordenar. En este sentido, tener claros los objetivos y KPIs del departamento de RRHH te ayudará en su elaboración. 

2. Vuelca la información en la base de datos

Una vez le has dado forma a tu base de datos, es el momento de volcar toda la información, editarla, realizar modificaciones, etc.

Si lo haces de forma manual, tendrás que trabajar muchos datos y esto te llevará tiempo. Sin embargo, si cuentas con un software de RRHH podrás subir fácilmente los archivos que contienen los datos y que se ordenen automáticamente.

3. Garantiza la seguridad de los datos

Muchas empresas crean sus bases de datos en archivos de Excel. Si apuestas por esta opción es muy importante que apliques todas las medidas de seguridad disponibles para evitar filtraciones de datos. Además de utilizar un buen sistema de antivirus, es recomendable que este documento se encripte.

En cambio, con un software de RRHH no tendrás que preocuparte de nada ya que cuentan con sistemas de seguridad propios que, además, se van actualizando periódicamente. De este modo, tendrás la garantía de que los datos de tu empresa y tus empleados están seguros y cumples con el reglamento europeo.

4. Administra los permisos de acceso

Para poder trabajar de forma ágil y eficaz, es conveniente administrar los permisos de acceso a las bases de datos. La forma más segura de hacerlo es, de nuevo, a través de un software con el que podrás administrar los permisos de cada uno de los empleados limitando su acceso a la herramienta según su cargo.

Con Kenjo  dispondrás de una base de datos automática y digital, lo que te permitirá trabajar con toda la información en la nube de forma segura y ordenada. Además podrás hacer una utilizar un programa de gestión digital de RRHH completo, ya que incorpora funcionalidades clave como evaluación de desempeño, encuestas de clima laboral, control horario, etc.

Plantilla Excel de Kenjo para crear una base de datos en RRHH

Si quieres crear tu propia base de datos de forma sencilla y eficiente, hemos creado una plantilla de base de datos Excel en la que podrás introducir la información de tus trabajadores.

Puedes descargarla pinchando sobre la imagen a continuación:

En ella podrás incluir la siguiente información: datos laborales del empleado, información personal del trabajador, información de contacto, remuneración y datos de terminación. 

Para saber cómo funciona y cómo puedes sacarle el máximo provecho, puedes leer este artículo en el que explicamos en qué consiste nuestra plantilla de base de datos de empleados en Excel. Si prefieres digitalizar y automatizar la creación de tu base de datos, echa un vistazo a nuestra funcionalidad de gestión digital de RRHH con la que podrás ahorrar una gran cantidad de tiempo en tareas administrativas y costes asociados.

5 consejos para mantener la base de datos

Otro de los aspectos importantes es realizar un mantenimiento periódico que garantice la fiabilidad de los datos y la base de datos se mantenga actualizada.

Estas son las cinco prácticas que no debes abandonar para cuidar de tu base de datos:

• Eliminar toda la información duplicada: los duplicados son un problema habitual en las bases de datos; por eso es fundamental revisar la información y eliminar todo lo que no aporte valor.
• Integrar todas las bases de datos: trata de unificar todas las bases de datos bajo un mismo archivo y una misma plataforma. No solo mejorará la accesibilidad y la organización de los datos, sino que además se reducirá el espacio de almacenamiento.
• Eliminar datos irrelevantes: puede ser que con el tiempo ciertos datos pierdan importancia o incluso que sean falsos. Por eso, conviene revisarlos de forma periódica y deshacerse de aquellos que contengan inconsistencias. 
• Estandarizar los campos: es importante que la información que contiene la base de datos sea uniforme y que se utilicen términos unificados. 
• Permitir el borrado de datos de candidatos: Al almacenar información de candidatos, es conveniente darles la opción de revocar el consentimiento de tratar y almacenar sus datos, en cumplimiento con el reglamento europeo de protección de datos.