Talent pools: ¿qué, por qué y cómo?

Reclutar exitosamente es hoy en día más complicado que nunca: necesidad de habilidades cada vez más específicas, cambios en las expectativas de los candidatos, más competencia, y un largo etcétera.

Para competir adecuadamente, el reclutamiento reactivo en el que se busca a alguien cada vez que se abre una vacante, ya no es suficiente.

Contar con talent pools es mucho más efectivo. Desbloquean el valor escondido en tu base de datos actual, reducen los costes de contratación y aseguran tu negocio ante fluctuaciones en la oferta de talento.

¿Por qué tu base de datos de talento actual es probablemente obsoleta?

Tu base de datos de talento debería ser un activo muy valioso. Es un registro privado de todos los candidatos con los que tu empresa ha contactado en el pasado en los procesos de reclutamiento externo.

Así que, en teoría, cada empleado que contrates en los siguientes diez años, o incluso veinte años, podría estar ahí, a la mano y sin necesidad de invertir en anuncios o agencias.

Sin embargo, ese es justamente el problema.

Dependiendo de tu industria y tu ubicación, podrías estar gestionando cientos de aplicaciones para cada vacante. Glassdoor señala que las vacantes en puestos corporativos atraen a más de 250 CVs. Y sumemos el impacto del COVID, el cual ha multiplicado la cantidad de candidaturas a niveles inimaginables.

Si extrapolamos esto a cada vacante que has publicado a lo largo de los años es probable que tengas cientos de miles, o incluso millones, de perfiles de candidatos. Esto sin contar candidatos añadidos de manera manual por los reclutadores.

El punto es que buscar al candidato ideal en tu base de datos es como buscar una aguja en un pajar.

Es por esto que, según señala esta publicación en inglés, el 64% de los empleadores afirma no saber cuántos candidatos cualificados hay realmente en su base de datos.

Y dependiendo de la tecnología de reclutamiento que utilices, probablemente tengas funcionalidades de búsqueda muy limitadas. La mayoría de los sistemas para rastrear candidatos (ATS por sus siglas en inglés), suspenden en cuanto a las facilidades de búsqueda que ofrecen. (Este es uno de los motivos por los que los equipos de reclutamiento siempre nos dicen cuánto disfrutan de la funcionalidad de reclutamiento de Kenjo 👀)

La consecuencia de esto es que la mayoría de los negocios tienen a su alcance una mina de oro que podría acelerar los tiempos y reducir drásticamente los costes de cada contratación. Sin embargo, actualmente no cumple su función.

Y aquí es dónde se presenta el talent pooling.

¿Qué es un talent pool y por qué es una mejor táctica de reclutamiento?

Los talent pools son grupos de candidatos organizados por habilidades. Básicamente, son versiones segmentadas de tu base de datos. Siguiendo con la metáfora de la aguja en el pajar, convierte una enorme montaña de paja en pequeños montones de agujas.

Por ejemplo, puedes tener un talent pool para creativos freelance, otra para ingenieros junior y otro para comerciales senior.

Los talent pools transforman tu extensa y quizá poco práctica base de datos en una herramienta de búsqueda estupenda y mucho más ágil. En otras palabras, desbloquea el valor oculto de un recurso que ya tienes en las manos.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento de Kenjo

Estos son los mayores beneficios de crear talent pools:

1. Hacer frente a la escasez de ciertas habilidades

PwC’s Talent Trends 2020 report, es un informe que señala que el 74% de los CEOs globales están preocupados por la falta de oferta laboral en ciertas habilidades clave, y el 32% están extremadamente preocupados.

El encontrar o no encontrar al personal adecuado afecta directamente al crecimiento, innovación y capacidad de proporcionar las iniciativas clave que actualmente demanda el mercado. Sin embargo, encontrar al candidato adecuado es cada día más complicado.

Crear talent pools puede ser una manera efectiva de contrarrestar esto, permitiendo a los reclutadores ser proactivos en lugar de reactivos, teniendo bases de datos pre hechas con candidatos que tengan habilidades específicas y a veces difíciles de encontrar.

2. Acelera los tiempos de contratación

A todos los reclutadores les gustaría contratar más rápido por las siguientes tres razones:

• Hay un puesto libre en tu empresa y cuanto más tardes en contratar, más tiempo estará vacío. Así que, o tu equipo está sobrecargado cubriendo la carga de trabajo de esa persona, o parte del trabajo no se está realizando correctamente.
• Si tardas mucho en contratar, tu candidato puede recibir ofertas más atractivas por parte de la competencia, reduciendo las posibilidades de que acepte tu oferta.
• Si tu proceso de contratación es muy lento, la experiencia de tu candidato será negativa. Debido a esto, podrías no solo perder un candidato, sino además hacerte de una mala reputación que aleje otros posibles candidatos.

Talent pooling resulta muy útil porque tienes a mano un banco de talento por lo que todo el proceso resulta mucho más ágil.

3. Hace más probable que tu oferta sea aceptada

Los candidatos premium suelen tener varias ofertas, especialmente si se encuentran en un proceso de búsqueda activa de empleo. Esto fragmenta inmediatamente tus oportunidades de contratación y es muy frustrante pasar semanas buscando al candidato ideal y que este rechace tu oferta.

Talent pooling reduce este riesgo, debido a que probablemente tengas acceso exclusivo a este candidato. Las personas en tu talent pool pueden no estar en una situación de búsqueda activa de empleo, por lo que no están negociando con nadie más que contigo.

4. Recorta los costes por contratación

El coste que conlleva cada contratación está ligado a la disponibilidad de talento. El EDGE Skills Shortages Bulletin descubrió que el 4% de los empleadores ha incrementado sus costes de reclutamiento debido a la baja oferta de ciertas habilidades.

Dichos costes provienen de varias fuentes. Por ejemplo, el 56% tuvo que incrementar la oferta salarial para poder ser competitivo y el 47% se vio en la necesidad de contratar empleados temporales. Lo anterior sumado a los gastos que conllevan las agencias y la publicación de vacantes.

Los talent pools son recursos internos que reducen la necesidad de agencias y publicación de anuncios, disminuyen las necesidades de sustituciones temporales y mitigan la necesidad de pagar salarios premium.

5. Tiempo libre para tareas estratégicas que añaden valor

En Kenjo nos encanta aumentar la eficiencia en los procesos de reclutamiento. El motivo es ahorrarte tiempo y que lo puedas invertir en diseñar acciones más eficaces.

Cuando un equipo de reclutamiento se ciñe a un proceso reactivo, queda poco tiempo para cualquier otra tarea.

Talent pooling te aleja de ese modelo y te da tiempo para invertir en asuntos más estratégicos y globales dentro del proceso. Invertir tiempo en optimizar la experiencia del candidato, obtener una visión estratégica e identificar mejoras en su desempeño o conectar con posibles candidatos que no se encuentran en situación de búsqueda de empleo.

¿Cómo crear un talent pool?

Esperamos haberte convencido del por qué, ahora nos toca profundizar en el cómo. Crear talent pools es bastante sencillo, consta de dos partes:

1. Recolectar: buscar, de manera proactiva y dentro de diversas fuentes, perfiles (a veces pasivos) que cuenten con las habilidades que necesitas.
2. Cotejar: organizar dichos perfiles en grupos fáciles de buscar. Usualmente a través de un software de reclutamiento con funcionalidad de talent pooling.

Si eres nuevo en el mundo del talent pooling, es probable que el proceso te parezca algo lento y engorroso. Seguramente no tienes el tiempo de realizar búsquedas proactivas, especialmente para puestos que en este momento no es necesario cubrir. Sin embargo, si piensas a futuro, estarás ganando tiempo para cuando tengas una vacante activa, y los beneficios vendrán solos una vez la bola empiece a rodar.

Pero esto no termina aquí, construir talent pools es el primer paso, pero no el último. Es necesario seguir trabajando para que tus talent pools continúen siendo herramientas útiles y actualizadas.

La pieza final del puzzle de los talent pools es cuidar a los candidatos. En otras palabras, mantener relaciones cercanas.

Esto significa no solo llamar a los perfiles en tu talent pool cuándo necesitas algo. Tampoco se trata de inundar su bandeja de entrada con todas tus vacantes ni enviar newsletters de tu empresa cada semana.

Es encontrar maneras de añadir valor. Algunos ejemplos son el compartir contenido que les pueda resultar útil, interesarse genuinamente en el desarrollo de su carrera, una llamada de vez en cuando, etc. En pocas palabras, estar en su radar sin ser muy insistente.

Cuando llevas a cabo este tipo de acciones es cuando tu talent pool se convierte en un bien valioso. Cuando tengas una vacante, no tendrás que buscar entre cien mil candidatos que no conoces, sino entre cinco que sabes a ciencia cierta que son perfectos.