¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados?

Cuando se acercan ciertas épocas del año, como verano o Navidad, los trabajadores empiezan a planificar sus días libres. Y esto supone, irremediablemente, una gran carga de trabajo extra para Recursos Humanos. ¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados y sobrevivir a la tarea?

Para resolver esta cuestión te damos una serie de consejos prácticos a continuación.

La importancia de una buena gestión de las vacaciones

Las vacaciones son una obligación para las empresas y un derecho de los empleados recogido y regulado por el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Y es que los períodos de descanso en forma de vacaciones retribuidas son fundamentales para que los profesionales puedan reducir sus niveles de estrés y volver al trabajo siendo más productivos y eficientes.

Sin embargo, organizar las vacaciones de los empleados de una empresa se vuelve complicado a medida que ésta crece.

Hay periodos clave, como los meses de verano y Navidad, en los que se concentran las solicitudes para disfrutar de unos días libres. En estas fechas es importante tener una buena planificación para que ningún área o departamento se quede sin equipo suficiente para continuar con normalidad su actividad.

¿Por qué es importante saber cómo gestionar las vacaciones de los empleados para que la empresa siga funcionando? Entre otras cuestiones, ésta permite:

• Mantener y preservar la satisfacción y el bienestar de los trabajadores lo que tiene un impacto directo sobre su productividad
• Garantizar el buen funcionamiento de la compañía y el nivel de producción
• Evitar no disponer de los recursos necesarios en picos de trabajo o épocas de más actividad

5 consejos para la gestión de las vacaciones de los empleados

Para que la gestión de las vacaciones sea un éxito, es fundamental tener una buena política, crear un sistema de prioridades, estar al día en convenios y contratos, calcular los días de vacaciones etc. A continuación, te damos cinco consejos que te ayudarán:

1. Redacta una política de vacaciones

La planificación resulta mucho más sencilla cuando hay una política de vacaciones bien definida dentro de la empresa. Obviamente, ésta debe de seguir lo establecido en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo pero la empresa puede crear su propio modelo de gestión de vacaciones.

El objetivo de este tipo de documentos es que, por un lado, los trabajadores sepan cuándo y cómo pueden pedir vacaciones y, por otro, que los responsables de departamento sepan cuándo van a disponer de su equipo.  

Es por esto que es muy importante contar con una política clara y sin ambigüedades. Debe recoger todas las situaciones posibles para que, en el futuro, las normas sirvan para tomar decisiones.

El equipo de RRHH también debe trabajar la comunicación sobre la política de vacaciones y asegurarse de que todos los empleados la entienden y la tienen a su disposición siempre que quieran consultar alguna duda.  

2. Revisa los convenios y los contratos

Como decíamos en el punto anterior, la empresa tiene derecho a crear su propio modelo de gestión de vacaciones pero éste siempre ha de respetar lo recogido en el Estatuto de Trabajadores y en el convenio colectivo del sector al que pertenezca. Por eso, es importante estar al día de cualquier cambio o novedad que pudiera haber.

Además de esto, también es conveniente que la organización se rija por lo que haya firmado por contrato con cada trabajador. Quizás unos hayan negociado más vacaciones que otros y eso deberá respetarse siempre.

3. Establece un orden de prioridad

¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados y decidir quién puede elegir primero qué días quiere? Lo habitual es establecer un orden de prioridad y reflejarlo en la política de la empresa.

Podemos seguir tres criterios:

• Antigüedad: para premiar el compromiso de un empleado, muchas empresas dejan que los más veteranos elijan primero sus días de vacaciones.
• Empleados con hijos: otra opción, para facilitar la conciliación familiar, es que los empleados con hijos en edad escolar pidan sus días libres antes que los demás. Así podrás cuadrar las vacaciones de toda la familia.
• Sistema rotativo: una vez le toca elegir a uno, otra vez a otro… y así van pasando todos por turnos. 

4. Planifica con antelación

Planificar con el tiempo suficiente las vacaciones del equipo puede evitar muchos problemas. Lo ideal es hacerlo con, al menos, dos meses de antelación.

Hay que contar, por supuesto, con que pueda haber cambios de última hora (por ambas partes) que requieran modificaciones.

5. Crea un calendario de vacaciones

Contar con un calendario en el que aparezcan las vacaciones de todos los empleados puede ser todo un reto pero, sin duda, es una herramienta muy útil para ver fácilmente qué personas están descansando en cada momento.

Esto te ayudará a cuadrar las vacaciones del equipo, evitar que falte capital humano en fechas clave del año y, además, que cada departamento sepa cuándo coge sus días libres cada uno de sus compañeros.

Utiliza un software de gestión de vacaciones

El último gran consejo que te podemos dar para gestionar las vacaciones de los empleados es que digitalizaces y automatices el proceso a través de un software de gestión de vacaciones.

Este tipo de programas informáticos te permitirá llevar un mejor control de las ausencias de los trabajadores, gestionar de una forma más eficiente el capital humano de tu organización y, sobre todo, ser mucho más eficiente.

Ventajas de utilizar un software de vacaciones

• Reduce el tiempo que dedicas a la gestión de vacaciones.
• Consulta un calendario de vacaciones que se crea automáticamente.
• Recibe todas las solicitudes de los trabajadores a través de una única plataforma.
• Automatiza el proceso de aprobación de vacaciones si este pasa por los managers de equipo.
• Ofrece un portal del empleado en el que los trabajadores podrán consultar fácilmente el número de días de vacaciones no disfrutadas.

Funcionalidades del software de vacaciones de Kenjo

La gestión de vacaciones de Kenjo es muy completa y ofrece ventajas para el equipo de Recursos Humanos pero también para los empleados de la organización. Entre algunas de estas ventajas se encuentran las siguientes:

Para empleados:

• Solicitar las vacaciones en apenas unos clics.
• Consultar el número de vacaciones restantes fácilmente.
• Sincronizar los días libres con el calendario.
• Reflejar en el estado de Slack cuando se está fuera de la oficina.

Para el equipo de RRHH:

•   Ahorrar tiempo automatizando los procesos de aprobación de vacaciones.
•  Revisar fácilmente el inicio y fin de las vacaciones de los empleados a través de un calendario.
•   Comprobar las áreas que necesitan refuerzos para tomar decisiones.
•   Revisar cuántos días de vacaciones le quedan a cada trabajador fácilmente.