Directiva Whistleblower: ¿qué es y cómo aplicarla?

La Directiva Whistleblower es una normativa europea que los Estados miembros deben transponer al ámbito nacional. Su principal objetivo es proteger a quienes denuncien infracciones o irregularidades en una organización a través de un canal específico sin que haya represalias. 

De no contar con dicho canal de denuncias, las compañías pueden enfrentarse a una serie de sanciones. Por esta razón y por su importancia a la hora de evitar incumplimientos del marco legislativo nacional y de la normativa de una compañía, te explicamos en qué consiste la directiva y cómo aplicarla de forma correcta.

¿Qué es la Directiva Whistleblower?

La Directiva Whistleblower es una normativa única y sin precedentes en nuestro país, ya que busca proteger a cualquier trabajador que denuncie infracciones, irregularidades o comportamientos incorrectos dentro de una empresa gracias a un canal de denuncias. En España, todas las empresas del ámbito privado y organismos públicos que cuenten con al menos 50 trabajadores, deberán introducir este sistema.

La Comisión Europea entiende que las personas que trabajan en una organización son, por lo general, las primeras en detectar cualquier práctica abusiva, fraudulenta o negligente. Sin embargo, la protección a los denunciantes puede ser desigual y fragmentada. Por eso, muchas personas trabajadoras deciden no informar por temor a sufrir represalias o consecuencias negativas. 

De ahí viene el nombre de ‘whistleblower’ que, traducido al español, significa “persona que sopla un silbato”. Es decir, que da la voz de alarma y que avisa ante una irregularidad. 

Tras los diferentes casos de corrupción o abusos sexuales destapados en los últimos años en entornos de trabajo, la Unión Europea redactó la Directiva 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, para la protección de las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión (whistleblowers).

Estaba previsto que la ley entrase en vigor durante 2022. Sin embargo, finalmente se ha hecho efectiva el 13 de marzo de 2023 y afecta a las empresas y organismos públicos asentados en territorio español. A partir de esa fecha, las empresas privadas de más de 250 trabajadores tienen que implementarlo en un plazo de no más de 3 meses. Aquellas de 50 a 249 trabajadores tienen de plazo hasta el 1 de diciembre de 2023. 

Lo novedoso de la Directiva Whistleblower es que, por un lado, otorga una protección especial a los informantes y, por otro, potencia la creación de protocolos y canales de denuncia seguros. 

 ¿Qué es un canal de denuncia?

La nueva directiva obliga a las empresas a disponer de un canal de denuncia, una pieza clave dentro del texto legal. Se trata de una herramienta interna que permite a los empleados informar de manera anónima sobre conductas ilícitas que vulneren el código de conducta de la empresa o las leyes nacionales e internacionales. 

Es, por así decirlo, un buzón anónimo. Y este punto es especialmente relevante de cara a reducir el temor de los empleados a sufrir represalias. 

Introducir esta vía de comunicación persigue los siguientes objetivos:

• Detectar actividades fraudulentas.
• Mejorar las medidas de control interno.
• Colaborar con investigaciones judiciales.
• Potenciar la transparencia.  
• Evitar represalias hacia los denunciantes.

Importancia de la Directiva Whistleblower para las empresas

La Directiva Whistleblower supone una ventaja para las empresas, ya que detectar posibles problemas a tiempo permite hacer una gestión rápida, efectiva y, sobre todo, discreta. Actuar de este modo puede evitar irregularidades y procesos judiciales que dañen profundamente el clima de trabajo de la compañía, su reputación y el bienestar de los empleados.

Al crear un sistema de denuncia efectivo, es posible actuar de acuerdo con la ley, aplicar las sanciones necesarias y proteger a los denunciantes. De este modo, la compañía reduce riesgos e incluso puede salir reforzada. Aunque en España es todavía algo novedoso, en muchos países estos sistemas están implantados y se valoran positivamente. 

¿Cómo se implementa la Directiva Whistleblower en las empresas?

En primer lugar, cabe aclarar que la nueva normativa es extensiva tanto al sector público como al privado. Por lo tanto, las empresas o instituciones que deberán cumplir con la Directiva Whistleblower obligatoriamente son las siguientes:

• Entidades jurídicas del sector público: a excepción de municipios que tengan menos de 10.000 habitantes o 50 personas trabajadoras. 
• Entidades jurídicas de ámbito privado: que cuenten con al menos 50 trabajadores. 

Así, aquellas que se encuentren dentro de estos grupos tendrán que hacer una serie de ajustes para poder cumplir con los requisitos que establece la Directiva Whistleblower. Los principales cambios afectan a la protección de datos, a la comunicación interna y las políticas de la empresa. 

De esta forma será necesario llevar a cabo las siguientes acciones:

• Crear un canal de denuncias interno que garantice el anonimato del informante.
• Otorgar al denunciante un acuse de recibo en un plazo inferior a siete días. 
• Designar a un responsable para el seguimiento de las denuncias que sea imparcial.
• Hacer un seguimiento diligente de todas las denuncias recibidas y resolverlas en un plazo de tres meses.
• Registrar y almacenar las denuncias que lleguen al canal. 
• Crear un proceso de denuncia sencillo y accesible para empleados y personal externo con vinculación directa con la empresa. 
• Seguir lo establecido por el RGPD en el tratamiento y gestión de los datos personales.

El principal reto será crear el canal de denuncias interno y, al mismo tiempo, comunicar su existencia a los trabajadores para que hagan un buen uso de este. Será fundamental aclarar sobre qué y cómo deben realizar las denuncias según lo establecido por la Directiva Whistleblower.

¿Cómo aplicar la Directiva Whistleblower con un software?

Una de las recomendaciones a la hora de aplicar la Directiva Whistleblower es la puesta en marcha de un sólo canal de denuncia que sea claro y fácil de utilizar por los empleados. 

Por eso, implementarlo gracias a un canal de denuncias digital, supone la opción más ágil y efectiva. En cumplimiento con la normativa, nuestro canal de denuncias permite a las empresas los siguientes aspectos:

• Disponer de una solución diseñada bajo el principio de confidencialidad y seguridad.
• Preservar el anonimato de los denunciantes. 
• Asignar a una persona o departamento de la compañía que reciba, tramite y haga seguimiento de la denuncia. 
• Poner a disposición de los empleados una solución fácil e intuitiva de utilizar. 
• Evitar pérdidas o accesos indeseados a las denuncias. 

¿Qué delitos se pueden denunciar anónimamente?

Sobre los delitos que se pueden denunciar de forma anónima a normativa Whistleblower contempla como infracción los siguientes aspectos:

• Aquellas descritas en el anexo de la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo como normas aplicables a la contratación pública y la adjudicación de concesiones; de seguridad general de los productos manufacturados; de transporte o de protección del medio ambiente, entre otras. 
• Aquellas que afecten a los intereses financieros de la UE y que aparecen en el artículo 235 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. Es decir, todas aquellas en materia de competencias y ayudas otorgadas por los Estados. 
• Infracciones penales administrativas de carácter grave o muy grave que supongan un perjuicio para la Seguridad Social o Hacienda.
  
  

Los casos que quedan excluidos de las consideraciones anteriores, son los siguientes:

• Cuando existe protección del secreto profesional.
• Cuando hay deber confidencial de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
• Cuando hay información confidencial o clasificada.
  

¿A quién protege la Directiva Whistleblower? 

La razón de ser de esta normativa es proteger a los denunciantes para que tengan la libertad de alertar de malas prácticas en la empresa sin sufrir represalias por ello. Por lo tanto, la directiva europea preserva el anonimato de:

• Trabajadores o empleados públicos.
• Autónomos vinculados a la empresa.
• Accionistas o participantes en el órgano de administración.
• Dirección y miembros no ejecutivos.
• Cualquier persona que trabaje para contratistas, subcontratistas y proveedores.

Y amplía la categoría de informante y protegido a:

• Personas que trabajan como voluntarios o aprendices dentro de la empresa (becarios, por ejemplo).
• Representantes legales de trabajadores.
• Personas físicas que asisten al informante en la denuncia.
• Familiares o compañeros de oficio que puedan sufrir represalias a causa del denunciante.

Por último, la ley además contempla cuándo se considera válido procesar una denuncia. Estos son los supuestos que la ley incluye:

• Cuando existe una relación laboral entre ambas partes.

• Cuando la relación laboral ya se ha disuelto y se puede demostrar que ha existido.
• Cuando aún no hay una relación laboral como tal pero ya se han observado prácticas irregulares, por ejemplo, en el proceso de selección o en las negociaciones previas a un acuerdo comercial. 

Sanciones por incumplir la Directiva Whistleblower

Las sanciones que contempla la Whistleblower se dividen en tres categorías según su naturaleza. Estas son las siguientes:

• Infracciones muy graves: no disponer de un sistema interno de denuncia y aplicar represalias sobre los denunciantes se considerará una infracción muy grave que no prescribirá en tres años.  
• Infracciones graves: estas se aplicarán cuando la empresa no garantice la confidencialidad de los informantes y que se está haciendo el debido seguimiento a las denuncias. Prescriben en dos años.
• Infracciones leves: serán todas aquellas infracciones que no se puedan incluir en graves o muy graves y se establece que prescribirán en seis meses. 

Para cada tipo de infracción se asignan diferentes tipos de multas. Si estas se realizan por personas físicas, entonces son las siguientes:

• Las infracciones leves se penalizarán con entre 1.001€ hasta 10.000€. 
• Las infracciones graves irán de los 10.001€ hasta los 30.000€. 
• Las infracciones muy graves, desde los 30.001€ hasta los 300.000€. 

Y, por último, las faltas cometidas por personas jurídicas se multarán de la siguiente manera:

• Las infracciones leves hasta 100.000€. 
• Las infracciones graves desde 100.001€ hasta 600.000€ 
• Y las infracciones muy graves, desde 600.001€ hasta 1.000.000€.  

En conclusión, la directiva Whistleblower busca garantizar la protección y seguridad de todos los trabajadores que denuncien malas prácticas o actos delictivos dentro de la empresa en la que trabajan. Esto supone una mejora de las condiciones laborales y en el bienestar de los empleados, así como impulso a la transparencia dentro de las organizaciones.