¿Cómo serán las oficinas del futuro en la nueva normalidad? - Entrevista

Estamos viviendo un momento de cambio y transición en los entornos de trabajo. El Covid-19 ha acelerado este proceso y las empresas se encuentran, ahora mismo, intentando dar la fórmula para trabajar a distancia y mantener los niveles de actividad. Esta responsabilidad recae, normalmente, sobre el departamento de Recursos Humanos. Son los encargados de innovar y accionar el cambio.

Desde Kenjo siempre buscamos conectar con las empresas más innovadoras y las que son capaces de detectar tendencias e incorporarlas en tiempo récord. Hemos entrevistado a Julien Palier, el CEO de Daysk, para conocer su opinión sobre el momento que estamos viviendo. Su visión de las oficinas líquidas puede resultar muy interesante para aquellos que están intentando adaptar sus oficinas a la nueva normalidad.

¿Cuál es el mayor reto al que se enfrentan las PYMES al gestionar su plantilla durante esta nueva normalidad?

Adaptarse a un nuevo modelo operativo donde los equipos ya no pueden trabajar “como antes”, seguramente. Cada empresa ha tenido que reinventar sus operaciones. Con el confinamiento cada uno se ha visto forzado a trabajar desde casa y pocas empresas estaban preparadas para ejecutar bien este cambio.

Hemos aprendido que:

• Se puede trabajar en remoto.
• Se puede ganar mucho trabajando en remoto, tanto las empresas como las personas.

El incremento en productividad ha sido notable, es una constante del feedback recibido. Los equipos se han dado cuenta que es un ahorro enorme en tiempo de desplazamiento y también en el presupuesto mensual (transporte, comida...).

Al final, el Covid-19 ha forzado una transición que nadie tenía en su lista de prioridades y que ahora surge como una necesidad. Hace falta pasar de la fase de “improvisación” a una de mejora continua con:

• Mejor acceso a las herramientas que faciliten estos procesos (tecnología).
• Formación para los equipos (tanto en cuanto a liderazgo, soft skills de gestión del tiempo y de comunicación, etc.).
• Mejor definición de qué es teletrabajo, a quién aplica, cuándo y cómo (tanto dentro de las empresas como desde un marco legal refrescado y adecuado).

¿Cómo ayuda DAYSK a preparar las oficinas a la nueva normalidad?

A corto plazo, ofreciendo seguridad para controlar y agilizar la vuelta a las oficinas. A medio plazo, apoyando a las empresas en su proceso de transformación hacia un modelo más distribuido donde el lugar de trabajo es múltiple. Por ejemplo, vemos muchas empresas que ponen en marcha planes de vuelta graduales, en los cuales ya se integra el trabajo remoto que ha llegado para quedarse.

A corto plazo, nuestra tecnología permite controlar los aforos y la distancia social, ofrecer alternativas al trabajo desde casa con acceso a una red de coworkings... todo esto con un solo sistema de reserva de salas y escritorios integrado.


Daysk ofrece, además, canales de comunicación para mantener a todo el equipo informado, con notificaciones y el control de las visitas externas, accesos a los ascensores, comedores, etc. Es un sistema llave en mano para automatizar toda la gestión de oficinas post-Covid.

A medio plazo podemos acompañar a las empresas en sus planes de digitalización, optimizando la ocupación (rotación de mesas y data analytics), los presupuestos y la productividad de los equipos con las mismas tecnologías.

¿Quién debería liderar el proyecto internamente, en una empresa, para preparar la oficina para la nueva normalidad?

Depende mucho de la empresa. Vemos habitualmente una responsabilidad compartida entre departamentos de Facility, Servicios Generales y Gestión de Personas, todo con el soporte de IT que valida la solidez del sistema y apoya en caso de integraciones adicionales. En grandes cuentas existe un comité dedicado. En pymes suele ser RR. HH. con el soporte de los Office Managers.

Vemos que el Covid-19 ha creado un choque de realidad y las empresas aprovechan el momento para repensar su estrategia de gestión de personas y la configuración de sus oficinas. Son proyectos de mucho impacto, en personas y presupuesto, que requieren una alineación de varios departamentos claves en la empresa.

¿Qué procesos debería establecer una empresa para asegurar el bienestar y la salud de sus empleados?

Asegurar el bienestar y la salud es cuidar tanto al entorno laboral como emocional de los equipos, especialmente en el contexto actual. Recomendamos trabajar en paralelo el cambio y ajuste en los protocolos y las modificaciones de las instalaciones y, por otro lado, pensar en todo el ámbito intangible en la gestión de equipos.

Definir el contexto de vuelta a las oficinas:

• Cambios en las instalaciones son necesarias (mobiliario, protecciones, gel, etc.).
• Nuevos protocolos a implementar (distancia, flujos de movimientos, etc.).

Definir los procesos que pueden acompañar el equipo:

• Herramientas para mejorar la gestión de las tareas, la comunicación...
• Nuevas reglas para mejorar dicha comunicación.
• Soporte y formación para ponernos al día de estos retos.

¿Qué tecnología puede apoyar dichos procesos?

Herramientas tech que cubren ambos lados del desafío: gestión de personas y gestión de las oficinas. Implementar un sistema de People Management que ayude a coordinar el equipo, digitalizar procesos de gestión habituales, además de unas herramientas de chat para facilitar la comunicación y coordinación. Kenjo cubre muchas de estas necesidades.

Por otro lado, la gestión de oficinas, es un nuevo reto que no existía antes y al cual responde Daysk. Reserva de mesas y salas con tracking Covid-19, acceso a coworking, gestión de eventos y otras funcionalidades para las “empresas líquidas”.

¿Están las PYMES españolas preparadas culturalmente para hacer una transición hacia oficinas líquidas?

Como he dicho antes, el choque ha sido fuerte. Pero lo bueno que tiene el tejido empresarial español es que sabe adaptarse rápido. Ahora las pymes buscan soluciones tecnológicas para agilizar procesos y responder a las urgencias operativas. Apostamos que dentro de unos meses, planeando para 2021 y más allá, se lanzarán programas de formación y acompañamiento para trabajar esta transición. Ya tenemos los primeros clientes definiendo los planes para Q4 y 2021, con visión desde gestión de personas y optimización del presupuesto oficinas.

Más que una transición, creo que estamos ante una revolución de cómo trabajamos. Es un cambio de paradigma.

¿Cuál es el futuro de las oficinas en nuestro país?

Se acabó el modelo de arrendamiento a largo plazo, como la combinación de una persona con un puesto de trabajo. Vamos hacia una red distribuida de oficinas “bajo demanda”. Las empresas se quedarán con una sede más orientada a crear sentido de equipo, con espacios compartidos y trabajo en grupo; mientras al nivel individual se desarrollará una red que combinará trabajo en casa, en espacios satélites de la empresa y, por último, lugares en todo el territorio.

Es una gran oportunidad para mejorar la calidad de vida de las personas, tener un impacto positivo en todo el tema medioambiental y una optimización de costes y productividad para las empresas.