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Departamento de RRHH

Organigrama de una empresa: ¿qué es y cómo crearlo?

Conocer cómo se estructura una organización a través de un organigrama empresarial se ha convertido en una herramienta fundamental. No solo nos da a todos una idea de cuál es nuestro lugar dentro de toda la corporación, sino que además permite tomar mejores decisiones en cuanto a reparto de recursos o de tareas.

 

A continuación, te explicamos las ventajas de contar con esta herramienta y cómo hacer la tuya propia.

 

¿Qué es el organigrama empresarial?

 

El organigrama de una empresa es un esquema jerarquizado que muestra la estructura interna de la compañía. Es decir, un gráfico que permite ver de un vistazo la jerarquía, los equipos o departamentos que la forman, quiénes son los responsables de cada uno de ellos, etc.

 

En otras palabras, sería una representación gráfica de la estructura de una empresa, en la que se muestran las jerarquías y los distintos niveles dentro de la organización.

 

Para que cumpla su función debe cumplir una serie de requisitos:

 

  • Claridad: cualquier persona debe ser capaz de entenderlo o interpretarlo.
  • Brevedad: debe de ser un resumen por lo que no se puede reflejar siempre todos los niveles de mando.
  • Orden: debe representar la estructura real de la organización. Por lo tanto, si esta es vertical, deberá formar una cadena de arriba hacia abajo.

 

Ventajas de tener un organigrama empresarial

 

El organigrama del personal de una empresa es una herramienta muy útil internamente. Las ventajas que ofrece son las siguientes:

 

1. Aclara la estructura de la organización

 

El organigrama empresarial permite definir fácilmente la cadena de mando y aclarar las responsabilidades y tareas de cada miembro del equipo. Además, obliga a asignar posiciones concretas a cada empleado.

 

El tener una estructura bien definida evita que, por ejemplo, un trabajador reporte a más de una persona o haya más de un responsable por departamento.

 

2. Evita solapamientos

 

En ocasiones, cuando una empresa crece a gran velocidad, se pueden dar duplicidades o desajustes en las dimensiones de los departamentos. Un organigrama permite dividir y organizar mejor el trabajo. Y así, de este modo, el departamento de gestión del talento es capaz de asignar mejor los recursos humanos disponibles.

 

3. Facilita la toma de decisiones

 

Visualizar de forma gráfica la estructura de la empresa hace que resulte mucho más fácil tomar decisiones en cuanto al personal o los recursos humanos necesarios dentro de la empresa. Así, es posible detectar las áreas que disponen de más fuerza laboral, posiciones sobrantes o mal asignadas.

 

Tipos y ejemplos de organigramas empresariales

 

Dependiendo de la estructura de la empresa y de qué queramos representar, podemos encontrarnos con diferentes tipos de organigramas.

 

Tipo 1. Organigrama jerárquico

 

Es el tipo de organigrama más común en las empresas. En él se muestra la jerarquía; es decir, las personas en la parte superior tienen más poder de toma de decisiones y responsabilidad que las que ocupan los niveles inferiores. En base a esto, suele tener forma de pirámide o árbol.

 

Son muy organigramas muy sencillos de entender y que permiten a los empleados saber, fácilmente, cuál es su papel dentro de la organización y a quién tienen que reportar.

 

Tipo 2. Organigrama matricial

 

Este gráfico es útil para organizaciones en las que la estructura se ha vuelto compleja y es frecuente que un mismo trabajador reporte a más de un responsable. Por ejemplo: un equipo de diseñadores que depende de un responsable principal pero que, con frecuencia, participan en otros proyectos que están liderados por otras personas.

 

Tipo 3. Organigrama plano o horizontal

 

Este organigrama se caracteriza por no tener, prácticamente, niveles medios de gestión. Por lo general, solo hay directivos y empleados. Este tipo de esquema es propio en empresas que conciben la toma de decisiones como algo horizontal y participativo.

 

Este modelo funciona bien en empresas pequeñas o en etapas iniciales, especialmente cuando existe una fuerza laboral bien capacitada.

 

Tipo 4. Organigrama vertical o lineal

 

El organigrama parte de la figura del CEO, del que se desprenden hacia abajo una serie de líneas que representan las relaciones con el resto de empleados. El resto de profesionales se ordenan en jerarquía de importancia de arriba abajo; por lo tanto, cuanto más alto esté uno más influencia tiene en la toma de decisiones.

 

Tipo 5. Organigrama circular

 

Este es, con diferencia, el organigrama empresarial más diferente al resto; sin embargo, simplemente representa de una forma diferente la jerarquía: en los anillos internos del círculo se encuentran los puestos más importantes y en los externos los empleados de menor nivel.

 

La diferencia que representa con respecto al organigrama jerárquico es que no se considera que la directiva está en la cima de la organización enviando órdenes a la cadena de mando. Sin embargo, ésta se ubica en el centro extendiendo su visión hacia fuera.

 

6 pasos sobre cómo hacer un organigrama empresarial

 

A la hora de crear un organigrama empresarial puedes coger papel y lápiz y ponerte a dibujar o utilizar un software de RRHH que te permita digitalizar todo el proceso.

 

La funcionalidad de organigramas de Kenjo de permitirá crear esquemas automáticamente y modificarlos fácilmente siempre que lo necesites. De este modo, te resultará mucho más sencillo tenerlo siempre actualizado. Además, desde el propio organigrama, podrás acceder inmediatamente a la información de cada empleado y detectar qué necesidades puede haber en cada departamento.

 

*Los datos de esta imagen son ficticios

 

Estos son los pasos a tener en cuenta para crearlo:

 

1. Define el propósito y el alcance del organigrama

 

Antes de empezar a trabajar en tu organigrama trata de responder las siguientes preguntas: ¿vas a hacer un esquema de toda la empresa o solo de un departamento?, ¿será de uso interno o externo?, ¿qué quieres representar con claridad?. Esto te ayudará a abordar los siguientes pasos con más facilidad.

 

2. Revisa la cadena de mando

 

Determinar la jerarquía y la cadena de mando de la empresa; es decir, quién lidera, quién toma decisiones y quién depende de quién. Aunque la organización tenga una estructura horizontal, siempre habrá perfiles de más rango que otros.

 

3. Enumera los diferentes departamentos

 

Una vez tengas clara cuál es la estructura de abajo a arriba, es importante ver cómo se divide en el plano horizontal. Toma nota de qué departamentos hay dentro de la empresa y qué personas lo forman.

 

4. Define las responsabilidades y las tareas de cada departamento

 

El organigrama no consiste solo en dibujar una estructura, sino también en saber qué rol desempeña cada equipo o persona dentro de la empresa. Por lo tanto, tras enumerar los departamentos, haz un  repaso de cuáles son las tareas o responsabilidades de cada uno de ellos  para comprobar que no existen duplicidades.

 

5. Establece el ámbito de control

 

Con ámbito de control nos referimos al alcance de las decisiones de cada trabajador y cómo estas inciden en el trabajo de los demás. Esto ayuda a definir, sobre todo, la dependencia o independencia de cada empleado.

 

6. Ve de arriba abajo

 

Una vez hayas recopilado toda esta información, es hora de dibujar. Nuestra recomendación: empieza por arriba y ve descendiendo por la cadena de mando. El primero en aparecer debe ser el CEO, después los directores ejecutivos, responsables de departamento, mandos intermedios, etc.

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