Vertrauen im Homeoffice -  Darauf müssen Personaler achten

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser. Im Homeoffice bewährt sich dieses Sprichwort jedoch nicht. Kontrollen sorgen nur für unnötigen Stress, Vertrauen dagegen für eine Beziehung auf Augenhöhe. Unsere Tipps helfen, eine Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice zu bilden.

Seit Corona uns quasi über Nacht dazu zwang unsere beiden großen Lebensbereiche im Privat- und Berufsleben im Homeoffice miteinander zu vereinen, stehen nicht wenige Unternehmen vor der großen Herausforderung, neue Arbeitsabläufe und Routinen zu etablieren. Immerhin möchte nicht jeder in seinen eigenen vier Wänden am Küchentisch E-Mails bearbeiten oder den Kollegen im Zoom-Meeting seine Wohnungseinrichtung zeigen. 

Und auch der Übergang von der  täglichen Büroarbeit hin zu eigenverantwortlichem Arbeiten setzt voraus, dass Mitarbeiter aufgrund ihrer Persönlichkeit auch dazu in der Lage sind und Vorgesetzte ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss geben. Immerhin sind Kontrollen im Homeoffice und Stress der Motivationskiller schlechthin.

Vertrauen in die Mitarbeiter, seine Arbeitsleistung und Motivation lauten hier die Zauberworte. Doch wie lässt sich als Führungskraft Vertrauen in die Arbeit der Mitarbeiter im Homeoffice entwickeln, wenn eben nicht geprüft werden kann, wann und wie viel gearbeitet wird?

Wir zeigen Personalmanagern und Vorgesetzten, wie sie auch ohne Druck und Stress die Leistung ihrer Mitarbeiter tracken und dabei eine Atmosphäre des Vertrauens, Anerkennung und Wertschätzung schaffen. Einen Arbeitsplatz eben, an dem Mitarbeiter gerne einhundert Prozent geben.

Was ist eine Vertrauenskultur

Eine funktionierende Vertrauenskultur ist der Schlüssel einer erfolgreichen Homeoffice-Strategie. Gerade weil Vertrauen und Fairness auf gegenseitigem Respekt basieren, fördern sie die Zusammenarbeit und Kreativität. Jeder hat das schon einmal erlebt: Werden wir wie erwachsene Fachleute behandelt, verhalten wir uns auch dementsprechend. Vorgesetzte können eine solche vertrauensvolle Umgebung durch Worte, Taten, Budgets und gutem Storytelling stärken. Ein paar Beispiele für eine erfolgreiche Vertrauenskultur sind: 

• Werte wie Transparenz, Fairness, Freundlichkeit und Großzügigkeit werden im Unternehmen gefördert.
• Mitarbeiter werden mit Respekt behandelt.
• Mitarbeiter werden dazu ermutigt, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, und man vertraut darauf, dass sie diese Entscheidungen auch umsetzen.
• Es finden regelmäßige Feedback-Runden statt.
• Der Arbeitsplatz wird als grundsätzlich fair empfunden.
• Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran.
• Es herrscht ein Gefühl der Kameradschaft und des Miteinanders.

8 Möglichkeiten eine Vertrauenskultur im Homeoffice aufzubauen

Ist das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen, ist es sehr schwer, wieder einen respektvollen Umgang herzustellen. Gute Personalmanager lassen es gar nicht erst so weit kommen und arbeiten proaktiv an vertrauensbildenden Maßnahmen. Wichtige Methoden zur Vertrauensbildung sind:

1. Kommunikation fördern

Wir können es gar nicht genug sagen, aber Kommunikation ist wirklich die wichtigste Komponente bei der Zusammenarbeit von Menschen. Dazu zählen nicht nur der berufliche Austausch von Zielen, Vorgaben und Projekten, sondern auch die persönliche Ebene.

So helfen gemeinsame Kaffeepausen per Videokonferenz, locker und nahbar ins Gespräch zu kommen und sich auf persönlicher Ebene kennenzulernen. Wir kennen das Prinzip aus unserem Privatleben: Je besser wir Menschen kennen, desto mehr vertrauen wir ihnen auch. Das hilft auch dabei, dass sich Mitarbeiter im Homeoffice weniger einsam fühlen.

2. Freiheiten schenken

Viele Führungskräfte haben Angst, die Kontrolle über ihre Angestellten im Homeoffice zu verlieren. Immerhin können sie nicht bei jedem einzelnen Mitarbeiter zu Hause prüfen, ob er wirklich arbeitet oder sich um seine Wäsche kümmert.

Auch wenn die Versuchung noch so groß ist, sollten Vorgesetzte jetzt nicht die Kontrollschraube auspacken, sondern dem Mitarbeiter vertrauen, dass er die wichtigen Deadlines auch einhalten wird. In langfristigen Zielen zu denken und das große Ganze zu sehen und bewerten hilft, eine Teamatmosphäre des Vertrauens und der Wertschätzung zu etablieren.

3. Wertschätzung und Lob 

In die gleiche Kerbe schlägt regelmäßiges Lob. Eine regelmäßige Rückmeldung oder ein kurzes Lob wirken oftmals Wunder auf die Mitarbeitermotivation. Gerade im Homeoffice. Wir gehen oft zu sparsam mit Lob um, doch wenn man einmal erlebt hat, wie Mitarbeiter durch Lob und Wertschätzung und öffentliche Anerkennung im Unternehmen aufblühen, wird in Zukunft darauf setzen.

Im Homeoffice ist die Wertschätzung für produktive Arbeit doppelt so wichtig, entfallen doch die kleinen Nuancen der persönlichen Gespräche. Deshalb nutzen wir bei Kenjo unsere Shout-out-Funktion, um Kollegen eine Plattform für positives Feedback zu geben. Hier kann jeder öffentlich die Leistung von Mitarbeitern feiern und herausstellen. Das sieht dann in etwa so aus:

Kenjo Shout-out Feature

4. Klar definierte Ziele und Regeln 

Klar kommunizierte Regeln helfen Teams dabei, gezielter zu arbeiten. Der schnellste Weg, Vertrauen aufzubauen, ist eine gemeinsame und klare Zielsetzung, die sie zu Höchstleistungen anspornt. Mit unseren Ziele und OKRs-Feature helfen wir Unternehmen dabei, klare Zielvereinbarungen für Remote-Mitarbeiter zu definieren und bringen sie so auf Erfolgskurs.

In den Zielvereinbarungen sollten Erwarten, Fristen und Ergebnisse kommuniziert und Fortschritte festgehalten werden. Außerdem klären hier Vorgesetzte und Mitarbeiter gemeinsam, ob ein wöchentliches 1:1 ausreicht, um die Entwicklungsschritte der Projekte zu tracken oder ob sie mehr oder weniger gemeinsame Meetings  und Check-Ins benötigen.

5.  Zuständigkeitsbereiche

Ebenso wie die Zielvereinbarungen helfen klar definierte Verantwortungsbereiche dabei, Entwicklungsschritte in den Projekten zu verfolgen. Hier wird auch deutlich, ob und unter welchen Umständen Mitarbeiter unter den Erwartungen zurückbleiben. Dadurch können Vorgesetzte schnell reagieren und beispielsweise ein individuelles Coaching oder Schulungen organisieren

Kein Teammitglied sollte das Gefühl haben, alleine an einem Projekt zu arbeiten während die Kollegen nur minimalen Input geben und sich vor der Verantwortung drücken. Eine klare Absprache über die Zuständigkeitsbereiche schafft hier schnelle Abhilfe.

6. Regelmäßiger Kontakt

Regelmäßiger Kontakt verpflichtet zum Einhalten von Fristen. Ganz gleich welcher Art von Check-Ins, gemeinsamen Statusaktualisierungen oder die Zusammenarbeit innerhalb einer Projektmanagement-Plattform fördert die regelmäßige Kommunikation die Motivation und Verantwortlichkeit. Und gibt Teamleads das gute Gefühl, dass es mit dem Projekt vorangeht.

Hast Du Dich schon einmal gefragt, wie wir bei Kenjo in Kontakt bleiben? Schön, dass Du fragst...😀 Wir veranstalten wöchentliche Manager- und Mitarbeitermeetings sowie tägliche 1:1-Besprechungen. In täglichen Team-Meetings und monatlichen Konferenzbesprechungen mit allen Mitarbeitern kann jede Abteilung präsentieren, an welchen Projekten sie gerade arbeiten. 

Gleichzeitig bietet sich hier die perfekte Gelegenheit, neue Teammitglieder offiziell willkommen zu heißen und den Erfolg aller erbrachten Leistungen zu honorieren. Einige unserer Mitarbeiter sitzen in Madrid und andere in Berlin. Umso wichtiger ist es, dass wir in diesen Meetings regelmäßig zusammenfinden und schauen, woran alle arbeiten. 

7. Stärken fördern

Jeder Mitarbeiter im Team zeichnet sich durch einzigartige Stärken aus, die sich idealerweise ergänzen. Genau aus diesem Grund wurden sie überhaupt erst eingestellt.

Schon beim Onboarding-Prozess sollte klar kommuniziert werden, welche Stärken jedes Teammitglied einbringt. Hier kann auch geklärt werden, wie sich die Mitarbeiter gegenseitig ergänzen können, damit sie erfolgreich zusammenarbeiten.

8. Automatisierte Tools nutzen

Wie schnell verzettelt man sich in den vielen verschiedenen Tools und Anwendungen von Trello, Google Docs, Jira, Asana, GitHub und vielen anderen. Übrigens findest Du die wichtigsten Regeln zum mobilen Arbeiten und Homeoffice auf unserem Blog.

Automatisierte Arbeitsabläufe helfen, den Überblick zu bewahren, ohne die Mitarbeiter zu micromanagen und ständig hinterher zu telefonieren. Für ein effektives Arbeiten im Homeoffice kommt man um automatisierte Tools nicht herum.

Remote-Teams brauchen eine entsprechende Infrastruktur, um sich voll und ganz auf das Erreichen ihrer Ziele zu konzentrieren. Gemeinsam genutzte Ordner, Dokumente usw. spielen dabei eine Schlüsselrolle.

Vertrauen und Transparenz anstelle von Kontrolle 

Transparenz ist für jedes Unternehmen von enormer Bedeutung. Aber gerade beim mobilen Arbeiten im Homeoffice kommt man um einen transparenten Arbeitsprozess nicht herum.

Wenn viele Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten kann es schon einmal passieren, dass versehentlich Informationen zurückgehalten werden oder Teamkollegen aneinander vorbei reden. Der Impuls vieler Vorgesetzter ist dann oft ein Rückfall in veraltete Arbeitsweisen der Kontrolle und des Micro-Managements. Beim Remote-Arbeiten im Homeoffice wirkt dieses Verhalten  jedoch wie ein Zurückgehen in die Steinzeit und hat oftmals den gegenteiligen Effekt.

Am besten vergegenwärtigen sich Führungskräfte, dass ein Fokus auf die Ergebnisse viel wichtiger sind als die abgesessene Zeit und ständige Ansprechbarkeit. Wir reden hier von einem Vertrauen auf das Endprodukt und erreichten KPIs anstelle von einer reinen Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz wie wir das im Büro kennen.

Wir sind der Meinung, dass der Wert von mobiler Arbeit eben in jenem Vertrauen liegt. Vertrauen darauf, dass jeder Mitarbeiter seine Zeit und Verantwortlichkeiten mit einer Zielvorgabe vor Augen selbständig managen kann.

Letztendlich werden die Mitarbeiter für ihre eigentliche Leistung zur Rechenschaft gezogen und nicht für die geleisteten Stunden. 

Letzten Endes hilft eine Vertrauenskultur dabei, Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen. Immerhin bildet ein vertrauensvoller Umgang unter Kollegen die Grundlage für fast jeden Aspekt eines erfolgreichen Unternehmens - besonders für das Arbeiten im Homeoffice.