Sistemas de fichaje: mejores soluciones

Desde 2019, en España es obligatorio llevar un registro horario de los trabajadores. La ley no indica un sistema de fichaje específico para hacerlo, por lo que las empresas pueden elegir entre las distintas opciones disponibles actualmente en el mercado.

¿Cuál es la mejor opción para las necesidades de tu empresa? Para responder a esa y a otras preguntas, en este artículo te explicamos qué es un sistema de fichajes, los tipos que existen, las ventajas de un sistema de fichaje digital y quién está obligado a fichar.  

¿Qué es un sistema de fichajes?

Utilizados desde hace décadas, los sistemas de fichajes permiten a una empresa controlar la presencia de un empleado en su puesto de trabajo durante un tiempo determinado. 

Ese registro horario, utilizado en muchos casos también para evaluar la productividad, puede ser realizado a través de distintos medios, desde una hoja de papel a un fichero de Excel, pasando por sistemas biométricos hasta un software especializado para esta función. 

¿Cómo hay que fichar en el trabajo?

El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligatoriedad para las empresas de “regular el registro de jornada” de los trabajadores, es decir, la hora de entrada y de salida del lugar de trabajo, “como forma de combatir la precariedad laboral”. 

Si bien el texto reconoce “cierta flexibilidad horaria” del ordenamiento laboral español y europeo, señala que “esta flexibilidad no se puede confundir con el incumplimiento de las normas sobre jornada máxima y horas extraordinarias”, lo que justifica la necesidad del registro horario.

Ahora bien, el Estatuto de los Trabajadores no estipula un sistema de fichaje específico, más allá de indicar que el registro de jornada laboral será establecido “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa” o decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

Sistemas de fichaje para empresas

En esa medida, las opciones de sistemas de fichaje para empresas son diversas, empezando por organizaciones que utilizan sistemas de papel con cuadrantes en los que el empleado anota diariamente su nombre, la hora de entrada y la hora de salida. 

Otras empresas, en cambio, optan por sistemas de tarjetas para fichar, por lo general ubicados en la puerta o en los accesos al lugar de trabajo. Los sistemas de fichaje a través de dispositivos biométricos, también ubicados en las entradas, son otra opción muy utilizada.

Por otro lado, hay que destacar igualmente los softwares de fichaje horario, un sistema cada vez más usado por la facilidad, entre otras, de obtener funcionalidades adaptadas para identificar la carga de trabajo de los empleados y gestionar vacaciones y ausencias.

Sistemas de fichaje en Hoja de Excel

Ya sean físicas o digitales, las plantillas de Excel son un recurso muy utilizado por las empresas para cumplir con la obligación de llevar a cabo un registro horario. En este caso, son los empleados los que introducen la hora de entrada y salida al trabajo.

Su principal ventaja es la facilidad de implementación, ya que basta con abrir un archivo y establecerlo como plantilla a rellenar. 

No obstante, tiene varias desventajas, como encontrar un lugar seguro donde guardar las hojas durante al menos 4 años según establece la normativo (si es formato físico) o que la revisión de la información tiene que hacerse manualmente y de forma constante (si es digital), lo que lleva tiempo y recursos. 

Sistema de fichaje por escrito 

En un sistema de fichaje por escrito, el registro se lleva en una hoja de papel con una tabla donde los empleados anotan su hora de entrada, salida y su firma junto a su nombre. Según van llegando al lugar de trabajo, cada trabajador rellena sus datos. 

Es un sistema muy utilizado en empresas donde los empleados trabajan con turnos rotativos o en lugares de trabajo donde es habitual trabajar domingos o festivos.

Tiene la facilidad de ser un sistema de fichaje que no requiere una mayor explicación previa. Sin embargo, como en el caso de las hojas físicas de Excel, presenta el gran inconveniente de que hay que encontrar un lugar seguro donde guardar las hojas, con el riesgo de pérdida que supone gestionar documentos físicos.

Además, el sistema de fichaje por escrito no es compatible con empleados que estén trabajando en remoto. 

Software de fichaje

Por su parte, los softwares de control horario son cada vez más comunes entre las empresas, ya que son programas informáticos accesibles desde dispositivos como ordenador, tableta o incluso aplicación en el teléfono móvil. 

En un software de registro horario, que cumple con la normativa del RD ley 08/2019, son también los empleados quienes ingresan su hora de entrada y de salida, pero pueden hacerlo desde cualquier lugar y dispositivo, ya sea  in situ, en remoto o en desplazamiento por motivos de trabajo. 

Interfaz del software de control horario de Kenjo

Asimismo, el software conserva en la nube los horarios registrados durante al menos 4 años y crea reportes automáticos que pueden presentarse en caso de inspección laboral. 

Como señalamos más arriba, el sistema permite identificar la carga de trabajo de cada empleado, ver y gestionar vacaciones y ausencias, así como obtener datos e informes en tiempo real y automatizar la compensación de horas extras.  

A ello hay que sumar la planificación de cuántas horas puede registrar cada empleado según su contrato, comparar las horas registradas con las esperadas y seleccionar un límite de horas de trabajo al día, entre otras funcionalidades.   

Software de fichaje biométrico

Por su parte, el sistema de fichaje biométrico puede realizar el seguimiento de entrada y salida de cada empleado al lugar de trabajo con su huella dactilar, iris, pupila o rostro, aplicando técnicas matemáticas y estadísticas sobre esos rasgos físicos para verificar la identidad. 

Durante la pandemia, el uso de sistemas biométricos con huella fue desaconsejado por el Gobierno para evitar contagios. En general, estas soluciones son habituales en empresas que priorizan la seguridad, aunque tienen la desventaja de un elevado precio de instalación.  

Sistemas de fichaje mecánicos

Los sistemas de fichaje mecánicos fueron la solución más utilizada durante años, sobre todo en industrias o sectores de servicios. La función es la misma: controlar horas trabajadas y calcular las extras. Su uso ha decaído con la llegada de las tecnologías y sistemas más modernos.

Considerado actualmente como obsoleto, este sistema requiere de una instalación física y una inversión económica que tiene hoy poco sentido frente a, por ejemplo, los costes más competitivos de un software de fichaje para empresas. 

Además, un sistema de este tipo responde difícilmente a realidades laborales más actuales, en las que impera la flexibilidad horaria o el durante el teletrabajo. Su elevado coste lo hace incompatible con startups o pymes.   

Ventajas de utilizar un sistema de fichaje digital

En ese sentido, y como ya señalamos más arriba, las ventajas de utilizar un sistema de fichaje digital son muchas. Para empezar, la seguridad: con un sistema basado en la nube, como en el caso de un software especializado, los datos siempre estarán seguros. 

Por otro lado, los sistemas digitales (y en particular un software) ofrecen la ventaja de poder fichar desde cualquier lugar y dispositivo, incluso si la circunstancia es un desplazamiento por trabajo. Los trabajadores sólo tendrán que acceder con un PIN o código de acceso para fichar. 

Además de ser una solución que almacena durante al menos 4 años el registro de horarios, la empresa podrá obtener datos e informes en tiempo real, por ejemplo de la carga de trabajo de un determinado empleado, así como automatizar el pago de extras. 

La empresa podrá igualmente planificar el número de horas trabajadas que corresponden por contrato, establecer un límite de horas al día, acceder al histórico de fichajes por semana y geolocalizar desde dónde y cuándo los trabajadores fichan en la APP de registro horario, entre otras características. 

Imagen de la app de control horario de Kenjo

Preguntas frecuentes

Por su importancia para cumplir la ley, es fundamental tener claridad sobre el registro horario que deben llevar las empresas y que los empleados deben cumplimentar al fichar su entrada y su salida del lugar de trabajo.

Es por ello que a continuación respondemos algunas preguntas adicionales sobre el fichaje de horarios en las empresas. 

¿Qué pasa si se me olvida fichar en el trabajo?

En su artículo 58, el Estatuto de los Trabajadores indica que los trabajadores pueden ser sancionados por “incumplimiento laboral”, lo que aplica en caso de que un trabajador se olvide de fichar. Si es una sola vez, la empresa comunicará la falta al trabajador. Si el olvido es reiterado, la sanción puede ser más importante, ya que el no registro de las horas trabajadas equivale a haberse ausentado del trabajo. 

¿Quién no está obligado a fichar?

Si bien fichar es una obligación para los empleados, el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores señala que los siguientes trabajadores están exentos de llevar un registro horario:

• Altos cargos directivos
• Empleados domésticos
• Deportistas profesionales
• Artistas en espectáculos públicos
• Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo
• Autónomos y asociados a cooperativas
• Abogados que prestan sus servicios en despachos de abogados

¿Quién está obligado a fichar?

Al margen de estas excepciones, el resto de trabajadores está obligado a fichar en virtud del RD Ley 8/2019, incluso aquellos que trabajan en remoto. En efecto, trabajar fuera del lugar de trabajo no exime al empleado de cumplir las normas, incluida esta.