¿Cómo organizar una entrevista grupal en Recursos Humanos?

Las entrevistas grupales son una herramienta cada vez más común para las empresas ya que ofrecen múltiples ventajas frente al modelo tradicional. Reunir a los candidatos dentro de una misma sala ayuda a recopilar información muy interesante que de otra forma no podríamos obtener.

¿Quieres saber más sobre este modelo de entrevista? A continuación te explicamos con detalle cómo funciona, las ventajas que ofrece, los tipos que existen y qué tener en cuenta a la hora de organizar una.

¿Qué es una entrevista grupal?

En una entrevista grupal un único entrevistador se reúne y evalúa a varios candidatos al mismo tiempo. El objetivo de estas es que se produzca un diálogo conjunto y observar a cada uno de los participantes dentro de la dinámica de un equipo. De este modo, es más fácil hacerse una idea sobre cómo se podría desenvolver dentro de la empresa.

Llevar a cabo una entrevista de este tipo, requiere que el reclutador reúna ciertas habilidades para ser capaz de conducir la conversación, lanzar las preguntas adecuadas y al mismo tiempo observar a los participantes.

También se considera entrevista grupal aquella en la que varios entrevistadores evalúan a la vez a un único candidato, algo muy común en los procesos de selección de personal.

¿Cuál es el objetivo de la entrevista grupal?

Los motivos por lo que las empresas deciden preparar entrevistas grupales son varios. El primero es que este formato resulta más eficiente cuando hay múltiples candidatos y, por lo tanto, ahorra tiempo y dinero.

Aunque, en realidad, el objetivo principal para celebrar un dinámica de grupo es porque permite ver cómo los candidatos se relacionan con otras personas en el ámbito laboral, su capacidad para trabajar en equipo, su forma de comunicarse con otras personas o de resolver conflictos.

En definitiva, sus fortalezas y debilidades quedan expuestas. De este modo, es mucho más fácil determinar si alguna de las personas entrevistadas puede encajar dentro del equipo y la cultura de la empresa, realizando una criba curricular efectiva.

Ventajas de una entrevista grupal

Las dinámicas en grupo tienen muchas ventajas en comparación con las entrevistas de trabajo clásicas uno a uno. Estas son algunas de las más importantes:

• Se reduce el tiempo de contratación: en las entrevistas grupales es posible evaluar a varios candidatos al mismo tiempo, ahorrando así muchas horas de trabajo.
• Se reduce el coste de contratación: las entrevistas grupales son mucho más asequibles que las individuales. Ver a más candidatos en menos tiempo reduce significativamente los costes asociados al proceso de reclutamiento.
• Es posible ver cómo actúan los candidatos en grupo: las dinámicas de grupo ofrecen la oportunidad de ver cómo se desenvuelven los candidatos dentro de un equipo formado por varias personas. Observar cómo se comportan, cómo trabajan con otros, si adoptan un papel de liderazgo, etc. puede ser especialmente útil.
• Se reducen los sesgos: es habitual que en las entrevistas grupales participe más de un reclutador, por lo que se reduce la posibilidad de sesgo o inexactitud. En estos casos, la evaluación suele ser más precisa.

Tipos de entrevistas grupales

Dentro de las entrevistas grupales podemos celebrar diferentes dinámicas según nuestro interés en observar un aspecto u otro del comportamiento de los candidatos. Dependiendo de las necesidad del puesto y de la empresa, elegiremos un tipo u otro:

Entrevista grupal

Como ya hemos definido, tenemos la entrevista grupal clásica en la que un entrevistador lanza preguntas a un grupo de candidatos. El que consigue destacar por encima de los demás es seleccionado para el puesto.

Entrevista de panel

En este tipo de entrevista grupal un único candidato se “enfrenta” a varios entrevistados (llamados panel). En este grupo normalmente hay un responsable de Recursos Humanos, el responsable del departamento y quizás algún compañero.

Foro

En este caso, se propone a todo el grupo de candidatos un tema que ha de desarrollar y presentar de forma colectiva. Aquí, los entrevistadores podrán ver la capacidad de argumentación de cada persona, las habilidades comunicativas o para hablar en público, cómo se relacionan con los compañeros, etc.

Role playing

Se utiliza un caso real de crisis y a cada candidato se le asigna una personalidad o una función. De este modo, es posible analizar la capacidad resolutiva y cómo actúa ante los conflictos cada persona. Es una de las técnicas más utilizadas.

Debate

En este tipo de entrevista grupal se elige un tema y cada candidato adopta una postura que deberá defender ante los demás. En este caso, podremos evaluar sus habilidades comunicativas así como su capacidad para expresar ideas o argumentos con claridad.

Brainstorming

Si el puesto al que optan los candidatos tiene un componente creativo, ¿por qué no celebrar una lluvia de ideas? Así podrás ver en directo su originalidad y capacidad de dar con nuevas ideas bajo presión.

¿Cuándo se deben de utilizar las entrevistas grupales?

Las entrevistas grupales son la solución perfecta cuando:

• Es necesario cubrir el puesto vacante en un plazo de tiempo muy ajustado.
• Hay que contratar a varias personas para el mismo puesto o uno muy similar.
• Se tiene una cantidad elevada de candidatos similares que podrían encajar en el puesto y hay que decidir cuál es el mejor de ellos.
• Se quiere ocupar un puesto en el que el trabajo en equipo es importante o el día a día se suele desarrollar bajo presión.
• Hay que encontrar a un profesional con grandes habilidades de comunicación, trabajo en equipo o manejo del estrés.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

5 pasos para realizar una entrevista grupal

Llega el momento de celebrar la dinámica de grupo, ¿qué pasos debe de dar? Es importante que organices bien la sesión para poder obtener la información que deseas.

Aquí lo que debes hacer:

1. Informa a los candidatos

Es importante que los candidatos sepan y entiendan que van a asistir a una entrevista grupal. Este factor puede provocar ciertos nervios, así que es mejor darles tiempo para asimilarlo y que estén preparados.

2. Reúnete antes con los otros entrevistadores

Este paso es clave para que todo salga bien. Si van a participar más entrevistadores, reúnete previamente con ellos para acordar quién conducirá la dinámica, cuáles son las preguntas o situaciones a plantear y cómo se va a evaluar la actuación de cada candidato. Es importante que todos estén alineados y la coordinación sea perfecta.

3. Preséntate y pide a los candidatos que se presenten

Para romper el hielo y relajar el ambiente, preséntate con tu nombre y puesto de trabajo. Los compañeros que te acompañan en la sesión deben hacer lo mismo. Una vez hayáis terminado es el turno de los candidatos.

4. Haz turnos de preguntas

Lo más recomendable es que solo intervenga uno de los entrevistadores. Sin embargo, si los demás quieren hacer sus preguntas, es mejor que sea de forma organizada. Será mucho más fácil de asimilar para los candidatos y entender qué intereses puede tener el entrevistador detrás de sus preguntas.

5. Toma una decisión con el resto de entrevistadores

Después de la entrevista grupal, tomad el tiempo necesario para discutir vuestras impresiones sobre los candidatos. Es importante no demorarlo, para que los pensamientos y las sensaciones estén “frescos”. Hablando entre todos será mucho más fácil tomar una buena decisión. Los candidatos no elegidos en el proceso puedes añadirlos a tu talent pools para futuros procesos de selección.

¿Cómo identificar a un buen candidato en una entrevista grupal?

Aunque los criterios para elegir a una persona u otra en una entrevista varían en función de muchos factores, por lo general se valorarán los siguientes aspectos:

• El candidato se muestra relajado y cómodo hablando en público e interactuando con sus compañeros.
• Deja hablar a los demás, escucha y participa de la conversación con espontaneidad.
• Sabe expresar sus ideas de forma clara y argumentar sus opiniones.
• En las dinámicas de grupo colabora con sus compañeros y participa en la misma medida que los demás.

Del mismo modo, también hay que tener en cuenta el tipo de puesto para el que estamos seleccionando a ese profesional. Por ejemplo: si la entrevista es para un perfil de comercial o ventas la persona debe demostrar amabilidad, escuchar, respetar los turnos de habla, ser persuasivo en su discurso, etc.

Si, en cambio, estamos buscando a una persona que lidere un equipo debemos fijarnos en quién cuenta con más experiencia, qué hitos ha alcanzado en su carrera, muestra una actitud positiva, se comunica bien con sus compañeros, etc.

Quizás, antes de entrar en la dinámica, te venga bien pensar en cuáles son los rasgos que debes de buscar en un candidato y anotarlas en una lista para fijarte en ellas durante la sesión.