Was macht ein Headhunter - Begriffserklärung im Recruiting

Wenn Unternehmen dringend eine offene Stelle besetzen möchten oder eine spezialisierte Fachkraft für ein bestimmte Position suchen, dann kommen oftmals sogenannte Headhunter ins Spiel.

Headhunting-Fachleute unterstützen Unternehmen bei der direkten Suche und Auswahl von hochqualifiziertem Personal, beispielsweise wenn der Wettbewerb um die Talente in dieser Branche besonders groß ist.

Was ist ein Headhunter? 

Ein Headhunter – oft auch als spezialisierter Personalberater oder „Personalberater für die Direktansprache“ bezeichnet – übernimmt im Auftrag eines Arbeitgebers die gezielte Suche und Auswahl von hochqualifiziertem Personal. 

Während Personalberater neben der Personalsuche und -auswahl oftmals ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen (wie Vergütungsberatung oder Personalmarketing) anbieten, konzentrieren sich Headhunter meist allein darauf. „Headhunter werden von Unternehmen mit einem eindeutigen Ziel- und Anforderungsprofil engagiert.“ Das heißt also: Unternehmen beauftragen Headhunter insbesondere dann, wenn sie für eine Fach- oder Schlüsselposition im Unternehmen eine geeignete Fachkraft mit spezifischen Anforderungen suchen.

Headhunter spezialisieren sich meistens auf einen bestimmten Bereich, also eine bestimmte Branche oder Berufsgruppen; sie bauen sich ein Netzwerk von Fach- und Führungskräften mit Fähigkeiten und Erfahrungen in diesem Bereich auf. Sie bringen also wichtige Einblicke in die Branche oder Berufsgruppe mit und finden so besser das richtige Personal.

Unterschied zwischen Personalvermittlern und Headhuntern

Eines vornweg: Headhunter sind nicht dasselbe wie Personalvermittler. Die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Berufsgruppen sind: 

• Personalvermittler arbeiten in der Regel für ein Unternehmen, während es sich bei Headhuntern um externe Dienstleister handelt. Personalvermittler haben also in der Regel ein festes Gehalt und Headhunter erhalten einen Prozentsatz des Bruttojahresgehalts des eingestellten Mitarbeiters.
• Personalvermittler schreiben die freie Stelle aus und warten darauf, dass sich interessierte Bewerber auf die Stelle bewerben. Headhunter hingegen sprechen geeignete Fach- und Führungskräfte direkt an – das heißt, Fach- und Führungskräfte, die die Kriterien der zu besetzenden Stelle erfüllen –, und zwar auch dann, wenn diese zu dem Zeitpunkt nicht aktiv auf Stellensuche sind.
• Personalvermittler fokussieren sich in der Regel auf einen bestimmten Markt und besetzen ganz unterschiedliche Rollen für diesen Markt. Headhunter hingegen konzentrieren sich auf eine bestimmte Branche oder bestimmte Berufsgruppen. Sie kümmern sich um Stellenprofile mit sehr spezifischen Anforderungen und können meist auf ein eigenes Netzwerk an geeigneten Fach- und Führungskräften zugreifen. 
• Die Arbeit eines Headhunters ist getan, sobald er die freie Stelle besetzt hat. Personalvermittler bleiben mit dieser Person im Kontakt und unterstützen sie dabei, in ihrem Job und im Unternehmen anzukommen. 

Hauptaufgaben von Headhuntern

Es gibt keine Garantie dafür, den perfekten Kandidaten für eine freie Stelle zu finden. Damit Headhunter eine offene Stelle erfolgreich besetzen können, müssen sie eine Menge Vorarbeit leisten. Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören:

• Treffen mit Personalverantwortlichen oder Geschäftsleitung: Headhunter müssen genau wissen, wonach der Kunde sucht, und die Aufgaben und die Anforderungen der zu besetzenden Stelle verstehen. 
• Sie suchen nach geeigneten Kandidaten in Datenbanken und nutzen ihre Networking-Ressourcen.
• Sie veröffentlichen die Stellenanzeige, unter anderem in Jobportalen und sozialen Netzwerken.
• Sie kontaktieren potenzielle Kandidaten direkt.
• Sie nehmen an Jobmessen teil, um ihr Kontaktnetzwerk zu erweitern.
• Sie sprechen mit Fachleuten aus der Branche und holen Referenzen ein. 
• Sie handeln mit potenziellen Kandidaten Vertragskonditionen aus.
• Sie bereiten einen Bericht vor und präsentieren dem Unternehmen geeignete Kandidatenprofile.

Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit einem Headhunter

Für Unternehmen bieten sich einige Vorteile, wenn sie einen Headhunter mit der Personalsuche beauftragen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kürzere Einstellungszeiten: Headhunter bieten in der Regel einen schnelleren Prozess bis zur Einstellung an, das heißt, Unternehmen können eine freie Stelle zeitnah besetzen. 
• Hochqualifizierte Kandidaten: Da professionelle Headhunter oftmals spezialisiert sind, bringen sie wichtige Kenntnisse über eine Branche oder eine Berufsgruppe mit. Dadurch und durch intensives Bewerberscreening sind sie in der Lage, hochkarätige Kandidaten anzuwerben und auszusuchen.
• Kenntnisse über den Arbeitsmarkt: Headhunter kennen den Arbeitsmarkt sehr gut und – wie mehrfach erwähnt – spezialisieren sich viele Headhunter auf bestimmte Marktnischen. Dadurch ist ihre Personalsuche sehr effizient und sie können innerhalb kurzer Zeit das richtige Personal finden. 

• Gut funktionierendes Netzwerk an professionellen Kontakten: Headhunter verfügen über ein professionelles Kontaktnetzwerk. Bei einer Zusammenarbeit mit einem Headhunter kommen Unternehmen oft mit Fach- und Führungskräften in Kontakt, die nicht aktiv auf Arbeitssuche, aber top geeignet für die zu besetzende Stelle sind. 
• Zusätzliche Motivation: Headhunter verlangen und erhalten eine Provision für jede erfolgreiche Einstellung. Es ist also in ihrem Interesse, eine offene Position mit dem richtigen Kandidaten zu besetzen.  

Die Zusammenarbeit mit einem Headhunter kann aber auch Nachteile für Unternehmen haben:

• Höhere Kosten: Headhunter erhalten in der Regel zwischen 20 und 30 Prozent des Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Stelle.
• Fehlende Einblicke ins Unternehmen: Externe Dienstleister haben meist kein fundiertes Wissen über die Unternehmenskultur und -werte; sie können also Bewerbern nicht das gleiche Gefühl für die gelebte Kultur und die Werte im Unternehmen vermitteln.

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Welche Dienstleistungen bietet ein Headhunter an?

Wenn es das Unternehmen wünscht, können Headhunter über die gezielte Personalsuche hinaus weitere Dienstleistungen anbieten wie:

• Erstberatung: Jeder Einstellungsprozess sollte mit einem Vorgespräch beginnen, bei dem Unternehmen und Headhunter die Stellenbeschreibung, die Stellenanforderungen, finanzielle Anreize und ähnliches besprechen.

• Bewerberbeurteilung und Vorstellungsgespräche: Headhunter können eine sehr zuverlässige Bewerbervorauswahl treffen, unter anderem mithilfe von Einstellungstests und Vorstellungsgesprächen. Unternehmen erhalten einen Bericht über die Ergebnisse der einzelnen Bewerber.
• Landesweite und internationale Personalsuche: Manche Dienstleister bieten Headhunting deutschlandweit oder sogar international an.
• Kostenlose Nachbesetzung der Stelle: Gute Headhunter geben eine sogenannte Nachbesetzungsgarantie; sie verpflichten sich also, für Ersatz zu sorgen, wenn der neu eingestellte Kandidat innerhalb eines bestimmten Zeitraums (ein bis sechs Monate) das Unternehmen verlässt. 

Wie viel verdienen Headhunter?

Wie hoch die Kosten für einen Headhunter sind, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab: Es spielt unter anderem eine Rolle, wie groß der Umfang der Leistung ist, was für eine Rolle zu besetzen ist (Führungskraft, Schlüsselposition), ob die Personalsuche regional oder international erfolgen soll. 

Üblicherweise berechnen Headhunter jedoch einen bestimmten Prozentsatz des Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Stelle. Dieser kann zwischen acht und 30 Prozent liegen.

Viele Headhunter verlangen eine Vorauszahlung, wenn sie mit der eigentlichen Suche beginnen oder wenn sie die ersten Kandidatenvorschläge an das Unternehmen weiterleiten möchten. Andere wiederum berechnen die Leistung erst nach einer erfolgreichen Suche.

Auf welcher Basis arbeiten Headhunter und Unternehmen zusammen?

Die Beauftragung von externen Personaldienstleistungen, also auch von Headhunting-Aufgaben, sollte immer vertraglich geregelt sein. Das heißt, Unternehmen und Dienstleister sollten in einem Vertrag die Rechte und Pflichten beider Parteien festhalten. Folgende Fragen sollte der Vertrag beantworten und regeln:

• Wie wird die Dienstleistung in Rechnung gestellt (zum Beispiel Stundensatz oder Pauschale) und wie hoch ist dieser Satz?
• Gibt es eine Nachbesetzungsgarantie, wenn der ausgewählte Kandidat innerhalb eines bestimmten Zeitraums aus dem Unternehmen ausscheidet?
• Arbeitet der Headhunter während des Einstellungsprozess ausschließlich mit diesem Auftraggeber zusammen?

5 Tipps: So findest Du den richtigen Headhunter  

Gute Headhunter sind nicht immer leicht zu finden. Ein Unternehmen sollte deshalb nicht nur auf den Preis achten, wenn es nach einem geeigneten Headhunter sucht. Hier sind fünf Tipps, wie Du einen Headhunter erfolgreich beauftragen kannst:

1. Frage im Kollegenkreis nach Empfehlungen: Mit wem haben andere Unternehmen in Deiner Branche bereits erfolgreich zusammengearbeitet?
2. Entscheide Dich, ob du mit einem spezialisierten Personalberater zusammenarbeiten möchtest. Der Headhunter sollte Deine Branche gut überblicken und die Bedürfnisse Deines Unternehmens kennen. Nur so kann er gute Ergebnisse erzielen.
3. Führe ein Vorgespräch mit dem Headhunter. So findest Du am besten heraus, wie gut er Dein Unternehmen und Deine Branche kennt, wie viel Berufserfahrung er hat und was für Projekte er schon erfolgreich ausgeführt hat.  
4. Bitte um eine Kunden- oder Projektliste, mit oder an denen der Dienstleister bereits gearbeitet hat. Wenn möglich, hole eigene Referenzen ein.
5. Formuliere Deine Anforderungen und Erwartungen an den Auftrag klar, bevor Du Dich für eine Zusammenarbeit mit einem externen Personalberater oder Headhunter entscheidest.

Oder aber Du denkst umgekehrt: Wie können unabhängige Personalberater neue Kunden gewinnen?  Und schaust Dich auf deren Akquise-Kanälen um.