¿Cuáles son las etapas en el proceso de reclutamiento y selección de personal?

Desde que la empresa detecta una necesidad de Recursos Humanos hasta que un profesional se incorpora a la misma, se dan todas las etapas del proceso de reclutamiento y selección de personal.

¿Cuáles son estas y cómo interviene la tecnología en cada una de ellas? Lo vemos a continuación.

Importancia de los procesos de reclutamiento y selección

Todas las etapas del proceso de reclutamiento y selección de personal son clave para la empresa, ya que es la vía para encontrar talento de calidad y poder cubrir las necesidades de la organización.

Es por eso que es muy importante establecer un sistema de trabajo claro y que optimice, al máximo, los tiempos dedicados. Y es que cada día que se tarda en cubrir una vacante, a la empresa le cuesta dinero.

La tecnología está resultando ser clave para completar todas las etapas del proceso de reclutamiento y selección con éxito y, sobre todo, rapidez. Los programas actuales permiten automatizar tareas, filtrar candidatos rápidamente, etc.

Algunos datos interesantes de Learning Hub:

• Cada vacante libre le cuesta a la empresa 500 dólares al día.
• De media, cada oferta de trabajo recibe 250 currículums.
• El 98% de las empresas de la lista Fortune 500 utiliza un software de reclutamiento.
• El 68% de los profesionales de Recursos Humanos cree que la mejor forma de mejorar el proceso de reclutamiento y selección en los próximos cinco años es invertir en tecnología.

8 fases de un proceso de reclutamiento y selección

Ya hemos hablado de la diferencia entre reclutamiento y selección de personal, pero no hemos entrado en profundidad en los diferentes pasos a seguir hasta completar el proceso de contratación. A continuación explicamos cada uno con detalle:

1. Identifica la necesidad o la vacante en la empresa

No todas las vacantes o las necesidades de personal que pueden surgir en la empresa son igual de fáciles de identificar. Cuando un empleado se va o cambia de puesto sin dejar un sustituto es evidente que hará falta un reemplazo. Sin embargo, cuando una empresa crece o cambia es posible que haya más trabajo o que surjan necesidades totalmente nuevas.

Por lo tanto, la primera etapa del reclutamiento consiste en ser conscientes de que existe una necesidad de personal dentro de la organización.

2. Crea la descripción del puesto vacante

Antes de empezar a redactar la descripción o la oferta, debemos determinar algunos rasgos clave del perfil que necesitamos. Por ejemplo:

• ¿Buscamos a un profesional que cumpla diferentes roles dentro de la empresa?
• ¿Es necesario que cuente con mucha experiencia dentro del sector?
• ¿Su currículum académico ha de ser impecable?

Todas estas preguntas nos ayudarán a ir perfilando las necesidades de la empresa para redactar una buena descripción del puesto de trabajo. Esta debe reflejar las tareas y responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo para que el posible candidato pueda construir fácilmente unas expectativas antes de aplicar.

3. Decide cuál será el modelo de reclutamiento

Reclutar consiste en atraer y captar talento y eso se puede hacer de dos maneras:

• Reclutamiento externo: cuando los candidatos se buscan fuera de la organización. Por ejemplo, en portales de empleo, agencias, etc.
• Reclutamiento interno: en este caso, la persona que ocupa el puesto vacante ya trabaja en la empresa.

Adicionalmente, a la hora de buscar talento fuera de la empresa (reclutamiento externo), el equipo de Recursos Humanos también puede optar por el reclutamiento pasivo. Este consiste en contactar a profesionales que tienen perfiles interesantes pero que no han mostrado interés ni han aplicado a la oferta.

4. Recibe y almacena los currículums

Una vez haya arrancado la fase de reclutamiento, el departamento de Recursos Humanos empezará a recibir candidaturas a través de los canales habilitados. Es posible que estas vengan acompañadas del currículum y una carta de presentación, por lo que es muy importante guardar bien toda esa documentación.

Un sistema de CRM te ayudará a ir creando una base de datos de candidatos propia. De hecho, Kenjo se conecta automáticamente a todos los canales de captación para ir guardando la información de cada candidatura bajo la misma plataforma. 

5. Haz una preselección

Un importante porcentaje de las candidaturas recibidas no cumplirán con los requisitos mínimos del puesto, por lo que es importante hacer una criba previa al proceso de selección. Entrevistarlos a todos requeriría mucho tiempo y costaría mucho dinero a la empresa.

Con la ayuda de un software de selección de candidatos te resultará mucho más fácil aplicar filtros y obtener una lista con los mejores aspirantes. Con Kenjo también podrás hacer una búsqueda rápida por keywords y encontrar rápidamente a los profesionales que deseas.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

6. Lleva a cabo el proceso de selección de personal

La fase de selección tiene como objetivo encontrar al mejor candidato para el puesto vacante. Para ello, se somete a los aspirantes a un examen mucho más riguroso para medir, evaluar y comparar sus habilidades y conocimientos.

Lo más habitual es concertar una entrevista individual para conocerle en persona o invitar al candidato a una dinámica de grupo. Entre las preguntas que se pueden realizar en las entrevistas hay de diferentes tipos: para romper el hielo, conocer la personalidad del candidato, evaluar la capacidad para enfrentarse a obstáculos, conocer la trayectoria profesional, etc.

Adicionalmente, también se pueden realizar ejercicios para determinar y evaluar de forma práctica aspectos que para la empresa son clave. Las principales pruebas de selección de personal consisten en tests de personalidad, exámenes de conocimientos, psicotécnicos, etc.

7. Crea un informe o una ficha para cada candidato

Es importante que todas las personas que vayan a participar en la decisión de elegir al candidato final tengan la misma información. Por lo que es importante recopilar los resultados de las entrevistas y las pruebas de cada candidato.

Lo mejor es realizar un informe o una ficha general que, de un vistazo, permita visibilizar las fortalezas y debilidades de cada aspirante. Si, además, se incorpora una nota general como es el caso del software de Kenjo resultará mucho más sencillo comparar unos con otros y elegir al mejor.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

8. Toma la decisión final

La última fase de reclutamiento y selección de personal consiste en elegir qué candidato se incorporará finalmente a la empresa. Es importante tomarse un tiempo para valorar las diferentes opciones y elegir al que, objetivamente, haya superado todo el proceso con mejores resultados.

Cómo la tecnología puede ayudar en los procesos de reclutamiento

Antiguamente los procesos de selección se llevaban a cabo de una forma mucho más manual, lo que hacía que este trámite se prolongase a lo largo del tiempo o que la decisión final no siempre fuera la más acertada.

Sin embargo, la tecnología ha transformado la forma de trabajar de las empresas y, en especial, de los departamentos de Recursos Humanos. Con un software de reclutamiento y selección es posible automatizar tareas, incorporar la ayuda de la inteligencia artificial y encontrar al candidato objetivamente más apto para el puesto.

Además, como hemos visto al principio, existe un claro acuerdo entre los profesionales del sector sobre la importancia y la utilidad de los softwares de reclutamiento.