Viele KMU erfassen Arbeitszeiten noch immer über klassische Chip-Terminals. Ein Gerät an der Wand, ein Transponder pro Mitarbeiter, dazu Excel-Listen oder Stundenzettel für alles, was nicht am Standort passiert. Was lange „irgendwie funktioniert“ hat, wird heute zunehmend zum Bremsklotz.

Wer sein Zeiterfassung Terminal mit Chip ersetzen möchte, sucht deshalb nicht nur neue Hardware – sondern eine Lösung, die stationäre und mobile Teams endlich in einem System zusammenführt.

Warum die klassische Zeiterfassung per Chip-Terminal ausgedient hat

Der Frust mit alten Zeiterfassungssystemen zeigt sich in Gesprächen immer wieder sehr ähnlich: zu starr, zu viel Nacharbeit, zu viele Sonderfälle.

Ein zentrales Problem ist die Zettelwirtschaft, die rund um das Terminal entsteht. Während ein Teil der Belegschaft per Chip stempelt, werden Zeiten für Fahrer, Springer oder externe Einsatzorte oft über Excel-Listen oder handschriftliche Stundenzettel erfasst. Diese müssen später mühsam mit Schichtplänen abgeglichen werden – ein Prozess, der fehleranfällig ist und wertvolle Zeit in HR und Buchhaltung kostet.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis:

Ein Logistikunternehmen stand Anfang 2026 vor der Aufgabe, ein über 20 Jahre altes „Taserware“-System abzulösen. Am Hauptstandort funktionierte das Terminal noch halbwegs, doch ein zweiter Standort in Stuttgart-Weilendorf ließ sich nur mit großem Aufwand anbinden. Parallel arbeiteten Fahrer und Lagerkräfte weiterhin mit Papier – das Ergebnis war ein permanenter Korrekturstau.

Typische Schwächen klassischer Chip-Terminals:

• Mangelnde Flexibilität
  Ein fest installiertes Terminal kann nicht mitwachsen. Neue Standorte, temporäre Lager oder wechselnde Einsatzorte sind nur mit zusätzlicher Hardware abbildbar.
  
  
• Daten-Silos und Chaos
  Büro-Mitarbeitende nutzen ein System, Fahrer oder Lagerkräfte arbeiten analog. Geofencing hier, Stundenzettel dort – am Monatsende folgt der manuelle Abgleich.
  
  
• Hoher Wartungs- und Verwaltungsaufwand
  Verlorene Chips, defekte Leser, Ersatzbeschaffung und Technikertermine verursachen laufende Kosten ohne echten Mehrwert.

Moderne Systeme wie Kenjo zeigen, dass der Ersatz eines Chip-Terminals nicht neue Hardware bedeutet, sondern einen grundlegenden Systemwechsel.

Die moderne Alternative: Ein System für alle (stationär & mobil)

Moderne Zeiterfassung folgt einem klaren Prinzip: eine Software, mehrere Erfassungswege.

Statt verschiedene Anbieter oder Insellösungen zu kombinieren, nutzen Unternehmen heute eine zentrale Plattform wie Kenjo, in der unterschiedliche Mitarbeitergruppen so arbeiten können, wie es zu ihrem

Alltag passt:

• HR im Büro per Desktop (One-Click)
  
  
• Mitarbeitende im Lager über Tablet oder PC als Terminal
  
  
• Fahrer und Außendienst über die mobile App
  
  

Alle Buchungen landen in Echtzeit im selben System – unabhängig vom Ort oder Gerät.

Auch wirtschaftlich ist das relevant:

Gerade in Logistik, Produktion oder Handwerk schwankt die Mitarbeiterzahl stark. Statt für jeden Nutzer dauerhaft zu zahlen, ermöglicht Kenjo ein Modell, bei dem ein Grundkontingent aktiv ist und saisonale oder temporäre Mitarbeitende tageweise und anteilig abgerechnet werden. Das reduziert Fixkosten und passt sich der Realität an.

Ein zentraler Vorteil von Kenjo ist, dass unterschiedliche Teams verschiedene Erfassungswege nutzen können, ohne das System zu wechseln.

Für den Standort (Büro, Lager, Produktion): Das Tablet als Terminal

Wer sein Zeiterfassung Terminal mit Chip ersetzen will, erwartet einen direkten, unkomplizierten Ersatz – ohne Spezialhardware.

Ein Tablet oder sogar ein normaler PC übernimmt diese Rolle vollständig.

Im Kiosk-Modus dient das Gerät als feste Stempelstation, z. B. am Lagereingang oder im Pausenraum. Mitarbeitende melden sich an per:

• persönlichem PIN-Code
• dynamischem QR-Code
  
  

Um Missbrauch zu vermeiden, aktualisiert sich der QR-Code im Kiosk alle 30 Sekunden. Ein Weiterleiten per Foto ist damit ausgeschlossen – die Person muss physisch vor Ort sein.

Der Vorteil im Alltag:

Fällt ein Gerät aus, wird es einfach ersetzt. Keine Verkabelung, kein Techniker, keine Wartezeit. App starten, anmelden, weiterarbeiten.

Für unterwegs: Mobile Zeiterfassung für Fahrer und Außendienst

Für Fahrer, Monteure und andere mobile Teams ist eine mobile Zeiterfassung entscheidend, um Zettelwirtschaft, nachträgliche Korrekturen und Unsicherheiten bei der Abrechnung vollständig zu vermeiden.

Mit der App wird das Smartphone zur digitalen Stempeluhr, die sich nahtlos in die zentrale Zeiterfassung einfügt. Arbeitszeiten werden dort erfasst, wo sie tatsächlich anfallen – unterwegs, beim Kunden oder am Einsatzort – und stehen sofort im System zur Verfügung.

Wichtige Funktionen aus der Praxis:

• Geolocation-Check-ins
  Beim Stempelvorgang wird der Standort einmalig erfasst. So lässt sich nachvollziehen, wo Arbeitszeit begonnen oder beendet wurde, ohne Mitarbeitende dauerhaft zu tracken. Das schafft Transparenz und Vertrauen – insbesondere bei wechselnden Einsatzorten.
  
  
• Geofencing für klare Regeln
  Arbeitgeber können definierte Zonen (z. B. 100 Meter rund um einen Standort) festlegen. Damit wird sichergestellt, dass sich Mitarbeitende nur dann einstempeln können, wenn sie sich tatsächlich am vorgesehenen Einsatzort befinden – ohne pauschales Misstrauen gegenüber Fahrern.
  
  
• Mobile App-Anbindung in Echtzeit
  Alle Buchungen aus der App werden direkt an das zentrale System übertragen. HR und Disposition sehen Arbeitszeiten sofort und müssen keine Zeiten nachpflegen oder abgleichen.
  
  
• Automatische Pausenabzüge
  Gesetzliche Pausen können automatisch berücksichtigt werden, etwa 30 Minuten nach sechs Stunden Arbeitszeit. Das entlastet Fahrer im Alltag und sorgt gleichzeitig für rechtssichere Zeiterfassung ohne manuelle Eingriffe.

Rechtliche Sicherheit und Datenschutz bei digitalen Terminals

Ein häufiger Vorbehalt gegenüber digitalen Lösungen betrifft Rechtssicherheit. Tatsächlich bieten Software-Terminals hier deutlich mehr Schutz als klassische Chips.

• Automatisierte Compliance
  Arbeitszeiten werden vollständig dokumentiert, inklusive Beginn, Ende und Dauer. Über die DATEV-Anbindung kann auch die eAU-Abfrage automatisiert erfolgen, wodurch HR bei Krankmeldungen deutlich entlastet wird.
  
  
• Pausen- und Ruhezeitregeln
  Anders als ein „dummer“ Chip erkennt die Software Verstöße automatisch. Pausen können nach 6 Stunden automatisch abgezogen oder Konflikte bei fehlenden Ruhezeiten sichtbar gemacht werden.
  
  
• Datenschutz & GPS
  Standortdaten werden nur beim Stempelvorgang erfasst – keine Dauerüberwachung, keine Bewegungsprofile.
  
  
• Audit-Trail & Protokoll
  Jede Änderung an einer Zeitbuchung wird mit Zeitstempel und Historie dokumentiert. Das schafft Transparenz für Mitarbeitende und Sicherheit bei Prüfungen.

Zusammenfassung: 3 Gründe für den Wechsel auf Software-Terminals

Der Ersatz eines Chip-Terminals ist kein technisches Detail, sondern eine strategische Entscheidung:

1. Flexibilität
   Ein System für Lager, Büro und mobile Teams – standortübergreifend.
   
   
2. Kosten & Aufwand
   Keine Spezialhardware, keine Chips, geringere Fixkosten bei schwankender Belegschaft.
   
   
3. Übersicht & Kontrolle
   Alle Zeiten laufen live in einer zentralen Ansicht zusammen – ohne Nacharbeit.
   
   

Nächster Schritt für Deine Personalverwaltung

Wenn Du Dein altes Chip-Terminal ersetzen willst, ohne neue Datensilos zu schaffen, ist die Kombination aus Kiosk-Funktion am Standort und mobiler App für Fahrer der logische Schritt.

Mit Kenjo kannst Du beide Welten in einem System abbilden – praxisnah, rechtssicher und ohne IT-Projekt.

Buche eine Demo und sieh live, wie stationäre Mitarbeitende und Fahrer ihre Zeiten erfassen – und wie Du alles zentral im Blick behältst.