Plantilla base de datos de empleados en Excel

Tener una base de datos de los empleados de una empresa es imprescindible para conservar la información esencial de los trabajadores de forma organizada y en un mismo espacio. De esta manera, tanto los responsables de equipo como el área de RRHH pueden hacer un mejor uso y gestión de los datos del personal de la empresa. 

Por eso, desde Kenjo hemos creado una plantilla de base de datos de empleados en Excel con la que podrás crear tu propia ficha y actualizarla cuando la necesites. A continuación te explicamos qué contiene y cómo puedes empezar a utilizarla.

Información sobre la plantilla de base de datos de empleados en Excel

Con la plantilla de base de datos de empleados en Excel de Kenjo, podrás conservar la información que necesites de tus empleados. En este modelo encontrarás los siguientes campos predefinidos pero, puedes añadir y modificarlos según tus necesidades.

Con la plantilla de base de datos de empleados en Excel de Kenjo podrás visualizar los siguientes aspectos:

• Datos del empleado: fecha de contratación, oficina en la que trabaja el empleado, departamento al que pertenece, tipo de contrato, puesto.
• Información personal del empleado: DNI/pasaporte, número de la Seguridad Social, género, fecha de nacimiento, estado civil, número de hijos/as, email.
• Información de contacto: número de teléfono, dirección, ciudad, país.
• Remuneración: salario inicial, salario actual, nº cuenta bancaria.
• Terminación: activo/a, fecha de terminación, motivo de la terminación.

                                             Plantilla base de datos de empleados en Excel

¿Cómo funciona la plantilla de base de datos de empleados en Excel de Kenjo?

La plantilla de base de datos de empleados en Excel de Kenjo es totalmente personalizable. Por eso, podrás editarla y adaptarla completamente a lo que tu organización requiera.

Los pasos que tienes que hacer para empezar a utilizarla son los siguientes:

1. Descarga la plantilla gratis a través de la imagen inferior.
2. Lee las instrucciones que encontrarás dentro de la plantilla.
3. Registra la información de tus empleados.
4. Añade o elimina los campos que necesites. 
5. Si utilizas la versión online en Google Drive u otra plataforma compatible, la información se actualizará automáticamente. Si la descargas, asegúrate de que guardas la información que has introducido dándole a ‘Archivo’ y después ‘Guardar’.
   
   

De esta forma tendrás una ficha de empleados organizada, personal y accesible para todas las personas con las que compartas este documento. 

Además, podrás convertirla a formato PDF y actualizarla de forma periódica cada vez que un nuevo empleado se una a la empresa.

Plantilla base de datos de empleados en Excel

¿Cómo digitalizar y automatizar la creación de una base de datos de empleados?

Si prefieres digitalizar y automatizar la creación de una base de datos de empleados, puedes utilizar un software de gestión digital de RRHH. Con él lograrás ahorrar hasta un 60% del tiempo en tareas administrativas y automatizar una gran cantidad de procesos. 

Para crear una base de datos de trabajadores, utilizar un software de RRHH te permitirá hacer lo siguiente:

• Creación automática de nuevos empleados: cada vez que un empleado se una a la empresa podrás rellenar la siguiente información:

• • Información personal del empleado
  • Información laboral del trabajador
  • Horario de trabajo
  • Domicilio del empleado
  • Información financiera
  • Contacto de emergencia

Interfaz de la herramienta digital de base de datos de empleados de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios 

• Personalización de los campos requeridos: podrás editar, añadir o eliminar la información que desees.
• Sincronización con las nóminas: las nóminas de cada empleado estarán asociadas a la bases de datos.
• Actualizaciones en tiempo real y automáticas: la información introducida se guardará automáticamente por lo que no será necesario actualizarla de forma periódica. 
• Gestión de la documentación de los empleados: la documentación del empleado como los contratos u otros documentos relevantes, quedará asociada al perfil de cada empleado pudiendo ser consultada al instante.
• Base de datos en la nube: con toda la información anterior, la empresa podrá crear una base de datos de forma fácil y sencilla que quedará registrada en la nube, evitando que la información se pierda o se extravíe.
• Acceso delimitado: los responsables de RRHH o de equipo podrán decidir qué permisos de edición y visualización de la base de datos tienen el resto de empleados. 

Interfaz del software de control horario de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Además, con un software de RRHH como el de Kenjo, podrás automatizar y digitalizar y gestionar fácilmente otros procesos como los siguientes: control horario, vacaciones y ausencias, turnos rotativos, organigrama de la empresa, evaluación del desempeño, onboardings y offboardings,

encuestas de clima laboral o reclutamiento entre otros. 

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