Onboarding de empleados: qué es y cómo gestionarlo

Por lo general, sólo se tiene una oportunidad para causar una buena primera impresión y por eso, cada vez más empresas dan importancia al proceso de onboarding. A través de él, logramos crear una experiencia positiva para el empleado desde antes, incluso, de incorporarse a la organización.

Está demostrado que la experiencia de onboarding tiene un poder decisivo en la permanencia o renuncia de un empleado. De hecho, aquellas empresas que cuentan con un buen proceso, logran mejorar la retención de empleados en un 82%, según una investigación de Brandon Hall Group.

A continuación explicamos en detalle qué es un proceso de onboarding, por qué es importante integrar a las nuevas contrataciones y podrás descargarte una checklist completamente gratuita con la que estructurar este proceso.

¿Qué es el onboarding en una empresa?

El onboarding es un proceso diseñado para ayudar a los nuevos empleados de una empresa a integrarse. Durante este tiempo, que puede durar desde un día hasta seis meses o un año, se estructura el onboarding de forma que se logre completar una serie de hitos.

Estos pueden ser la familiarización con el funcionamiento de la organización, las tareas del rol a cumplir, las herramientas que se han de utilizar o la integración del empleado con el resto del equipo. 

¿Cuál es la diferencia entre inducción y onboarding?

El onboarding hace referencia a la llegada de un nuevo empleado a la compañía y, por lo tanto, el proceso de incorporación. Por el contrario, la inducción se trata de un periodo de capacitación del empleado en el que se le proporciona una determinada información sobre un aspecto en concreto.

En definitiva, gracias a la inducción, el empleado tendrá mayores conocimientos acerca de algo que le resultará de utilidad en su desempeño profesional, mientras que onboarding es su proceso de incorporación.

Objetivos del onboarding

El objetivo principal del onboarding es facilitar al trabajador su integración y adaptación al nuevo puesto de trabajo desde el inicio. Es una experiencia clave ya que las primeras semanas y meses en la empresa son determinantes y pueden hacer que un empleado decida quedarse o irse en poco tiempo.

Si la organización consigue diseñar un proceso de onboarding eficiente, el empleado podrá lograr, entre otros, leos siguientes objetivos: 

• Desarrollar su sentido de pertenencia y aumentar su bienestar laboral.
• Estar bien informado de cuáles son sus tareas y ser capaz de ser productivo en menos tiempo.
• Sentirse satisfecho y con más probabilidades de permanecer en la empresa.

Por su parte, la organización, también disfrutará de ciertos beneficios:

•   Disminuir la tasa de rotación y retener el talento de la empresa.
•   Aumentar la productividad.
•   Mejorar la imagen y la reputación dentro del sector.
•   Reducir los costes de contratación, en caso de que haya que repetir el proceso.

La experiencia del empleado comienza con el onboarding y finaliza con el offboarding, que es el proceso de desvinculación con la  empresa. Es decir, pone punto y final a la relación entre ambos, pero, de igual modo, necesita ser un proceso correctamente estructurado y diseñado.

Importancia de un buen proceso de onboarding

Aunque el proceso de onboarding ya existía en los años 80, ha sido en los últimos años cuando realmente ha empezado a implementarse en las empresas. Los departamentos de RRHH se han dado cuenta de la importancia que tiene diseñar un buen plan de acogida y llevarlo a cabo de forma óptima.

Se sabe que el 90% de los profesionales deciden irse o quedarse en una empresa en los primeros seis meses. Por lo tanto, es clave generar una buena impresión desde el principio de la relación y hacer que el trabajador se sienta cómodo e integrado rápidamente. Además, será una forma de mejorar la estrategia de employer branding de la empresa.

¿Cuánto tiempo debe durar un onboarding?

La duración del proceso de onboarding de RRHH varía en función del tipo de empresa y del puesto al que se incorpora el trabajador. En algunos casos puede durar un día, varias semanas o hasta un año.

La recomendación general es que el período de onboarding tenga una duración mínima de tres meses y un máximo de seis. Pero, de nuevo, dependerá de cada caso.

Lo importante es que, durante este período, el trabajador sepa:

• Quién es su responsable directo y conozca el trabajo de sus compañeros, así como el del resto de departamentos.  
• Dónde y cómo debe desempeñar sus funciones.
• Cuáles son las responsabilidades de su trabajo y cómo se valora la calidad de este o la medición de los logros y objetivos.
• Los medios y herramientas de las que dispone para realizar su actividad.
• Los hábitos, cultura, visión y objetivos de la empresa.

Onboarding checklist [plantilla gratuita]

En Kenjo hemos creado una checklist gratuita de onboarding para que puedas planificar el proceso de onboarding de un nuevo empleado. Puedes descargarla haciendo click en la imagen inferior. En ella no solo te guiamos a través de las diferentes fases, sino que también encontrarás recomendaciones a tener en cuenta en cada uno de los pasos a seguir.

Con esta checklist podrás planificar:

• Las tareas previas a la incorporación del trabajador: trámites legales, configuración de accesos, planificar sesiones de orientación, etc.
• Los primeros días y adaptación del empleado: visita guiada por las instalaciones, anuncio al resto de la plantilla, formaciones, etc.
• Los primeros meses: recogida de información, feedback, familiarización con los procesos y herramientas, etc.

Además, podrás asignar un período de tiempo y un responsable para cada una de las tareas. Utilizando esta plantilla te asegurarás del cumplimiento de todas las fases del onboarding y de lograr un proceso estructurado y satisfactorio.

¿Cómo se hace un onboarding?

El diseño del plan de onboarding dependerá del tipo de empresa, del equipo, la cultura y muchos otros factores. Sin embargo, sí es importante tener en cuenta que se deberán diseñar ciertas fases o hitos que se deben cumplir para hacer un buen onboarding. Conviene recordar que el proceso de selección también resulta clave a la hora de crear una futura experiencia del empleado positiva y aumentar los niveles de retención. 

Por lo tanto, lo ideal es dar un trato personalizado a los candidatos y que se les informe periódicamente del punto en el que se encuentra el proceso de selección, incluso cuando no han sido seleccionados. A continuación explicamos algunas de estas fases o hitos que debería contener un proceso de onboarding: 

Fase 1: El pre-onboarding

Esta fase abarca desde que el candidato seleccionado recibe la oferta y es, finalmente, contratado. En este punto la empresa ha de informarle de que ha sido seleccionado y explicar las razones de esta decisión.

Si el empleado acepta la oferta, es el momento de solicitar sus datos personales para comenzar con los trámites habituales: nombre completo, DNI, domicilio, firma del contrato etc. Y, por supuesto, informarle debidamente del día y la  hora a la que comienza su actividad profesional.

Fase 2: El primer día de trabajo

Todos conocemos las sensaciones propias del primer día en cualquier trabajo: nervios, ilusión, preguntas… Por eso, es importante conectar con estas emociones y hacer sentir al empleado a gusto.

Es muy útil enviar un email a toda la empresa ese mismo día informándoles de la nueva incorporación y aportando algunos datos útiles del nuevo miembro. Así, podrán saludarle y darle la bienvenida.

También puede ser un detalle recibir al nuevo trabajador con una tarjeta firmada por todos, un kit de bienvenida o un vídeo hecho por todos.

Además de esto, el primer día es importante:

• Enseñarle las instalaciones y cuál será sitio de trabajo.
• Proporcionarle las herramientas que vaya a utilizar (desde material, vestuario, correo electrónico, etc.).
• Configurar cuentas, accesos e inicios de sesión a las herramientas que utilce
• Presentarle al que será su responsable directo y sus compañeros de equipo.

Fase 3: La primera semana

Durante la primera semana, el empleado deberá disponer de toda la información necesaria para familiarizarse con la estructura de la empresa y sus procesos. Por lo tanto, deberá tener un estrecho contacto con su responsable directo quien será el encargado de guiar al empleado en esta fase. Para ello, se le pueden asignar una serie de tareas, como la revisión de determinados documentos o la realización de una serie de procesos habituales, para familiarizarse con ellos. 

Tras la primera semana, es conveniente que RRHH y el nuevo empleado mantengan una reunión de feedback. El objetivo es saber si está contento, resolver las dudas que puedan haber surgido en los primeros días y asegurarse de que dispone de todos los recursos necesarios para desempeñar su labor.

Fase 4: El primer mes

Durante el primer mes, el empleado debería estar familiarizado con prácticamente todos los procesos de la organización e incluso podrá haber empezado a desarrollar sus primeros proyectos, ayudado por su responsable directo. 

Tras el primer mes, es importante celebrar otra reunión para hacer seguimiento del proceso de onboarding. De nuevo, queremos asegurarnos de que todo marcha bien y que el empleado se encuentre a gusto dentro de la compañía.

Ventajas de digitalizar el onboarding

Digitalizar el onboarding y utilizar un software de Recursos Humanos tiene una serie de beneficios, como los siguientes:

•   Facilita la estandarización, automatización y optimización del proceso de onboarding.
•   Ahorra una cantidad elevada de tiempo  en tareas administrativas.
•   Reduce el riesgo de no completar una tarea importante.
•   Facilita el seguimiento de los avances de los empleados.
•   Integra toda la información bajo un mismo lugar.
•   Aumenta la satisfacción de las nuevas incorporaciones.

Por esta razón, cada vez más empresas utilizan un software para onboarding. Con él, las empresas pueden diseñar el proceso desde antes de que se incorpore el nuevo miembro a la empresa permitiéndole introducir su información personal y compartir documentos con RRHH a través de la plataforma.

Interfaz de la funcionalidad de onboarding de Kenjo

Una vez que el empleado ya forma parte de la organización, se pueden enviar correos automáticos a toda la organización para anunciar su incorporación, crear un listado de tareas para el resto del equipo o recordatorios, entre otros. El objetivo de Kenjo es automatizar el trabajo de RRHH para ofrecerle al nuevo trabajador una bienvenida adecuada y garantizar su plena integración.

Ejemplos de onboarding en empresas

Saber cómo lo hacen otras empresas, puede ayudarte a diseñar tu propio proceso de onboarding. A continuación, te dejamos algunos ejemplos:

Google

Durante los primeros tres meses, los nuevos fichajes de Google se dedican a aprender y a mejorar sus habilidades para alcanzar los estándares de la compañía. Se pone especial atención al desarrollo de su creatividad, la toma de decisiones y la adopción de los valores de la empresa.

Onboarding de empleados en Google

LEGO

Esta empresa trata de acercar la experiencia del cliente a la del trabajador. Por eso, se promueven actividades divertidas y lúdicas durante las primeras semanas de cada incorporación. Con esto buscan incentivar la creatividad, la innovación, la experimentación y, por supuesto, la integración dentro de la compañía.

Tik Tok

En este caso, la red social busca conectar a los empleados entre ellos. Por eso, a cada nuevo empleado se le asigna un mentor que le guiará durante el proceso de aprendizaje. Además, las sesiones de evaluación tienen el formato de “lunch ‘n’ learn” para crear experiencias formativas en torno a la empresa y su metodología de trabajo.

Onboarding de empleados en TikTok