¿Qué es un software de gestión de personal?

Trabajar con un software de gestión de personal es cada vez más común dentro de los departamentos de recursos humanos La tecnología se ha convertido en una gran aliada para optimizar las tareas diarias del departamento y aprovechar los datos para extraer información estratégica y de valor para la compañía.

Si quieres saber más sobre cómo un software de gestión de personas puede transformar el día a día del departamento, sigue leyendo.

Definición de software de gestión de personal

Un software de gestión de empleados, a veces también denominado software de RRHH, está diseñado para planificar y ejecutar todas las tareas que realiza el departamento de Recursos Humanos de la forma más eficiente posible. El significado y alcance de este concepto es, por tanto, muy amplio.

A nivel general, los sistemas de gestión están pensados para optimizar los procesos internos de recursos humanos. y, al mismo tiempo, obtener información sobre el funcionamiento de la estrategia del departamento en la compañía.

En el día a día, permite la ejecución de algunas tareas como el control horario, la gestión de vacaciones y ausencias o, por ejemplo, la realización de evaluaciones periódicas de desempeño.

Y es que los empleados son el activo más importante de la empresa, por eso hay que cuidarlos bien y sacar su máximo potencial. Es todo un reto para el departamento de personal, especialmente en compañías más grandes. Por eso es importante contar con las herramientas necesarias para poner los procesos en marcha y alcanzar los objetivos marcados.

Principales funcionalidades que debe de tener este software

Como ya hemos dicho, un software de gestión de personal integra bajo una misma plataforma muchas de las funcionalidades que competen al departamento de recursos humanos. Es importante buscar un programa que las cubra todas para lograr, de este modo, la eficiencia dentro del equipo.

Vacaciones y ausencias

La gestión de vacaciones y ausencias es una de las tareas que más tiempo roba al departamento de personas. Canalizar las solicitudes a través de una única plataforma en la que, además, los responsables de equipo pueden aprobar o declinar la petición resulta mucho más eficiente para todas las partes involucradas.

Registro de horario

El registro de horario es obligatorio desde mayo de 2019. Existen muchos métodos para hacerlo, aunque el más óptimo es a través de un software específico de control horario. Los trabajadores podrán fichar desde cualquier dispositivo fácilmente, incluso cuando están trabajando desde casa. De esta forma, recursos humanos tendrá toda la información a su disposición y almacenada digitalmente para cumplir con la normativa.

Evaluación de desempeño

El feedback continuo es una de las herramientas más importantes para mantener una plantilla motivada y aprovechar el talento interno. Las evaluaciones continuas ayudan a ejecutar el proceso de mejor forma, recopilar la información de todas las partes y filtrar los resultados. De este modo, es mucho más fácil hacer un seguimiento de la evolución de cada empleado y ayudarle a sacar lo mejor de sí mismo.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño de Kenjo

Informes y analíticas

El análisis de datos y la elaboración de informes es cada vez más importante para el departamento de personal que cobra un peso estratégico dentro de la organización. Filtrar información, detectar tendencias y tomar decisiones basadas en datos es fundamental.

Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas de Kenjo

Organigrama

Existen muchos modelos organizativos dentro de las empresas y a medida que crecen estos se van complejizando. Para poner esta información en claro, y saber quién depende de quién, lo mejor es contar con un organigrama. Un software de gestión digital permite dibujar la estructura de la empresa y mantenerla actualizada fácilmente.

Interfaz de la funcionalidad de organigrama de Kenjo

Reclutamiento y selección de personal

Atraer nuevo talento a la empresa y encontrar una persona que encaje en el puesto no es sencillo. Los programas de reclutamiento permiten diseñar los procesos de selección, filtrar currículums, crear una ficha personalizada de cada uno de los candidatos e, incluso, enviarles comunicaciones automáticas para informarles del estado del proceso. El objetivo es optimizar recursos y encontrar al candidato perfecto lo antes posible.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento de Kenjo

Onboarding

El proceso de onboarding de un candidato define, en gran parte, su futuro en la empresa. Aquellos que no han tenido una experiencia agradable tienen más probabilidad de abandonar la organización durante los primeros seis meses. Los softwares de recursos humanos contribuyen a que la acogida de los empleados sea un éxito ayudando a diseñar el proceso, automatizando comunicaciones e involucrando a las personas necesarias.

Interfaz de la funcionalidad de onboarding de Kenjo

Encuestas de clima laboral

La felicidad de un empleado está directamente relacionada con su productividad. Por tanto, uno de los objetivos del departamento de personal es tener a la plantilla contenta. La tecnología también puede ser útil en este campo gracias a las encuestas anónimas de clima laboral. Estas se envían periódicamente con preguntas relacionadas con el ánimo y las preocupaciones de los empleados. Así, el personal de recursos humanos obtiene información de gran valor para implementar medidas que contribuyan a mejorar el ambiente general de la oficina.

Beneficios de implementar un software de gestión de personal

La importancia de un software de gestión de personal es cada vez más evidente para los responsables de recursos humanos. Da igual si gestionamos una plantilla de 12 personas o un equipo que se cuenta por centenares a nivel mundial, los sistemas manuales y tradicionales ya no sirven. Con la mayor parte de ellos es fácil que se produzcan errores humanos o se incumplan normas de protección de datos.

Como alternativa tenemos los programas para la gestión de los empleados, que ofrecen grandes ventajas:

• Optimiza los procesos internos: Los programas de gestión de RR. HH. integran diferentes funcionalidades que cubren muchas de las tareas del departamento, por lo que no es necesario utilizar varias herramientas e ir saltando de una a otra según la necesidad. La integración bajo una misma plataforma hace que el trabajo del equipo sea más eficiente, que no se duplique la información ni tampoco los costes.
• Asegura el cumplimiento de las obligaciones legales: El cumplimiento de las leyes, que cambian cada poco tiempo o surgen otras nuevas, es uno de los grandes retos de los departamentos de recursos humanos. En los últimos años hemos asistido a cambios en las normativas de protección de datos y a la aprobación de una ley de control horario y otra específica para el teletrabajo. Con este ritmo, a veces resulta complicado cumplir con todo.
  
  Sin embargo, los sistemas de gestión de empleados se mantienen al día de todas las novedades y simplifican la tarea enormemente. Por otro lado, también facilitan la documentación de novedades legislativas y la posterior comunicación entre la plantilla (si fuera necesario).
  
  
• Contribuye a la mejora del ambiente laboral: Los softwares para la gestión de los empleados también ayudan a mejorar la motivación y la productividad de los equipos. Recursos como la gestión del desempeño ofrecen una nueva forma de monitorizar, evaluar y, sobre todo, dar feedback sobre el desempeño de los trabajadores. También resultan de utilidad las encuestas anónimas sobre el ambiente de la oficina para obtener información de valor para el departamento.
• Garantiza la seguridad de la información: Todas las empresas guardan información confidencial de sus empleados: cuentas bancarias, DNI, dirección, teléfono… ¿Qué pasa si estos datos caen en las manos equivocadas? Los softwares de gestión en la nube protegen la información y ofrecen una medidas de seguridad y cifrado de datos que casi ninguna empresa puede equiparar (o al menos la inversión sería desorbitada).

Tipos de software de gestión de personal

Se podría decir que el término software de gestión de personal es tan amplio que por debajo de él encontramos diferentes tipos de programas que, aunque similares, ofrecen distintos servicios. Las diferencias son muy sutiles, aunque el experto Mark Maiorino consigue explicarlo con claridad en un artículo.

• Sistema de información de Recursos Humanos (SIRH): un sistema de información de Recursos Humanos, también conocido en inglés como Human Resource Information System (HRIS), es aquel que reúne todas las herramientas que necesita el departamento de Recursos Humanos para realizar su actividad con la máxima eficiencia. Sirve, principalmente, para administrar las funciones internas del departamento.
• Software de gestión de capital humano (HCM): el software de gestión de capital humano o Human Capital Management (HCM) se centra en la adquisición, gestión y optimización de la fuerza laboral. Así, contiene funcionalidades relacionadas con el reclutamiento, el onboarding o las evaluaciones de desempeño del personal.
• Sistema de gestión de Recursos Humanos (HRMS): el sistema de gestión de Recursos Humanos, en inglés Human Resources Management System (HRMS), está diseñado para gestionar los procesos de RR. HH., informatizarlos y automatizarlos. Permiten, por tanto, hacer un seguimiento completo de la actividad de la organización, de los empleados y el equipo de personal.
  

Aunque por definición los tres puedan ser muy similares, su principal diferencia está en las funcionalidades que ofrecen. Mark Maiorino lo representó en la siguiente tabla:

Podemos ver, así, que el más completo de todos es el sistema de gestión de Recursos Humanos ya que ofrece todo el abanico de funcionalidades. Todas las tareas del departamento de personal quedan cubiertas con una única plataforma. De este modo, se logra la eficiencia y la excelencia.

Los 3 mejores softwares de gestión de personal

A continuación hemos escogido 3 softwares que destacan por combinar programas enfocados a mejorar la cultura de la empresa a través de la gestión de personas y a simplificar el número de tareas administrativas y operacionales de los departamentos de Recursos Humanos. Te explicamos en qué consisten:

Kenjo

Kenjo es un software de RRHH ‘todo en uno’ con el que las pequeñas y medianas empresas pueden reducir la carga de tareas administrativas y simplificar los procesos de este área. Cuenta con hasta 14 soluciones enfocadas en una mejor gestión de personal como control horario, onboarding, vacaciones y ausencias, evaluación del desempeño, informes de nóminas o reclutamiento, entre otras. 

Dispone de una interfaz muy sencilla e intuitiva y su uso está pensado tanto para managers como para el conjunto de los empleados, incluso aquellos con más dificultades en el manejo de herramientas digitales. 

Interfaz del software de gestión de personal de Kenjo

Además, su implementación se hace desde la nube y por lo tanto, permite el volcado masivo de datos, con tan sólo unos pocos clics. 

En cuanto a los planes, puedes calcular el precio en función de los empleados de tu empresa o de las herramientas que quieras utilizar. Para ello, podrás elegir entre tres planes distintos:

• Starter: con un coste de 2,7€ por empleado
• Growth: de 4,5€ por empleado
• Connect: adaptado según las necesidades específicas de la empresa

Hibob

Hibob es un HRIS cuyas funcionalidades están enfocadas a potenciar la cultura de la empresa, PYMES en su mayoría, y el compromiso de los empleados. Por eso, combina las funcionalidades habituales de gestión de personal con UI y UX con el objetivo de atraer y retener al talento.

Cuenta con 13 soluciones entre las que destacan las de onboarding, vacaciones y ausencias, beneficios, compensación, reportes o performance.

Por otro lado, puede integrarse con Slack, Comeet, Workable o Google Calendar.

Workday

Workday es un software diseñado para grandes empresas enfocado en gestión de finanzas, RRHH y planificación de la empresa. Su programa también se encuentra alojado en la nube y cuenta con diversos como módulos de gestión de nóminas, control horario, reclutamiento o formación, entre otros.

Además, desde Workday pone gran énfasis en la creación de planes de desarrollo y la estandarización sencilla de workflows. 

Si bien se trata de una herramienta muy completa, su puesta en marcha y utilización resulta algo más compleja que las mencionadas anteriormente, por lo que el periodo de implementación puede llevar más tiempo.