¿Cómo liquidar las vacaciones de un empleado?

Las vacaciones son un derecho y una obligación para los trabajadores. Deben disfrutar de, al menos, 22 días al año de descanso. Sin embargo, si la empresa pone fin al contrato antes de que esto ocurra debe compensar a la persona en cuestión por cada uno de los días no disfrutados. ¿Sabes cómo liquidar las vacaciones de un empleado?

El Estatuto de los Trabajadores es la normativa que regula la relación entre trabajador y empresa. Este texto reconoce, desde 1980 cuando fue publicado, el derecho a vacaciones y la obligación de disfrutarlas, no pudiendo ser sustituidas por dinero. Así, cada empleado dispone de 30 días naturales de vacaciones remuneradas al año (2,5 días por mes trabajado).

Sin embargo, como decíamos, puede ocurrir que la empresa decida unilateralmente rescindir el contrato antes de que el trabajador disfrute de sus días de descanso. ¿Qué ocurre en ese caso? La compañía deberá proceder al cálculo y pago de las vacaciones no disfrutadas correspondientes al mismo tiempo que entrega el finiquito.

A continuación, te explicamos paso a paso cómo se calculan los días de vacaciones de un trabajador restantes y cómo se determina la cifra a pagar por cada día no disfrutado.

¿Cómo se liquidan las vacaciones en España?

El derecho al descanso está recogido en la Constitución Española en su artículo 40.2. aunque es en el Estatuto de los Trabajadores, como hemos dicho, donde se definen en detalle los derechos y obligaciones de los asalariados. Este aclara, en su artículo 38, que:

“El período de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales”

Por lo tanto la ley dice que:

• Cada trabajador tiene derecho a, al menos, 30 días naturales de vacaciones.
• Deberá disfrutarlas a lo largo de un año.
• Estarán remuneradas.
• No se pueden sustituir por una compensación económica. 
• Los convenios colectivos pueden ampliar el período de vacaciones.

Con todo esto, cabe aclarar que solo existen tres casos en los que una empresa puede pagar al empleado a cambio de sus vacaciones:

• En los contratos de ETT inferiores a 1 año: el trabajador cobra por adelantado los días de vacaciones como previsión en caso de que la empresa rescinda el contrato antes de disfrutarlas.
• En caso de jubilación: si el trabajador se jubila tras una incapacidad laboral que le ha impedido coger esos días de descanso, tendrá derecho a cobrar las vacaciones no disfrutadas.
• Ante el cese de un contrato: cuando la empresa rescinde unilateralmente un contrato y el asalariado no ha disfrutado aún de los días de vacaciones que le corresponden. Este es, sin duda, el caso más común.

En estos dos últimos casos la empresa deberá, por tanto, liquidar las vacaciones no disfrutadas junto a otros conceptos pendientes como, por ejemplo, pagas extraordinarias o los últimos días trabajados. A esta cantidad, que el empleado recibe cuando se pone fin a la relación laboral, se le conoce como finiquito.

Fórmula para liquidar vacaciones

Llegado el momento, es importante saber cómo liquidar las vacaciones de un trabajador. La operación es sencilla, aunque hay que tener en cuenta ciertos pasos:

• Calcula el sueldo mensual del empleado incluyendo el salario base, complementos y un prorrateo de las pagas extraordinarias (en caso de haberlas).
• Divide esta cifra entre 30 para averiguar el salario diario.
• Haz una regla de tres para saber cuántos días le corresponden de vacaciones según los meses que ha trabajado durante ese año. Ten en cuenta que se considera que cada mes tiene 30 días (por eso más arriba dividimos entre esta cantidad) por lo que, en este caso, un año son 360 días.
• Resta los días de vacaciones que ha disfrutado si fuera el caso.
• Multiplica esta cifra por su salario diario para saber cuánto le debe la empresa.

Caso práctico de liquidación de vacaciones 

Para entender bien cómo liquidar las vacaciones, lo mejor es ver un ejemplo práctico.

¡Presta atención! Imagina que un trabajador obtiene un salario de 1.000€ al mes y que, además, recibe dos pagas extra a lo largo del año. La empresa rescinde su contrato el 30 de junio, cuando ya ha disfrutado de 6 de los 30 días naturales de los que dispone al año.

¿Cómo calculamos la liquidación de sus vacaciones? Lo primero, como hemos dicho, es hallar su salario mensual. En este caso, el empleado dispone de dos pagas extraordinarias que debemos tener en cuenta.

Para saber cuál es su salario diario dividimos entre 30: 1.166,66/30 = 38,88€/día.

La empresa decide poner fin al contrato el 30 de junio, por lo que el empleado ha trabajado 6 meses (es decir, un total de 180 días). Para saber cuántas jornadas le corresponden de vacaciones hacemos una regla de tres: (180 x 30) / 360 = 15 días de vacaciones no disfrutados. Recuerda: tenía 30 días de vacaciones y se considera que un año son 360 días.

A esos 15 días le debemos de restar los 6 que ya había disfrutado y, por último, multiplicar esta cifra por su salario diario para tener, por fin, su liquidación. Es decir: (15 - 6) x 38,88= 349,92€.

Con estas sencillas operaciones, ya tendríamos la cifra exacta que la empresa deberá entregarle a este empleado junto a su finiquito. Dependiendo del caso, podría darse que el empleado hubiera disfrutado de más días de vacaciones de los que le corresponden por lo que “debería” dinero a la empresa. Ésta podría descontar la cantidad correspondiente de otros conceptos que también se incluyen en el finiquito.

Simplifica la gestión de vacaciones con Kenjo

Hoy en día, el mejor aliado de un departamento de recursos humanos es un software de gestión de vacaciones. Estos te permiten llevar un control de los días de descanso de cada empleado, ausencias, bajas laborales… y automatizar una gran parte del trabajo, dejando de lado el uso de las tediosas hojas de cálculo.

Interfaz del software de vacaciones y ausonias de Kenjo

Con el software de RRHH de Kenjo podrás, con apenas unos clics y desde una misma plataforma, aprobar las vacaciones del equipo, coordinar sus ausencias, calcular finiquitos, revisar nóminas, etc. Harás tu trabajo de forma más fácil, más rápido y mejor. ¿A qué esperas para probarlo?