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La falta de procesos o el uso de herramientas poco eficaces, entre muchos otros motivos, puede conducir a errores en el departamento de Recursos Humanos. Detectarlos y resolverlos antes de que se conviertan en un problema grave resulta clave para evitar sanciones, optimizar la función de RRHH y lograr los objetivos marcados.
Por ejemplo, un error significativo sería no establecer un sistema de control horario como marca la ley en España o descuidar el ambiente laboral y perder talento de gran valor para la organización.
Muchas de estas problemáticas se resuelven con el uso de un software de Recursos Humanos que permita simplificar tareas y automatizar algunas de ellas para cumplir de forma eficiente con las obligaciones de este departamento.
A continuación, mencionamos los errores principales que se cometen en RRHH para que puedas saber cómo ponerle remedio.
1. No cumplir con la normativa RGPD
Todos los departamentos de RRHH manejan información sensible de sus empleados y candidatos, por lo que están obligados a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Esto implica dejar claro al usuario o a los empleados para qué se van a utilizar sus datos, dónde se van a almacenar y establecer los sistemas de seguridad necesarios para evitar un uso incorrecto de los mismos. Y por supuesto ofrecerle siempre la opción de eliminar sus datos de cualquier fichero o revocar su consentimiento.
Un software actualizado con los requerimientos del reglamento facilita la labor de proteger la información sensible de la empresa y evitar, así, posibles problemas legales.
2. No tener un sistema optimizado de control horario
Desde 2019 a todas las empresas españolas se les exige llevar un registro de la hora de entrada y salida de cada uno de sus trabajadores. Si bien muchas utilizan archivos de Excel, este sistema presenta numerosos inconvenientes como por ejemplo errores de tecleo, pérdida de información o que incluso el archivo se borre y se incumpla por tanto la obligación de conservarlos durante cuatro años según la normativa vigente.
Entre las mejores herramientas para el control horario encontramos algunos que están diseñados para facilitar el registro horario a los trabajadores y que el departamento de RRHH pueda visualizar e interpretar la información fácilmente a través de informes. De este modo, toda la información queda almacenada de forma segura en la nube.
Interfaz del software de registro de la jornada laboral de Kenjo*
*Los datos mostrados son ficticios
3. Incidencias en las nóminas
Uno de los errores fatales para Recursos Humanos es equivocarse en las nóminas de los empleados, ya que esto puede generar un fuerte malestar en la plantilla que afecte a la productividad y los resultados de la organización. Sin embargo, si no existe un buen sistema de seguimiento y control de nóminas, es muy común que se produzcan equivocaciones. Por ejemplo, no añadir la paga extra cuando corresponde, olvidarse de que un trabajador ha estado de baja médica o no incluir una subida de sueldo.
Para evitar estas situaciones, lo más conveniente es utilizar 'software' de informe de nóminas a través del cual anotar todas las incidencias fácilmente y desde el que poder visualizar cualquier cambio de un vistazo.
4. No evaluar correctamente el rendimiento de los empleados
Un error en un proceso de evaluación puede resultar en un empleado desmotivado que no comprende bien sus áreas de mejora o su papel dentro de la empresa. Por lo tanto, es muy importante realizarlo correctamente.
En este sentido, Kenjo se encuentra entre los mejores softwares de evaluación de desempeño del mercado. Al ser un programa ‘todo en uno’, incorpora una funcionalidad de evaluación de desempeño y un programa de objetivos y OKRs. A través de estas herramientas, RRHH podrá medir el rendimiento de la plantilla de una forma precisa y objetiva mientras que, al mismo tiempo, se establecen de mutuo acuerdo metas realistas que guíen el trabajo de cada profesional.
Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño de Kenjo*
*Los datos mostrados son ficticios
5. No atraer al talento adecuado
Los procesos de contratación que se alargan demasiado o en los que el candidato seleccionado no termina siendo el adecuado, tienen un gran coste económico para la empresa. Por eso, es fundamental llevar a cabo una correcta estrategia de atracción de talento.
Con la ayuda de un 'software' de reclutamiento las organizaciones son capaces de optimizar al máximo la captación de candidatos, ver cuáles son las principales fuentes de atracción y determinar aquellas que dan con los mejores candidatos para poder invertir más esfuerzos en ellas.
6. Realizar un onboarding incorrecto
El proceso de onboarding es decisivo ya que facilita una óptima y pronta adaptación del empleado en la empresa e influye directamente en su permanencia y compromiso. Si desde el inicio la organización es capaz de ofrecer los conocimientos y herramientas necesarias a los empleados, así como un ambiente laboral satisfactorio, cumplirás sus expectativas y tendrá un impacto positivo en su satisfacción.
Con un software de RRHH que tenga una funcionalidad de 'onboarding' será posible diseñar un proceso claro, eficaz y bien coordinado. Además de informar al resto de la organización a través de emails automatizados, será posible asignar tareas y hacer un seguimiento de aspectos pendientes.
7. No garantizar el bienestar emocional ni evitar discriminaciones
Las encuestas de clima laboral y los informes permiten a RRHH saber cuál es el estado de ánimo general de la plantilla, detectar problemas, aplicar medidas y ver si han tenido resultado con el tiempo.
Ignorar este aspecto y no garantizar un buen ambiente de trabajo en el que se priorice el bienestar emocional de los trabajadores, puede resultar en elevadas tasas de absentismo, alta rotación e incluso una reputación negativa dentro del sector.
Por otro lado, también es importante cumplir con el registro salarial obligatorio entre hombres y mujeres para garantizar el equilibrio salarial entre los empleados.
8. Tener la información de los empleados descentralizada
Otro de los errores más comunes en el departamento de Recursos Humanos es tener la información del departamento en distintos documentos y carecer de un sólo espacio de almacenamiento. De este modo, resulta imposible analizar los datos y extraer conclusiones coherentes. Además de que hay un mayor riesgo de que se pierda información valiosa.
Con un software de Recursos Humanos, el equipo de RRHH podrá trabajar bajo una misma plataforma con toda la información integrada. Esto hace posible cruzar datos, analizar, comparar y obtener una visión más completa y realista. Otra forma de tener la información esencial de los empleados en un mismo espacio es a través de una base de datos de empleados. Si aún no tienes digitalizada esta función, puedes descargar una Plantilla Excel de base de datos de empleados que hemos creado desde Kenjo.
9. Falta de inversión en formación
Cuando no se dedican recursos suficientes a la formación y desarrollo de los empleados, se deja pasar la oportunidad de que la empresa avance y se vuelva más competitiva. A través de las evaluaciones de desempeño seremos capaces de detectar carencias que pueden mejorarse gracias a programas formativos adaptados a las necesidades de los trabajadores.
Además, cuando los profesionales ven que la empresa apuesta por su crecimiento profesional suele aumentar su compromiso y permanencia.
10. Errores en los horarios de los trabajadores
En un momento en el que la conciliación profesional y personal es cada vez más importante, es crucial implementar un correcto sistema de asignación de horarios. En este sentido, lo más eficaz es utilizar un 'software' de turnos rotativos que organice los cuadrantes de forma automática. De este modo, el departamento de RRHH podrá evitar errores en la planificación, posibles solapamientos y enviar notificaciones a los trabajadores cada vez que se les asigne un turno. Con esta comparativa de los mejores 'softwares' de turnos rotativos podrás ver las diferentes funcionalidades que ofrecen y elegir el que más se adapta a tus necesidades.
