Personalmanagement und die Industrie 4.0

Die Arbeitswelt verändert sich konstant: Vernetzte Kommunikation zwischen Mensch und Maschine, Selbststeuerung, virtuelle, dynamische und effiziente Prozesse und Produktion – all das ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern hat längst begonnen. Die Arbeit der Zukunft ist digitaler, flexibler und weniger planbar. Angesichts dieses Strukturwandels auf dem Arbeitsmarkt, einer sich rasant verändernden Berufswelt und des schnellen Fortschreitens der Digitalisierung muss auch das Personalmanagement reagieren und die Personalarbeit 4.0 einläuten. 

In diesem Artikel erfährst Du, wie das gelingen kann und vor welchen Herausforderungen HR im Zuge der Digitalisierung und damit der Industrie 4.0 steht. 

Was ist Industrie 4.0?

Unter Industrie 4.0 versteht man allgemein die Vernetzung der realen und virtuellen Welt und damit den zunehmenden Trend zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der Produktionsindustrie, sei es im Maschinen- oder Fahrzeugbau. Die neuen Möglichkeiten der Organisation und Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette schaffen enorme Wachstumspotenziale und Wettbewerbsvorteile für Unternehmen weltweit. Industrie 4.0 bedeutet aber auch die allgemeine Ausrichtung auf digitale und automatisierte Prozesse in der Arbeitswelt und ist in vielen, auch deutschen Unternehmen schon seit einiger Zeit bereits in vollem Gange. 

Zur Entstehungsgeschichte der Industrie 4.0:

• Industrie 1.0: Die erste industrielle Revolution begann mit dem Einsatz von Mechanisierung sowie Dampf- und Wasserkraft. 
• Industrie 2.0: Sie begründete das Konzept der Massenproduktion mit elektrisch betriebenen Fließbändern.
• Industrie 3.0: Sie zeichnete sich durch die fortschreitende Elektronik und Technologie, IT-Systeme und Automatisierung aus. 
• Industrie 4.0: Die Verschmelzung der digitalen und realen Welt gehört innerhalb der vierten industriellen Revolution zur Normalität. Industrie 4.0 ist unsere Zukunft und steht im Zusammenhang mit sogenannten cyber-physischen Systemen, dem Internet of Things (IoT), Smart Factories, Cloud Computing, künstlicher Intelligenz und mehr. 

Was versteht man unter Personalarbeit 4.0?

Personalarbeit 4.0 bezieht sich auf die Verknüpfung von Technologie, Datenauswertung und agiler und digitaler Personalplanung und -verwaltung. Im Zuge der HR-Digitalisierung können Mitarbeiter*innen digital abgebildet und Prozesse automatisiert und optimiert werden, zum Beispiel in den Bereichen Personalorganisation, Performance Management, Recruiting oder der elektronischen Gehaltsabrechnung. Auch das Employer Branding spielt im Zeitalter des Personalmanagements 4.0 eine wichtige Rolle. 

Viele der benötigten Tools und Technologien stehen den HR-Fachkräften bereits zur Verfügung, so dass viele manuelle HR-Tätigkeiten bereits heute ersetzt werden können. Dies erspart Personaler*innen eine Menge Zeit und sie können sich mit Hilfe der neuen digitalen Tools mehr auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt sich mit manuellen, bürokratischen oder sich wiederholenden Tätigkeiten, wie dem Schreiben von Urlaubsanträgen oder der Pflege von Stammdaten, herumzuschlagen. So kann die Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen nicht nur die Leistung der Personalabteilung, sondern auch die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern. 

Welche Bereiche müssen im Personalmanagement neu organisiert werden? 

In Zeiten von Personalarbeit 4.0 sind die Anforderungen an Personalverantwortliche höher denn je. Das liegt daran, dass die Digitalisierung eine Vielzahl von Veränderungen und ein gewisses technisches Know-how mit sich bringt, welches sich die Personal*innen zunächst aneignen müssen. In Bezug auf die folgenden fünf Bereiche müssen Personalverantwortliche jetzt und in Zukunft besonders gut geschult und vorbereitet sein, denn nur so kann der Schritt in die digitale Arbeitswelt der Industrie 4.0 gelingen.

Bereich #1: Big Data und Automatisierung

Daten, Daten, Daten – ein Personalverantwortlicher hat ständig mit ihnen zu tun. Dazu gehören zum einen die klassischen Personaldaten, aber auch Daten zum Mitarbeiterengagement, zur Messung des Erfolg von Employer-Branding-Strategien, zur Personalentwicklung oder Daten zum Mitarbeiterfeedback, usw. Für all diese Daten gibt es inzwischen eine Vielzahl digitaler Tools, mit welchen sie erfasst und archiviert werden können. Auch Beschäftigte selbst haben nun die Möglichkeit, ihre Daten und Dokumente selbst zu hinterlegen oder einzusehen. 

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Digitalisierung des Personalwesens besteht außerdem darin, sich einen Überblick über besonders zeitaufwändige und sich wiederholende Prozesse zu schaffen und sie mithilfe der neu verfügbaren elektronischen Hilfsmittel zu automatisieren und zu standardisieren.

Bereich #2: Recruiting

Weg von physischen Bewerbungsmappen, hin zum digitalen Bewerbungsprozess! Der Einsatz digitaler Technologien und Tools erleichtert vielen Personalvermittler*innen und Headhunter*innen schon jetzt den gesamten Bewerbungsprozess. Active Sourcing auf LinkedIn und Co. wird zum Beispiel genutzt, um nach geeigneten Bewerber*innen zu suchen, und mit Rekrutierungssoftware können Lebensläufe, Anschreiben usw. gespeichert werden. Recruiting-Software kann außerdem als eine Schnittstelle zwischen HR-Abteilung und den zuständigen Führungskräften genutzt werden und erleichtert so die interne Kommunikation während eines Bewerbungsprozesses. 

Bereich #3: Talent- und Performance Management

Digitale Softwarelösungen können Personaler*innen dabei unterstützen, einen organisatorischen Rahmen für das Talent- und Performance Management zu schaffen. Dazu gehören z. B. Tools für vierteljährliches, halbjährliches oder ganzjähriges Feedback. Die daraus resultierenden Fähigkeiten jedes Beschäftigten können gespeichert und jederzeit wieder abgerufen werden. So lassen sich Stärken und Kompetenzen angemessen nutzen und fördern. Dafür sollte ein einheitlicher Prozess aufgesetzt werden.

Bereich #4: Employer Branding 

Besonders für jüngere Menschen spielt es eine wichtige Rolle, wie sich ein Unternehmen online in den sozialen Medien präsentiert. Hier können Firmen Unternehmensprofile erstellen, Fotos oder Videos posten oder sogar Mitarbeiterbewertungen einholen. All dies kann für das Employer Branding, also die Unternehmensmarke, von Vorteil sein, solange ein positives digitales Image vermittelt wird. Personalverantwortliche können dazu auch Beschäftigte außerhalb der Personalabteilung einbeziehen und sie als einen wichtigen, repräsentativen Teil des Unternehmens darstellen. Eine gewissen Affinität für soziale Medien ist hierbei sicherlich von Vorteil. 

Bereich #5: Home Office

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, ihren Beschäftigten die Arbeit im Home Office anzubieten und diese zu regulieren. Auch “nach” der Pandemie wird die Heimarbeit wahrscheinlich nicht einfach wieder verschwinden, sondern zu einem festen Bestandteil des Arbeitslebens werden. Das erfordert ein einheitliches Regelwerk, in dem z. B. Kernarbeitszeiten oder Meeting-Regeln festgelegt werden.

Es sollte auch festgelegt werden, wie die Arbeitszeiten digital erfasst werden und wie die Beschäftigten trotz Heimarbeit in ständigem Kontakt und Austausch bleiben können. Es sollte auch sichergestellt werden, dass die Unternehmenskultur trotz Fernarbeit erhalten bleibt und dass die Beschäftigten sich dem Unternehmen weiterhin zugehörig fühlen. All dies sind Herausforderungen, mit denen sich das Personalmanagement in den letzten Jahren intensiv beschäftigt hat, die aber noch weiter ausgearbeitet werden müssen.

Warum gutes Personalmanagement unabdingbar ist für die Industrie 4.0

Für Unternehmen ist es wichtig, ihren Personalabteilungen die Möglichkeiten zu geben, die Arbeitswelt im Sinne von Industrie 4.0 selbst zu gestalten, was auch bedeuten kann, dass Unternehmensstrukturen grundlegend überarbeitet werden müssen. Das kann nicht nur bei den Führungskräften, sondern auch bei den anderen Beschäftigten zu anfänglicher Skepsis und Unsicherheit führen. Denn sowohl die Personalverantwortlichen als auch alle anderen Beschäftigten müssen über die notwendigen Fähigkeiten und das technische Verständnis verfügen, die mit Industrie 4.0 einhergehen. 

Es ist daher die Aufgabe des Personalmanagements, Beschäftigte und Führungskräfte in diesem Prozess zur Seite zu stehen ​​– vor allem aber, ist es ihre Aufgabe, ihnen die Digitalisierung vorzuleben. Die Rolle der Personalabteilung besteht auch darin, Führungskräfte und Beschäftigte für die neuen Aufgaben und Technologien zu qualifizieren und sensibilisieren. Coaching und Workshops seitens des Personalmanagements können dabei helfen. 

Eine Strategie für die Umsetzung von der Personalarbeit 4.0 muss außerdem mit den allgemeinen Konzernzielen vereinbar und von der Geschäftsleitung abgesegnet sein. Jeder Einzelne muss in die Implementierung einbezogen und aktiviert werden. Nur so kann eine erfolgreiche Realisierung und ein großer Schritt zur Personalarbeit 4.0 gewährleistet werden!

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