Organigrama de una empresa: ¿qué es y cómo crearlo?

Conocer cómo se estructura una organización a través de un organigrama empresarial se ha convertido en una herramienta fundamental. No solo da una idea de cuál es el lugar de cada empleado dentro de toda la corporación, sino que además permite tomar mejores decisiones en cuanto a reparto de recursos o de tareas.

A continuación, te explicamos las ventajas de contar con esta herramienta y cómo hacer la tuya propia.

¿Qué es el organigrama empresarial?

El organigrama de una empresa es un esquema jerarquizado que muestra la estructura interna de la compañía. Es decir, una representación gráfica de la estructura de una empresa, en la que se muestran las jerarquías y los distintos niveles dentro de la organización.

El organigrama puede quedar plasmado en distintos formatos como Excel, Google Slides, Word, entre otros, o utilizar un software especializado en organigramas con el que digitalizar esta función, hacerlo accesible a los miembros de la empresa y personalizarlo de forma ágil y sencilla. 

Para que cumpla su función debe cumplir una serie de requisitos:

• Claridad: cualquier persona debe ser capaz de entenderlo o interpretarlo.
• Brevedad: debe de ser un resumen por lo que no se puede reflejar siempre todos los niveles de mando.
• Orden: debe representar la estructura real de la organización. Por lo tanto, si ésta es vertical, deberá formar una cadena de arriba hacia abajo.

Ventajas de tener un organigrama empresarial

El organigrama del personal de una empresa es una herramienta muy útil internamente. Las ventajas que ofrece son las siguientes:

1. Aclara la estructura de la organización

El organigrama empresarial permite definir fácilmente la cadena de mando y aclarar las responsabilidades y tareas de cada miembro del equipo. Además, obliga a asignar posiciones concretas a cada empleado.

El tener una estructura bien definida evita que, por ejemplo, un trabajador reporte a más de una persona o haya más de un responsable por departamento.

2. Evita solapamientos

En ocasiones, cuando una empresa crece a gran velocidad, se pueden dar duplicidades o desajustes en las dimensiones de los departamentos. Un organigrama permite dividir y organizar mejor el trabajo. Y así, de este modo, el departamento de gestión del talento es capaz de asignar mejor los recursos humanos disponibles.

3. Facilita la toma de decisiones

Visualizar de forma gráfica la estructura de la empresa hace que resulte mucho más fácil tomar decisiones en cuanto al personal o los recursos humanos necesarios dentro de la empresa. Así, es posible detectar las áreas que disponen de más fuerza laboral, posiciones sobrantes o mal asignadas.

Plantilla organigrama excel gratis

Si quieres elaborar tu propio organigrama excel, desde Kenjo hemos creado una plantilla de organigrama excel gratis que puedes descargar pinchando en este enlace. 

Con ella podrás tener acceso a un organigrama vertical, horizontal y en línea, de manera fácil y sencilla. En ella tan sólo tendrás que incluir la información de tus empleados y comenzar a utilizarla. 

Tipos y ejemplos de organigramas empresariales

Dependiendo de la estructura de la empresa y de qué queramos representar, podemos encontrarnos con diferentes tipos de organigramas.

1. Organigrama jerárquico

Este organigrama tiene una estructura vertical y está realizado en base a las tareas que desempeña cada empleado.

La estructura es jerárquica y va de arriba hacia abajo, en función del nivel de responsabilidad de los empleados. Es decir, de más a menos. Por lo general, el CEO o fundador de la empresa suele encontrarse en la parte superior y en la parte inferior los responsables de cada departamento y los empleados que forman parte de él. 

La organización viene dada por el grado de capacidad o responsabilidad de cada empleado y tiene un alto carácter jerárquico. 

2. Organigrama matricial

Este organigrama es similar al anterior, pero combina una estructura vertical y horizontal y, en la mayoría de casos, viene determinado por los departamentos que constituyen la empresa, así como los responsables de cada proyecto que estas áreas llevan a cabo. 

Resulta de gran utilidad sobre todo cuando la empresa acomete ciertos proyectos a corto y medio plazo en los que conviene identificar a las personas implicadas de un sólo vistazo. 

3. Organigrama lineal o vertical

Este organigrama es el más utilizado por las empresas al reflejar la cadena de mando de forma sencilla y estructurada. Es vertical y jerárquico por lo que en la parte superior se incluirá a los miembros con mayor capacidad de decisión y en la parte inferior a los que menos. 

Por lo general, la persona que encabeza esta estructura es el CEO, fundador o director de la empresa y a continuación, en una línea horizontal, los miembros de la empresa bajo su responsabilidad y así sucesivamente. 

4. Organigrama horizontal

Este organigrama se parece al anterior pero se estructura horizontalmente de izquierda a derecha. De esta forma, los miembros con mayor jerarquía aparecerán en el extremo izquierdo y a la derecha se incluirán el resto de miembros ordenados según su nivel de responsabilidad. 

También quedarán reflejados los departamentos a los que pertenece cada empleado. Este tipo de estructura es utilizada sobre todo por empresas cuya organización, aún siendo jerárquica, es flexible y dinámica y aboga por la colaboración entre equipos y las distintas cadenas de mando. 

5. Organigrama circular

Por último, el organigrama circular es uno de los más dinámicos si bien puede dar lugar a confusiones a la hora de identificar la cadena de mando de un sólo vistazo. 

Por lo general, en la parte central suele situarse el cargo con mayor responsabilidad y capacidad de decisión de la empresa. A continuación le siguen los responsables o directores de cada departamento en los extremos y sucesivamente según el grado de responsabilidad.

6 pasos sobre cómo hacer un organigrama empresarial

A la hora de crear un organigrama empresarial puedes coger papel y lápiz y ponerte a dibujar o utilizar un software de RRHH que te permita digitalizar todo el proceso.

La funcionalidad de organigramas de Kenjo de permitirá crear esquemas automáticamente y modificarlos fácilmente siempre que lo necesites. De este modo, te resultará mucho más sencillo tenerlo siempre actualizado. 

*Los datos de esta imagen son ficticios

Estos son los pasos a tener en cuenta para crearlo:

1. Define el propósito y el alcance del organigrama

Antes de empezar a trabajar en tu organigrama trata de responder las siguientes preguntas: ¿vas a hacer un esquema de toda la empresa o solo de un departamento?, ¿será de uso interno o externo?, ¿qué quieres representar con claridad?. Esto te ayudará a abordar los siguientes pasos con más facilidad.

2. Incluye los datos esenciales de la empresa

El siguiente paso a la hora de elaborar un organigrama y tras haber respondido a las preguntas anteriores, es decidir qué datos vas a incluir en el organigrama. Por lo general, los organigramas suelen incluir los siguientes elementos:

• Empleados: incluidos los empleados inactivos.
• Empresa: conviene clarificar a qué empresa pertenece el organigrama, sobre todo cuando la compañía engloba a más de una.
• Departamento: para identificar a qué departamento pertenece cada empleado.
• Rol futuro: en caso de que el empleado vaya a ocupar un nuevo puesto de trabajo.

3. Determina la jerarquía y la cadena de mando

Por otro lado, es necesario definir la jerarquía y la cadena de mando de la empresa. De esta forma quedará plasmado el equipo directivo de la empresa, el resto de personas que lideran los equipos, así como los miembros que conforman cada departamento. 

Conviene que los niveles jerárquicos queden bien reflejados para que el organigrama tenga una coherencia y los empleados puedan identificar a todos los miembros de la plantilla.

4. Define las tareas de los empleados

Además de haber establecido la jerarquía de la empresa y reflejar qué puesto ocupa cada empleado, es adecuado que el organigrama incluya una explicación del rol que cada uno desempeña. 

Para ello, puedes enumerar las tareas o responsabilidades que acometen y realizar una breve descripción. Si se utiliza un organigrama digital, no es necesario que esta explicación quede reflejada en el organigrama pero sí dar la opción a los empleados de que al hacer clic sobre el nombre y el puesto de cada compañero, esta información se despliegue. 

5. Decide la estructura del organigrama 

En función de lo anterior, será necesario elegir qué estructura tendrá el organigrama y cómo van a visualizarse los datos. Como hemos visto anteriormente algunos de los más comunes son el vertical o lineal y el horizontal. 

6. Ejemplos de organigramas de empresas

Algunas empresas conocidas como el Banco Santander, Coca Cola o McDonalds también cuentan con su propio organigrama, en base a su estructura organizativa. Estos son algunos ejemplos de organigramas: 

1. Banco Santander

Uno de los organigramas utilizados por el Banco Santander es el de la estructura lineal o vertical. En la cúspide se encuentra la presidenta del banco, Ana Botín y el consejero delegado, José Antonio Álvarez, quienes dirigen la entidad. A continuación se encuentran los vicepresidentes ejecutivos y los responsables de cada división y área corporativo, reflejando a los miembros que la componen. 

Imagen de un organigrama del Banco Santander

2. Coca Cola

Coca Cola recurre a un organigrama mixto en el que, a partir del presidente que encabeza la estructura, se despliegan el resto de miembros del equipo en función del puesto que ocupan. Este organigrama es jerárquico y sigue una composición de miembros de mayor a menor responsabilidad, exceptuando el departamento de RRHH que se encuentra en el mismo nivel que el de los jefes de área. 

Imagen de un organigrama de Coca Cola

3. McDonalds

El organigrama de McDonalds también sigue una estructura jerárquica de más a menos y de arriba a abajo pero mezcla puestos de responsabilidad con áreas o divisiones por países: McDonalds en Grecia, en el Pacífico o en Asia, junto al resto de personas de la cadena de mando.

Imagen de un organigrama de McDonalds