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La bolsa de horas es un sistema de distribución del tiempo que permite a las empresas organizar el horario de sus trabajadores en función de la demanda de producción. Esta herramienta, poco conocida, puede ser muy útil en sectores con una estacionalidad marcada como, por ejemplo, determinados tipos de fábricas.
¿Sabes cómo funciona este sistema y cuáles son los requisitos a cumplir para que sea legal? Te lo explicamos a continuación.
¿Qué es una bolsa de horas en el ámbito laboral?
En febrero de 2012, a través del Real Decreto Ley 3/2012, se introdujo el concepto de bolsa de horas como un sistema de distribución irregular de la jornada de trabajo. No se basa en la cantidad de días trabajados, sino en el cómputo total de horas trabajadas a final de año.
La bolsa de horas es especialmente útil para cuando, por ejemplo, tenemos un empleado contratado 40 horas semanales pero no hay suficiente trabajo para él. Así, la empresa puede reducir su jornada durante un tiempo y hacer que trabaje las horas que le quedan cuando sea necesario.
El objetivo es ofrecer flexibilidad a las empresas para organizar los turnos de trabajo de su plantilla según la demanda de producción y, al mismo tiempo, otorgarles a los empleados la posibilidad de acumular días libres.
Por lo tanto, la bolsa de horas es legal y una modalidad de gestión muy útil en épocas de baja producción ya que evita, por ejemplo, que las empresas tengan que realizar un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE) o despidos.
¿Cómo funciona una bolsa de horas?
La bolsa de horas permite a las empresas redistribuir de manera irregular el 10% de la jornada laboral anual, avisando siempre al empleado de su nuevo calendario de trabajo con al menos cinco días de antelación.
Además de esto, la nueva distribución deberá:
- Respetar los periodos mínimos de descanso diarios y semanales.
- No sobrepasar el límite legal de horas trabajadas ni superar las acordadas por contrato (de ser así se contabilizarán como horas extra).
- No asignar turnos de trabajo en fines de semana y festivos, solo días laborables.
¿Qué beneficios aporta una bolsa de horas en el trabajo?
Este modelo de distribución a través de una bolsa de horas tiene grandes ventajas para las empresas. Estas son algunas de ellas:
- Mejor organización empresarial: es posible concentrar los esfuerzos en los períodos del año más álgidos y reducirlos en los momentos menos activos.
- Reducción de las horas extra: una buena previsión y gestión de la bolsa de horas permitirá reducir el número de horas extra entre los trabajadores.
- Mayor resiliencia: la bolsa de horas permite adaptarse a los imprevistos con más facilidad y manejar los ritmos de trabajo.
- Mejor ambiente laboral: una carga laboral excesiva puede generar estrés y cansancio entre la plantilla. Sin embargo, compensar estos periodos con mayor calma puede hacer que aumente la motivación.
- Aumentar la retención de empleados: un mejor ambiente de trabajo y de las tareas a realizar también se traduce en una forma de reducir la rotación de empleados y, por tanto, aumentar la retención de trabajadores que deciden permanecer en la empresa.
- Reducción del absentismo: de igual modo, los niveles de absentismo pueden reducirse como resultado de una mejor gestión del tiempo de trabajo de los empleados.
Para los empleados, por su parte, podrán tener más flexibilidad en el trabajo y, por tanto, conciliar más fácilmente su vida profesional y personal.
¿Qué requisitos legales implica una bolsa de horas?
Como decíamos, la bolsa de horas es una herramienta legal para distribuir la jornada laboral de los trabajadores. Sin embargo, ha de cumplir una serie de requisitos:
- Tan solo se puede redistribuir el 10% de las horas anuales del trabajador.
- No se pueden exceder el número de horas laborables diarias establecidas en el convenio colectivo.
- La empresa debe notificar al empleado con cinco días de antelación sobre cuál va a ser su horario.
- No puede aplicarse a días festivos o no laborables.
- No puede aplicarse a empleados con reducción de jornada.
- No se pueden reducir las horas de descanso diarias o semanales establecidas por ley.
- La bolsa de horas solo puede aplicarse en casos justificados por productividad.
- La jornada semanal no podrá exceder las 26 horas si el trabajador está realizando horario intensivo.
Si no se cumplen con estos puntos, la empresa estaría incumpliendo lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores y sería, por tanto, una práctica ilegal.
¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre la bolsa de horas?
La bolsa de horas aparece recogida y reconocida en el Estatuto de los Trabajadores en el artículo 34.2, en el que se estipula lo siguiente: “Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo”.
El texto recoge los puntos citados anteriormente sobre distribución de las horas, mínimo y máximo, compensación de horas extra, etc. También añade que el número de horas ordinarias de trabajo deben aparecer en el contrato, así como su distribución prevista en el convenio colectivo. Por lo tanto, el acuerdo deberá quedar por escrito y ambas partes ser conocedoras de este.
¿Cómo se implementa una bolsa de horas en el trabajo?
En primer lugar, la empresa y el trabajador deben haber pactado por contrato la posibilidad de hacer una distribución irregular de las horas. Ambas partes han de estar de acuerdo y bien informadas de todos los requisitos.
Si esto se cumple, la empresa deberá hacer una previsión de la carga de trabajo a lo largo del año y generar los turnos de los empleados teniendo en cuenta las limitaciones que establece la ley (mencionadas anteriormente).
Lo más sencillo es utilizar un software de gestión de turnos rotativos con el que crear cuadrantes fácilmente, agilizar las operaciones y tener una visión completa de la disponibilidad de toda la plantilla. Esto permite hacer una mejor gestión de la fuerza de trabajo y optimizar los recursos al máximo en función de la demanda.
Interfaz del software de turnos rotativos de Kenjo*
*Los datos mostrados son ficticios
Además, no hay que olvidar que es obligatorio cumplir con la normativa de registro horario vigente en España. Para ello, resulta de gran utilidad utilizar un software de registro horario con el que los trabajadores pueden fichar su hora de entrada y salida. De este modo, también podremos contabilizar fácilmente las horas extra y detectar picos de trabajo en las diferentes áreas de la empresa.
Hacer una buena gestión del tiempo de los trabajadores es fundamental para el buen funcionamiento de la compañía y, al mismo tiempo, avisar a los trabajadores de su horario con el tiempo suficiente para que se puedan organizar.
Hay que recordar que la distribución irregular de la jornada laboral debe tener justificación ya que es susceptible de control judicial. Por lo tanto, es muy recomendable contar con la ayuda de un software para tener todos los aspectos bajo control. Además, con un software de RRHH, tendremos a nuestra disposición informes con el balance de horas realizadas, compensadas y por compensar.
Interfaz del software de registro horario de Kenjo*
*Los datos mostrados son ficticios
¿Puede la empresa obligar a hacer bolsa de horas?
La empresa puede, de forma unilateral, redistribuir el 10% de la jornada laboral de sus empleados. Aun así, la decisión no puede ser arbitraria sino que debe estar justificada por necesidades de producción y podrá someterse a control judicial. Además y como se ha explicado anteriormente, la distribución irregular de la jornada ha de establecerse mediante convenio colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores.
