Las métricas y KPIs a tener en cuenta en tu estrategia de People Analytics

A la hora de implementar y desarrollar una estrategia de People Analytics, resulta fundamental conocer qué métricas son las más importantes para obtener mejores resultados en base a tus objetivos. 

Desde Kenjo y para facilitar esta tarea a los responsables de RRHH, hemos desarrollado una nueva funcionalidad con la que digitalizar y automatizar este proceso. A continuación te explicamos cuáles son los KPI’s de HR Analytics que conviene priorizar y de qué forma puedes procesar esta información.

¿Qué métodos existen para procesar la información de People Analytics? 

La obtención de los datos de People Analytics, su procesamiento y traducción en información relevante, es un proceso que puede hacerse a través de dos herramientas: documentos Excel o un software específico. 

Cada una permite realizar distintos aspectos como los siguientes:

• Documento Excel:
   
  • • Inclusión manual de la información de tus empleados
    • Ordenación de los datos
    • Implementación de filtros de búsqueda 
    • Creación de fórmulas, gráficas e informes de resultados

• Software de People Analytics: 
   
  • • Importación de la información de tus empleados desde ficheros Excel
    • Ordenación automática de los datos 
    • Posibilidad de filtrar las búsquedas en base a distintos parámetros
    • Utilización de fuentes externas para maximizar el rendimiento de tus paneles
    • Obtención automática de gráficas y cálculos personalizados
    • Acceso a plantillas de reporte disponibles o creación de nuevas
    • Exportación de la información en PDF 
    • Almacenamiento de la información en la nube, sin posibilidad de perder o extraviar ningún dato

Por todo ello, la utilización de un software de informes y analíticas que automatice las métricas que veremos a continuación, es una de las soluciones más prácticas para tener resultados adecuados y fiables. Con tan sólo unos clics, podrás acceder a la información más relevante y actualizarla en cuestión de segundos, sin que los procesos se alarguen o se vuelvan complejos. 

Importancia de implementar People Analytics en los departamentos de RRHH

El análisis de los datos relativos a los empleados es una forma de obtener una gran cantidad de información sobre la plantilla y los procesos de una empresa. Gracias a ella, los responsables de RRHH pueden evaluar el impacto de su estrategia y tomar decisiones más acertadas. 

Además y “con los datos en la mano” es posible mejorar las tareas y procesos administrativos, lo que deriva en una optimización del tiempo y del presupuesto invertido. Con ella, también se logra desarrollar el potencial de los empleados, conocer cuáles son sus necesidades y tener información relevante de la plantilla como puede ser su grado de diversidad o la evolución salarial, ya sea de manera individual o por departamento. Todo ello muestra la importancia de HR Analytics y por qué cada vez más profesionales de RRHH deciden formarse en esta materia.

En este sentido, existen una serie de indicadores clave para medir el rendimiento y el desempeño de los objetivos fijados por el departamento de RRHH. Te explicamos, cuáles son los KPI’s de HR Analytics más importantes que debes tener en cuenta:

Fuente de contratación

Conocer cuál es el origen de las contrataciones de tu empresa es una forma de identificar qué fuentes están funcionando mejor a la hora de atraer el talento. Las contrataciones pueden proceder de portales de búsqueda de empleo como Infojobs, Indeed o Infoempleo. También de la propia página web de la empresa o una agencia de contratación a la que se haya recurrido.

En este punto, es recomendable realizar un seguimiento mensual de las fuentes para poder adaptar la estrategia de reclutamiento, en función de aquellas que mejores resultados den. 

Tiempo medio de contratación

Esta métrica hace referencia al tiempo que pasa desde que la oferta de empleo se publica hasta que el trabajador se incorpora a la empresa. Conocer este dato es una herramienta clave para evaluar la eficiencia del proceso de contratación. Según la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, este periodo suele ser de 41 días. Sin embargo, esto varía en función de las características de cada empresa y la vacante en cuestión.

Por eso, es recomendable analizar el tiempo medio según los siguientes parámetros:

• Puesto de trabajo
• Departamento
• Oficinas (en caso de que la compañía tenga más de una) 
• Las agencias de reclutamiento que se hayan utilizado.  

Ratio de conversión de contratación

La tasa de conversión permite saber qué métodos de reclutamiento están funcionando mejor y las fuentes de contratación más útiles para optimizar los procesos de selección. Este dato se calcula dividiendo el número de candidatos seleccionados entre el número total de candidatos, multiplicado por 100. 

Realizar esta tarea de forma manual puede resultar un proceso engorroso y caótico. Por ello, automatizar este cálculo a través de un software de reclutamiento y selección de personal es la mejor manera de obtener resultados fiables e información por departamentos y el origen de la contratación.

Tiempo medio de permanencia en la empresa

Esta métrica indica el tiempo que un trabajador permanece en la empresa antes de dejar su trabajo. Conocer cuál es la media proporciona información muy valiosa sobre aspectos como la satisfacción del empleado, las condiciones de trabajo o la remuneración de la plantilla, entre otras. 

Aunque existen numerosas razones por las que un trabajador abandona su puesto de trabajo, los períodos cortos de permanencia suelen ser, por lo general, un indicador negativo para la empresa. También es una de las primeras señales de que, probablemente, la satisfacción laboral de la plantilla no sea la adecuada. En este punto, conviene calcular el tiempo medio de permanencia en base a los siguientes aspectos:

• Oficina
• Departamento
• Edad y género del empleado
• Obtener la información desglosada por años y meses

Índice de rotación

El índice de rotación revela la capacidad de una empresa para retener el talento. Éste se calcula dividiendo el número de empleados que dejan la empresa en un periodo determinado entre la media de empleados que trabajan en la compañía en el mismo periodo. Para expresarlo en porcentaje habrá además que multiplicar el resultado por 100. 

En este punto, además, es fundamental analizar la razón de la terminación y si es voluntaria. También conviene tener en cuenta lo siguiente:

• El porcentaje de retención
• Los resultados por departamento
• La evolución de la rotación mensual. 

De nuevo, automatizar y digitalizar este proceso es lo más recomendable para obtener datos concluyentes y ganar en eficiencia y agilidad.

*Los datos mostrados en las imágenes de este artículo son ficticios

Absentismo laboral

La tasa de absentismo es una manera de observar si existen fallos operativos en la cultura de la empresa o detectar problemas a los que se puedan estar enfrentando los empleados o los equipos de trabajo. Además, a través de este cálculo también se podrán cuantificar los costes que genera y la puesta en marcha de acciones para disminuir el absentismo laboral. 

Este KPI se mide con la siguiente fórmula: total de horas de absentismo en un periodo de tiempo dividido entre el total de horas previstas en un periodo determinado.

A la hora de realizar este cálculo, será necesario tener en cuenta el tipo de ausencia: si es justificada o no, y poder realizar una comparativa entre:

• Departamentos
• Empleados
• Oficina
• Meses 
• Horas esperadas y completadas
• Días de vacaciones y otras ausencias, además de bajas por enfermedad  

Evolución salarial de la plantilla

Para obtener una visión de la distribución de la nómina en tu empresa, es necesario conocer la evolución salarial. Para ello, lo idóneo es poder hacer una comparativa del salario por:

• Rango de fechas
• Oficinas
• Departamentos
• Empleados
• Diferencias entre el salario fijo y el variable por mes. 

Esto permitirá conocer cuánto se ha invertido cada año, así como la media salarial de la empresa.

Duración del onboarding y del offboarding

Tener unos procesos de onboarding y offboarding adecuados, ágiles y eficientes, dice mucho de una empresa y de su imagen. Tanto el momento de incorporarse como de marcharse de un empleado, son claves para la reputación de la organización y para el propio trabajador. Por ello, conocer su duración, el número de incorporaciones y el de bajas en un periodo determinado, resulta fundamental para analizar si se está realizando de forma correcta. 

En este sentido, conviene tener en cuenta los datos en función de los siguientes parámetros:

• Puesto
• Empresa
• Oficina
• Departamento
• Motivo de baja

Horas extras

En España, la legislación estipula que el trabajador no puede realizar más de 80 horas extraordinarias a lo largo de un año (con un contrato a tiempo completo). Por lo tanto, conocer el número de horas extra de cada trabajador resulta esencial para corregir un aumento excesivo debido a una posible sobrecarga de trabajo o a otros factores. 

En este caso, este KPI se calcula de la siguiente manera: número de horas extra trabajadas por los empleados entre el número de empleados de la empresa

A partir de ella, conviene analizar estos datos en función de:

• Los distintos departamentos, oficinas y empleados
• Total de horas extras mensuales
• Media de las horas extras mensuales

Diversidad

Apostar por la diversidad tanto de género y edad como de nacionalidad en las empresas, es una forma de atraer el talento, impulsar la innovación, obtener mejores resultados y crear estructuras más igualitarias y tolerantes. 

Para analizar el grado de diversidad en tu empresa, es necesario disponer de los siguientes aspectos: 

• Porcentaje de empleados por género 
• Nivel de senioridad de los empleados
• Edad de los empleados 
• Porcentaje de personas en función de su nacionalidad y localización geográfica
• Dividir la información por departamento y tipo de contrato.

Si quieres más información sobre cómo People Analytics puede ayudarte a lograr los objetivos de tu departamento de RRHH, no dudes en agendar una demo personalizada con nuestro equipo de expertos en People Analytics. Te proporcionarán soluciones adaptadas a las necesidades de tu empresa y asesoría en HR Analytics.