Wie baut man ein Technologiezentrum mit internationaler Reichweite auf?

Celonis ist ein Unternehmen der Datenverarbeitung, das 2011 in München gegründet wurde. Das Softwareunternehmen hat sich zum Ziel gemacht, die Geschäftsprozesse von Unternehmen zu verbessern und sie dadurch effizienter zu gestalten. 

Heute beschäftigt Celonis mehr als 3.000 Mitarbeiter in München, New York und Madrid, wo sich die internationale Zentrale befindet. Des Weiteren hat das Unternehmen 17 weitere Büros auf der ganzen Welt. Im Juni 2021 hat Celonis in seiner Series-D-Finanzierungsrunde eine Milliarde US-Dollar (821 Millionen Euro) an Eigen- und Fremdkapital aufgenommen und wird seither mit 11 Milliarden US-Dollar bewertet.

In unserem Interview erklärt uns Beatriz Clemares, Senior HR-Generalistin bei Celonis, die wichtigsten Herausforderungen für den Personalbereich in einem Technologieunternehmen, das sich in voller Expansion befindet, und wie man Personalabteilungen sowohl national als auch international aufbauen und homogenisieren kann. 

Wie bewertest Du den Rekrutierungsprozess von mehr als 400 Mitarbeitern, die seit der Gründung der Celonis Zentrale in Madrid für das Unternehmen gewonnen wurden?

Die juristische Abteilung von Celonis wurde am 1. September 2020 eröffnet und ich bin im Oktober zum Unternehmen gestoßen. Damals hatten wir nur 40 Mitarbeiter. Die Entwicklung von 40 Mitarbeitern zu dem, was wir jetzt sind, war sehr komplex, vor allem aufgrund der Internationalisierung und der rechtlichen Aspekte innerhalb der verschiedenen Länder. Am Anfang haben wir uns nur um Spanien gekümmert, aber später kamen dann auch Frankreich, Italien, Griechenland und Lateinamerika hinzu.

Da 51% der Beschäftigten aus dem Ausland kommen, besteht die größte Herausforderung für unsere Personalabteilung darin, die Unterstützung und Betreuung aller Mitarbeiter zu gewährleisten, gerade von denen, die in einem anderen Land für uns arbeiten. Wir helfen unseren Arbeitnehmern bei Fragen zum Visum, zur Krankenversicherung oder zur privaten Vorsorge. Das ist und war von Anfang an unsere größte Herausforderung, vor allem in der Zentrale in Madrid.

In den kommenden Monaten sollen noch bis zu 200 weitere Mitarbeiter eingestellt werden. Welche Herausforderungen sind in so kurzer Zeit zu bewältigen?

Celonis ist ein sehr ehrgeiziges Projekt, und der Plan ist, dass wir nächstes Jahr 1.000 Mitarbeiter beschäftigen wollen. Die größte Herausforderung, die wir dabei hatten, war es, die manuellen Prozesse zu automatisieren. Dies ist uns aber gelungen. Ein internes Personalmanagement-Tool ist dabei für Unternehmen unerlässlich. Das Positive daran ist, dass man heutzutage mit einer einzigen HR-Software einen großen Teil des Verwaltungsaufwandes erledigen kann und somit viel Zeit spart.

Ein weiteres Hauptziel ist es, Arbeitnehmer einzustellen, die mit einem Praktikum starten, denen wir dann am Ende einen Vertrag anbieten können. Durch gezielte Investitionen und dem Erschaffen von neuen Arbeitsplätzen sind wir gut auf die Zukunft vorbereitet.

Welche Mitarbeiter sind am gefragtesten?

Die Mitarbeiter, die wir am meisten suchen, sind Software- und Produktentwickler. Ohne gute Produktentwicklung und ohne gute Software kannst du kein Technologieunternehmen führen.

Du hast die Personalabteilung in Spanien, Frankreich, Italien und jetzt auch in Lateinamerika neu aufgebaut - auf welche Schwierigkeiten bist Du dabei gestoßen? 

Die größten Herausforderungen sind zweifelsohne die räumliche Entfernung und die Gesetze und Vorschriften in den einzelnen Ländern. Vor Ort trifft man auf unterschiedliche Kulturen und muss sich an die lokalen Gegebenheiten anpassen. Die Gesetze jedes Landes zu verstehen und die Probleme jedes Mitarbeiters, die damit zusammenhängen, ist eine große Herausforderung. Am Ende können wir die meisten Probleme immer lösen, aber es gibt natürlich auch Tage, die komplizierter sind als andere.

Welchen Rat würdest Du aus Deiner Erfahrung heraus geben, wenn Du jetzt nochmal eine Personalabteilung neu aufbauen müsstest?

Für den Aufbau einer HR-Abteilung in Spanien gebe ich immer den Rat, zunächst in ein gutes Team zu investieren. Es klingt wie ein Klischee, aber es ist sehr wichtig, dass du deinem Team vertrauen kannst und alle an das Projekt glauben. Ich empfehle auch immer, Mitarbeiter auszuwählen, die sich stark voneinander unterscheiden. Je mehr Diversität du im Team hast, desto stabiler wird die Personalabteilung letztendlich aufgestellt sein. Spare daher nie an den Ressourcen, wenn es darum geht, eine HR-Abteilung aufzubauen. 

Um außerhalb von Spanien eine Personalverwaltung aufzubauen, würde ich sagen, dass man nicht nur ein gutes Team braucht, sondern auch externe Agenturen, mit denen man vertrauensvoll zusammenarbeiten kann. Außerdem sollte man offen für Veränderungen sein, da es immer wieder unterschiedliche Sichtweisen auf die Dinge geben wird. Die Auswahl guter Agenturen und eine gute Kommunikation sind von grundlegender Bedeutung, denn jeder bringt eine andere Sichtweise in die jeweilige Situation ein.

Welche Fähigkeiten braucht das HR-Team in einem Unternehmen, das sich mitten in der internationalen Expansion befindet?

Es gibt verschiedene Kernteams in einer Personalabteilung, aber die wichtigsten sind aus meiner Sicht die Teams für die Personalbeschaffung und das Personalwesen. Bei Celonis sind wir eine gemeinsame Abteilung, die sich People and Culture nennt, die sich in das HR-Team, das Strategieteam, das Talententwicklungsteam und das Rekrutierungsteam aufteilt.

Die administrative Seite ist ebenfalls entscheidend, da am Anfang eine hohe Arbeitsbelastung besteht. Um diese Belastung zu verringern, ist die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und -prozessen sehr wichtig.

Ist es möglich, eine einheitliche Unternehmenskultur mit Teams in verschiedenen Ländern zu schaffen?

Ja, aber das ist harte Arbeit! Einer der Schlüssel ist, viel in Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern und unterschiedlichen Nationalitäten zu investieren. Kulturelle Vielfalt ist sehr wichtig, um die unterschiedlichen Standpunkte der verschiedenen Menschen je nach ihrer Nationalität wahrzunehmen und zu verstehen. Aber das ist ein sehr komplexer Job, denn wenn das Unternehmen schnell wächst, muss man wissen, wie man das Wesen eines jeden Einzelnen versteht.

Es ist außerdem wichtig, Leute mit einer interessanten Laufbahn einzustellen, die bereit sind, hart zu arbeiten und an das Projekt glauben. Aber nicht alles kommt vom Mitarbeiter, auch das Unternehmen muss seinen Teil dazu beitragen und Mittel bereitstellen, um dem Mitarbeiter zu helfen, motiviert zu bleiben. Wenn Mitarbeiter in einem Austrittsgespräch nur gute Dinge über das Unternehmen zu sagen haben, ist das ein großer Erfolg.

Tatsächlich gibt es in der Personalverwaltung eine wichtige Sache, über die fast niemand spricht: Gefühlen oder Emotionen, die in internen Gesprächen ausgelöst werden, wird oftmals nicht allzu viel Bedeutung beigemessen, obwohl sie den Pfad prägen, den du einschlägst. Deshalb ist es wichtig, dass man Menschen mit einer gesunden Einstellung findet, die es verstehen, gute Botschaften zu vermitteln und positiv denken.

Gerade deshalb wird Stabilität innerhalb eines Unternehmens geschätzt, zu der eine gut strukturierte  Personalabteilung beitragen kann. Es ist extrem wichtig, sich um die Mitarbeiter zu kümmern, um Personalfluktuation zu vermeiden. 

Ich möchte außerdem auch auf die hohe Bedeutung der englischen Sprache für junge Menschen hinweisen. Es ist wichtig, dass Jugendliche Englisch lernen, um später in internationalen Unternehmen eine Chance zu haben. Das Erlernen einer Fremdsprache erweitert auch die Sichtweise auf die Welt und das Lernen im Allgemeinen. In meinem Job habe ich viele sehr gute Bewerber kennengelernt, die wir ablehnen mussten, weil sie keine Sprachkenntnisse hatten. Dieses Wissen kann das Leben der Bewerber beeinflussen.

Über Beatriz Clemares