Homeoffice in der Gesundheitsbranche implementieren

Spätestens seit März 2020 ist das Wort Home Office oder Remote-Arbeit in aller Munde. Die Corona-Pandemie hat den Alltag in Büros und öffentlichen Einrichtungen gänzlich lahm gelegt.

Doch ungeachtet der akuten Sondersituation ist es für Dich unerlässlich, das Thema Homeoffice langsam etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.

Homeoffice im Gesundheitswesen wird von vielfältigen Vorteilen begleitet, welche Du und Dein Unternehmen nutzen können. Erfahre hier alles, was Du zum Thema “Homeoffice in der Gesundheitsbranche” wissen musst.

Homeoffice und die Gesundheitsbranche

Fakt ist, dass es Berufe gibt, die sich aufgrund ihrer Strukturen eher für die Remote-Variante eignen als solche, die einfach nicht von zu Hause zu erledigen sind, weil beispielsweise persönliche Kontakte zu Kund*innen oder Kolleg*innen unerlässlich sind.

Im Gesundheitswesen gibt es offensichtlich Bereiche, die unmöglich ins Homeoffice verlegt werden können. Krankenpfleger*innen können ihrer Pflege-Aufgabe nicht von zu Hause nachkommen. Dennoch gibt es auch in der Gesundheitsbranche vielfältige Möglichkeiten, einen Teil der Arbeiten nach Hause zu verlegen. Betrachte beispielsweise den Verwaltungsbereich, welcher mit vergleichsweise wenig Aufwand örtlich frei verlegt werden kann.

Terminvereinbarungen und die Buchhaltung erfordern keine Präsenz vor Ort und können somit an jeden Ort verlagert werden, an dem Deine Mitarbeiter*innen WLAN und einen Computer haben.

Mitarbeiterproduktivität im Homeoffice

Eine Deiner Sorgen bei der Umstellung zur Fernarbeit wird sein, wie Du die Motivation deiner Mitarbeiter*innen im Homeoffice überprüfen kannst. Anders als im Büro, wo Du Deinen Mitarbeiter*innen regelmäßig begegnest und so deren Arbeitsweise beobachten und wenn nötig sogar korrigieren kannst, sind Deine Mitarbeiter*innen im Homeoffice weitgehend auf sich allein gestellt.

Dies fordert zum einen ein gewisses Maß an lösungsorientiertem, selbstständigem Arbeiten von ihnen, gleichzeitig Vertrauen von Deiner Seite ein. Du wirst sicherlich nur Mitarbeiter*innen ins Homeoffice schicken, von denen Du weißt, dass sie in der Lage sind, Komplikationen und anspruchsvolle Situationen angemessen zu lösen.

Hier zwei Tipps, die Du beachten solltest, um dir von der Arbeit Deiner Mitarbeiter*innen trotz räumlicher Distanz ein Bild zu machen:

Zunächst solltest Du Dein Augenmerk nicht rein auf die Arbeitszeit legen. Diese wird im Homeoffice meist mit Timetracking-Systemen gemessen. Bedenke hierbei aber, dass jedes System seine Lücken hat. Dies sollte für Dich nicht der ausschlaggebende Punkt sein, um die Leistung deiner Mitarbeiter*innen in der Fernarbeit zu beurteilen. Teile Deinen Mitarbeiter*innen lieber in regelmäßigen Feedback-Gesprächen und Teammeetings Ziele für einen folgenden festen Zeitraum mit (wöchentlich, monatlich), welche feste Deadlines sie haben. Möglicherweise steigt die Produktivität des ein oder anderen an und das ist der Grund für kürzere Arbeitszeiten als auf Arbeit.
Wenn Dir die Ergebnisse vorliegen, kannst Du diese anhand der ausgemachten Ziele bewerten und hast so ein klares Bild von der Arbeitsweise Deiner Mitarbeiter*innen. Vor allem empfehlen wir Dir, Webcams in jedem Meeting zu verwenden. Einerseits erzeugt das auch bei räumlicher Distanz ein Gefühl von Zusammensitzen und Nähe, andererseits kannst Du Dir so von Deinen Mitarbeiter*innen ein besseres Bild machen: Nicht nur Kleidung, sondern auch Körperhaltung und Beteiligung an den Gesprächen, Mimik und Gestik lassen sich so beobachten und geben Aufschluss über Motivation und Leistungsfähigkeit.

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Vorteile von Homeoffice im Gesundheitswesen

Zunächst betrachte die Vorteile für Deine Mitarbeiter*innen genauer:

Für Arbeitnehmer ist heutzutage der Lohn nicht mehr das Wichtigste. Vielmehr wünschen sich Mitarbeiter*innen vor allem Flexibilität der Arbeitszeiten, um den Job bestmöglich mit dem Familienalltag oder sonstigen Freizeit-Terminen zu vereinbaren. Bereits dadurch, dass der tägliche Arbeitsweg wegfällt, sparen sich die Mitarbeiter*innen ca. 1,5 Stunden pro Tag, die sie effektiver nutzen können als mit Aufregung und Stress im Stau.

Bietest Du Deinen Mitarbeiter*innen außerdem eine freie Zeiteinteilung ihrer Arbeitszeit, z.B. indem Du ihnen lediglich eine offene Kernarbeitszeit vorgibst, wirst Du konzentrierte und weniger gestresste Mitarbeiter*innen in Deinem Team begrüßen dürfen, allein, weil Du ihnen die Möglichkeit bietest, Termine wahrzunehmen, die im Familienalltag erwartet werden, um davor und danach mit gutem Gewissen und frei von Druck ihren dienstlichen Aufgaben nachzukommen.

Nachdem wir uns nun einen kleinen Überblick über die Vorteile Deiner Mitarbeiter*innen geschaffen haben, betrachten wir nun die Vorteile für Dich und Dein Unternehmen:

Mitarbeiterbindung

Mit dem modernen Gedanken von freier Arbeitsplatzwahl und flexiblen Arbeitszeiten machst Du Dein Unternehmen besonders interessant für junge Talente. Dadurch kreierst Du ein modernes und offenes Image für Deinen bestehenden Mitarbeiterstamm und machst Dein Unternehmen interessant für potenzielle neue Bewerber*innen.

An einem Arbeitsmarkt wie dem der Gesundheitsbranche, welcher durch Fachkräftemangel gekennzeichnet ist, stehst Du mit einem guten Namen auf dem Arbeitsmarkt an vorderster Stelle und sorgst für eine gute Mitarbeiterbindung im Gesundheitswesen.

Geringere Fehlzeiten

Du wirst überrascht sein, dass Dein Unternehmen wird weniger Fehlzeiten generieren wird, als es vor der Umstellung auf fernarbeit der Fall war. Denke an die Mitarbeiter*innen, die sich für einen Termin während der Arbeitszeit einen gesamten Tag frei nehmen müssen, obwohl der Termin selbst nur wenige Stunden in Anspruch nimmt - mit Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten ist das vorbei.

Zudem entfallen die Krankmeldungen aus Gründen der Vorsicht: Nicht nur die während der Corona-Pandemie ausgesprochenen Quarantäne-Zeiten, sondern auch Krankmeldungen aus Gründen der Angst vor Magen-Darm-Grippe und Co. sind Geschichte. Auch Schulschließungen, sonstige benötigte Kinderbetreuung oder geschlossene Büros: Ein Unternehmen, dass die Möglichkeit des Homeoffice nutzen kann, kann enorme Fehlzeiten der Mitarbeiter*innen vermeiden.

Geringere Verwaltungskosten

Ein Bürogebäude anmieten, einen höheren Prozentsatz an Mitarbeiter*innen, die im Fall der Fälle füreinander einspringen können – das sind Kosten, die Du Dir sparen kannst, wenn Du Deine Mitarbeiter*innen mit der Option auf Fernarbeit anstellst.

Natürlich muss diesen trotzdem für ihre Arbeit das benötigte Equipment zur Verfügung gestellt werden. Dies bedeutet zwar ebenfalls Anschaffungskosten sowie Aufwand, die Materialien zur passenden Zeit bei den Mitarbeiter*innen auszuliefern. Dieser logistische Aufwand ist jedoch nur einmalig bei der Einstellung der Mitarbeiter*innen nötig und rechnet sich auf lange Zeit gesehen durch Einsparungen an anderer Stelle.

Erhöhte Produktivität

Mitarbeiter*innen, die das Gefühl haben, selbst entscheiden zu können, wann sie ihrer beruflichen Tätigkeit nachkommen, arbeiten meist produktiver als jene, welche zu fester Zeit im Büro anwesend sein müssen. Mitarbeiter*innen arbeiten unkonzentrierter und sind bei der Arbeit für Dich nicht optimal produktiv, wenn die Eigenmotivation fehlt. Schon allein die selbstständige Entscheidung, zu einer gewissen Zeit zu arbeiten, wirkt motivierender als der Zwang, täglich zu einer festen Zeit im Büro zu erscheinen. Zudem können Mitarbeiter im Homeoffice ihre Termine freier organisieren, was die Konzentration und Motivation ebenfalls drastisch steigern kann.

Neue Arbeitsmärkte

Je nachdem, wie Du Dein Unternehmen aufstellen möchtest, öffnest Du Dir mit Fernarbeit neue Arbeitsmärkte – deutschlandweit oder vielleicht sogar europaweit.

Besonders attraktiv machst Du Dein Unternehmen in ländlichen Gebieten, in denen es sich zeitlich nicht lohnen würde, einen Job in der Stadt anzunehmen, da die Fahrtzeiten bereits 1/3 der eigentlichen Arbeitszeit (v.a. bei Teilzeitmodellen) in Anspruch nehmen würde. So erschließt Du Deinem Unternehmen den Zugang zu Fachkräften in der Ferne, die für dieses von erheblichem Vorteil sein können.

Zielorientiertes Arbeiten

Gibst Du Deinen Mitarbeiter*innen statt fester Zeiten lieber eine klare Linie und setzt realistische Ziele, wirst Du schnell merken, dass diese motiviert auf eben diese Ziele hinarbeiten, anstatt ihre vorgegebene Zeit am Arbeitsplatz abzusitzen. Es ist Deine Aufgabe als Personalprofi, die Mitarbeiter*innen richtig einzuschätzen und ihre Leistung motivierend einzufordern, ohne sie zu überfordern.

Wie kannst Du Homeoffice im Gesundheitswesen einführen?

Während manche Berufe sich dafür anbieten, zu 100% remote durchgeführt zu werden, gibt es natürlich auch Berufe, in denen Homeoffice nur begrenzt möglich ist.

Vor allem durch Homeoffice im Gesundheitswesen ergeben sich oft Situationen, die auf Distanz nicht zu lösen sind.

Teilbereiche können aber durchaus auch vom Arbeitsplatz Krankenhaus oder Praxis nach Hause verlagert werden.

Bedenke, dass auch die Berufe von Medizinern und Krankenschwestern mittlerweile ein großes Maß an Verwaltungsarbeit und Dokumentation mit sich bringen. Mit dem richtigen Equipment gibst du Deinen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, zumindest einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause zu erledigen.

Remote-Arbeitsstellen identifizieren

Auf Auswertungen von Forschungsdaten, Berichte von Patienten oder vertrauliche Dokumente können Deine Mitarbeiter*innen nicht einfach über einen Cloud-Speicher von ihrem Privat-PC aus zugreifen. Dies ist allein aus Datenschutz-Gründen nicht möglich.

Hierfür würden sich firmeneigene Laptops und ein VPN-Zugang zum Firmennetzwerk anbieten. Außerdem muss vorher mit den Mitarbeiter*innen abgeklärt sein, ob sie zu Hause ausreichend Möglichkeit haben, die Arbeiten remote zu erledigen: Gibt es ein stabiles WLAN? Ist dieses ausreichend abgesichert? Mindestens diese Fragen gilt es zunächst zu klären, bevor Du Deinen Mitarbeiter*innen die Arbeit im Homeoffice anbieten kannst.

Auch wenn Teile der Arbeit remote stattfinden, sollten vor allem Gespräche mit Patienten weiterhin persönlich in der Klinik oder in der Praxis stattfinden. Hier ist die räumliche Nähe zum Patienten unumgänglich, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Ressourcen für die Remote-Arbeit identifizieren

Ob sich Mitarbeiter*innen für die Arbeit im Homeoffice eignen, ist nicht unbedingt einfach herauszufinden.

Gerade in der Gesundheitsbranche kannst Du Dir als Personalprofi in persönlichen Gesprächen und bei der Arbeit mit den Kolleg*innen ein Bild von der Arbeitseinstellung der dieser machen.

Mitarbeiter*innen, die im Alltag selbstständig Entscheidungen treffen und ohne Anweisungen konstruktiv arbeiten, sind eher für die Fernarbeit geeignet als diejenigen, welche eine möglichst genaue Anweisung für die nächsten zu erledigenden Schritte benötigen.

Hast Du Dich dann für Mitarbeiter*innen und Software entschieden, die Du im Homeoffice einsetzen möchtest, achte darauf, dass Deine Mitarbeiter*innen die Möglichkeit bekommen, sich unter Beobachtung oder in Remote–Schulungen mit den Programmen und Geräten vertraut zu machen, die sie daheim anwenden sollen.

Die besten Software-Tools nutzen weder Dir noch Deinen Mitarbeiter*innen, wenn sie nicht richtig bedient werden.

Steuerung und Kontrolle

Ist Deine Entscheidung gefallen, Deinen Mitarbeiter*innen einen gewissen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice zu ermöglichen, folgt ein weiterer Schritt in der Vorbereitung: Die passende Software zum überprüfen der Arbeitsleistungen.

Vergiss nicht, neben der Software, die Deine Mitarbeiter*innen für das Erreichen ihrer Ziele benötigen, auch darüber nachzudenken, ob Du auf den Computern auch eine Software zum Tracken der Arbeitszeit benötigst, oder ein spezielles Tool zum Abhalten von Meetings.

Ein Chatprogramm, über das die Mitarbeiter*innen firmenintern kommunizieren können, empfiehlt sich für die Fernarbeit im Gesundheitswesen sehr.

Wichtig ist, dass Du eine Balance findest zwischen Beobachtung und Kontrolle der Leistungen auf der einen Seite und einem Gefühl von Selbstständigkeit und Eigenverantwortung auf der anderen Seite. Mitarbeiter*innen, die sich durch zu viele Kontrollprogramme beobachtet fühlen oder den Eindruck haben, sich permanent rechtfertigen zu müssen, nur um ihre Arbeitszeiten festzuhalten, können sich nicht ausreichend auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, ihre Ergebnisse werden an Qualität verlieren.

So hilft Kenjo

Unsere Kenjo HR-Software hilft bei der Zeiterfassung, aber viel wichtiger als Präsenz und Zeit sollte gerade im Homeoffice die erbrachte Leistung sein, die sich wunderbar anhand von festgelegten Zielvereinbarungen und Kennzahlen messen lässt.

Regelmäßige Feedback-Gespräche und Teammeetings sind ebenso ein gutes Werkzeug, um wöchentliche und monatliche Ziele mit festen Timelines festzulegen. Kenjo ist somit die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, operative Abläufe und das Personalmanagement im Gesundheitswesen. Jetzt kostenlos testen und sich überzeugen lassen.

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