Cómo gestionar el distanciamiento social en tu lugar de trabajo

Durante los últimos meses, muchos empleados han estado teletrabajando debido a la crisis del coronavirus. Sin embargo, a medida que las personas de todo el mundo recuperan poco a poco la normalidad en sus vidas, las empresas se enfrentan a decisiones muy importantes. Emily Lannon, directora de experiencia comunitaria de la UE en Wayfair, comparte sus reflexiones y consejos sobre cómo volver a la oficina de forma segura y cómo gestionar el distanciamiento social.

La vida cotidiana está volviendo, poco a poco, a la normalidad después del confinamiento vivido por el coronavirus. La gente se va de vacaciones, disfruta de comidas en los restaurantes y vuelve a la oficina. A estas alturas, hay muchos empleados que ya se han cansado de la soledad y el aislamiento del teletrabajo. Preferirían regresar a sus oficinas para poder charlar en persona con sus compañeros en lugar de tener que hacerlo virtualmente a través de Zoom, Skype o similares.

El levantamiento gradual de las limitaciones y el confinamiento está devolviendo a miles de personas a sus oficinas, talleres y estudios. Sin embargo, aún existen muchas incógnitas. Las medidas de seguridad para prevenir una nueva ola de Covid-19 son prioridad absoluta. Con eso en mente, la directora de experiencia comunitaria de la UE de Wayfair, Emily Lannon, nos ofrece algunos consejos sobre cuestiones logísticas relacionadas con la preparación del lugar de trabajo post-coronavirus para que los empleados se sientan seguros y facilitar el regreso mediante la implementación de ciertos estándares generales.

¿Por qué volver?

Todavía estamos en medio de una pandemia y, por lo tanto, el lugar más seguro para que los empleados trabajen sigue siendo su propia casa. Sin embargo, algunos empleados tienen ciertas circunstancias profesionales y/o personales más que legítimas por las que regresar a la oficina.

Esas razones pueden incluir:

• Conexión a Internet inestable o la incapacidad de trabajar eficazmente desde casa.
• Salud y bienestar mental. Por ejemplo, algunas personas acababan de mudarse a una nueva ciudad sin conocer a nadie y podrían sufrir casos de aislamiento y soledad. A menudo, el trabajo es el primer o único medio de contacto de las personas con otros.
• Falta de bienestar físico y de acceso a unas herramientas técnicas adecuadas.

Para las empresas, es vital establecer un plan de contingencia para gestionar el distanciamiento social en los lugares de trabajo para que todos se sientan seguros. Así, vamos a echar un vistazo a los ocho pasos de un plan de contingencia idóneo. También te recomendamos echarle un vistazo a la entrevista que le hicimos desde Kenjo a Julien Palier, sobre las oficinas del futuro.

1. Un diseño preparado para el riesgo

Los humanos somos animales sociales. Trabajar de forma remota hace que la gente eche de menos a sus amigos y compañeros, esos choques de mano espontáneos o esos abrazos en momentos de angustia. Aunque parezca mentira, conseguir cambiar este comportamiento instintivo con el que los empleados están familiarizados es increíblemente difícil.

Los responsables de Recursos Humanos deben, por lo tanto, rediseñar el lugar de trabajo pensando en reducir las posibilidades o impulsos de los empleados de actuar por instinto.

2. Configurar el espacio para un cambio de comportamiento

Wayfair ha entrevistado a 820 de sus propios empleados para tratar de entender qué les funcionaba de trabajar en casa y entender sus necesidades. Como se puede ver en el gráfico, un número significativo de ellos sigue siendo perfectamente feliz trabajando en casa.

Sin embargo, cuando se les preguntó sobre la razón número uno por la que querrían regresar, un abrumador 39% afirmó echar de menos la interacción social, es decir, ver a sus compañeros, que en muchos casos se convierten en amigos a los que apetece saludar y abrazar. Esto mismo, de nuevo, es el principal factor con el que debemos tener mucho cuidado para mantener a las personas seguras.

¿Cómo solucionamos este riesgo?

3. Ten un plan

Como siempre, tener un plan y seguirlo es lo más importante. La confusión y el caos puede ser tu peor enemigo:

• Identifica a las personas clave para tu plan y forma así tu equipo.
• Define qué medidas y pasos debes tomar para crear un buen plan para dar la bienvenida a las personas a su lugar de trabajo de manera segura.
• Comunica. Es clave.
  

4. Empieza por los básicos

Todos somos personas maduras en el entorno laboral por lo que confiar un poco en tus empleados puede ser de gran ayuda. Sin embargo, asegúrate de proporcionarles información básica antes de que vuelvan a la oficina con detalles como:

• Todo el mundo debe ceñirse a una distancia social de un metro y medio.
• Las interacciones sociales deben reducirse al mínimo.
• Todo el mundo debe usar mascarilla al interactuar con otros.
• La higiene adecuada de las manos es la primera máxima para mantenerse seguro.
• Utilizar sistemas contactless de control de asistencia y horario.
• Instruye a tus empleados sobre cómo trabajar de manera eficiente desde casa. Esto también puede referirse también a nuevos empleados que se incorporan de forma remota, así como el uso de herramientas adecuadas.
• Utiliza tantos canales y herramientas digitales como sea posible, para garantizar que el mayor número posible de empleados pueda quedarse en casa y teletrabajar. Ahora descubrirás si has invertido lo suficiente en crear un lugar de trabajo digital.

5. Las tres fases de la distribución de las mesas

Hablando del lado más práctico y logístico de la configuración de la oficina, recuerda distribuir las mesas de tus empleados de acuerdo con las normas de distanciamiento social.

Fase 1: asientos unidireccionales

Para asegurar la distancia social en las oficinas desde un primer momento, Wayfair diseñó planos CAD con una distancia de 1,5 metros entre mesa y mesa. Los escritorios también fueron concebidos para estar orientados en la misma dirección, pudiendo así garantizar un mejor flujo de aire entre las personas. En general, no todos los empleados querrán regresar a la oficina de inmediato. Utiliza esto a tu favor y distribuye a los empleados que sí vuelvan, que serán menos, por todo el edificio.

Fase 2: asientos unidireccionales en días alternos

A medida que la crisis continúe estabilizándose, más y más personas regresarán a las oficinas. Con esto, las empresas deben escalonar los turnos, de modo que para poder mantener la misma distribución física planteada en el punto anterior, los empleados distribuirán su presencia en la oficina en diferentes días de la semana. Algunas personas trabajarán los lunes y miércoles en la oficina, otras los martes y jueves, por ejemplo.

Fase 3: mesas enfrentadas

Los escritorios enfrentados de manera escalonada deberán situar a los empleados a una distancia de 1,5 metros, pero la instalación de separadores acrílicos entre los escritorios ayudará a prevenir la propagación de gérmenes. Con este modelo se obtiene una ocupación mucho mayor, lo que es muy importante en las últimas fases de la vuelta al trabajo presencial.

6. Configurar el espacio en la oficina para el distanciamiento social

Acordona los lugares en los que la gente suele reunirse para charlar. Obviamente, las personas aún deben poder acceder a su comida y bebidas, pero deben ser servidas/accedidas individualmente.

Elimina cualquier punto intenso de contacto y charla como, por ejemplo, máquinas de café, cocina… Además, mantén a las personas en movimiento y desaconseja la “socialización” colocando señales en los pasillos y zonas de espera, para que los empleados sepan dónde pararse y qué hacer. Por ejemplo, en un ascensor, la mejor opción siempre será estar pegado a una de las paredes, mirando hacia ella.

¿Alguna vez te has puesto a mirar a la pared de un ascensor sin sentirte totalmente absurdo? Suponemos que no. Colgar carteles divertidos en el ascensor como preguntas de trivial, juegos y acertijos, es una forma divertida de evitar esa sensación de incomodidad y a la vez de recordar visualmente a las personas que no deben mirar (y respirar) todos hacia el mismo punto, sino al revés.

7. Fomenta la idea de una división

Si haces los cálculos, rápidamente te darás cuenta de que mantener un espacio de 1,5 metros de distancia entre cada escritorio permitirá que solo una parte de los empleados trabaje simultáneamente en la oficina. Hasta que las normativas del gobierno cambien, a priori hacer una “división” será la única forma de conseguir que los números encajen. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Dividir entre los que trabajan desde casa y los que trabajan desde la oficina.
• Entre aquellos que trabajen desde la oficina, distribuir a los equipos entre los diferentes espacios.

8. Elabora de un plan de contingencia

La realidad es que, en este momento, no sabemos qué va a pasar en el futuro. Así que tratar de estar listo para una variedad de escenarios es la mejor manera de prepararse.

¿Tu empresa ya ha conseguido abordar con éxito el reto del distanciamiento social en la oficina? Mantente listo y flexible para facilitar cualquier transición necesaria en caso de que lleguen otras oleadas. Asimismo, asegúrate de informar y explicar a tus empleados las razones detrás de cada decisión.

Además, es importante tener presente que las personas a menudo sufren lidiando con la incertidumbre. Usar un discurso que deje abierta la posible necesidad de un regreso al teletrabajo les ayudará a mantener la calma y prepararse. No olvides compartir con tus empleados las fuentes de información que utilizas para la toma de decisiones.

La forma más segura de superar un confinamiento

Siendo justos, la forma más segura de mantenerse a salvo en una pandemia global sería sin duda actuar con calma y quedarse en casa a tiempo completo. Sin embargo, hay que aceptar que este escenario no es muy realista, ya que nadie sabe cuánto tiempo puede alargarse.

Desafortunadamente, los virus no desaparecen milagrosamente. Por lo tanto, es muy importante que todos trabajemos juntos, cumpliendo una combinación de precauciones y aceptando que el distanciamiento social ha llegado para quedarse y ser la nueva norma social en los lugares de trabajo y en cualquier otro lugar.