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Talentmanagement

So können Unternehmen Fehlzeiten reduzieren und Krankenstände vermeiden

Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeiterabwesenheiten durch Krankheit und unentschuldigtes Fernbleiben, die vielen Unternehmen Kopfschmerzen bereiten. Die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten von Angestellten oder gar Mitarbeiter, die ihre Arbeit schwänzen können sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken. Wie können Personaler gegen die Situation ankämpfen?

 

Am besten gehen Personalleiter das Problem an der Wurzel an und beschäftigen sich genau mit der Motivation und den entsprechenden Absentismus Maßnahmen. Personalabteilungen müssen in der Lage sein, die Fehlzeitenquote genau zu überwachen und die Ursachen für jede einzelne zu analysieren. Immerhin sind die Gründe für das Arbeitsversäumnis so vielfältig wie die einzelnen Menschen selbst. Es gilt herauszufinden, wie eine hohe Fehlzeitenquote im Unternehmen vermieden werden kann.

 

Schauen wir uns dazu die wichtigsten Maßnahmen zur Verringerung von Absentismus von Mitarbeitern an. 

 

 

Was ist Absentismus von Mitarbeitern überhaupt?

 

Unter Absentismus versteht man „„motivationsbedingte“ Fehlzeiten von Mitarbeitern, die nicht auf Erkrankungen oder andere im Arbeitsvertrag vereinbarte, zulässige Gründe für das Fernbleiben von der Arbeit beruhen. Dazu gehören auch freiwillige Abwesenheiten, ob genehmigt oder nicht, sobald sie eine bestimmte Stundenzahl überschritten haben. Ausnahmen bestehen, wenn ein Arbeitnehmer ein gesetzliches Recht ausübt oder wenn die Abwesenheit auf besondere Umstände zurückzuführen ist.

 

Der Begriff Ausfall- und Fehlzeitenquote entspricht dem Prozentsatz der nicht gearbeiteten Stunden (ohne Jahresurlaub, Feiertage usw.) im Verhältnis zu den normalen Arbeitsstunden. In Deutschland kamen die deutschen Arbeitnehmer laut dem Informationsdienst des Instituts der deutschen Wirtschaft im Jahr 2018 auf eine Fehlzeitenquote von 17,4 Fehltage je Versicherungsjahr, was einem Krankenstand von 4,25 Prozent entspricht. Zusammen mit den Arbeitgeberbeiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung mussten die Unternehmen im Jahr 2018 rund 62 Milliarden Euro für die Entgeltfortzahlung aufbringen.

 

Der Produktivitätsverlust und die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten sind enorm und stellen ein echtes Problem für Unternehmen und die deutsche Wirtschaft insgesamt dar. Fehlzeiten zu reduzieren und Krankenstände zu vermeiden sollte daher auf der Agenda einer jeden Personalabteilung weit oben stehen.

 

 

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Die wichtigsten Absentismus Maßnahmen

 

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Ursachenforschung entscheidend für die Bekämpfung der Abwesenheit von Mitarbeitern und Reduzierung der Fehlzeitenquote. Ein Bericht der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin rechnet uns vor, dass der Arbeitsausfall ein Gesamtmaß von insgesamt 708,3 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage bedeutet und die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle von insgesamt 85 Milliarden Euro bzw. Ausfall an Bruttowertschöpfung auf 145 Milliarden Euro betrugen.

 

Bei diesen Zahlen schlackern jedem Unternehmen die Ohren und es wird höchste Zeit, dass auch das letzte Unternehmen, Maßnahmen gegen Absentismus in die Wege leitet.

Es ist zwar nicht leicht, Fehlzeiten von Mitarbeitern zu vermeiden, aber es können eine Reihe von Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, Abwesenheit durch Krankheit und unentschuldigtes Fernbleiben zu reduzieren.

 

 

(Un)genehmigte Abwesenheiten der Mitarbeiter sichtbar machen

 

HR-Software ermöglicht es, Abwesenheiten von Mitarbeitern einfach und in Echtzeit zu überwachen. Dabei erfassen Personalabteilungen Abwesenheiten und Fehlzeiten und können diese jederzeit in der Abwesenheitshistorie einsehen und ggf. Trends und Verhaltensmuster beobachten.

 

Der große Vorteil dieser Software liegt in der Möglichkeit, Informationen mit den Mitarbeitern zu teilen, so dass diese die Fehltage selbst sehen können. Wenn Mitarbeiter in der Lage sind, diese Daten zu visualisieren, werden sie zu gegebener Zeit bessere Entscheidungen treffen können.

 

 

2. Präsente Mitarbeiter belohnen

 

Belohnungen funktionieren immer besser als Sanktionen. Daher sollte irgendeine Form der Anerkennung für Mitarbeiter geschaffen werden, die das ganze Jahr über eine niedrige Fehlzeitenquote aufweisen. Das ist eine wichtige Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und die Art von Verhalten anzuregen, die wir uns wünschen.

 

Belohnung müssen dabei nicht immer finanzieller Natur sein, auch Einkaufsgutscheine, Erlebnisse, ein zusätzlicher freier Tag und vieles mehr eignen sich hervorragend.

 

 

3. Teamarbeit fördern

 

Das Gefühl der Zugehörigkeit und insbesondere das Gefühl, Teil eines Teams zu sein, erhöht das Engagement der Mitarbeiter unmittelbar. Sie sind motivierter, zur Arbeit zu gehen und wollen ihr Team nicht im Stich lassen.

 

Teambildungsaktivitäten stärken die Bindungen und helfen den Teammitgliedern, sich wohler und motivierter zu fühlen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Paintball-Ausflug, Weinproben oder Floßbauveranstaltungen?

 

 

4. In das Glück investieren

 

Der beste Anreiz, jeden Tag zur Arbeit zu gehen, ist die entsprechende Motivation und das eigene Wohlbefinden. Darin zu investieren zahlt sich auf jeden Fall aus. Verschiedene Maßnahmen, dies zu erreichen, sind:

 

  • Flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeit und Homeoffice erleichtern die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.
  • Aus- und Weiterbildungen für das Personal.
  • Programme zur Mitarbeiterentwicklung.
  • Freizeit- oder Entspannungszonen im Büro.
  • Interne Kommunikationssysteme wie Workflows, über die Mitarbeiter Vorschläge machen können, Probleme melden, etc.

Personaler sollten nicht die Macht des emotionalen Gehalts unterschätzen. Eine angenehme und motivierende Arbeitsatmosphäre steht für die meisten Mitarbeiter ganz oben auf dem Wunschzettel.

 

 

5. Auf die Gesundheit der Arbeitnehmer achten

 

Krankheit aufgrund geringfügiger Erkrankungen ist einer der Hauptgründe für Absentismus von Mitarbeitern. Diese Fehlzeitenquote ist einfach niedrig zu halten, indem Unternehmen und Personalabteilungen die Gesundheit der Mitarbeiter zu einer Priorität machen. Ob Du es glaubst oder nicht, es gibt eine Menge, was Du für Deine Mitarbeiter tun kannst:

 

  • Frage Dich, ob alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eigehalten werden.
  • Startups machen es seit Jahren vor: Kostenloses Wasser, Kräutertees und Obst kosten nicht viel, stellt aber sicher, dass die Mitarbeiter gesund und satt durch den Arbeitstag kommen.
  • Ermutige Deine Mitarbeiter dazu, außerhalb der normalen Arbeitszeiten von der Arbeit abzuschalten und zu entspannen.
  • Sportförderung durch vom Unternehmen organisierte Aktivitäten oder spezielle Übungen und richte ausgewiesene Orte innerhalb des Bürogebäudes zum Sporteln ein.
  • Vereinbarungen mit Krankenversicherungsgesellschaften, um Deinen Mitarbeitern Zugang zu privater medizinischer Versorgung zu ermäßigten Preisen zu gewähren.

 

 

Die verschiedenen Arten des Absentismus in Deutschland

 

In Deutschland wirken sich verschiedene Arten von Absentismus negativ auf die Unternehmen aus. Allen sind die negativen Auswirkungen auf die Produktivität gemein und gerade die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten massiv.

 

 

1. Genehmigter Absentismus

 

Der genehmigte Absentismus stellt die häufigste Form von allen Mitarbeiter Fehlzeiten dar. In diesem Fall informieren die Mitarbeiter ihr Unternehmen rechtzeitig über den Grund ihrer Abwesenheit vom Arbeitsplatz.

 

Dieser Abschnitt umfasst alle Arten von Abwesenheiten, auch die genehmigten, die nicht von der Gesetzgebung oder von Tarifverträgen abgedeckt sind wie beispielsweise Todesfall oder Krankenhausaufenthalte eines engen Familienmitglieds.

 

Ebenso unterscheiden wir zwischen bezahltem genehmigtem Urlaub und unbezahltem Urlaub wie Sabbaticals etwa, weil der Arbeitnehmer während des Zeitraums keine Dienstleistung für sein Unternehmen erbringt.

 


2. Unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst und Arbeit schwänzen“

 

In diesem Szenario bleibt der Mitarbeiter der Arbeit fern, ohne sein Unternehmen davon zu informieren. Die abwesenden Mitarbeiter kommen daher ihren Verpflichtungen nicht nach und könnten je nach der Schwere der Situation oder der Anzahl der Tage, an denen sie nicht gearbeitet haben, mit Sanktionen belegt werden.

 

In diesem Zusammenhang ist auch das Aufgeben der Arbeit ohne vorherige Ankündigung relevant. Der Arbeitnehmer erscheint einfach nicht mehr zur Arbeit. Dazu muss dieser allerdings sehr lange Zeit nicht mehr zur Arbeit gekommen sein und man muss ihm nachweisen können, dass die Absicht hatte, das Arbeitsverhältnis zu beenden.

 

 

3. Präsentismus

 

Der Präsentismus gestaltet sich etwas komplizierter, da der Arbeitnehmer hierbei zwar arbeitet, aber weder engagiert noch sehr produktiv ist. Eine Studie aus dem Jahr 2016 ergab, dass zumindest in den Betrieben mit mehr als 50 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten fast 70 Prozent der Arbeitnehmer*innen mindestens einmal im Jahr krank zur Arbeit gegangen seien.

 

Damit ist Präsentismus in Deutschland mindestens genauso stark verbreitet wie krankheitsbedingte Abwesenheit.

 

 

4. Präsentismus trotz psychischer Beschwerden

 

Eine wachsende Zahl von Mitarbeitern arbeitet unter psychischen Problemen. Das bedeutet, dass sie zwar bei der Arbeit physisch anwesend sind, aber ihr Geist ist es nicht. Dies geschieht normalerweise, wenn ein Mitarbeiter sich nicht mit der Unternehmenskultur identifiziert, die Motivation verloren hat, unter einem Burnout leidet, Stress oder persönliche Probleme erfährt.

 

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Welche Arten von Arbeitsversäumnis werden nicht als Absentismus eingestuft?

 

Das deutsche Arbeitszeitgesetz erkennt bestimmte Umstände an, die nicht als Arbeitsversäumnis gelten. In diesen Fällen geht es um den gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf Urlaub und andere besondere Umstände. Zum Beispiel: Urlaub, gesetzlich oder tarifvertraglich festgelegte Umstände etc.

 

Andere gesetzlich geschützte Situationen sind z.B.

 

  • Mutterschafts-/Vaterschafts-/Adoptionsurlaub
  • Krankheitsurlaub wegen geringfügiger Erkrankungen
  • Arbeitsunfälle
  • Freistellung für Familie und Angehörige
  • Freistellung für gewerkschaftliche Aktivitäten usw.

 

 

Abwesenheitsmanagement Software, die beste Absentismus Maßnahme

 

Eine Lösung zur Verringerung der Fehlzeitenquote von Mitarbeitern ist der Einsatz von IT-Systemen, die eine Verwaltung und Überwachung von Abwesenheiten ermöglicht. Mitarbeiter können problemlos Urlaub beantragen und ihre Vorgesetzten darüber informieren, an welchen Tagen sie von ihrem Arbeitsplatz abwesend sein werden.

Ebenso erleichtert eine digitale Abwesenheitsmanagement Software die Arbeit von Personalabteilungen und reduziert die Kosten gegenüber krankheitsbedingten Fehlzeiten. Solltest Du beispielsweise gewisse Muster im Verhalten eines bestimmten Teams oder Mitarbeiter feststellen, kannst du rechtzeitig Maßnahmen gegen diesen Absentismus ergreifen, die zur Lösung des Problems beitragen. Dadurch können Unternehmen Fehlzeiten reduzieren und Krankenstände vermeiden.

 

Kenjo ist eine HR-Software, die speziell für Personalabteilungen entwickelt wurde und unter anderem die Möglichkeit bietet, An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern zu überwachen. Diese Personalverwaltungssoftware hilft:

 

  • Abwesenheiten zuordnen und mit einem Farbsystem unterscheiden.
  • Individuell einstellbare öffentliche oder private Abwesenheitsgründe.
  • Genehmigungen von Mitarbeitern auf der gleichen Plattform erhalten.
  • Abwesenheitstage der Mitarbeiter mit nur einem Klick genehmigen.
  • Von Mitarbeitern gesendete Genehmigungen in der Cloud speichern.
  • Abwesenheiten und Jahresurlaub einer Abteilung in einem Kalender zu visualisieren.
  • Die Abwesenheitshistorie eines Mitarbeiters einsehen.
  • Automatisierte Berichte mit der Abwesenheitsrate Deines Unternehmens.

 

Wie wichtig HR-KPIs für Personalabteilungen und Unternehmen sind, erfährst Du in unserem Artikel über das Personalcontrolling, inklusiver einer kostenlose Vorlage für HR-KPIs.

 

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