Die wichtigsten Aufgaben eines externen Personalberaters

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind es, die dessen Erfolg maßgeblich mitbestimmen – und diese Tatsache spiegelt sich auch in den immer komplexeren Einstellungsprozessen wider. Aus diesem Grund sind Personalberater, Recruiting Consultant oder auch Headhunter gefragter denn je.

Was muss ein guter Personalberater heute leisten? Welche Vorteile bringen sie einem Unternehmen und wie viel verdienen sie? In diesem Artikel findest Du die Antworten auf diese und weitere Fragen und alles Wissenswerte zur Personalberatung.

Was genau ist ein Personalberater?

Ein Personalberater nimmt eine Vermittlerfunktion ein, und zwar zwischen dem Unternehmen, das auf der Suche nach einem neuen Teammitglied ist, und den potenziellen Kandidaten, die sich auf die offene Stelle bewerben.

Grundsätzlich also helfen Personalberater, dass Unternehmen und Jobsuchende zueinander finden. Ihre Aufgabe besteht vor allem darin, bei qualifizierten Fachkräften das Interesse für eine offene Position zu wecken und das Unternehmen bei der Auswahl der geeignetsten Bewerber zu unterstützen. Dazu erstellen Personalberater überzeugende Stellenanzeigen und -beschreibungen, veröffentlichen diese über die geeigneten Kanäle, sichten eingegangene Lebensläufe und führen Vorstellungsgespräche durch. Sie beraten Unternehmen auch bei Fragen zu Gehaltsspannen, Einstellungskriterien und bei der Auswahl geeigneter Einstellungstests.

Personalberater arbeiten oftmals selbständig als externe Anbieter und spezialisierte Personaldienstleister.

Was zeichnet einen guten Personalberater aus?

Laut Consulting.de sind viele Personalberater (hochqualifizierte) Quereinsteiger, da es keine eigenständige Ausbildung für diesen Beruf gibt. Viele Personalberater kommen demnach aus unterschiedlichen Branchen und haben meist vorher für ein Unternehmen Talente gesucht.

„Wer bereits in einem bestimmten Wirtschaftszweig Erfahrungen gesammelt hat, hat große Vorteile: Er kennt die Branche, die größten Arbeitgeber, er hat Kontakte zu Talenten und weiß, wie diese ‚ticken‘. Das kann den Recruiting-Prozess erheblich erleichtern“, heißt es auf Karrieresprung.de dazu.

Über qualifizierende Kurse (etwa bei der IHK) können sich Personalberater fehlendes Know-how aneignen.

Wie grundsätzlich bei Consulting-Tätigkeiten kommt es in der Personalberatung vor allem auf die Berufserfahrung an. Wichtige Eigenschaften und Fähigkeiten, die einen guten HR-Berater auszeichnen, sind:

Gute Kommunikationsfähigkeiten
Selbstvertrauen
Einfühlungsvermögen
Zielstrebigkeit
Verhandlungsgeschick
Teamfähigkeit
Ideenreichtum und Kreativität

Vorteile der Zusammenarbeit mit einem externen Personalberater

Von der Zusammenarbeit mit einer Personalberatungsagentur profitieren Unternehmen in unterschiedlicher Weise. Kein Wunder also, dass Personalberatungen sehr gefragt sind. Zu den Vorteilen einer Personalberatung gehören unter anderem:

Schnellerer Prozess bis zur Einstellung (kürzere Time-to-Hire): Personalberater sind in der Lage, offene Stellen schneller mit qualifizierten Kandidaten zu besetzen. Normalerweise verfügen sie über eine Datenbank mit qualifizierten Fachleuten sowie unterschiedliche Tools, die den Personalbeschaffungsprozess erheblich beschleunigen können. So können sie mitunter gewährleisten, eine vakante Stelle auch innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens zu besetzen.
Bessere Chancen auf eine erfolgreiche Einstellung: Personalberater treffen in der Regel eine qualitativ hochwertige Auswahl von Kandidaten, die hervorragend zu den Stellenanforderungen und zum Unternehmen passen und sehr wahrscheinlich ihren Job nicht so schnell wieder wechseln möchten. Personalberater führen umfassende Bewerber-Assessments und ausführliche Vorstellungsgespräche durch, auf deren Basis sie kompetente und fundierte Personalentscheidungen für das Unternehmen treffen können.
Einblicke in die Branche und den Arbeitsmarkt: Gute Personalberater kennen die Trends und Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt und können deshalb wertvolle Ratschläge geben und Informationen teilen, zum Beispiel zu Gehaltsspannen, Einstellungstrends oder Fähigkeiten und Kompetenzen, die Kandidaten für eine bestimmte Position unbedingt mitbringen sollten.
Größere Reichweite: Geeignete oder qualifizierte Kandidaten befinden sich selten aktiv auf Jobsuche, wenn ein Unternehmen eine offene Position besetzen möchte. Das erschwert die Suche nach den richtigen Kandidaten. Personalberater haben Mittel und Wege, diese potenziellen Kandidaten ausfindig zu machen und deren Interesse für eine Stelle zu wecken.

Nachteile der externen Personalberatung

Allerdings kann das Outsourcing der Personalbeschaffung und -auswahl an einen externen Dienstleister auch Nachteile bringen:

Zusätzliche Kosten für das Unternehmen: Die Beauftragung eines externen Personalberaters verursacht für Unternehmen Kosten, und zwar zusätzlich zu den Kosten, die für den eigentlichen Auswahlprozess anfallen.
Fehlendes Verständnis für die Unternehmenskultur: Ein Personalberater, der die Werte und Kultur eines Unternehmens nicht versteht, wird sehr wahrscheinlich auch nicht das richtige Personal dafür finden. Eine externe Personalberatung muss in der Lage sein, bei der Personalsuche die Unternehmenswerte und -kultur an potenzielle Kandidaten zu vermitteln. Das ist essentiell, um die richtige Personalauswahl zu treffen und einen Kandidaten zu finden, der langfristig zum Unternehmen passt.
Negative Kandidatenerfahrung: Gelegentlich fokussieren sich Personalberater zu sehr auf die Fortschritte bei der Personalbeschaffung und möchten eine offene Stelle schnellstmöglich besetzen. Das kann zur Folge haben, dass die Kandidatenerfahrung zu weit in den Hintergrund rückt oder gar in Vergessenheit gerät. Ein transparenter Prozess, bei dem die Bewerber auf dem Laufenden gehalten werden, ist unerlässlich für eine positive Kandidatenerfahrung.

Die Hauptaufgaben des Personalberaters

Primäre Aufgabe von Personalberatern ist die Arbeitsvermittlung, also Unternehmen kompetent bei Personalentscheidungen zu beraten und den perfekten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden.

Zu den Aufgaben von Personalberatern gehören aber auch:

Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen
Personalauswahlprozesse gestalten, die auf die jeweilige Rolle/Position zugeschnitten sind
Stellenausschreibungen verfassen, die richtigen Kanäle damit bespielen und potenzielle Kandidaten darauf aufmerksam machen
Bedürfnisse des Unternehmens erkennen und berücksichtigen
Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen sichten und auswerten
Kandidaten, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Stelle sind, ausfindig machen und kontaktieren
Potenzielle Kandidaten über die offene Stelle informieren und Vorstellungsgespräche durchführen
Arbeitsverträge und -bedingungen aushandeln
Vorstellungsgespräche, Assessment Center und Einstellungstest planen, vorbereiten und durchführen, um ein umfassenderes Bild von potenziellen Kandidaten zu erhalten

Der Einsatz von Software und Tools in der Personalberatung

Personalberater nutzen HR-Software, um Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und die gewünschten Ergebnisse für ihre Kundenunternehmen zu erzielen. Recruiting-Softwares unterstützen Personalberater in allen Phasen der Personalbeschaffung und -auswahl, unter anderem bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in verschiedenen Online-Jobbörsen, der Organisation von Vorstellungsgesprächen und dem Bewerberscreening.

Mit Kenjo können Personaler oder Personalberater offene Stellen auf mehreren Plattformen gleichzeitig ausschreiben – und das spart eine Menge Zeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle eingehenden Bewerbungen zentral in dieser Plattform gespeichert und von dort aus direkt gesichtet werden können.

Außerdem können Personaler damit den gesamten Auswahlprozess planen, das umfasst auch die Planung und die Vorbereitung von Interview-Fragebögen oder das Bewerber-Assessment. Alle Bewerberinformationen werden im CRM gespeichert und Personaler wie auch Personalberater können zu jedem Kandidaten Kommentare hinzufügen. Auf Basis dieser gesammelten Informationen können Unternehmen am Ende eines Auswahlprozesses fundierte Personalentscheidungen treffen.

Durch automatisierte E-Mails können Personalberater Kandidaten in jeder Phase des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden halten, was sich wiederum äußerst positiv auf die Kandidatenerfahrung insgesamt auswirkt.

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Was verdient ein Recruiting Consultant?

Die Gehälter von Personalberatern variieren stark und hängen davon ab, ob jemand in einem Unternehmen angestellt ist oder selbständig arbeitet. Außerdem wirkt sich eine Spezialisierung auf eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Bereich ebenfalls auf die Höhe des Gehalts aus. Im „Der Personalberater Coach Podcast“ gibt Gunnar Belden einen Überblick über die Gehaltsspannen von Personalberatern, unterteilt nach Karrierelevel:

Junior Recruitment Consultants mit bis zu einem Jahr Berufserfahrung: 32.000 bis 36.000 Euro brutto
Recruitment Consultants mit ein bis zwei Jahren Berufserfahrung: 36.000 bis 45.000 Euro brutto
Senior Recruitment Consultant mit mehr als zwei Jahren Berufserfahrung: 45.000 bis 55.000 Euro brutto

Je nach Expertise und Erfahrungslevel sind natürlich noch höhere Gehälter möglich; bei Senior Personalberatern mit fünf bis zehn Jahren Berufserfahrung kann das Gehalt bei über 70.000 liegen. Diese Zahlen dienen aber lediglich der Orientierung, da sich das Gehalt meist aus einem Grundgehalt und einer Erfolgsprovision oder jährlichen Boni zusammensetzt.

Tipps für die Auswahl eines Personalberaters

Die Auswahl eines guten Personalberaters ist genauso wichtig wie die Suche nach dem richtigen Kandidaten selbst. Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Mühe in die Kandidatensuche, warum also nicht auch in die Suche nach einer geeigneten Personalberatung?

Diese Tipps helfen Dir und Deinem Unternehmen bei der Auswahl einer Personalberatungsagentur:

Persönliches Treffen vereinbaren: Bei einem persönlichen Treffen mit einem potenziellen Personalberater kannst Du leicht herausfinden, ob der Berater Deine Unternehmensphilosophie versteht und sich mit Deiner Unternehmenskultur auseinandersetzt. Du kannst die Vorgehensweise des Beraters kennenlernen und mehr über frühere Projekte und Kunden erfahren.
Auf die Erfahrung achten: Ein guter Personalberater blickt auf mehrere Jahre Berufserfahrung und hat schon mehrere Projekte erfolgreich abgeschlossen. Für eine erfolgreiche Personalberatung spricht auch die Spezialisierung auf eine bestimmte Branche.
Referenzen und Empfehlungen einholen: Referenzen sind wichtig, um sich ein umfassendes Bild über einen Personaldienstleister zu machen. Branchenkollegen können sich als die besten Ansprechpartner erweisen, wenn es darum geht, einen qualifizierten Personalberater zu finden. Hole Dir deshalb Zweitmeinungen und Referenzen ein, bevor Du Dich für einen Personalberater oder eine Beratungsagentur entscheidest.
Branchen- und Marktkenntnisse überprüfen: „Je nach Zielgruppe und Qualifikationsniveau – ob Berufseinsteiger, Experten- oder Executive-Level – gewinnt die Spezialisierung eines Personalberatungsunternehmens an Bedeutung.” Es mag nicht in allen Fällen zwingend notwendig sein, aber in den meisten Fällen ist die Wahl eines Personalberaters, der sich auf die Branche des eigenen Unternehmens spezialisiert hat, die richtige.

Wie bewertet man den Erfolg eines externen Personalberaters?

Die Effektivität eines Personalberaters ermittelt man über die Time-to-Hire, also die durchschnittliche Zeit, die er benötigt, um eine offene Stelle mit dem richtigen Kandidaten zu besetzen. Denn jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet das Unternehmen Geld. Personalberater sollten also dabei helfen, schneller geeignete Fachkräfte für eine offene Stelle zu finden.

Noch eine Kennzahl gibt Aufschluss über den Erfolg oder Misserfolg einer Personalberatung: die Zeit, die der ausgewählte Kandidat im Unternehmen bleibt. Auch wenn eine kurze Time-to-Hire für eine effektive Personalgewinnung spricht, ist es wichtig, bei der Personalauswahl nicht voreilig zu agieren und den Personalbeschaffungsprozess nicht unnötig zu beschleunigen. Qualität und Sorgfalt spielen bei der Personalauswahl ebenfalls eine große Rolle: Nur so können Unternehmen einen Kandidaten finden, der zu ihnen passt und den Stellenanforderungen gewachsen ist.