So bewertest Du den Erfolg Deiner Mitarbeiterschulungen – ROI & Effizienz in KMU richtig messen

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im Gastgewerbe, Einzelhandel oder der Produktion stellen Mitarbeiterschulungen häufig einen erheblichen Kostenfaktor dar. Ob neue Sicherheitshinweise in der Produktionshalle, Hygieneschulungen im Restaurant oder die Einführung eines neuen Kassensystems im Einzelhandel – der Aufwand ist überschaubar, die Investition aber nicht unerheblich.

Dennoch fehlt oft der Nachweis, dass sich diese Ausgaben wirklich auszahlen. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du den Schulungserfolg systematisch messen kannst, um bessere Personalentscheidungen zu treffen, Kosten zu rechtfertigen und durch gezielte Maßnahmen langfristig die Produktivität sowie Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Wir werden dabei:

1. Erläutern, warum Schulungscontrolling gerade für KMU im Blue-Collar-Bereich wichtig ist.

2. Mehrere evaluations­basierte Modelle (Kirkpatrick, Phillips, Brinkerhoff) vorstellen und erklären, wie Du sie pragmatisch anwendest.

3. Konkrete Kennzahlen (KPIs) und Tools vorstellen, die sich in kleinen Teams mit geringem Budget anwenden lassen.

4. Eine Praxis-Checkliste zum Download anbieten, die Dir hilft, Schritt für Schritt vorzugehen.

Am Ende dieses Artikels wirst Du verstehen, wie Du bereits mit einfachen Mitteln den Lernzuwachs kontrollierst, den Transfer in den Arbeitsalltag sicherstellst und schließlich den monetären Nutzen (ROI) Deiner Schulungsmaßnahmen berechnest.

Übrigens: Falls du wissen willst wie du den Schulungsbedarf deiner Mitarbeiter ermittelst - unsere Anleitung (und kostenlose Checkliste) findest du hier.

Warum lohnt sich Schulungscontrolling in KMU?

Herausforderungen im Blue-Collar-Alltag

In der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Produktion stehen KMU vor spezifischen Rahmenbedingungen:

• Hohe Fluktuation Viele Aushilfen und Saisonkräfte kommen und gehen. Schulungsinhalte müssen ständig neu vermittelt werden.

• Schichtbetrieb und wechselnde Einsatzorte Filialen, Baustellen und Schichtpläne erschweren kontinuierliche Weiterbildung.

• Begrenzte HR-Ressourcen Kaum eigene Personalabteilung, häufig kümmert sich die Geschäftsführung oder ein einzelner HR-Verantwortlicher.

• Enger Kostenrahmen Jede Investition für Fortbildungen wird kritisch hinterfragt, zumal bei niedrigen Margen in Gastronomie und Einzelhandel.

Diese Faktoren führen dazu, dass KMU einerseits Schulungen benötigen (etwa für Arbeitssicherheit, Hygienestandards oder Maschineneinweisungen), andererseits aber leicht den Überblick darüber verlieren, ob das Gelernte auch tatsächlich im Alltag ankommt.

Nutzen von Schulungscontrolling

1. Kostenkontrolle und Budgetrechtfertigung
   Wenn Du weißt, welche Schulungen messbar zu weniger Fehlern oder höherer Produktivität führen, kannst Du Budgetentscheidungen gezielt rechtfertigen. Statt pauschal 5.000 Euro im Jahr für Trainings auszugeben, lässt sich zeigen, dass eine bestimmte Schulung innerhalb von zwölf Monaten 8.000 Euro an vermeidbaren Ausfall- und Schadenkosten einspart.

2. Produktivitätssteigerung
   Gerade in der Produktion kann eine Schulung zur richtigen Bedienung von Maschinen die Ausschussquote deutlich senken. In der Gastronomie sorgen verbesserte Hygienestandards für weniger Krankheitstage und höhere Kundenzufriedenheit.

3. Motivation und Mitarbeiterbindung
   Wenn Mitarbeiter erleben, dass ihr Fortschritt erkannt und gemessen wird, steigt ihre Motivation. Auch die Identifikation mit dem Unternehmen steigt, wenn Schulungserfolge wertgeschätzt werden.

4. Wettbewerbsvorteil
   Ein Team, das schnell auf neue Vorschriften reagiert (etwa geänderte Lebensmittelgesetze) oder zielgerichtet an Kundenservice-Schulungen teilnimmt, kann sich gegenüber Wettbewerbern behaupten. Vor allem in Branchen mit hohem Kundenkontakt (Einzelhandel, Gastronomie) zahlt sich gutes Training direkt in positive Bewertungen aus.

Kernaussage: Nur wer den Schulungserfolg transparent misst und dokumentiert, kann künftig gezielt investieren und echten Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen schaffen.

Die Bedeutung von ROI-Berechnungen für Schulungen

Der ROI wird als Kennzahl verwendet, um herauszufinden, wie viel ein Unternehmen im Verhältnis zur getätigten Investition verdient. Anders ausgedrückt bedeutet der sogenannte Return of Investment, wie viele Euro aus jedem investierten Euro erwirtschaftet wurden und ob sich das Training für das Unternehmen überhaupt gelohnt hat.

Für das Messen des ROIs von Schulungsplänen sprechen eine Reihe von Gründen:

• Bewerten, ob die von den Mitarbeitern erworbenen Kenntnisse und Qualifikationen einen Einfluss auf die Unternehmenszahlen haben.
• Die Ausgaben für die innerbetriebliche Aus- und Weiterbildung rechtfertigen. 
• Vergleich der Erfolge einzelner Kurse.

• Zur Demonstration des Stellenwerts von kontinuierlichem Wachstum.

• Zur Erfolgskontrolle der Schulungsmaßnahmen.
• Eine transparente Unternehmenspolitik fördern.

Eine einfache Formel zum Messen des ROIs von Mitarbeiterschulungen ist: 

(Erzielter Nutzen - Investition) / Investition x 100

Bewerten Unternehmen die Schulung von Mitarbeitern?

Ineffektive Weiterbildungs-und schulungspläne kosten Unternehmen bis zu 13 Millionen Dollar im Jahr je 1.000 Mitarbeiter. Keine Firma kann sich es sich leisten, Summen dieser Größenordnung einfach so aus dem Fenster zu schmeißen. Schließlich sollte doch als Ziel eine Leistungssteigerung bzw. Gewinnoptimierung stehen. 

Vor diesem Hintergrund ist die Bewertung von Mitarbeiterschulungen sowie das Messen der damit verbundenen Auswirkungen auf das Unternehmen ein unverzichtbarer Schritt. Nur so stellen Personaler sicher, dass in sinnvolle Bildungsmaßnahmen investiert wird. 

Viele Unternehmen nutzen Performance Reviews, um den direkten Nutzen von Weiterbildungsmaßnahmen auf die Leistung und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zu messen. So kann objektiv festgestellt werden, ob der jeweilige Kurs die erwarteten Ergebnisse liefert.

Schulungserfolg Messen Praxischeckliste zum Download

Um Dir einen roten Faden zu geben, haben wir eine umfassende Checkliste erstellt, die Die Checkliste begleitet Dich von der Bedarfsanalyse bis zur ROI-Berechnung und stellt sicher, dass Du keine Schritte vergisst.

Methoden zum Bewerten von Schulungsplänen

In der Weiterbildungspraxis haben sich mehrere etablierte Modelle bewährt, um den Erfolg von Trainings zu messen. Für KMU im Blue-Collar-Bereich ist es nicht sinnvoll, jedes einzelne Modell lückenlos umzusetzen. Vielmehr geht es darum, Aspekte zu übernehmen, die praxisnah sind und wenig administrativen Aufwand erzeugen. Nachfolgend erläutern wir drei bewährte Ansätze: das Kirkpatrick-Modell, das Phillips ROI-Modell und die Brinkerhoff Success Case Method.

Kirkpatrick-Modell (4 Stufen)

Das Kirkpatrick-Modell ist eines der bekanntesten Frameworks zur Evaluation von Trainings. Es unterscheidet vier Ebenen: Reaktion, Lernen, Verhalten und Ergebnisse.

Level 1 – Reaktion (Rezeption)

Was ist das?
Hier geht es darum, zunächst zu erfassen, wie die Teilnehmenden die Schulung empfunden haben: War das Tempo angemessen? Waren die Inhalte verständlich? Fanden sie die Lernumgebung motivierend?

Methoden für KMU:

• Feedback-Fragebögen Einseitige Fragebögen mit 5-Punkte-Skala (z. B. “Wie hilfreich war die Schulung für Ihre tägliche Arbeit?”).

• Kurze mündliche Feedback-Runden Besonders in kleinen Gruppen kann man am Ende kurz um ein „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ bitten und ein bis zwei Stichworte notieren.

Warum wichtig?
Dieses Feedback zeigt, ob Inhalte und Didaktik grundsätzlich „landen“. Allerdings gibt es keine Aussage darüber, ob tatsächlich gelernt wurde oder ob das Wissen später angewendet wird.

Level 2 – Lernen (Lernzuwachs)

Was ist das?
Am Universitätsniveau oft mit umfangreichen Pre- und Post-Tests verknüpft, geht es hier darum, den Kenntnis- oder Fertigkeitsgewinn festzustellen.

Methoden für KMU:

• Kurzer Wissens- oder Fähigkeitstest Ein Quiz mit 5–10 Fragen zu den zentralen Inhalten, das vor Beginn (Pre-Test) und direkt nach Abschluss (Post-Test) gegeben wird. Fragen könnten lauten:

  1. „Nennen Sie die drei wichtigsten Schritte bei der Maschinenreinigung.“

  2. „Welche Hygieneschritte sind vor Aufnahme der Food-Prep-Arbeiten verpflichtend?“

• Praxisaufgaben Beispiel: Nach Einführung in ein neues Lagerverwaltungssystem legen Mitarbeitende eine simulierte Bestellung an und liefern einen Screenshot oder einen kurzen Ausdruck ab.

Wenn die durchschnittliche Punktzahl im Post-Test mindestens 20 % über dem Pre-Test liegt, ist dies ein klares Indiz für einen Lernzuwachs.

Level 3 – Verhalten (Transfer in den Arbeitsalltag)

Was ist das?
Hier wird überprüft, ob Mitarbeitende das Gelernte tatsächlich in ihrer alltäglichen Arbeit umsetzen. Ein Quiz kann noch nicht zeigen, ob jemand in der hektischen Schicht wirklich die neuen Abläufe einhält.

Methoden für KMU:

• Beobachtungsprotokolle der Führungskraft
  Nach 4–6 Wochen füllt der Schichtleiter eine kurze Checkliste aus („Mitarbeiter A wendet die neue Lagertechnik korrekt an“, „Mitarbeiter B führt vor Schichtbeginn den Sicherheitscheck durch“).

• Kollegiales Feedback
  Eine Peer-to-Peer-Bewertung, bei der sich zwei Kollegen gegenseitig beobachten und beispielsweise ankreuzen, ob der Lernende die korrekten Handgriffe in der Fleischtheke beachtet.

• Dokumentation im Arbeitsjournal
  Ein einfacher Eintrag in einem Logbuch: „Mitarbeiter-Journal: Heute wurde die neue Verpackungsanlage selbstständig Einrichtungsschritte durchgeführt.“

Limitationen:
Diese Ebene erfordert Zeit und Engagement. Führungskräfte müssen sich verpflichten, die Beobachtungen tatsächlich durchzuführen. Andernfalls fallen die Messergebnisse unzuverlässig aus.

Level 4 – Ergebnisse (Unternehmenserfolg)

Was ist das?
Die vierte Ebene betrachtet konkrete betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die sich durch die Trainingsteilnahme verändern sollen. Hier wird der Gesamtimpact auf das Unternehmen erfasst.

Beispiele im Blue-Collar-Umfeld:

• Produktionskennzahlen Sinkt nach einer Schulung zur Maschinenbedienung die Ausschussquote von 5 % auf 3 %?

• Unfallzahlen Führt eine Arbeitsschutz-Schulung dazu, dass sich die Anzahl der meldepflichtigen Arbeitsunfälle von 10 im letzten Jahr auf 7 im aktuellen Jahr verringert?

• Retourenquote
  Im Einzelhandel: Nachdem das Verkaufsteam eine Beschwerdemanagement-Schulung besucht hat, sinkt die Rücklaufquote defekter Waren von 8 % auf 5 %.

• Kundenzufriedenheit und Umsatz
  In der Gastronomie verbessert sich nach einer Service-Schulung der Online-Bewertungsdurchschnitt um 0,5 Sterne und der Umsatz pro Tisch steigt um durchschnittlich 10 %.

Tipp:
Ermittle vor der Schulung eine Baseline (IST-Werte). Ohne Vergleichswert lassen sich Erfolge später nicht klar zuordnen.

Phillips ROI-Modell (Erweiterung des Kirkpatrick-Modells)

Das Phillips-Modell ergänzt die vier Stufen von Kirkpatrick um eine fünfte: die ROI-Berechnung. Durch die monetäre Bewertung lässt sich herausfinden, ob der Nutzen der Schulung die Kosten übersteigt.

Level 0 – Input (Kostenbilanz)

Bevor Du einen ROI berechnest, musst Du alle direkten und indirekten Kosten erfassen:

• Dozentenhonorar

• Seminarraum- und Materialkosten

• Anfahrts- und Übernachtungskosten (falls externe Trainer)

• Arbeitsausfallkosten Arbeitsstunden, die während der Schulung nicht in der Produktion, auf der Fläche oder in der Küche geleistet werden können.

Erstelle eine übersichtliche Excel-Tabelle, in der Du pro Schulungstyp alle Aufwände summierst. Beispielsweise könnte der Stundensatz in der Produktion 20 € pro Stunde betragen. Wenn sechs Mitarbeiter jeweils acht Stunden ausfallen, entstehen nur durch Ausfallkosten 960 € (6 Mitarbeiter × 8 Stunden × 20 €).

Levels 1–4

Diese entsprechen den Stufen 1–4 des Kirkpatrick-Modells (Reaktion, Lernen, Verhalten, Ergebnisse). Wichtig ist hier, dass Du bereits erfasste Ergebnisse in monetäre Größen umwandelst:

• Anzahl vermiedener Fehler × durchschnittliche Fehlerkosten

• Weniger Arbeitsunfälle × durchschnittliche Unfallkosten (z. B. Lohnfortzahlung, Geräteinstandsetzung, Versicherungsprämien)

• Höhere Kundenbindung × durchschnittlicher Umsatz pro Kunde

Level 5 – ROI (Return on Investment)

Formel:

ROI = [(Monetärer Nutzen – Trainingskosten) ÷ Trainingskosten] × 100 %

Beispiel:
Eine Schulung zur Maschinenwartung kostet insgesamt 4.000 € (Trainer, Materialien, Ausfallstunden). Durch richtigere Wartung sinken die Stillstandzeiten, sodass Einsparungen in Höhe von 6.000 € pro Jahr an Reparatur- und Produktionsausfallkosten erzielt werden.

ROI = [(6.000 € – 4.000 €) ÷ 4.000 €] × 100 % = 50 %

 

Ein positiver ROI belegt, dass sich die Schulung betriebswirtschaftlich gelohnt hat. Nutze eine Excel-Vorlage (siehe Checkliste), um diese Berechnung regelmäßig für verschiedene Trainings durchzuführen.

Brinkerhoff Success Case Method

Die Brinkerhoff Success Case Method (Erfolgsgeschichten-Ansatz) verzichtet darauf, alle Teilnehmenden gleichermaßen zu bewerten. Stattdessen wird fokussiert auf einzelne Best-Practice- und Worst-Practice-Fälle, um herauszufinden, warum eine Schulung bei einigen funktioniert hat und bei anderen nicht.

Vorgehen in KMU:

1. Auswahl von Einzelfällen
   Suche Dir zwei bis drei typische Beispiele aus dem Betrieb, in denen die Schulungsergebnisse besonders gut bzw. besonders schlecht ausgefallen sind.

   • Beispiel Gastronomie: Filiale A verbessert nach Verkaufstraining den durchschnittlichen Pro-Kopf-Umsatz um 15 %, Filiale B hingegen bleibt konstant.

   • Beispiel Produktion: Mitarbeiterin X reduziert nach Sicherheitstraining ihre Fehlerquote um 5 %, Mitarbeiter Y hingegen zeigt keine Veränderung.

2. Tiefeninterviews
   Führe kurze, strukturierte Interviews (10–15 Minuten) mit den jeweiligen Filialleitern, Schichtleitern oder direkten Vorgesetzten durch. Frage nach Rahmenbedingungen:

   • Gab es technische Hindernisse (z. B. veraltete Maschine)?

   • Wie war die Motivation des Mitarbeiters?

   • Welche Unterstützung erhielt er im Arbeitsalltag?

3. Ursachenanalyse
   Analysiere Gemeinsamkeiten und Unterschiede:

   • War die Schulungsumgebung in Filiale A deutlich motivierender?

   • Wurden in Filiale B andere Prioritäten gesetzt (z. B. fehlende Zeit, kein Trainer vor Ort)?

   • Gab es persönliche Barrieren (Sprachkenntnisse, IT-Affinität)?

4. Handlungsempfehlungen ableiten

   • Wenn das Top-Business-Ergebnis nur in Filiale A zu beobachten war, identifiziere die Erfolgsfaktoren (z. B. regelmäßige kurze Auffrischungsübungen, Mentorensystem).

   • Wenn der Worst-Case-Fall auf bestimmte Hindernisse zurückzuführen ist (z. B. keine Ersatzmaschine für Produktionsstillstand), passe künftige Schulungen organisatorisch an.

Vorteile & Grenzen

• Vorteile:

  • Fokussierung auf praxistaugliche Best Practices und konkrete Handlungsempfehlungen.

  • Schnelle Einsicht in Erfolgstreiber und Stolpersteine.

• Grenzen:

  • Nicht repräsentativ für alle Mitarbeitenden.

  • Erfordert zumindest minimale Interviewressourcen.

Die Success Case Method eignet sich besonders, wenn Du schnell verstehen möchtest, warum eine Schulung in einzelnen Fällen wirkt oder nicht.

Spezielle Tipps für den Blue-Collar-Bereich

Microlearning statt Vollzeitseminar

In Schichtbetrieben fehlt häufig die Zeit für ganztägige Workshops. Setze daher auf Microlearning:

• Kleine Lerneinheiten (max. 15 Minuten), die am Schichtende, vor der Pause oder zu Beginn der Woche eingestreut werden.

• Visuelle Hilfsmittel: Hänge Laminierte A3-Poster mit Kurzabläufen direkt an Maschinen oder in der Küche auf.

• QR-Codes an Arbeitsplätzen, die auf kurze Videos oder PDF-Leitfäden verweisen. So kann jeder Mitarbeiter per Smartphone in Sekundenschnelle Infos abrufen.

Mehrsprachigkeit und Vielfalt berücksichtigen

Gerade im Gastgewerbe oder in Produktionsbetrieben sprechen Mitarbeitende unterschiedliche Muttersprachen.

• Untertitel für Videos in Englisch und Türkisch oder Rumänisch.

• Einfach verständliche Piktogramme in Checklisten, die sprachunabhängig funktionieren.

• Mündliche Kurzschulungen in kleinen Gruppen, bei denen ein zweisprachiger Kollege übersetzt.

Motivation durch Gamification und Belohnungen

• Gamification-Elemente wie Punkte und Badges in digitalen Quizzen (z. B. „Sicherheits-Champion des Monats“).

• Belohnungssystem: Die Abteilung mit der höchsten Abschlussquote erhält am Ende des Monats eine kleine Prämie (Gutschein, Mitarbeiter-Abend).

• Interne Wettbewerbe: „Wer findet in der wöchentlichen Qualitätscheck-Runde die meisten potenziellen Fehler?“ Gewinner erhält im Schichtleiterbriefing ein Lob.

Einfache Offline-Dokumentation

Nicht jeder Arbeitsplatz verfügt über Computer. Verwende daher:

• Protokollhefte im Lager oder in der Küche, in die Schichtleiter einmal pro Woche Checklisten händisch ankreuzen.

• Rundlauf-Checklisten: Ein Blatt pro Maschine oder Arbeitsbereich, das reihum weitergereicht wird.

• Visitenkarten mit QR-Codes für E-Learning-Links, die die Mitarbeitenden an ihr Smartphone scannen können, wenn sie Zeit haben.

Häufige Herausforderungen & Lösungsansätze

Wenig Zeit und Personal

Problem: Führungskräfte haben keine Zeit für umfangreiche Beobachtungen.
Lösung:

• Integriere Beobachtung in den Arbeitsablauf: Erstelle eine Checkliste, die Schichtleiter jeden Freitag beim Schichtende in fünf Minuten ausfüllen können.

• Micro-Checks: Anstatt ganzer Beobachtungssitzungen genügt eine 1-Minuten-Spot-Check (z. B. „Wie oft trägt der Mitarbeiter X heute seine Schutzausrüstung richtig?“).

Unklare Ausgangsdaten

Problem: Es fehlen IST-Werte, um später Fortschritte zu messen.
Lösung:

• Messwoche vor Schulungsbeginn: Zähle fünf Tage lang täglich die Ausschussmenge in der Produktion manuell. Ermittel daraus einen Wochendurchschnitt.

• Erfassung von Unfall- und Krankheitsstatistiken: Nutze vorhandene Unfallkostenabrechnungen, um die Basis für zukünftige Vergleiche zu legen.

Widerstände bei Mitarbeitenden

Problem: Mitarbeiter sehen in Schulungen nur zusätzlichen Aufwand.
Lösung:

• Transparente Kommunikation: Erkläre, warum gerade jetzt eine Schulung stattfindet und wie sie den Arbeitsalltag erleichtert („Weniger Nacharbeit, weniger Stress“).

• Best-Practice-Beispiele: Zeige Fotos oder kurze Videos, wie andere Filialen oder Produktionslinien bereits von Schulungen profitiert haben (z. B. „Filiale M senkte seit April ihren Fehlerrate um 20 %“).

Schwierige Zuordnung von Ursachen

Problem: Wenn sich ein KPI verändert, ist unklar, ob die Schulung oder andere Faktoren verantwortlich sind.
Lösung:

• Kombiniere quantitative und qualitative Daten: Ergänze reine Zahlen durch kurze Interviews mit Schichtleitern oder Mitarbeitern, um herauszufinden, ob der Grund tatsächlich im Training liegt.

• Kontrollgruppen-Ansatz: In der Produktion die Hälfte der Mitarbeitenden zeitversetzt schulen (Versuchsgruppe) und die andere Hälfte erst später (Kontrollgruppe). Vergleiche danach die Kennzahlen der beiden Gruppen.

Messung weicher Faktoren (Motivation, Zufriedenheit)

Problem: Zufriedenheit lässt sich nicht einfach in Euro messen.
Lösung:

• Dreifragen-Umfrage per Smartphone:

  1. „Wie zufrieden bist Du mit der Schulung?“ (Skala 1–5)

  2. „Wie hilfreich war das Gelernte für Deinen Arbeitsalltag?“ (Skala 1–5)

  3. „Welches Thema soll in Zukunft vertieft werden?“ (Freitext)

• Feedback-Box im Pausenraum: Anonyme Zettelbox, in der Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge einwerfen können.

Mit dem richtigen Tool geht’s leichter

Gezielte Schulungen sind kein Kostenfaktor – sie sind eine Investition in Deine Leute und damit in den Erfolg Deines Unternehmens. Mit einem klaren Plan, den richtigen Fragen und einem strukturierten Prozess kannst Du viel bewirken – auch ohne großes HR-Team.

Je mehr Mitarbeitende Du hast, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Digitale Tools können hier enorm helfen: Sie zeigen, wer welche Schulung braucht, was bereits erledigt ist – und wo es noch offene Punkte gibt.

Mit Kenjo kannst Du zum Beispiel Mitarbeitergespräche dokumentieren, Skill-Matrizen aufbauen oder automatisierte Erinnerungen einrichten. So wird aus Schulung keine Zettelwirtschaft, sondern echte Entwicklung.

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