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Por lo general, los vínculos laborales comienzan pero también terminan. Un empleado llega a una empresa, cumple un ciclo como trabajador y después, por distintas razones, emprende una nueva etapa en su vida laboral. El asunto parece una obviedad, pero la gestión del offboarding no lo es tanto.
Es decir, es tan importante cuidar la llegada de un empleado, su onboarding, como su salida, el offboarding. Por eso, en este artículo te explicamos la importancia de una gestión eficaz de este proceso, los elementos esenciales a tener en cuenta y los pasos para un offboarding exitoso.
¿Qué es el offboarding de empleados?
Para comenzar, ¿qué es exactamente el offboarding? Básicamente, se trata del proceso de desvinculación de un empleado de una empresa. Tener un buen offboarding es fundamental para evitar problemas en la operativa del día a día y preparar la nueva etapa de la empresa. Podríamos decir que el offboarding es la última fase del proceso de reclutamiento y selección de personal.
En esa medida, el departamento de RRHH tendrá que estar bien preparado para asumir el offboarding y garantizar su éxito. Si lo comparamos con un matrimonio, la idea es que el divorcio se produzca en buenos términos y que los ya ex casados puedan ser buenos amigos en el futuro o al menos tener una relación cordial tras varios años de relación matrimonial.
Importancia del offboarding de empleados
Si bien es más común hablar de onboarding y de la importancia de que sea exitoso ya que es al fin y al cabo representa el principio de la relación laboral, el offboarding es también muy importante. Volviendo a la comparación con un matrimonio, es clave acordar unos buenos términos de separación, un buen proceso de desvinculación con la persona con la que se han compartido años o incluso décadas.
Más específicamente, un buen offboarding permitirá a la empresa y a su departamento de RRHH adquirir más experiencia en la contratación de empleados y en la gestión del talento. Además, es un proceso esencial para garantizar que el empleado saliente se lleve buenas impresiones, porque será la imagen que transmitirá de la empresa, el mejor embajador de nuestra marca.
El offboarding es crucial sobre todo cuando el empleado aún está en la empresa y falta todavía tiempo para su último día de trabajo. Un mal proceso de desvinculación puede derivar en un clima laboral negativo, de tensión, si el trabajador saliente se siente incómodo o no valorado. En esa línea, si el offboarding se produce en buenos términos, será más factible que el empleado colabore con una transición ordenada y hasta ayude a quien será su reemplazo.
Asimismo, tiene mucho sentido conservar una buena relación con un ex empleado. No es descabellado pensar que pueda volver dentro de unos años con más experiencia o que pueda ser útil para la empresa desde otra posición. La vida da muchas vueltas, y eso también aplica para el offboarding y los vínculos laborales en general.
Por otra parte, un buen proceso de desvinculación servirá para que el empleado saliente ofrezca a la empresa información sobre sus procesos, clima laboral y dinámicas internas, así como aspectos a mejorar. Bien llevado, el offboarding puede convertirse en una herramienta muy útil para detectar debilidades y fortalezas que ayudarán a saber qué estamos haciendo bien.
¿Cuál es la diferencia entre onboarding y offboarding?
Onboarding y offboarding son procesos opuestos, las dos caras de la moneda de cualquier vínculo laboral. Volvamos a la comparación con una relación amorosa: si el onboarding es la luna de miel, los primeros meses donde todo es nuevo y emocionante, el offboarding es (o debe ser) un divorcio en buenos términos que preserve los intereses de las dos partes, un proceso de desvinculación que siente las bases de una relación posterior de amistad o cordialidad.
El onboarding consiste en garantizar que el empleado entrante se familiarice rápidamente con la empresa, es decir, sus compañeros y la cultura corporativa del lugar al que acaba de llegar. En este punto, lo fundamental es sentar las bases de una relación sólida y duradera.
En cambio, el offboarding supone despedirse, dejar a compañeros y a la empresa atrás para empezar una nueva etapa, tanto para el empleado pero también para la compañía. Si el onboarding es esencialmente integración y adaptación, el proceso de desvinculación implica decir decir adiós, o al menos hasta luego. El departamento de RRHH será responsable de que este proceso sea fácil y fluido, sin tensiones innecesarias.
Para ello, un software de recursos humanos puede ser útil para agilizar el proceso, evitar retrasos innecesarios y cerrar todos los trámites y papeleo de la manera más eficiente posible.
Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento de Kenjo
4 pasos para hacer un offboarding exitoso
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de llevar a cabo el offboarding? No hay una fórmula exacta porque los detalles variarán según la empresa y el empleado. Sin embargo, un buen proceso de desvinculación debería incluir en general los siguientes pasos:
Paso 1: comunicar la salida al resto de los empleados
La comunicación de una salida es crucial para mantener el buen clima laboral. Aunque puede ser posible retrasar la oficialización de la salida de un empleado hasta tener todos los detalles, es prudente compartir esta información de inmediato.
Cuanto más espere una empresa en comunicarlo, más probable será que el resto de empleados busque conocer el resto de detalles y una salida voluntaria termine convirtiéndose en un despido en los pasillos. Para evitar este tipo de situaciones, los directivos deben informar a su equipo, al departamento correspondiente y a RRHH lo antes posible.
En este sentido, lo mejor es ser honesto y decir a los empleados que alguien se va y por qué, y ofrecer más detalles (en la medida de lo posible) en cuanto se tengan.
Paso 2: agradecer el trabajo prestado
Aunque pueda parecer un aspecto banal, es conveniente dar las gracias por el trabajo realizado, el tiempo y la energía invertidos en la empresa. Un buen offboarding es siempre un buen ejercicio de fair play y de cordialidad. Además, un empleado que sale contento será un maravilloso embajador de la empresa.
Paso 3: asegurar una buena transferencia de conocimiento
Al margen de si hay o no un reemplazo, en el proceso de desvinculación es importante garantizar que los conocimientos del empleado saliente se queden en la empresa. Por ejemplo, determinar cuáles son las tareas prioritarias, tener acceso a sistemas y archivos que utiliza, establecer si es necesario formación en procesos que llevaba este empleado, etc.
Es posible incluso pedir al trabajador un documento o vídeo con consejos útiles para quien vaya a asumir su cargo. Si hay tareas que pueden automatizarse, el empleado saliente es el más indicado para asesorar. De paso, la empresa ahorrará tiempo y recursos económicos.
onY en caso de que haga falta resolver dudas después de que el empleado se haya ido, un buen offboarding es la garantía de que esa persona responderá con amabilidad y ganas de ayudar. Es una ventaja más de conservar una buena relación con quien se va.
Paso 4: realizar una entrevista de offboarding
Además de recuperar activos de la empresa como tarjetas u ordenadores y revocar el acceso a los sistemas, es conveniente en cualquier offboarding realizar una entrevista de salida. Si se hace bien, está conversación puede ser de mucha utilidad para la empresa ya que el empleado saliente puede dar feedback muy valioso sobre la empresa.
Por ejemplo, puede ofrecer una idea muy clara y honesta de los puntos fuertes y débiles de la compañía y de cómo mejorarlos. Y en este punto, el departamento de RRHH juega un papel clave.
En vez de con el líder de equipo, es posible que el empleado se sienta con mayor confianza con alguien “neutral”, como por ejemplo alguien del departamento de RRHH. Por otra parte, el buen transcurso de la entrevista formará parte de cómo el empleado recuerde a la empresa.
Al respecto, algunas preguntas comunes en este tipo de entrevistas son: ¿qué experiencia te llevas?, ¿qué aspectos negativos de trabajar aquí mencionas?, ¿qué deberíamos hacer mejor?, ¿habríamos podido hacer algo para que siguieras con nosotros?, ¿qué tal fue la relación con el supervisor?, ¿qué tal fue el proceso de incorporación?, ¿qué valoras de la cultura organizacional de la empresa?
Todo ello ayudará a saber qué aspectos pueden mejorarse de cara al futuro y qué es importante mantener como fortalezas.
