¿Cuáles son las bajas laborales más comunes y cómo gestionarlas?

Una baja laboral ocurre cuando un empleado no puede acudir a su puesto de trabajo por razones de salud o por otros motivos como el nacimiento de un hijo. Todo ello puede suponer una alteración de la dinámica habitual de una empresa, por lo que es necesario gestionarlas adecuadamente. 

En este artículo conocerás cuáles son las bajas laborales más comunes, cómo gestionarlas, sobre quién recae la responsabilidad de abonarlas y cómo reducir el absentismo en una empresa.  

¿Qué es una baja laboral?

Una baja laboral, también conocida como incapacidad temporal, es una ausencia justificada del puesto de trabajo que un médico correspondiente certifica, por lo que el trabajador afectado no podrá asumir sus responsabilidades laborales temporalmente.

Las razones de una baja pueden ser físicas o mentales, en función de si es una enfermedad común o profesional o un accidente, sea o no de trabajo.  El empleado solicita la baja y recibe un subsidio durante el tiempo de la recuperación, además de seguir cotizando a la Seguridad Social.

¿Quién paga las bajas laborales?

En general, el pago lo efectúa la empresa como pago delegado con la misma periodicidad que los salarios.

Si se trata de una enfermedad común o de accidente no laboral, el Ministerio de Trabajo y Economía Social, aclara que el abono del subsidio entre los días 4 a 15 de la baja, ambos inclusive, corre a cargo del empresario. A partir del decimosexto día, la responsabilidad es de la Seguridad Social o la Mutua correspondiente, más allá de que el pago lo siga efectuando el empresario, que lo abona como una nómina y luego recibe el importe de la Seguridad Social o la Mutua. 

Como indicamos anteriormente, el trabajador recibe el subsidio como si fuera una nómina, pero en este caso sin la retención por IRPF y las cuotas a la Seguridad Social. 

¿Qué es una incapacidad temporal?

La incapacidad temporal es una situación puntual y transitoria de imposibilidad para trabajar que requiere la asistencia médica de la Seguridad Social. La incapacidad puede producirse por una enfermedad común o laboral o un accidente, sea de trabajo o no -como por ejemplo una baja por depresión-. La incapacidad laboral incluye los periodos de observación por enfermedad profesional, con una duración máxima de 365 días prorrogables por otros 180 días. 

Tipos de bajas laborales más comunes

Una baja laboral puede producirse por contingencias comunes o profesionales, es decir, cuando el trabajador no puede desarrollar su trabajo en cualquiera de los supuestos de la incapacidad temporal, o también por situaciones protegidas, como el nacimiento de un hijo, la adopción, etc.     

Baja laboral por contingencias comunes o profesionales

Las bajas laborales por contingencias comunes se producen por causas naturales, como una gripe o cualquier otra razón que suponga la imposibilidad de seguir en el puesto de trabajo. Las bajas profesionales ocurren como consecuencia de la dinámica laboral o el contexto de trabajo, como por ejemplo un accidente de trabajo.

Baja laboral por enfermedad común

Este tipo de baja laboral debe ser necesariamente certificada por un médico, que precisará el motivo de la incapacidad y el tiempo de recuperación. En este caso, ese periodo tiene una duración máxima de 365 días con posibilidad de prorrogar por otros 180 días. En este apartado también se incluyen las bajas laborales por depresión. 

Baja laboral por accidente de trabajo

Por su parte, una baja laboral por accidente de trabajo ocurre cuando el trabajador sufre un accidente en el cumplimiento de sus funciones o responsabilidades, lo que lo obligará a dejar su puesto de trabajo durante un tiempo determinado. Se considerará accidente de trabajo si este ocurre también durante el desplazamiento al lugar de trabajo.

En una baja por accidente de trabajo, la empresa abona el 75% de la base reguladora el primer día de incapacidad y, a partir del segundo día, corre a cargo de la Seguridad Social o Mutua. 

Baja laboral por accidente fuera del trabajo

A diferencia de la baja por accidente laboral, la baja por accidente fuera del trabajo ocurre cuando la causa es ajena al contexto laboral o se produce fuera de él, e impide la normal realización de las funciones del trabajador. 

Un ejemplo de accidente no laboral son los accidentes de tráfico (siempre que no ocurran camino al trabajo o en la jornada laboral) o los accidentes domésticos, salvo cuando los trabajadores se accidentan en casa teletrabajando. Si hubiera dudas respecto a esto último, la mutua y la empresa han de demostrar si se ha producido un accidente laboral.

Baja laboral por situaciones protegidas

Por otro lado, una baja laboral por situación protegida se produce en caso de nacimiento de un hijo o hija, adopción, delegación de guarda para la convivencia preadoptiva, el acogimiento familiar temporal o permanente.  

Baja laboral por maternidad o paternidad

La baja temporal por maternidad o paternidad otorga a la empleada o empleado un permiso remunerado al 100% durante 16 semanas, después de que la Seguridad Social equiparara la duración de ambos permisos bajo la denominación jurídica de “permiso por nacimiento y cuidado del menor”. 

La remuneración es asumida por la Seguridad Social y no por la empresa. Las 16 semanas comienzan desde el nacimiento del bebé. La duración de la baja se divide en dos periodos: uno obligatorio de 6 meses y 10 semanas posteriores que pueden disfrutarse de forma continuada o por intervalos.  Por lo demás, la madre podrá “anticipar el permiso por nacimiento hasta cuatro semanas antes del parto”.

Baja laboral por adopción

El régimen jurídico de “permiso por nacimiento y cuidado del menor” incluye también el caso de la adopción. La duración es igual que en el caso de nacimiento de un hijo o hija: 16 semanas, las 6 primeras obligatorias y las otras 10 de disfrute voluntario continuado o por tramos. Ahora bien, si el menor adoptado tiene más de 6 meses, esas 10 semanas deben disfrutarse de forma ininterrumpida. 

Baja laboral por delegación de guarda para la convivencia preadoptiva

Al igual que con la adopción, la guarda para la convivencia pre adoptiva está incluida en el régimen jurídico antes mencionado. En este caso, cuando un menor declarado en situación de desamparo es acogido por personas “idóneas y preparadas para su adopción [...] hasta que se dicte la resolución judicial de adopción, mediante resolución administrativa debidamente motivada”, según indica el Código Civil español. 

Baja laboral por acogimiento familiar temporal o permanente

El mismo marco aplica para el acogimiento familiar temporal o permanente, que se produce cuando un menor que no puede vivir con sus progenitores es acogido plenamente en un núcleo familiar, ya sea en su propia familia extensa o en una familia ajena elegida. 

Imagen de la funcionalidad de vacaciones y ausencias del software todo en uno de Kenjo

Causas habituales de las bajas laborales

Si bien hay una gran variedad de causas detrás de las bajas laborales, algunas de las más comunes son las siguientes:   

• Accidente de trabajo: cuando el trabajador sufre un accidente en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo el desplazamiento a su centro de trabajo.

• Enfermedad profesional: cuando el trabajador ve afectada su salud por las tareas o responsabilidades que tiene a cargo, o por factores relacionados, como por ejemplo el contacto con determinadas sustancias.

• Enfermedad común: es la baja laboral más habitual, que un trabajador solicita al encontrarse indispuesto o imposibilitado por un motivo que requiere asistencia sanitaria, por ejemplo con una gripe. 

Requisitos del trabajador para solicitar una baja laboral

De manera general, un trabajador debe cumplir los siguientes requisitos para solicitar una baja laboral:

• Estar dado de alta o afiliado en la Seguridad Social
• En caso de baja por enfermedad común, haber cotizado un mínimo de 180 días durante los últimos 5 años.
• Si es por accidente o enfermedad profesional, no es necesario un periodo mínimo de cotización. 
• El certificado médico que especifique y justifique la causa de la baja laboral.
• En caso de una baja laboral extensa, el trabajador tendrá que presentar partes que confirman la ampliación de la baja.
• En caso de recibir el alta médica, el trabajador tendrá que presentarla y volver a su trabajo en las siguientes 24 horas. 

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¿Cuánto percibe un trabajador con baja laboral? 

El trabajador empezará a percibir el subsidio por una baja laboral a partir del cuarto día. Desde ese momento y hasta el día 20, será el 60% de la base reguladora. Si se supera ese periodo, el importe ascenderá hasta el 75%. 

Si es una baja laboral por contingencia profesional, el subsidio se percibe desde el primer día y es del 75% de la base reguladora, que se estima a partir de la nómina. 

La base reguladora es el resultado de dividir la base de cotización (salario global mensual bruto) entre el número de días de cotización: por ejemplo, 30 días si es un trabajador a tiempo completo.

¿Cómo gestiona la empresa una baja laboral?

Si bien una baja puede producirse por factores imponderables, como por ejemplo un accidente doméstico, una empresa puede tomar ciertas medidas para evitar enfermedades profesionales. 

En ese sentido, es fundamental generar un entorno laboral saludable en el que se garantice el bienestar del empleado. También será necesario proporcionar los medios y recursos necesarios para el buen desempeño y la productividad laboral, como sillas ergonómicas adecuadas, escritorios acordes y herramientas específicas para el tipo de tareas que debe asumir un trabajador.

¿Qué obligaciones tiene la empresa para cada tipo de baja laboral?

La empresa debe definir el tipo de baja laboral. Seguidamente, si es una baja por enfermedad común o fuera del trabajo, la empresa deberá notificar la baja a la Seguridad Social, especificando datos de la empresa, cotización, código nacional de ocupación, edad, enfermedad, etc.

Si es un accidente laboral o una enfermedad profesional, la empresa deberá notificarlo a la mutua respectiva, incluso si el trabajador no solicita la baja. Tanto la empresa como el trabajador deben tener el justificante médico. 

¿Cómo reducir las bajas laborales?

Como hemos mencionado anteriormente, la empresa tiene que velar por el bienestar del empleado y garantizar un entorno de trabajo favorable para el empleado. Este será uno de los pilares a la hora de evitar elevados índices de absentismo derivados de problemas como estrés laboral, situaciones de burnout o accidentes laborales. 

En este sentido, una empresa puede promover hábitos de vida y trabajo saludables; racionalizar los horarios; fomentar políticas de turnos o proporcionar medios de trabajo adecuados, como sillas ergonómicas y escritorios adaptados, entre otros. 

Asimismo, el uso de un software de RRHH de vacaciones y ausencias permite una correcta gestión digital de las bajas laborales, evitar picos de ausencias estacionales, buscar reemplazos en caso de que sea necesario y cuidar de los empleados.