Consejos para cambiar tu software de RRHH

Todos conocemos esa situación en la que confías en la tecnología que has contratado y de repente, deja de funcionar; la aplicación no se puede abrir, no localizas a nadie por teléfono y varios procesos se paralizan. El resultado se traduce en empleados descontentos, operaciones incompletas y una posible pérdida de datos y recursos. 

Lo mismo ocurre cuando tu software de RRHH funciona mal y da lugar a pérdidas financieras o retrasos en las entregas. ¿Te suena algo de esto? Si es así, déjanos contarte cómo podemos ayudarte a elegir el software de RRHH adecuado, en qué nos diferenciamos de otras plataformas y qué soluciones ofrecemos a nuestros clientes.

La importancia de contar con un software de RRHH fiable

Para una organización es de suma importancia contar con procesos optimizados y flujos de trabajo ágiles que puedan ahorrar tiempo y recursos. En este sentido, un software de RRHH resulta de gran utilidad a la hora de reducir el número de tareas administrativas y ganar en eficiencia. Sin embargo, si la tecnología que se utiliza es antigua y compleja, pierde su función principal. 

Por eso, en Kenjo y a través de nuestro software de RRHH actuamos como eje central para ayudar a las empresas a mejorar su gestión, la comunicación entre los equipos e impulsar el desarrollo de sus trabajadores. Con ese objetivo agilizamos el acceso a los datos y los procesos más importantes como el registro horario, la planificación de turnos de trabajo o la selección y contratación de personal, entre otros.

¿Cuáles son las ventajas de un software de RRHH para la empresa y sus empleados?

Como hemos visto, contar con un software de RRHH que funcione adecuadamente, ofrece una serie de ventajas a la empresa y a sus empleados. A continuación profundizamos en algunas de las más importantes: 

• Acceso y transparencia: uno de los aspectos que hacen que un software de RRHH sea clave para las organizaciones es su alto nivel de transparencia. Los empleados pueden tener acceso inmediato a los datos de mayor relevancia desde cualquier lugar y, por tanto, estar siempre al día de lo que sucede. Por ejemplo, pueden visualizar el número de vacaciones que les queda, acceder a sus nóminas o ver quién de su equipo está ausente. Esto hace que la información sea clara en todo momento y se incremente su sentimiento de pertenencia en la empresa. 
• Datos personales: un software de RRHH permite a los empleados actualizar y consultar sus datos personales, como sus datos bancarios, los contactos de emergencia o su dirección postal. De esta forma, no es necesario contactar con RRHH cada vez que algo cambia.
• Tiempo libre y gestión de ausencias: una solución de RRHH permite a los empleados solicitar días de vacaciones, informar de cualquier ausencia y ver sus días de vacaciones restantes. Todo ello desde cualquier dispositivo, ya sea la tablet, el ordenador o la app móvil. Esto reduce una gran cantidad de tiempo al equipo de RRHH y ofrece a los empleados una mejor gestión de sus solicitudes, sin que se retrasen los tiempos de aprobación.
• Gestión del rendimiento: un software de RRHH proporciona un sistema eficaz para medir el rendimiento de los empleados y realizar un seguimiento de los objetivos planteados. Además, tanto los responsables de equipo como los empleados pueden recibir comentarios sobre su desempeño e identificar las áreas de mejora.
• Gestión de la formación: un software de RRHH ayuda a los responsables de equipo a encontrar oportunidades formativas para el personal de la empresa, según sus necesidades y las posibilidades de mejorar sus habilidades e impulsar su desarrollo profesional. 
• Comunicación: un software de RRHH es una  plataforma de comunicación clave entre los responsables de RRHH y los empleados en la que compartir información importante como las políticas de la empresa, vacaciones, compensaciones u otras actualizaciones.

En definitiva, un software de RRHH reduce la carga de trabajo del departamento de RRHH, agiliza los flujos de información y mejora la comunicación entre todos los empleados. Esto tiene un impacto positivo en su satisfacción y en sus niveles de compromiso al sentirse partícipes en las decisiones de la empresa y disponer de las herramientas necesarias para realizar trámites burocráticos.

Las señales más comunes para saber por qué cambiar tu software de RRHH 

La experiencia de cada empresa con un software de RRHH varía según las necesidades que requiera cada una. Sin embargo, hay una serie de cuestiones que son habituales y se repiten. A continuación mencionamos algunas de las más comunes: 

• Precios elevados para cubrir múltiples soluciones: una de las razones frecuentes por la que las empresas deciden cambiar de proveedor es el elevado coste de la solución de RRHH que utilizan. En numerosas ocasiones adquirir más de una herramienta para llevar a cabo procesos de RRHH implica contratar varias plataformas, en vez de una sola. Por eso, en Kenjo ofrecemos un software ‘todo en uno’ en el que los responsables de RRHH pueden agrupar todos los procesos relacionados con la gestión de personas. Además el precio se ajusta al número de empleados de la empresa y las soluciones contratadas. 
• Insatisfacción en el soporte: muchos proveedores de software carecen de un servicio de atención al cliente adecuado, capaz de dar la solución que se requiere y, sobre todo, que esté disponible cuando se necesita. En Kenjo somos conscientes de la importancia de dar respuesta de forma rápida y ágil y por eso proporcionamos atención personalizada y al instante. 
• Procesos de implementación largos e ineficaces: existen distintas razones por las que la implementación puede ser larga e incluso incompleta. Por un lado, la falta de recursos internos hace que no se dedique al cliente el tiempo que requiere y, por tanto, la implementación no se logre con éxito. También puede haber problemas de compatibilidad entre el nuevo software y el hardware existente o la tecnología ya en uso. Por eso, en Kenjo contamos con un amplio equipo de implementación y tecnológico para solventar cualquier dificultad que pueda surgir en el proceso y para llevar a cabo una implementación ágil y eficaz.

• Fallos en la aplicación y pérdida de datos: cuando la tecnología que se ofrece no se elabora exclusivamente de forma interna, resulta más complicado garantizar la ausencia de fallos y la conservación adecuada de los datos. Para nosotros, resulta fundamental contar con equipos propios de programadores que desarrollen íntegramente la aplicación y las distintas soluciones de Kenjo. De esta forma, proporcionamos un mejor servicio y nos anticipamos a los fallos que puedan surgir.
• Antigüedad del software: muchas empresas introdujeron sus primeras soluciones de RRHH hace más de 10 años. Desde entonces, apenas se han llevado a cabo actualizaciones y muchas de ellas no se han adaptado a las nuevas regulaciones en materia laboral ni a los cambios en los entornos de trabajo de los últimos años. Por eso, es necesario introducir de forma periódica novedades y reajustes en las soluciones para ofrecer un servicio acorde con las características del momento actual. 
  
  

Aspectos a tener en cuenta para cambiar tu software de RRHH de forma adecuada

Como hemos visto, un software de RRHH puede plantear una serie de dificultades cuando no funciona correctamente. Ante esta problemática, ¿qué criterios se deben emplear a la hora de elegir un nuevo proveedor de RRHH? A continuación enumeramos los elementos que juegan un papel fundamental en la toma de decisión:

• Tener en cuenta las necesidades del departamento de RRHH: aunque resulte obvio, en los procesos de adquisición de un software, es frecuente no tener en cuenta las necesidades reales del departamento de RRHH y continuar con las herramientas que se han utilizado hasta ahora, aunque no sean las adecuadas. En muchas ocasiones, los departamentos de RRHH deben incluso justificar las necesidades que tienen y convencer a otros departamentos de la importancia de digitalizar y optimizar sus procesos. Por eso, es fundamental tener en cuenta los procesos de RRHH que se quieren optimizar y las soluciones a implementar para lograrlo. 
• Realizar un cálculo del ahorro de costes al optimizar procesos: a priori, la adquisición de un software de RRHH o el cambio a una otra plataforma se percibe como un nuevo gasto. Sin embargo, es recomendable realizar un cálculo del retorno de la inversión y el impacto que tiene a nivel operativo el contratar una única plataforma solvente y eficaz para agilizar procesos y mejorar resultados. 
• La experiencia del proveedor: muchas plataformas tecnológicas carecen de la experiencia suficiente para desarrollar soluciones adaptadas a los requerimientos de las empresas a las que atienden. Por eso, es aconsejable trabajar con una empresa que cuente con clientes de sectores afines, conocer su grado de satisfacción y solicitar al proveedor casos de éxito para recabar mayor información.
• Implementación: como hemos visto anteriormente, introducir una solución tecnológica requiere de tiempo y asistencia, tanto desde un punto de vista técnico como de formación al equipo. Por esa razón, en la medida de lo posible es aconsejable acordar previamente las horas que se van a dedicar a la fase de implementación. 
• Asistencia: en línea con lo anterior, es importante contar con un servicio de asistencia gratuito y continuo para que, en caso de que surjan complicaciones o dudas, poder resolverlas de forma ágil y sencilla.  
• Integración: sincronizar las plataformas que la empresa ya utiliza, resulta clave para realizar una correcta integración de las funcionalidades que se van a usar. Por eso, aconsejamos contratar un software con API abierta que pueda conectarse a otras tecnologías como por ejemplo Slack o los calendarios de Google para sincronizar las notificaciones. 
• Seguridad: también es necesario asegurarse de que el proveedor de software toma las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y si realizan copias de seguridad periódicas con el objetivo de evitar pérdidas. 
• Realizar una comparativa: con todos los criterios mencionados anteriormente, conviene realizar una comparativa entre varios softwares de RRHH para analizar cuál se ajusta más a las necesidades que la empresa busca. De esa forma, se realizará un análisis del mercado y aumentarán las posibilidades de contratar el adecuado. 

Si quieres más información sobre los criterios a tener en cuenta en la toma de decisión, te invitamos a consultar esta guía sobre cómo elegir un software de RRHH o descargar una plantilla comparativa de forma gratuita haciendo click en la imagen inferior.

La importancia de adaptarse a las necesidades de la empresa

En definitiva, elegir un software de RRHH requiere de un proceso previo para definir las necesidades que se requieren y para calcular el impacto operativo y de reducción de costes que va a tener. Una vez concretado estos aspectos, es conveniente asegurarse de que la empresa a la que se contrata se adapta a ellas y no al revés, ya que de lo contrario, no cumplirá los objetivos establecidos. 

Por esa razón, en Kenjo ofrecemos una escucha activa a nuestros clientes con el objetivo de ofrecer el conocimiento y la tecnología que se ajusta a las características del negocio y del departamento de RRHH. Para ello, introducimos mejoras constantes y tenemos en cuenta las últimas tendencias del sector y las regulaciones en materia laboral.

Si estás pensando en cambiar de proveedor de software, te animamos a reservar una demo con nuestro equipo para resolver todas tus dudas y ver la plataforma sin compromiso.