Solicitud de vacaciones en las empresas: Guía y plantilla

Realizar una correcta solicitud de vacaciones y ausencias resulta de gran importancia para las empresas, sobre todo para organizar adecuadamente los recursos disponibles y evitar que la productividad de los empleados se resienta. 

Para ello, conviene estandarizar este proceso y reflejarlo, idealmente, en una política de vacaciones. En este artículo profundizamos en aquellos aspectos más relevantes a la hora de organizar la solicitud de vacaciones y otro tipo de ausencias de los empleados. 

Además, hemos elaborado una plantilla gratuita de solicitud de vacaciones con la que tus empleados podrán pedir sus días libres de forma ágil y estructurada. 

Aspectos a tener en cuenta para la solicitud de vacaciones

A la hora de estructurar la solicitud de vacaciones de los empleados, conviene tener una serie de aspectos en cuenta. 

• Normativa vigente: lo primero que tanto la empresa como el empleado han de conocer es la normativa de cada país en materia de vacaciones. En España, el organismo que regula las vacaciones anuales retribuidas es el Ministerio de Trabajo y Economía Social. La información al respecto puede encontrarse en su Guía laboral .
• Duración de las vacaciones: otro de los aspectos fundamentales es saber la duración del periodo de vacaciones, amparado también por la normativa laboral de cada país. 
• Estandarizar el proceso de solicitud: otro de los puntos recomendables es crear un proceso interno y uniforme para todos los empleados de la empresa. Por lo general, el contenido de éste suele recogerse en una política de vacaciones que, entre otros aspectos, ayudará a realizar un cálculo de las vacaciones de los empleados o evitará solapamientos.

• Diferenciar entre vacaciones y otro tipo de ausencias: las vacaciones son aquellos días remunerados que el empleado puede utilizar para lo que considere oportuno. Sin embargo, no hay que confundirlas con otro tipo de ausencias como por ejemplo las siguientes:
   
  • Ausencias justificadas: son días en los que el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo pero avisa a la empresa con antelación y, por lo general, se suelen explicar los motivos. Son ausencias remuneradas y forman parte de esta categoría las siguientes, entre otras: bajas laborales, enlaces matrimoniales, mudanzas o deber público como votar.
  • Ausencias injustificadas: este tipo de ausencias para las que no se ha avisado previamente y tampoco se explica el motivo, constituyen en la mayoría de casos una infracción grave y pueden ser motivo de despido. 

• Compensación monetaria de las vacaciones y acarreo: será necesario conocer la normativa en materia de compensación económica de vacaciones. En la actualidad en España está prohibido sustituirlas por salario salvo cuando el contrato de trabajo finaliza y hay días libres no disfrutados. En ese caso se pueden liquidar las vacaciones.

• Acarreo de las vacaciones: el artículo 38 Estatuto de los Trabajadores no especifica si las vacaciones han de disfrutarse dentro de un año natural. Por tanto, la empresa puede delimitar los días de acarreo de un año a otro y hasta cuándo pueden utilizarse. Este aspecto también puede establecerse en el convenio colectivo o a través de un acuerdo individual entre la empresa y el trabajador. 

¿Puede una empresa denegar las vacaciones a un empleado?

Aunque las vacaciones son un derecho, el periodo de disfrute ha de realizarse mediante acuerdo previo entre las partes implicadas. Por lo tanto, la empresa puede denegar la solicitud de vacaciones que el empleado haga. 

En concreto, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores especifica que “el periodo de su disfrute, se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones”.

La empresa tiene que comunicar este hecho al empleado que, en caso de no estar de acuerdo, puede recurrir esta decisión con una demanda presentada ante el Juzgado de lo Social. Según el citado artículo 38 del ET, “en caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción competente fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente”. 

Imagen de la plantilla de solicitud de vacaciones de Kenjo

¿Cuántas vacaciones corresponden a un empleado?

El número de vacaciones en España no puede ser inferior a 30 días naturales que son aquellos comprendidos entre el lunes y el domingo, incluyendo festivos. Esto corresponde a un mínimo de 2,5 días naturales por mes trabajado. 

Según el tipo de contrato hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: 

Jornada completa

Para los contratos a jornada completa -por lo general de un máximo de 40 horas- el número de vacaciones puede pactarse de forma individual o colectiva pero, como se ha mencionado, nunca puede ser inferior a 30 días naturales. 

Jornada parcial 

En el caso de los contratos a media jornada, al trabajador le corresponden los mismos días de vacaciones que los trabajadores a tiempo completo. Es decir, dispone de 30 días de vacaciones por año trabajado y la diferencia de horas tiene que estar fijada en el sueldo que se percibe durante las vacaciones. 

Contrato temporal

Los trabajadores con un contrato temporal, tienen igualmente los mismos días de vacaciones que el resto de empleados pero proporcionalmente en función de la duración de su contrato. Por ejemplo, si éste es de 6 meses, al trabajador le corresponderán 15 días naturales de vacaciones. Al tener fecha de término, el tiempo límite de disfrute de las vacaciones, también deberá establecerse antes de que finalice el contrato.

Contrato en prácticas 

A las personas con un contrato de prácticas también tienen derecho a un mínimo 30 días naturales de vacaciones proporcionales al tiempo que dure el contrato. En este caso, las prácticas no podrán ser inferiores a 6 meses ni superiores a 2 años. Para aquellos que sean de menos de 2 años, se puede realizar hasta dos prórrogas con una duración mínima de 6 meses. 

¿Cómo enviar la solicitud de vacaciones?

El trabajador ha de presentar la solicitud de vacaciones a su responsable directo o a quien se establezca en la política de vacaciones como encargado de este trámite. Las formas habituales en las que se realiza este envío son las siguientes:

Por email

Utilizar el correo electrónico para enviar las solicitudes es una de las maneras tradicionales de pedir vacaciones. Por lo general, los empleados mandan un correo electrónico indicando el tiempo que se quiere disfrutar y el responsable directo o la persona correspondiente lo aprueba también por mail. 

Esta opción, sin embargo, presenta una serie de inconvenientes como son el hecho de no tener el histórico de vacaciones del empleado en un sólo espacio, olvidos en la aprobación o denegación de las solicitudes o la imposibilidad de cuadrar las audiencias entre varios miembros de un equipo. 

Burofax

Las solicitud de vacaciones a través de un burofax también puede hacerse pero ocurre en la mayoría de los casos cuando la empresa no ha respondido a la solicitud realizada previamente y por otro medio -como el correo electrónico- del empleado.

Por escrito

Las solicitudes, con frecuencia, también se hacen a través de un documento escrito que el trabajador entrega a la persona encargada de revisar la petición. En Kenjo hemos creado una plantilla Word que podrás entregar a tus empleados para que la rellenen. Puedes utilizarla gratuitamente haciendo click en la imagen inferior,

En ella, los trabajadores podrán especificar la fecha de solicitud, así como el tipo de ausencia solicitada y el motivo. Este documento tendrá que ser firmado por ambas partes -trabajador y empresa- y tendrá validez para aprobar o denegar la solicitud. 

Software para gestión de vacaciones

Una de las formas más eficientes de agilizar el proceso de solicitud de vacaciones la utilización de un software de vacaciones y ausencias. Gracias a él, las empresas podrán lograr lo siguiente:

• Tener una visión general de los días disponibles y restantes de los empleados de la empresa.
• Implementar un sistema de solicitud intuitivo y sencillo para los empleados.
• Los responsables de la revisión de las solicitudes recibirán una notificación al correo electrónico.
• Acceder al histórico de ausencias de cada empleado y descargar la información.
• Sincronizar los días libres y festivos con las agendas de los empleados.
• Identificar automáticamente solapamientos de días libres entre miembros de un mismo departamento.
• Asignar y delegar permisos a los responsables de aprobar o rechazar la solicitud. 

En Kenjo, contamos con una funcionalidad de vacaciones y ausencias con el que las empresas pueden digitalizar este proceso. Puedes probarlo de manera gratuita y sin compromiso durante 14 días. 

Digitalizar la solicitud de vacaciones

Digitalizar la solicitud de vacaciones supone un gran ahorro de costes y recursos a la empresa ya que se reduce la carga de trabajo y de tareas administrativas asociadas. También se evitan confusiones, retrasos en la solicitud y aprobación, disminución de la productividad de los empleados por falta de personal y se reduce el número de correos electrónicos enviados. 

En este sentido, la utilización de un software ‘todo en uno’ de RRHH, permite además digitalizar otros aspectos como el registro horario, la planificación de turnos rotativos, el reclutamiento o las evaluaciones de desempeño, entre otros.

Interfaz del software de vacaciones y ausencias de Kenjo