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¿Sientes que se te acumula el trabajo de RRHH y que las tareas administrativas no te dejan centrarte en lo que realmente importa? Sabemos que la gestión de RRHH es una tarea compleja y que no es sencillo automatizar los procesos. Sin embargo, la utilización de un software de RRHH es una gran ayuda para aquellos departamentos que buscan ser más eficientes, ágiles y lograr sus objetivos.
En la actualidad, existen numerosas opciones de software de RRHH en el mercado, que ofrecen una variedad de soluciones para optimizar la gestión de los recursos humanos de una organización. Si bien cada empresa tiene sus propias necesidades y limitaciones, hay algunas señales comunes que indican la necesidad de un software de RRHH.
En este artículo, exploramos las 10 señales más comunes que indican que una empresa necesita un software de RRHH, así como las ventajas de contar con uno.
¿Qué es un software de RRHH?
Un software de RRHH es una aplicación digital para realizar tareas y procesos de recursos humanos. Integra y vincula varias áreas de la gestión de RRHH, como el reclutamiento de nuevos empleados, la planificación de turnos, la gestión de las vacaciones y ausencias, de las nóminas y el registro de la jornada laboral.
En definitiva, se trata de un programa creado para ahorrar tiempo y recursos a las empresas a través de la digitalización de tareas tradicionalmente manuales y repetitivas. Además, genera informes de forma automática en base a los datos que se recopilan y que permiten analizar resultados en base a los principales KPIs de RRHH.
10 señales de que necesitas adquirir un software de RRHH
Si las tareas manuales consumen demasiado tiempo y recursos, incluso superiores a lo que costaría un software de RRHH, entonces es momento de plantearse apostar por una solución digital. A continuación te mostramos cuáles son las 10 señales inequívocas de que necesitas un software de RRHH:
1. Tu departamento de RRHH está sobrecargado
El rápido crecimiento de una empresa conlleva más responsabilidades y tareas para el departamento de RRHH y a menudo resulta difícil para el equipo hacerles frente. Esto provoca estrés entre los empleados y se vuelven improductivos.
Sin embargo, al invertir en un software de RRHH, es posible automatizar los procesos para ahorrar más tiempo, reducir la carga de trabajo de los empleados y aumentar la productividad. Lo ideal es apostar por un software ‘todo en uno’ en el que se integren los procesos de RRHH más importantes.
De esta forma la empresa contará con una única plataforma en la que centralizar sus operaciones y en la que los empleados puedan realizar tareas como la solicitud de vacaciones y ausencias, el registro horario o evaluaciones del desempeño.
2. El índice de rotación de tu empresa es elevado
Cuando una empresa cuenta con procesos largos y tediosos, se produce un impacto negativo en los índices de satisfacción de los empleados. Esto puede dar a un índice de rotación elevado, lo que se traduce en más gastos para la empresa y que la calidad del trabajo pueda resentirse.
Por todo ello, invertir en un software de RRHH puede ayudar a mejorar la experiencia de los empleados al agilizar los procesos, detectar y resolver problemas como el clima laboral de la empresa. La mayoría de softwares también disponen de una funcionalidad de evaluación del desempeño, con la que proporcionar feedback a los empleados, identificar las áreas de mejora e impulsar su desarrollo.
3. Los reportes se crean de forma manual
El análisis de las acciones es fundamental para saber si están logrando los objetivos del departamento de RRHH. Sin embargo, si la recopilación y el tratamiento de los datos se hace de forma manual o en Plantillas Excel y se pierde demasiado tiempo, otras tareas pueden verse afectadas. Además, existe la posibilidad de que se produzcan errores en los resultados o se pierda información relevante.
Por eso, es aconsejable digitalizar la gestión de personas a través de un software de RRHH que disponga de una funcionalidad de People Analytics. Con ella, tu departamento podrá generar informes de forma automática y almacenar los datos de los empleados de forma segura y accesible por el departamento en todo momento y desde cualquier dispositivo. Con ella, podrás analizar aspectos como la rotación de personal, los índices de absentismo, realizar el registro salarial obligatorio según marca la normativa o garantizar la diversidad de la empresa.
4. El acceso a los datos es difícil y complejo
Como hemos mencionado anteriormente, el registro manual de datos puede crear confusión a la hora de localizar registros antiguos. Si no se encuentran los datos necesarios a tiempo, pueden producirse retrasos en la contratación de nuevos empleados o en los procesos de onboarding y offboarding, entre otros.
Además, pueden producirse irregularidades en las nóminas o en la gestión de las vacaciones y ausencias, lo que puede provocar el descontento de los empleados y posibles problemas legales.
Por todo ello, un software de gestión de RRHH puede ayudarte a acceder a los datos almacenados en cualquier momento, ya que se conservan en una aplicación central a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo y lugar, conforme al RGPD. Gracias a un software, podrás recuperar fácilmente los datos personales de los empleados, las solicitudes de vacaciones, los registros y toda la información relacionada con RRHH.
5. Se producen errores con frecuencia
Si en el departamento de RRHH se producen errores graves con frecuencia, puede deberse a una sobrecarga de trabajo o al registro manual de los datos mencionados anteriormente.
El hecho de contratar un software de RRHH supone aliviar la carga de tareas administrativas y por consiguiente una reducción del volumen de trabajo. Sin lugar a dudas, esto permite hace que los responsables de este departamento tengan más tiempo para llevar a cabo sus tareas y evitar errores que, de lo contrario, pueden dañar la consecución de objetivos.
6. La gestión de la nómina resulta complicada
Uno de los problemas habituales de gestionar las nóminas de manera manual es que los empleados no puedan recibirla a final de mes o, incluso, que se produzcan errores en los pagos. Esto puede perjudicar a la empresa y aumentar el descontento de los empleados.
Por eso, es aconsejable que el software de RRHH que se contrate disponga de un software de gestión de nóminas para automatizar el envío a todos los empleados y los pagos. Además, si trabajas con una gestoría externa, ésta puede descargar la información necesaria para agilizar todo el proceso relativo a las nóminas.
7. La solicitud de vacaciones y ausencias se realiza de forma manual
Muchas empresas realizan la solicitud de vacaciones por mail o a través de un excel, entre otros métodos. Esto da lugar a retrasos en la aprobación y a problemas de gestión de la disponibilidad de los equipos, lo que puede tener un impacto negativo en la productividad de la empresa.
Un software de vacaciones y ausencias es una forma de evitar esta situación, ya que con él los empleados pueden solicitar sus vacaciones desde cualquier dispositivo y en todo momento. Por su parte, la persona responsable de su aprobación recibe una notificación en tiempo real. Además, la aplicación conserva el histórico de vacaciones y proporciona información sobre los días libres restantes.
Por otro lado, los empleados pueden subir a la plataforma cualquier documento que acredite su ausencia o cualquier baja por enfermedad o incapacitación.
8. Cumplir la normativa laboral resulta complicado
En ocasiones, las empresas tienen dificultades para garantizar el cumplimiento de las obligaciones en materia laboral. En 2023, por ejemplo, el 70% de las empresas no cumplió con la realización de un plan de igualdad, según datos del Ministerio.
El incumplimiento de la normativa da lugar a sanciones y acciones legales, además de dañar la imagen de la empresa. Por eso, es recomendable disponer de un software de RRHH que cuente con las funcionalidades necesarias para hacer frente a las distintas regulaciones como el registro salarial obligatorio (RD 902/2020) o un canal de denuncias según la Directiva Whistleblower.
9. Inseguridad en la conservación de datos
Cuando los datos personales de la empresa no se conservan de forma segura, pueden producirse filtraciones o violaciones con graves consecuencias tanto para la empresa como para sus trabajadores. Además, una pérdida de datos o el acceso no autorizado a información sensible afectará a la confianza de los empleados en RRHH.
En este sentido, el uso de un software de RRHH para almacenar los datos puede ayudar a garantizar que sean accesibles a las personas adecuadas sin comprometer la seguridad y cumplir con los más altos estándares.
10. Falta de digitalización
Uno de los crecientes atractivos de las empresas de cara a sus empleados es su nivel de digitalización. Tanto es así que se ha convertido en uno de los reclamos principales de los trabajadores a la hora de buscar empleo.
En este sentido, utilizar una herramienta digital para realizar los principales procesos que tienen que ver con la gestión de personas, resulta fundamental para mejorar el employer branding de la empresa y su imagen como marca empleadora. En este sentido, un software de RRHH es el mejor aliado para lograrlo y ofrecer herramientas competentes.
¿Qué herramientas incluye un software de RRHH ‘todo en uno’?
Como hemos visto anteriormente, una de las mejores opciones a la hora de contratar un software de RRHH es apostar por una solución ‘todo en uno’. Gracias a ella, la empresa podrá invertir en una única plataforma capaz de digitalizar y automatizar los procesos más importantes de la gestión de personas. Por lo general, un software de RRHH incluye las siguientes funcionalidades:
- Gestión del reclutamiento
- Gestión de vacaciones y ausencias
- Registro de la jornada laboral
- Realización de evaluaciones del desempeño
- Gestión de nóminas
- Creación de automatizaciones
- Planificación de turnos de trabajo
- Gestión de procesos de onboarding y offboarding
- Organigrama digital de la empresa
- Gestión documental en la nube
- Generación automática de informes y análisis de datos
- Directorio de empleados
- Comunicación de novedades
En Kenjo y gracias a nuestro software ‘todo en uno’ ponemos a disposición de tu empresa estas y otras herramientas con las que podrás mejorar la gestión de tu departamento y lograr tus objetivos de RRHH. Si quieres más información, ¡no dudes en reservar una demo con nuestro equipo! También puedes realizar una prueba gratuita sin compromiso y probar todas las funcionalidades.
