¿Cómo elegir un software de vacaciones de empleados?

La gestión del capital humano es una labor clave dentro de una empresa ya que los empleados son el motor que impulsa el negocio. Por eso, hoy en día, es fundamental saber elegir un software de gestión de vacaciones y ausencias para que la máquina funcione siempre al máximo rendimiento y sin que ello suponga un sobreesfuerzo dentro del departamento de Recursos Humanos.

Y es que saber cómo calcular los días de vacaciones de un trabajador, llevar el control de las ausencias, la gestión de bajas por enfermedad, etc. puede llegar a ser abrumador si no se utilizan las herramientas adecuadas.

De hecho, hasta hace poco, la mayoría de departamentos utilizaban una sencilla plantilla de Excel para el control de vacaciones. Sin embargo las nuevas tecnologías nos permiten evolucionar hacia modelos mucho más eficaces y eficientes: los softwares específicos para la organización de las vacaciones y las ausencias de los empleados.

Estos programas están diseñados para optimizar esta labor y hacer que la gestión del capital humano sea mucho más rápida y sencilla. ¿Cómo? A continuación te explicamos en detalle las funcionalidades de este tipo de herramientas y cómo elegir la que mejor se adapta a tus necesidades.

Beneficios de utilizar un software específico vs Excel

Las hojas de Excel siguen siendo actualmente el método más utilizado para la gestión de vacaciones y ausencias. Sin embargo, este programa no fue concebido para esto y, por tanto, presenta ciertas limitaciones:

Excel es una herramienta de gestión totalmente manual. Es decir, tú mismo tienes que crear la hoja e introducir toda la información lo que supone una gran inversión de tiempo y esfuerzo.
La probabilidad de cometer errores es mucho mayor ya que, en algún momento, es bastante fácil que te equivoques al teclear un número.
Las hojas de Excel tradicionales no permiten trabajar en equipo ya que el documento se encuentra alojado en un ordenador y no en la nube.
Para manejar la información o incluso para crear la hoja de cálculo es fundamental tener unos conocimientos mínimos de Excel que no todo el mundo tiene.

En contraposición, tenemos los programas para el control de las vacaciones de los empleados que son herramientas diseñadas específicamente para servir a esta función. ¿Qué ventajas ofrecen?

Automatización de tareas

Una de las principales ventajas de utilizar un software específico es la automatización de tareas que permiten trabajar de una manera mucho más ágil. El calendario de vacaciones de cada empleado estará siempre actualizado y podrás ver, de un vistazo, su disponibilidad. Además, se irán descontando automáticamente los días de vacaciones disfrutados para poder saber exactamente cuántos le quedan en cada momento.

Esta misma tarea en una hoja de Excel resulta mucho más compleja. Debes marcar, uno a uno, los días de descanso solicitados por el empleado y actualizar manualmente los que le quedan restantes. Con este sistema es muy fácil cometer un error o tener un despiste que afecta negativamente al empleado en cuestión.

Ahorro de tiempo

La gestión de vacaciones y ausencias puede ser una tarea larga y tediosa. De hecho, las estadísticas indican que los equipos de RRHH dedican más de 90 días al año a tareas administrativas cuando utilizan sistemas tradicionales como una hoja de Excel.

Sin embargo, utilizar la tecnología para gestionar el capital humano de tu empresa te permitirá optimizar tus recursos y obtener mejores resultados. Desde Kenjo hemos comprobado que con un software específico de recursos humanos se puede ahorrar hasta un 40% del tiempo destinado a tareas puramente administrativas.

El ejemplo más evidente, y con el que todos los responsables de Recursos Humanos tienen que lidiar día a día, es la gestión de los días de vacaciones, sobre todo cuando se acerca el período estival. El escenario habitual es que los empleados escriben por email al responsable para solicitar sus días de descanso, éste comprueba el calendario en su hoja de Excel, responde al email y en caso de que los días estén aprobados debe introducirlos manualmente en el documento. Todo este proceso supone una gran cantidad de tiempo y un gran volumen de emails en la bandeja de entrada.

Sin embargo, con un programa de gestión específico el esfuerzo se reduce. Los empleados pueden solicitar a través de la herramienta sus vacaciones y el responsable de Recursos Humanos solo tendrá que aprobarlas o rechazarlas con un clic. Esto reduce el envío de emails, el picado de datos a mano, etc. Además, podrá ver en un calendario unificado los empleados en activo y los ausentes para así poder mantener un nivel de trabajo adecuado en todas las áreas.

Accesibilidad y trabajo en equipo

Las herramientas de gestión de vacaciones y ausencias se encuentran alojadas en la nube, por lo que es mucho más fácil trabajar en equipo. ¿Por qué? Cada miembro del departamento de Recursos Humanos accede a la plataforma a través de Internet y puede consultar toda la información almacenada que, a su vez, está compartida con el resto de personas del equipo y se actualiza en tiempo real.

La diferencia con una hoja de Excel es que ésta no puede ser compartida por lo que, para trabajar en equipo, la única opción es enviar el mismo archivo de unos a otros cada vez que una persona lo necesite.

Otro de las ventajas de trabajar en la nube, es que que cualquier miembro del departamento de Recursos Humanos podrá acceder al programa desde cualquier lugar y dispositivo. Ya no será necesario estar en la oficina para trabajar, sino que podrás gestionar a tu equipo desde donde quieras y cuando quieras.

Seguridad

Un cifrado específico protege la información almacenada y, además, se realizan backups periódicos por lo que tus datos siempre estarán seguros. Al contrario, un Excel puede borrarse por error o perderse.

Además, por lo general, los software en la nube están al día en las leyes de protección de datos como el RGPD por lo que no tendrás que preocuparte de aplicar otros sistemas de seguridad adicionales. Del mismo modo, cada vez que hay un cambio en las normativas vigentes, las herramientas se actualizan automáticamente para mantener tus datos protegidos y respetar la ley. Esto es, sin duda, toda una comodidad ya que no te supondrá ni tiempo ni dinero cumplir los reglamentos.

Información de valor

Estas herramientas te ofrecen información de valor para el negocio como, por ejemplo, tasas de ausencia, rotación de empleados, gastos en nóminas... Este tipo de softwares incorporan un apartado de “Informes y analíticas” donde podrás consultar esta información e, incluso, descargar modelos de informes predeterminados o crear los tuyos propios.

Con apenas unos clics podrás obtener información clave para tu departamento, tanto para uso interno como para compartirla, por ejemplo, con la junta directiva. Esto, además, te permitirá tomar mejores decisiones basadas en datos reales.

Si trabajas con una hoja de Excel tendrás que desarrollar tus propios informes, extraer la información, analizarla y plasmarla en un nuevo documento. Esto hace que, en muchas ocasiones, los departamentos de Recursos Humanos, por falta de tiempo, no realicen esta tarea y no tengan ningún tipo de información.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un software de vacaciones y ausencias

Ya tienes claro que tu empresa necesita un software de gestión de vacaciones de empleados, ahora la pregunta es: ¿cómo elegir uno? Hay muchos aspectos que interfieren en la elección de uno u otro pero estos son, sin duda, los principales a tener en cuenta.

Desktop vs nube

En el mercado encontrarás programas que están alojados en la nube y otros que debes instalar en tu ordenador. Los primeros ofrecen grandes comodidades:

Es posible acceder a ellos a través de cualquier dispositivo.
Solo es necesaria una conexión a Internet para consultar toda la información de la empresa.
La información está compartida entre todos los miembros del equipo y se actualiza en tiempo real.

Por el contrario, los programas en desktop:

Precisan de una instalación por lo que ocupan espacio en la memoria de tu ordenador o obligan a la empresa a contar con un servidor.
El equipo de Recursos Humanos siempre estará sujeto a trabajar desde la oficina y el ordenador donde tengan instalado el programa.
La información puede estar o no compartida con el resto del departamento.

Soporte

Para la puesta en marcha del programa, ¿cuentas con un servicio de soporte? Pasar de un sistema a otro no es fácil: hay que migrar de la información, hacer la puesta a punto en todos los equipos, formar al personal…

Sin embargo, si cuentas con un equipo de soporte a tu lado el proceso será mucho más rápido y sencillo. Antes de decantarse por un software asegúrate de que la empresa va a implicarse en la implementación del mismo y a cerciorarse de que todo funciona a la perfección. Este es, sin duda, un factor muy importante a tener en cuenta y que puede inclinar la balanza hacia un lado o hacia otro.

En este sentido, también es importante que la empresa se encargue de formar a tu equipo para que se familiaricen con la herramienta y aprender a utilizarla correctamente. En muchas ocasiones, la instalación de un nuevo software resulta un fracaso porque no se ha hecho un proceso de formación previo y la herramienta está infrautilizada.

Y, por último, asegúrate de que la empresa cuenta con un servicio de atención al cliente disponible para las dudas que puedan ir surgiendo en el día a día.

Precio

El precio siempre es un factor importante a la hora de adquirir cualquier producto. Por lo general, el coste de la licencia de un programa para desktop suele ser siempre la misma, y en muchos casos renovable año a año.

En cambio, en los software alojados en la nube, solo pagarás por el número de empleados que vas a gestionar a través de la plataforma. Por lo tanto, el coste siempre será mucho más ajustado y adaptado a tus necesidades concretas.

A la hora de elegir un software de recursos humanos y acertar con el precio hay que tener en cuenta una serie de características para no llevarse sorpresas en el futuro. Éstas son las variables que afectarán el precio final y que deberías tener en cuenta a la hora de decidirte por un software:

Número de empleados.
Número de tipos de ausencias.
Número de usuarios que accederán como administrador.
Acceso a módulo de reclutamiento.
Número de automatismos incluidos
Tipos de reportes
Integraciones con otras tecnologías
Servicio de atención al cliente personalizado
Asistencia con la migración de datos de excel a la plataforma o de otra tecnología a la nueva contratada
Duración del contrato
Métodos de pago

En España los precios de las plataformas cloud de gestión de RRHH oscilan entre los 3 y 6 euros por empleado al mes. Sin embargo, es importante tener claras las variables anteriores porque serán claves a la hora de encontrar la solución tecnológica más apta para las necesidades de tu empresa.

Recuerda que el precio no lo es todo. Muchas empresas de software de RRHH ofertan precios insuperables pero a costa de reducciones en el servicio de atención al cliente, integraciones con otras tecnología, documentación informativa, etc

¿Qué funcionalidades deben de tener los software de gestión de vacaciones de empleados?

¿Cuáles son las características y capacidades de la herramienta? Estudia bien sus funcionalidades y elige aquella que te permite automatizar tus tareas y agilizar tus procesos. Al final, se trata de mejorar tu día a día y poder invertir tu tiempo en lo realmente importante: las personas. Algunas de las más importantes son:

Asignación de vacaciones y tipos de ausencias.
Políticas de vacaciones personalizadas.
Soporte para festivos regionales en las distintas oficinas (incluso en países del extranjero).
Recordatorios y notificaciones.
Sincronización con el calendario de Gmail o Outlook.

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Interfaz del software de vacaciones y ausencias de Kenjo

Además de esto, es importante que la herramienta cubra otras áreas del departamento de Recursos Humanos para que podáis trabajar desde una única plataforma. Hoy en día existen diferentes tipos de software de RRHH, por eso, asegúrate de que el software también te permite:

Realizar procesos de onboarding.
Gestionar y organizar nóminas.
Lanzar encuestas sobre el clima laboral.
Realizar el control de las entradas y salidas de los empleados.
Gestionar la atracción de talento y de candidatos.
Llevar un control de los proyectos y la dedicación.
Obtener informes y analíticas sin esfuerzo.

Mejores softwares de vacaciones y ausencias

Sabemos que decantarse por un software u otro, requiere de un gran tiempo de análisis y de hacer comparativas. Por eso, te traemos tres opciones con las que agilizar esa tarea y tener más opciones entre las que escoger.

1. Workday

Workday es un software integral de RRHH, finanzas y nóminas, pensado para grandes empresas con un amplio volumen de trabajadores. Entre sus funcionalidades también incluye la gestión de las vacaciones y ausencias.

Ésta se encuentra unida a la gestión de la nómina y al control horario por lo que los datos de todas las herramientas se pueden unificar y actualizar de forma automática, algo que resulta muy práctico. Además, tanto las vacaciones como el fichaje de horas trabajadas pueden gestionarse desde la app móvil.

1. Kenjo

Entre la docena de funcionalidades enfocadas a la gestión del departamento de RRHH que incluye Kenjo, también se encuentra la de vacaciones y ausencias. La herramienta está especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas de todos los sectores.

Gracias a ella, los equipos pueden ahorrar una gran cantidad de tiempo, procesos y documentos, al digitalizar desde un sólo espacio todas las solicitudes y aprobaciones. Además, los equipos pueden ver rápidamente quién de su equipo está de vacaciones, logrando ser más eficaces y gestionar mejor los recursos internos.

2. Workday

Workday es un software integral de RRHH, finanzas y nóminas, pensado para grandes empresas con un amplio volumen de trabajadores. Entre sus funcionalidades también incluye la gestión de las vacaciones y ausencias.

Ésta se encuentra unida a la gestión de la nómina y al control horario por lo que los datos de todas las herramientas se pueden unificar y actualizar de forma automática, algo que resulta muy práctico. Además, tanto las vacaciones como el fichaje de horas trabajadas pueden gestionarse desde la app móvil.

3. Absence

Absence es un software diseñado exclusivamente para la gestión de las vacaciones y las ausencias, el control horario y el registro de horas. Además, permite gestionar los datos de los empleados a través del expediente personal digitalizado.

La funcionalidad de vacaciones, da la posibilidad de solicitar y aprobar las vacaciones con unos pocos clics, ver el calendario de ausencias de un vistazo y gestionar las sustituciones de forma sencilla. Todo ello también puede hacerse desde la app móvil.

Kenjo, el programa para el control de vacaciones y ausencias gratuito

Kenjo es un software de RRHH alojado en la nube. Ha sido diseñado para digitalizar y facilitar la gestión del capital humano de una empresa por lo que una de sus funcionalidades, entre muchas otras, es el control de las vacaciones y ausencias del equipo. Solicita una prueba gratuita y elige Kenjo como tu software de gestión de vacaciones.

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